FECHA DE NOVIEMBRE, 2004 EMISIÓN Í N D I C E. I. Objetivo 3. II. Alcance 3. III. Referencias normativas 3. IV. Políticas 4

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2 COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 2 12 NOVIEMBRE, 20 Í N D I C E I. Objetivo 3 II. Alcance 3 III. Referencias normativas 3 IV. Políticas 4 V. Descripción de las actividades 6 VI. Diagrama de Flujo 8 VII. Plan de Calidad 10 VIII. Control de cambios 11 IX. Glosario 11 X. Anexos 12

3 COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 3 12 NOVIEMBRE, 20 I. OBJETIVO Establecer los criterios que permitan la elaboración, revisión y validación de contratos y convenios que celebre Pronósticos para la Asistencia Pública de conformidad con la normatividad aplicable y vigente. II. ALCANCE Este procedimiento inicia en el momento en que se recibe el oficio de solicitud de elaboración de contrato o convenio, acompañado de la documentación soporte; se procede con la elaboración del contrato o convenio, se valida por la Coordinación Técnica y Jurídica y finaliza con la remisión del contrato o convenio validado al área solicitante. III. REFERENCIAS NORMATIVAS - Código Civil Federal - Código Civil para el Distrito Federal - Código de Comercio - Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal - Código Federal de Procedimientos Civiles - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento - Ley de la Propiedad Industrial - Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento - Ley Federal de Instituciones de Fianzas - Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento - Ley Federal de Procedimiento Administrativo - Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos - Ley Federal del Derecho de Autor - Ley Federal del Trabajo - Ley General de Bienes Nacionales - Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Pronósticos para la Asistencia Pública - Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales y Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales. - NMX-CC-9001-IMNC-2008 Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos - ISO/IEC 27001:2005 Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información-Requerimientos - PASS99:2006 Especificación Pública Disponible para la Integración de los Sistemas de Gestión.

4 COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 4 12 NOVIEMBRE, 20 IV. POLÍTICAS 1. Para la elaboración de contratos o convenios el área solicitante deberá requerirlo mediante oficio, acompañado del expediente, mismo que deberá contener los siguientes documentos en copia simple: Persona Moral: - Acta Constitutiva de la sociedad - Acta que contenga la última modificación realizada a los estatutos sociales de la misma - Instrumento notarial en donde consten las facultades del representante legal - Registro Federal de Contribuyentes - Comprobante de domicilio de la sociedad - Copia de la identificación oficial vigente del representante - Copia de la identificación oficial vigente del testigo Persona Física - Acta de nacimiento - Copia de la identificación oficial vigente - Copia de la identificación oficial vigente del testigo - Comprobante de domicilio - Registro Federal de Contribuyentes Otros - Anexo Técnico que contenga la descripción detallada de los bienes o servicios a contratar, suscrito por el Jefe de Departamento, Gerente o Titular de la Unidad Administrativa que solicita el servicio - Dictamen de Justipreciación de Renta emitido por el Instituto Nacional de Avalúos de Bienes Nacionales - Actas de procedimiento del que deriva la contratación - Autorización para la celebración de contratos plurianuales - Manifestación de la ubicación que corresponda de acuerdo a la estratificación establecida en la fracción III del artículo 3 de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa - Opinión positiva del cumplimiento de obligaciones fiscales emitida por el SAT - Acreditación de no inhabilitación por resolución de la Secretaría de la Función Pública - Cualquier otro documento que por circunstancias particulares del contrato se requiera

