PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL FONDO REVOLVENTE.

Transcripción

1 Página: 1 DE 11 PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL FONDO REVOLVENTE. OBJETIVO: Controlar la asignación y el uso de los recursos reservados al Fondo Revolvente, con el propósito de que las unidades administrativas cuenten con efectivo para la erogación de gastos menores, vigilando que su ejercicio sea apegado a la normatividad correspondiente. ALCANCE: Aplica al Director General de Administración y Finanzas responsable de autorizar la asignación del Fondo Revolvente y a los servidores públicos adscritos a la Dirección de Recursos Financieros responsables de efectuar la apertura del Fondo Revolvente, y determinar las políticas para su uso, vigilando que su ejercicio sea apegado a derecho, así como a los titulares de las unidades administrativas autorizadas, responsables de la solicitud, manejo y comprobación del Fondo Revolvente. REFERENCIAS: Código Fiscal de la Federación, Título Segundo, Capítulo Único, Artículo 29-A. Periódico Oficial Diario Oficial de la Federación, 12 de enero del 2016, sus reformas y adiciones. Ley del Impuesto Sobre la Renta, Capítulo II, Sección I, Artículo 27, fracción III. Periódico Oficial Diario Oficial de la Federación, 18 de noviembre del 2015, sus reformas y adiciones. Reglamento Interno de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México, Capítulo IX, Artículo 20, fracciones VIII y IX. Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 14 de abril del 2009, sus reformas y adiciones. Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del Estado de México, Decimocuarta Edición. Periódico Oficial Gaceta del Gobierno 24 de febrero del 2015, sus reformas y adiciones. Manual General de Organización de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México, apartado VIII Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa, numeral 400C Dirección de Recursos Financieros. Gaceta de Derechos Humanos, Órgano informativo de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México, número 108, junio RESPONSABILIDADES: La Dirección de Recursos Financieros es la unidad administrativa responsable del manejo y asignación del presupuesto asignado al Fondo Revolvente, vigilando que su uso se apegue a la normatividad correspondiente. La o el Director General de Administración y Finanzas, deberá: Autorizar la apertura del Fondo Revolvente para la unidad administrativa solicitante.

2 Página: 2 DE 11 La o el Director de Recursos Financieros, deberá: Instruir la apertura del Fondo Revolvente al Jefe del de Tesorería. Firmar oficio de requisitos y fecha para cancelación del Fondo Revolvente. La o el Jefe del de Tesorería, deberá: Archivar en la carpeta de pólizas, oficio de solicitud de apertura del Fondo Revolvente y el formato de solicitud de cheque, Elaborar las políticas del Fondo Revolvente de acuerdo a las necesidades operativas de la unidad administrativa, Elaborar el oficio dirigido al titular de la unidad administrativa, informando la apertura del Fondo Revolvente y remitiendo las políticas del mismo, Revisar y fiscalizar la documentación comprobatoria de los gastos erogados por la unidad administrativa, Elaborar y entregar al titular de la unidad administrativa autorizada, cheque de apertura y de rembolso del Fondo Revolvente, y Elaborar póliza diario y póliza de ingresos y archivar para su seguimiento y control. Elaborar y notificar oficio informando los requisitos de la cancelación del Fondo Revolvente y la fecha límite de su entrega a los titulares de las unidades administrativas autorizadas. La o el Titular de la Unidad Administrativa, deberá: Elaborar oficio de solicitud de apertura del Fondo Revolvente dirigido a la Dirección General de Administración y Finanzas, Requisitar formato de Solicitud de Cheque para la apertura del fondo, Utilizar los recursos de acuerdo a lo establecido en las políticas del Fondo Revolvente, Recabar la documentación comprobatoria de los gastos erogados por su unidad administrativa, Entregar mensualmente formato Solicitud de Cheque y documentación comprobatoria de los gastos erogados a la Dirección de Recursos Financieros para solicitar el reembolso del Fondo Revolvente, Elaborar oficio de solicitud de cancelación del Fondo Revolvente dirigido a la Dirección General de Administración y Finanzas anexando los requisitos establecidos para tal fin, y En su caso, entregar a la Dirección General de Administración y Finanzas, ficha de depósito del remanente del Fondo Revolvente.

