Manual de Procedimiento para la Suscripción de Convenios y Acuerdos de Cooperación Académica, Científica y Cultural

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1 Manual de Procedimiento para la Suscripción de Convenios y Acuerdos de Cooperación Académica, Científica y Cultural

2 Manual de Procedimiento para la Suscripción de Convenios y Acuerdos de Cooperación Académica, Científica y Cultural

3 Indice I JUSTIFICACIÓN...4 II POLÍTICAS...4 III OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS CONVENIOS...5 IV RESPONSABILIDADES DE LAS PERSONAS E INSTANCIAS INVO- LUCRADAS EN LOS CONVENIOS...6 V CRITERIOS PARTICULARES...8 VI TIPOLOGÍA DE CONVENIOS Y ACUERDOS Tipos de Convenios y Acuerdos cuya tramitación compete a la SEDEAI Otros documentos cuya tramitación corresponde a la SEDEAI...11 ANEXO I - Datos básicos que debe contener la solicitud de Convenios o Acuerdos...11 ANEXO II - Elementos básicos a tener en cuenta para el seguimiento de Convenios o Acuerdos

4 I - JUSTIFICACIÓN Los Convenios y Acuerdos de Cooperación Académica, Científica y Cultural a nivel nacional e internacional son instrumentos de la Universidad Católica de Córdoba (UCC) para fortalecer sus funciones sustantivas de Docencia, Investigación, Extensión y Responsabilidad Social Universitaria atento a su misión institucional de formar Hombres de Ciencia, Conciencia y Compromiso inspirada en el ideal ignaciano de superar constantemente los niveles de exigencia. Dichos Convenios y Acuerdos plasman la decisión de mutua colaboración entre la UCC y otra u otras instituciones y organismos públicos y privados para el mejor logro de sus objetivos de Desarrollo Institucional y Académico. Es política de la UCC supervisar todos los Convenios y Acuerdos que celebran sus Unidades Académicas y Administrativas a través de la Secretaría de Desarrollo y Asuntos Internacionales (SEDEAI), responsable de fortalecer el vínculo de ésta con otras instituciones de Educación Superior e Investigación; con los sectores público, privado y social; como así también con organismos internacionales, fundaciones y agencias de apoyo a la educación. El siguiente documento describe el procedimiento que se ha de seguir para establecer un Convenio o Acuerdo con la UCC. II - POLÍTICAS 1. Los Convenios y/o Acuerdos suscriptos por la UCC procurarán concretar el logro de los objetivos de Desarrollo Institucional a través de las líneas estratégicas establecidas. 2. Registro de Convenios: Todos los Convenios y/o Acuerdos deben ser revisados, aprobados y registrados por la Oficina Técnica de Convenios de la Secretaría de Desarrollo y Asuntos Internacionales (OTC-SEDEAI). Los ejemplares originales de todos los convenios y/o acuerdos permanecerán bajo la custodia de la Secretaría Académica de la UCC y deberán estar acompañados del correspondiente Formulario de Alta en el SIUCC. 3. Responsable de la Revisión de Convenios: La OTC-SEDEAI es la responsable de la revisión de todos los convenios y/o acuerdos suscriptos por la UCC previo a su firma. 4. Responsables de la Ejecución de Convenios: Las Unidades Acadé- 4

5 micas, la SEDEAI, el Vicerrectorado de Medio Universitario (VRMU) y la Unidad de Vinculación Tecnológica de la UCC son responsables de la promoción, instrumentación, seguimiento y evaluación de los convenios y/o acuerdos suscriptos por la UCC, según se describe en el punto IV del presente Manual de Procedimientos. 5. Erogación Económica: Cuando un convenio y/o acuerdo requiera la erogación de recursos económicos y/o de infraestructura, se deberá contar con la asignación presupuestaria de la(s) Unidad(es) Académica(s) involucrada(s), el VRMU o la Unidad de Vinculación Tecnológica UCC, según correspondiere. 6. Convenios que impliquen Recepción de Fondos: Cuando un convenio y/o acuerdo requiera para su realización recursos financieros externos (donativos en dinero o en especie, patrocinios, créditos blandos, etc.) provenientes de Fundaciones, Agencias de Cooperación Internacional, ONGs, instituciones públicas o privadas, o personas físicas, deberá intervenir la instancia a la que correspondiera la gestión y tramitación oficial de dichos recursos en la UCC. 7. Suscripción de Convenios y Acuerdos Firmas Autorizadas: Sólo el Rector, el Vicerrector Académico o la persona que el Rector expresamente designe están autorizados a suscribir convenios y acuerdos. 8. Para contribuir al cumplimiento inmediato de los compromisos y generar instancias de cooperación tangibles, cuando se firme un Convenio Marco se procurará firmar, al mismo tiempo, un primer Acuerdo Específico. III - OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS CONVENIOS Y ACUERDOS La iniciativa para establecer un Convenio o Acuerdo tiene múltiples orígenes. En todos los casos, se deberá presentar una primera comunicación a la OTC-SEDEAI en la que se expresen las características básicas del Convenio y/o Acuerdo que se quiere establecer. Una vez recibida la comunicación, la OTC-SEDEAI colaborará con los interesados en la determinación del tipo de instrumento a utilizar y gestionará la firma del documento por parte de la autoridad de la UCC correspondiente según el tipo de convenio y/o acuerdo. Tras la firma del documento, el Responsable Operativo comunicará a la OTC-SEDEAI toda actividad desarrollada en el marco del convenio y/o acuerdo y la registrará en el SIUCC. A continuación se describen las instancias correspondientes para el establecimiento de los convenios y acuerdos. 5

