CENTRO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS No. 13 RICARDO FLORES MAGÓN
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- Adolfo Cuenca Villalba
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1 Página: 1 de 5 1. Objetivo 1.1 Documentar el ingreso de los solicitantes que cumplan con los requisitos de acuerdo a la normatividad establecida, para dar inicio a su trayectoria escolar. 2. Alcance 2.1 Aplica al departamento de Gestión Escolar para el proceso de inscripción de solicitantes del nivel medio superior en el semestre correspondiente. 3. Responsabilidades 3.1 Director Verificar y asegurar que el proceso de inscripción se cumpla. Comunicar el marco normativo del instituto a los aspirantes y tutores. 3.2 Dirección de Administración Escolar () Enviar a las Unidades Académicas CECyT s, el listado de aspirantes asignados. Enviar cronograma de actividades para el registro de aspirantes. Validar los documentos oficiales de cada aspirante. Enviar la notificación de aceptación de inscripción, asignar el número de boleta (matricula) y credencial. 3.3 Jefe de Gestión Escolar Atender el calendario escolar y las fechas de inscripción. Generar la logística requerida y supervisar el desarrollo del proceso de inscripción. Coordinar y supervisar el proceso de inscripción. Notificar los casos especiales a los mandos medios. Verificar grupo y turno. Registrar electrónicamente los aspirantes en el Sistema Institucional. Resguardar la documentación de los alumnos. Elaborar gafete de identificación por semestre. Verificar que se administre al sistema de administración escolar (SAES) Elaboró: Revisó: Aprobó: Fecha: Lic. A. Gabriela Ayala Ortíz Jefe de Gestión Escolares Lic. Sara A. González Navarrete Repte. de la Dirección Lic. Elvia M. Rojas Ortega Directora Noviembre de 2013
2 Página: 2 de El aspirante Acudir en tiempo y forma para iniciar el proceso de inscripción. Entregar los requisitos necesarios para el registro. Verificar su asignación a grupos y su inscripción en el sistema electrónico. 4.0 Política de operación 4.1 Presentar solicitud de inscripción expedido por la.
3 Página: 3 de Desarrollo Flujo grama del Procedimiento de Inscripción PR05-01 GESTION ESCOLAR ASPIRANTE/ ALUMNO ACTIVIDAD INICIO 1 ELABORA CITATORIO 1. Jefe, elabora citatorio informativo del proceso de nuevo ingreso a partir de la programación enviada por Citatorio 2 REUNE ASPIRANTES Y PERSONAL DE GESTION ESCOLAR PARA ENTREGA DE PR05-01-F02 2. Reúne aspirantes en el lugar indicado para que Gestión Escolar del CECyT distribuya el citatorio informativo con los requisitos para su registro en el plantel. Citatorio 3 ENTREGA S AL DEPARTAMENTO DE GESTION ESCOLAR DOCUMENTACION REQUERIDA 3. Se presenta en el CECyT para la entrega de la solicitud de inscripción expedida por la y requisitos solicitados en el citatorio. Los requeridos en el Citatorio y Cédula de Datos Generales PR-01-F02 4 RECIBE Y DA ACUSE DE LA NO 4. Recibe y valida documentación presentada por el alumno, firmando acuse de recibo en copia de la solicitud de Inscripción Requisitos del citatorio Está completa la documentación? SI Si: Continua a la siguiente actividad. No: Se reprograma cita para nueva entrega 5 REALIZA LA TRANSFERENCIA DE LA 5. Realiza la transferencia de la base de datos de la en formato electrónico con la información de los aspirantes registrados Base de datos de G.E. 6 REALIZA APLICACIONES PARA ASIGNAR TURNO Y GRUPO UDI 6. En colaboración con la Unidad de Informática (UDI) se realizan las aplicaciones en el sistema electrónico, considerando los parámetros establecidos en la base de datos. Sistema Electrónico UDI 7 PUBLICA TURNO Y GRUPO DE LOS ALUMNOS INSCRITOS 7. En colaboración con la UDI, publica Turno y grupo en la página web del CECyT y mediante el listado de asignación de grupo. Listado de asignación de grupo PR05-01-F03 Página web CECyT 13 A
4 Página: 4 de 5 GESTION ESCOLAR A ASPIRANTE/ ALUMNO ACTIVIDAD 8 8. Encargado del Sistema realiza el REALIZA A REGISTRO registro en la aplicación del SAES SAES correspondiente a alumnos de nuevo ingreso Sistema SAES 9 CONTROLADOR DE GRUPO INICIA EXPEDIENTE SAES 9. Resguarda documentación del aspirante e inicia expediente. 10 ASISTE A LOS GRUPOS PARA EL PASE DE LISTA 10. Asisten a los grupos para el pase de lista e informan del uso de la página del Sistema Institucional (S.I.), solicitando al alumno imprima comprobante de inscripción 11 IMPRIME COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN 11. Imprime comprobante de inscripción y entrega al controlador de grupo Comprobante de Inscripción 12 ENTREGA S EN ORIGINAL VALIDADOS Y CREDENCIAL VARIOS 12. Entrega al Depto. De Gestión Escolar los documentos originales del estudiante validados y asigna número de boleta, correo electrónico institucional y credencial digitalizada. Listado de recepción de documentos, oficio de asignación de número de boleta, credencial digitalizada, correo electrónico institucional, acta de nacimiento y certificado de secundaria. 13 ENTREGA AL ALUMNO VALIDADO, CREDENCIAL, No. DE BOLETA Y CORREO VARIOS 13. Entrega al alumno, documentación validada, credencial Digitalizada, correo institucional, boleta y documento con correo electrónico institucional asignado, firmando acuse de recibo. Oficio de validación emitido por la EXISTE UN DAÑO O EXTRAVIO EN S? Existe un daño o extravío de documentación propiedad del cliente? SI NO 14 SE DA AVISO AL ESTUDIANTE 14. El controlador de grupo da aviso al estudiante en caso de daño o extravío de documentación propiedad de él. PR05-01-F04 15 RESGUARDA EN GAVETA 15. Resguarda información en archiveros y asigna responsable de información FIN
5 Página: 5 de Formatos Requeridos Nombre Código Citatorio Cédula de datos generales para alumnos de nuevo ingreso Solicitud de inscripción () Listado de asignación de grupo y Turno Aviso al alumno de documento dañado o extraviado Comprobante de Inscripción Oficio PR05-01-F02 PR05-01-F03 / Página web del CECyT PR05-01-F Control de Cambios Numero de revisión: Fecha de actualización: Descripción del cambio: 0 20 / marzo / 2009 Nueva Edición 1 20 / abril / 2009 Emisión del documento 2 8/junio/2009 Anotar responsables de actividades. 3 21/mayo/2010 Actualización de organigrama 4 12/octubre/2011 Mejora al proceso 5 08/agosto/2013 Actualización del diagrama de flujo 6 20/Noviembre/2013 Se anexa comprobante de inscripción
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