3 Página: 3 DE 11 DEFINICIONES: Documentación comprobatoria: Documentos con validez fiscal (facturas) que amparan los gastos realizados por las diferentes unidades administrativas. Gastos erogados: Desembolso del recurso económico que realiza una persona física o moral. Póliza: Documento en el que se asientan las operaciones desarrolladas por la organización al momento de realizar un ajuste contable; pueden ser de caja, de diario, de ingresos y de egresos. Fiscalizar: Examinación de un documento fiscal para verificar si cumple con lo establecido en la normatividad aplicable en la materia. Fondo Revolvente: Importe que en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal se destina a cubrir necesidades urgentes que no rebasen determinados montos, los cuales se regularizarán en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la comprobación respectiva. Políticas del Fondo Revolvente: Lineamientos de uso del Fondo Revolvente creados para cada unidad administrativa en particular, de acuerdo a sus necesidades operativas. INSUMOS: Oficio de Solicitud de autorización para la apertura del Fondo Revolvente para determinada Unidad Administrativa. RESULTADOS: Apertura del Fondo Revolvente INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Solicitud de Cheque. POLÍTICAS: La Comisión de Derechos Humanos del Estado de México es responsable de proveer y abastecer a cada una de sus áreas administrativas de los suministros mínimos indispensables para la buena operación y función de las actividades del Organismo, administrando y optimizando los recursos financieros. La Dirección de Recursos Financieros deberá asignar de manera mensual a las Unidades Administrativas autorizadas los fondos revolventes para cubrir los gastos operativos derivados de las funciones que efectúan cotidianamente. Cada una de las unidades administrativas autorizadas contará con un Fondo Revolvente mensual que estará bajo la custodia del titular, fondo que será ejercido mediante la comprobación de gastos, mismos que deberán contener el nombre y firma de quien realiza el gasto y el visto bueno del titular en cada uno de los comprobantes, bajo las políticas

4 Página: 4 DE 11 contables y administrativas que dicte la Dirección General de Administración y Finanzas y en apego a las políticas del Fondo Revolvente, debiendo presentar la comprobación debidamente requisitada los días veinticinco de cada mes, para ser reembolsado los primeros diez días del siguiente mes. No serán aceptadas las facturas que presenten tachaduras o enmendaduras y que no reúnan los requisitos fiscales de ley, tales como: nombre, domicilio, R.F.C., descripción, importe con número y letra; estar expedida a nombre de Comisión de Derechos Humanos del Estado de México, con domicilio fiscal en Av. Dr. Nicolás San Juan N 113; Col. Ex Rancho Cuauhtémoc; C. P ; R.F.C. CDH921020G78; consecuentemente, cada comprobante deberá contener una breve justificación del gasto, ejemplo: por qué? y para qué? se efectuó el gasto. Derivado de las políticas de austeridad deberán usarse vías alternas, ya que únicamente se reembolsarán los gastos de peaje que por urgencia misma de la encomienda y/o que por alguna otra contingencia sea necesario el traslado a través de la autopista respectiva, debiendo justificar plenamente dicho gasto. En su caso, el remanente del Fondo Revolvente se deberá depositar en la cuenta e institución bancaria que previamente sea informada vía oficio por la Dirección de Recursos Financieros.