6 Pasos a seguir en la elaboración de los Convenios y Acuerdos: 1. El Decano, Secretario Técnico o Coordinador de la Unidad Académica, Área o instancia de apoyo comunicará por escrito a la OTC- SEDEAI su deseo de establecer un Convenio y/o Acuerdo según lo establecido en el Anexo I. 2. La OTC-SEDEAI analizará los aspectos institucionales, legales, financieros y asesorará respecto del tipo de instrumento a utilizar y hará las observaciones pertinentes que informará luego a la autoridad de la UCC promotora del convenio y/o acuerdo. 3. Una vez que la autoridad de la UCC promotora del convenio y/o acuerdo haya revisado e incorporado las observaciones que considerara pertinentes, la OTC-SEDEAI realizará una revisión final del documento y establecerá la fecha para la firma del mismo. 4. La Secretaría Académica de la UCC incorporará en el SIUCC los convenios y/o acuerdos firmados según lo informado en el Formulario de Alta de Convenios Marco y Acuerdos Específicos (Anexo II - Formularios Modelo). Por su parte, la OTC-SEDEAI difundirá todo convenio y/o acuerdo internacional firmado, incorporándolo al Cuadernillo de Convenios Internacionales. IV- RESPONSABILIDADES DE LAS PERSO- NAS E INSTANCIAS INVOLUCRADAS EN LOS CONVENIOS Y ACUERDOS DEL RECTOR - Autorizar, mediante firma, los Convenios Marco como así también todo convenio y/o acuerdo, que por su importancia requiera de la firma del Rector. - Presidir los actos protocolarios de firma de aquellos convenios y/o acuerdos que demanden su presencia. DEL VICERRECTOR ACADÉMICO - Autorizar, mediante firma, los convenios y/o acuerdos cuya competencia e importancia requieran de la firma del Vicerrector. - Autorizar, mediante firma y por delegación del Rector, los convenios y/o acuerdos cuya importancia requieran de su firma. - Presidir los actos protocolarios de firma de aquellos convenios y/o acuerdos que demanden su presencia. DEL VICERRECTOR DE ECONOMÍA - Revisar y autorizar los convenios y/o acuerdos que impliquen compro- 6

7 misos relativos a recursos económicos. DEL SECRETARIO DE DESARROLLO Y ASUNTOS INTERNACIONA- LES - Participar a través de la Oficina Técnica de Convenios, en el análisis de los convenios y/o acuerdos que revistan importancia singular para la UCC. - Conducir los actos protocolarios de firma de convenios y/o acuerdos que así lo requieran. DEL SECRETARIO ACADÉMICO - Revisar y autorizar los convenios y/o acuerdos que impliquen compromisos relativos a reconocimientos académicos. DE LOS DECANOS - Dar su visto bueno al inicio de las gestiones para la concreción de un convenio y/o acuerdo. - Solicitar la redacción del convenio y/o acuerdo según las líneas de desarrollo estratégico de la unidad académica correspondiente. - Designar a los Responsables Operativos. - Asistir, de ser menester, a los actos protocolarios de firma de convenios y/o acuerdos en que su área esté involucrada. - Asignar, conforme a presupuesto y procedimientos establecidos, los recursos financieros necesarios para la puesta en marcha de las actividades emanadas de los convenios y/o acuerdos. - Participar en el seguimiento y evaluación de las actividades y responsabilidades contempladas en los Convenios y/o Acuerdos de su área. DE LOS SECRETARIOS TÉCNICOS Y COORDINADORES DE ÁREA - Coadyuvar en la gestión y concreción del convenio y/o acuerdo. DEL ADMINISTRADOR GENERAL - Revisar y dar el Visto Bueno a los convenios y/o acuerdos que impliquen compromisos relativos a la formación de recursos humanos y/o de infraestructura. DEL ASESOR LEGAL - Analizar y dar el Visto Bueno a todos los convenios y/o acuerdos de la UCC. DEL RESPONSABLE OPERATIVO - Completar el Formulario de Alta en el SIUCC (Anexo II Formularios Modelo) para ser elevado a la OTC-SEDEAI conjuntamente con el original del instrumento. - Instrumentar la ejecución de las actividades previstas en el Convenio y/o Acuerdo. 7