5 COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 5 12 NOVIEMBRE, 20 Para el caso de revisión de contrato o elaboración de convenio bastará con oficio de solicitud por parte del área solicitante, en el cual se deberá especificar de manera clara el objeto del mismo, anexando la documentación que le sea aplicable. Convenios Modificatorios: - Copia del contrato vigente debidamente suscrito - Autorización Presupuestal, en su caso - Justificación de la Solicitud de Modificación al Contrato - Conformidad expresa del proveedor, tratándose de contratos de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público. 2. El área solicitante al requerir la elaboración de un contrato y/o convenio, debe apegarse: a) Al programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (para contratos de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público) b) A las características, condiciones y tiempos establecidos en las normas jurídicas y administrativas para la celebración de contratos En caso contrario dicha área debe presentar la justificación correspondiente. 3. La Coordinación Técnica y Jurídica deberá elaborar y/o revisar el contrato o convenio, dentro de los catorce días naturales posteriores a la recepción de la solicitud, ello, siempre y cuando la documentación para dicha elaboración y/o revisión sea completa y correcta. 4. La Coordinación Técnica y Jurídica remitirá el expediente al área solicitante, junto con el contrato validado en tantos originales como sean necesarios. 5. Las inconsistencias en la documentación, son causas para que la Coordinación Técnica y Jurídica cancele la solicitud y el área solicitante inicie nuevamente el trámite.

6 COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 6 12 NOVIEMBRE, 20 V. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO 1. ÁREA SOLICITANTE 1.1 Prevé, de acuerdo a sus necesidades de contratación de servicios y adquisición de bienes, su estimado dentro de su Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, de ser el caso. 1.2 Elabora oficio y adjunta la documentación establecida, o en su caso elabora oficio para la revisión de contratos o elaboración de convenios y la turna a la Coordinación Técnica y Jurídica. 2. COORDINADOR TÉCNICO Y JURÍDICO 3. GERENTE JURÍDICO 4. COORDINADOR DE CONTRATOS 5. GERENTE JURÍDICO 6. COORDINADOR TÉCNICO Y JURÍDICO 2.1 Recibe y registra oficio de solicitud de elaboración o revisión de contrato o convenio y turna al Gerente Jurídico. 3.1 Recibe y turna al Coordinador de Contratos la documentación recibida para su atención. 4.1 Recibe oficio de elaboración o revisión de contrato o convenio y documentos adjuntos, y verifica que sean completos y correctos. Ver Plan de Calidad. 4.2 Revisa y/o elabora contrato o convenio, de conformidad con el oficio, y documentación adjunta, rubrica y turna. 5.1 Revisa el contrato elaborado de conformidad a la documentación proporcionada, rubrica y turna. 6.1 Incorpora sello y firma de la Coordinación Técnica y Jurídica al contrato y remite al área solicitante en tantos originales como sean necesarios del contrato o convenio validado, así como el expediente. Recaba acuse de recibo en copia del oficio. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS OFICIO

7 COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 7 12 NOVIEMBRE, 20 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO 7. COORDINADOR DE CONTRATOS 7.1 Actualiza el control de documentos en la columna correspondiente. SEGUIMIENTO A LAS SOLICITUDES DE ELABORACIÓN DE CONTRATOS DJ ÁREA SOLICITANTE 8.1 Recibe tantos originales de contrato y/o convenio, así como expediente e inicia el trámite correspondiente. Ver Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público,SGM-INT-06 Administración de servicios de Promoción y Publicidad, SGV-PRO-01 Prospección, Alta, Control y Baja de Agencias y Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales FIN DEL INSTRUCTIVO

8 COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 8 12 NOVIEMBRE, 20 VI. DIAGRAMA DE FLUJO. ENTRADA OPERACIÓN SALIDA Inicio ÁREA SOLICITANTE COORDINADOR TÉCNICO Y JURÍDICO GERENTE JURÍDICO COORDINADOR DE CONTRATOS 1.1 Prevé estimado dentro de su Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, de ser el caso. 1.2 Elabora oficio, adjunta y turna 2.1 Recibe, registra y turna oficio de elaboración o revisión de contrato RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 3.1 Recibe y turna documentación Recibe documentación y verifica que sean completos y correctos OFICIO ELABORACIÓN O 4.2 Revisa y/o elabora contrato o convenio, rubrica y turna 1