5 Página: 5 DE 11 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL FONDO REVOLVENTE. No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 1 Unidad Administrativa/Titular 2 Dirección General de Administración y Finanzas/Director(a) 3 Dirección General de Administración y Finanzas/Director(a) 4 Director General de Administración y Finanzas/Director(a) 5 Dirección de Recursos Financieros/Director(a) Elabora en original y copia oficio dirigido al Director General de Administración y Finanzas solicitando apertura del Fondo Revolvente para cubrir las necesidades operativas de la unidad administrativa a su cargo, resguarda, ingresa a la intranet de la CODHEM y requista el formato Solicitud de Cheque, para la apertura del fondo, entrega original del oficio conjuntamente con el formato de Solicitud de Cheque, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y archiva. Recibe oficio de solicitud de apertura del Fondo Revolvente, conjuntamente con el formato Solicitud de Cheque analiza y determina: Autoriza la apertura del Fondo Revolvente para la unidad administrativa? No autoriza. Elabora oficio comunicando a la unidad administrativa la negativa de la autorización de la apertura del Fondo Revolvente. Fin del procedimiento. Sí, autoriza. Turna oficio de solicitud de apertura del Fondo Revolvente conjuntamente con el formato Solicitud de Cheque al Director de Recursos Financieros para su atención. Recibe instrucción conjuntamente con el oficio de solicitud de apertura del Fondo Revolvente y el formato Solicitud de Cheque, analiza y turna al Jefe del de Tesorería, instruyéndole la apertura del Fondo Revolvente.

6 Página: 6 DE 11 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 6 de 7 de 8 Unidad Administrativa/Titular 9 Unidad Administrativa/Titular Recibe instrucción conjuntamente con el oficio de solicitud de apertura del Fondo Revolvente y el formato Solicitud de Cheque, archiva en la carpeta de pólizas, elabora las políticas del Fondo Revolvente de acuerdo a las necesidades operativas de la unidad administrativa, resguarda, ingresa al Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental. Se conecta con el Procedimiento: Elaboración de Cheques Op. Número 3 a 6. Elabora en original y copia oficio dirigido al titular de la unidad administrativa, informando la apertura del Fondo Revolvente y remitiendo las políticas que deberán observarse para su uso y entrega original del oficio conjuntamente con las políticas del Fondo Revolvente y el cheque al titular de la unidad administrativa, recaba acuse de recibo de las políticas del fondo en la copia del oficio y del cheque en la póliza, con nombre, firma y fecha de entrega y archiva en la carpeta de pólizas. Recibe oficio conjuntamente con las políticas del Fondo Revolvente y el cheque, acusa de recibo en la copia del oficio y en la póliza del cheque que devuelve, se entera de las políticas del Fondo Revolvente, resguarda conjuntamente con el oficio, cambia cheque en la institución bancaria correspondiente e ingresa el efectivo al Fondo Revolvente y utiliza los recursos para efectuar compras de gastos menores de acuerdo a lo establecido en las políticas del Fondo Revolvente, recaba los comprobantes de cada compra y resguarda para solicitar el reembolso del Fondo Revolvente en el periodo determinado. Conforme a las políticas del Fondo Revolvente para el reembolso, mensualmente ingresa a la intranet de la CODHEM y requisita el formato Solicitud de Cheque para obtener el reembolso del Fondo Revolvente y entrega conjuntamente con la documentación comprobatoria de los gastos realizados en el mes a la Dirección de Recursos Financieros.

7 Página: 7 DE 11 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 10 Dirección de Recursos Financieros/Director(a) 11 de Recibe el formato Solicitud de Cheque conjuntamente con la documentación comprobatoria de los gastos realizados por la unidad administrativa en el mes, se entera y turna al Jefe del de Tesorería para su atención. Recibe el formato Solicitud de Cheque conjuntamente con documentación comprobatoria de gastos erogados mensualmente por la Unidad Administrativa, se entera, analiza, revisa y fiscaliza la documentación soporte presentada con base a las políticas presupuestales establecidas y resguarda. ingresa al Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental. Se conecta con el Procedimiento: Elaboración de Cheques operaciones número 3 a de Entrega Cheque de reembolso al titular de la unidad administrativa, recaba acuse de recibo en la póliza, con nombre, firma y fecha de recepción y archiva conjuntamente con la documentación comprobatoria en la carpeta de pólizas para su seguimiento y control. 13 de 14 Dirección de Recursos Financieros/Director(a) 15 de Tesorería/Jefe(a) Al final del año elabora oficio dirigido al titular de la unidad administrativa autorizada informando los requisitos para la cancelación del Fondo Revolvente y la fecha límite para su entrega y recaba firma del Director de Recursos Financieros en el oficio. Recibe oficio, firma y devuelve al Jefe del de Tesorería. Recibe oficio firmado, obtiene copia, entrega original al titular de la unidad administrativa autorizada, recaba acuse de recibo en la copia y archiva para su seguimiento en la carpeta de pólizas.