8 - Registrar anualmente en el SIUCC las actividades concretadas según lo establecido en los convenios y/o acuerdos. - Elaborar informes sobre las actividades y resultados del convenio y/o acuerdo, colaborar con la OTC-SEDEAI en su evaluación, y formular propuestas para su continuidad o modificación. DE LA OFICINA TÉCNICA DE CONVENIOS SEDEAI - Analizar las propuestas iniciales de Convenios y Acuerdos. - Elevar al Asesor Legal y a las instancias competentes el documento para su Visto Bueno. - Realizar las observaciones pertinentes sobre la propuesta de convenio y/o acuerdo según lo indicado por el Asesor Legal y/o las instancias competentes de la Universidad y enviar nuevamente el documento a la dependencia solicitante para su revisión. - Receptar y revisar la versión definitiva del convenio y/o acuerdo devuelta por su autoridad promotora y elevar a la firma de la autoridad correspondiente. - Organizar el acto protocolario de firma de Convenio, si fuera menester. - Verificar los datos consignados en el Formulario de Alta en el SIUCC y entregarlo en Secretaría Académica junto con el convenio y/o acuerdo original. - Difundir los Convenios y Acuerdos que se suscriban. - Evaluar las actividades y responsabilidades emanadas de un convenio y/o Acuerdo conjuntamente con el(los) Responsable(s) Operativo(s) y la(s) dependencia(s) involucrada(s) para proceder a la renovación, modificación, rescisión o finalización de los compromisos. V- CRITERIOS PARTICULARES 5.1 En caso de que la contraparte incumpliera con lo establecido en el convenio y/o acuerdo, la OTC-SEDEAI informará a las autoridades correspondientes la decisión de rescindir el compromiso. 5.2 La OTC-SEDEAI de común acuerdo con la autoridad promotora de un convenio y/o acuerdo rescindirá los compromisos establecidos en el mismo si la evaluación parcial o final de resultados no fuera satisfactoria. VI- TIPOLOGÍA DE CONVENIOS Y ACUERDOS Los convenios y los acuerdos son documentos que reflejan el o los programas de colaboración acordados entre dos o más instituciones y en los que se establecen las bases para el desarrollo de proyectos 8

9 académicos de diversa índole: impacto, trascendencia, pertinencia, naturaleza. Pueden agruparse en los siguientes tipos: - Convenio Marco: Establece un marco general para el desarrollo de programas (en las funciones sustantivas de la Universidad) y enuncia las condiciones básicas de cooperación. - Acuerdo Específico: Documento emanado o no de un Convenio Marco que incluye responsabilidades específicas a las que se sujetarán las partes involucradas para llevar a cabo un proyecto determinado. - De Apoyo Académico: Coadyuva al mejoramiento y actualización tecnológica de la comunidad universitaria mediante la asesoría para la instrumentación de una determinada área o el otorgamiento de apoyos financieros en la compra de material y/o equipo. - De Colaboración en Docencia: Contribuye a la puesta en marcha de programas académicos conjuntos (diplomados, cursos de Educación Continua o de Capacitación). - De Donación: Sienta las condiciones de donación de algún bien para beneficio de la comunidad universitaria. - De Comodato: Establece un contrato civil mediante el cual se otorga, a título gratuito, un bien para ser utilizado por la UCC por cierto tiempo o para determinado servicio, con la obligación de restituirlo una vez cumplido lo estipulado. - De Superación Académica: Permite el intercambio de becas a nivel posgrado para la formación específica o especializada del personal académico de las instituciones firmantes. - De Doble Titulación: establece las condiciones académicas que regirán el mutuo reconocimiento de estudio de grado y posgrado con miras al otorgamiento del título correspondiente por ambas Universidades. - De Intercambio de Profesores y/o Investigadores: Promueve el intercambio periódico de profesores y/o investigadores para el dictado de cursos y seminarios o para la realización de estancias de investigación. - De Investigaciones Conjuntas: Estipula los criterios de tiempo, actividades y responsabilidades a que se sujetan las instituciones participantes en el marco de proyectos de investigación. - De Difusión: Establece las condiciones bajo las cuales una de las partes dará a conocer algún material de la otra o participará en actividades de divulgación del conocimiento científico. - De Coedición: Estipula los términos económicos y de responsabilidad según los cuales dos o más instituciones realizarán alguna publicación. - De Derechos de Autor: Indica las condiciones a las que se sujetan las partes para que la UCC pueda distribuir y comercializar la obra del autor. - De Intercambio de Estudiantes: Promueve la movilidad estudiantil de alumnos de la UCC y sus universidades e instituciones socias. 9