9 COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA 9 12 NOVIEMBRE, 20 ENTRADA OPERACIÓN SALIDA 1 GERENTE JURÍDICO 5.1 Revisa, rubrica y turna. COORDINADOR TÉCNICO Y JURÍDICO 6.1 Incorpora sello y firma, remite y recaba acuse. COORDINADOR DE CONTRATOS 7.1 Actualiza ÁREA SOLICITANTE 8.1 Recibe tantos originales de contrato y/o convenio, expediente del proveedor e inicia trámite correspondiente Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector SEGUIMIENTO A LAS SOLICITUDES DE ELABORACIÓN DE CONTRATOS DJ-02 SGM-INT-06 Administración de Servicios de Promoción y Publicidad SGV-PRO-01 Prospección, alta, control y baja de Agencias Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales FIN PUNTO DE CONTROL INICIO / FIN PROCESO / ACTIVIDAD DECISIÓN DOCUMENTO / REGISTRO BASE DE DATOS SISTEMA CONECTOR EN LA MISMA PÁGINA CONECTOR EN OTRA PÁGINA ARCHIVO

10 COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA NOVIEMBRE, 20 VII. PLAN DE CALIDAD No ACTIVIDADES RESPONSABLE DE LA VERIFICACIÓN FRECUENCIA DE VERIFICACIÓN CARACTERÍSTICA A VERIFICAR CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO PLAN DE ACCIÓN ANTE SITUACIONES NO CONFORMES 1 Recibe oficio, solicitud de elaboración o revisión de contrato o convenio y documentos adjuntos, y verifica que sean completos y correctos. Coordinador de contratos Cada vez que se requiera la elaboración o revisión de un contrato o convenio Los documentos adjuntos deben ser correctos y completos Que cumpla con toda la documentación necesaria Oficio Solicita al área solicitante la, corrección, documentación y/o información faltante.

11 COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA NOVIEMBRE, 20 VIII. CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 00 Creación del documento Noviembre, Se incorpora en: política 1 registro/evidencia para solicitar la elaboración del contrato, política 5 se menciona el nombre completo del programa anual, política 6 se modifican los tiempos de respuesta por parte de la Dirección Jurídica, política 7 de nueva creación en donde se menciona la entrega del expediente conjuntamente con el contrato validado; en las actividades: 2.1 se incorpora la utilización de un registro y, 4.1 se detallan las acciones a realizar en caso de las dos posibles situaciones que pudiesen presentarse en esta actividad asimismo se establece los puestos facultados para rubricar el contrato y/o convenio. Septiembre, Se modifican redacción de políticas y actividades y perfiles de Octubre, 2006 puestos 03 Incorporación del Diagrama de Flujo y Plan de Calidad Junio, 2009 Se actualizan los datos de los Servidores públicos, y se elimina el formato solicitud de elaboración de contrato DJ-01. Se incorpora en el apartado de Referencias normativas la Norma ISO/IEC 27001:2005, PAS 99:2006 y Responsabilidad Social. Se elimina el formato solicitud de elaboración de contrato DJ-01 del Alcance, políticas 1 y 5, de las actividades 1.2, 4.1 y 4.2, del diagrama de flujo y plan de calidad. Asimismo se eliminó el plan de calidad de la actividad 1.2. Se anexó el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales. Octubre, 2011 IX. GLOSARIO Área Solicitante: Subdirección General de Administración y Finanzas, Subdirección General de Ventas, Subdirección General de Mercadotecnia, Dirección Administrativa, Subdirección de Promoción y Publicidad en Medios, Gerencia de Recursos Materiales y Gerencia de Servicios Generales. Convenio: Es el acuerdo de dos o más personas para crear, transferir, modificar o extinguir obligaciones.

12 COORDINACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA NOVIEMBRE, 20 Contrato: Los convenios que producen o transfieren las obligaciones y derechos toman el nombre de contratos. IVA: Impuesto al Valor Agregado. LAASSP: Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público vigente. Proveedor o Prestador de Servicios: Persona física o moral que celebre contratos y/o convenios de adquisiciones, arrendamientos o servicios. SAT: Servicio de Administración Tributaria X. ANEXOS No aplica