10 - De Becas a la Excelencia: Propicia el reconocimiento al mérito de los alumnos destacados del nivel grado y/o posgrado, en lo referente al pago de inscripción y aranceles en porcentajes varios. - De Servicios Académico-Profesionales: Establece el marco de responsabilidad para el desarrollo de un proyecto que puede incluir investigación, asesoría profesional o desarrollo de productos. - De Pasantías Educativas, Prácticas e Internados: Define el marco de responsabilidad para el desarrollo de un proyecto académico-profesional que estudiantes de la UCC llevarán a cabo en una institución contraparte. - De Sabáticos: Establece el marco de responsabilidad que regirá el periodo sabático de académicos de la UCC como así también las obligaciones a su retorno a la Universidad. - De Servicios Bibliotecarios Modalidad de Cooperación Establece las condiciones para compartir recursos, servicios y conocimientos poniéndolos al alcance de las comunidades firmantes del Convenio y/o Acuerdo. Modalidad de Asesoría Tiene por objeto instruir o ser instruidos en la organización de los servicios bibliotecarios. Modalidad de Prestación de Servicios Permite brindar servicios arancelados a otras instituciones. Modalidad de Donación o Custodia Organiza y establece las condiciones de difusión y cuidado de colecciones bajo cláusulas especiales. Modalidad de Pasantías o Permanencias Tiene por objeto capacitar y brindar experiencia práctica a estudiantes de la carrera de Bibliotecología en los distintos aspectos de la gestión de una biblioteca universitaria. 6.1 Tipos de Convenios y Acuerdos cuya tramitación supervisa la SEDEAI: - Convenios Marco con Universidades. - Convenios y/o Acuerdos con Dependencias del Sector Público. - Convenios y/o Acuerdos con entidades privadas. - Contratos, Convenios y/o Acuerdos con Organismos Internacionales (Cátedras fundadas, redes, financiamiento de proyectos, etc.) - Convenios y/o Acuerdos Específicos (intercambio de estudiantes y de académicos, actividades académicas conjuntas, coediciones, investigaciones conjuntas, asesorías, superación académica). - Convenios, Acuerdos Específicos y/o Contratos para Servicios Académico-Profesionales (consultorías, investigaciones, análisis, cursos). - Convenios para el otorgamiento de becas en el marco del Programa de Becas de Posgrado. - Convenios y/o Acuerdos Específicos emanados de Convenios Marco. 10

11 - Convenios y/o Acuerdos para Educación Continua o Difusión Cultural. 6.2 Otros documentos en cuya revisión compete a la SEDEAI: - Cartas de invitación formal ante organismos gubernamentales nacionales o internacionales en el marco de Programas de Cooperación. - Protocolos para Proyectos Académicos Internacionales o Interinstitucionales. - Cartas de Intención. - Cartas de Adhesión a Proyectos y/o Programas de Cooperación. ANEXO I - Datos básicos que debe contener la solicitud de convenios o acuerdos 1- Objetivo de la solicitud. 2- Fecha en que se espera el inicio de actividades del Convenio y/o Acuerdo. 3- Antecedentes: relación sucinta de las acciones efectuadas con antelación a la existencia de una propuesta para Convenio y/o Acuerdo. 4- Datos completos de las personas o instituciones con las que se realizará la vinculación (nombre, domicilio, teléfono, fax, dirección electrónica). 5- Aprobación del Decano correspondiente en la que se indique la vinculación con los planes de la Unidad Académica. 6- Información complementaria que se considere importante. ANEXO II - Elementos básicos que deben tomarse en cuenta para el seguimiento de convenios o acuerdos 1- Personal participante (Responsable Operativo y colaboradores). 2- Logro de objetivos del convenio y/o acuerdo. 3- Aspectos administrativos, financieros y logísticos de la operación del convenio y/o acuerdo. 4- Propuestas respecto de la continuidad de la relación y, en su caso, de mejora de la operación y ejecución del convenio y/o acuerdo. 5- Solicitud de rescisión de un convenio y/o acuerdo por razones de incumplimiento. 11

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