8 Página: 8 DE 11 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 16 Unidad Administrativa/Titular 17 Dirección de Recursos Financieros/Director(a) 18 de Recibe oficio, acusa de recibo en la copia que devuelve, se entera de los requisitos para la cancelación del Fondo Revolvente y de la fecha límite para su entrega, antes de la fecha límite, elabora en original y copia oficio dirigido al Director de Recursos Financieros, solicitando la cancelación del Fondo Revolvente, adjunta los requisitos solicitados conjuntamente con la documentación comprobatoria de los gastos erogados en el mes y en su caso, la ficha de depósito del remanente del Fondo Revolvente, entrega original del oficio con anexos al Director de Recursos Financieros, recaba acuse de recibo en la copia y archiva para su seguimiento y control. Recibe en original oficio de solicitud de cancelación del Fondo Revolvente conjuntamente con los requisitos solicitados y documentación comprobatoria de los gastos erogados en el mes, en su caso, ficha de depósito del remanente, se entera, acusa de recibo en la copia que devuelve, turna al Jefe del de Tesorería e instruye su atención. Recibe oficio de solicitud de cancelación del Fondo Revolvente conjuntamente con los requisitos y la documentación comprobatoria de los gastos erogados en el mes, en su caso, ficha de depósito del remanente del Fondo Revolvente, ingresa al Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, elabora póliza diario y póliza de ingresos, las archiva conjuntamente con la documentación comprobatoria y la ficha de depósito en la carpeta de pólizas para su seguimiento y control.

9 Página: 9 DE 11 DIAGRAMA: PROCEDIMIENTO:MANEJO DEL FONDO REVOLVENTE TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA COMISIÓN DE DERECHOS HUMANOS DEL ESTADO DE MÉXICO DIRECTOR GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DIRECTOR JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA INICIO 11 ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE APERTURA DEL FONDO REVOLVENTE, INGRESA A LA INTRANET DE LA CODHEM, REQUISITA EL FORMATO «SOLICITUD DE CHEQUE» ENTREGA ORIGINAL DEL OFICIO Y FORMATO, RECABA ACUSE DE RECIBO Y ARCHIVA. 22 RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE APERTURA DE FONDO REVOLVENTE CON EL FORMATO «SOLICITUD DE CHEQUE» ACUSA DE RECIBO, ANALIZA Y DETERMINA: AUTORIZA LA APERTURA DEL FONDO REVOLVENTE? SI NO 3 COMUNICA MEDIANTE OFICIO LA NEGATIVA DE LA AUTORIZACIÓN PARA LA APERTURA DEL FONDO REVOLVENTE. 44 TURNA OFICIO DE SOLICITUD CONJUNTAMENTE CON EL FORMATO «SOLICITUD DE CHEQUE» MANIFESTANDO LA AUTORIZACIÓN DE APERTURA DEL FONDO REVOLVENTE. 55 RECIBE OFICIO DE SOLICITUD Y FORMATO «SOLICITUD DE CHEQUE» SE ENTERA DE LA AUTORIZACIÓN DE LA APERTURA DEL FONDO REVOLVENTE Y TURNA INSTRUYENDO LA APERTURA. 66 RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE APERTURA DEL FONDO REVOLVENTE Y FORMATO «SOLICITUD DE CHEQUE», ARCHIVA EN LA CARPETA DE PÓLIZAS, ELABORA LAS POLÍTICAS DEL FONDO REVOLVENTE, RESGUARDA, INGRESA AL SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL. SE CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CHEQUES Op RECIBE OFICIO, POLÍTICAS DEL FONDO REVOLVENTE Y CHEQUE, ACUSA DE RECIBO EN LA COPIA DEL OFICIO Y EN LA PÓLIZA DEL CHEQUE, RESGUARDA OFICIO Y POLÍTICAS DEL FONDO, CAMBIA CHEQUE, INGRESA EFECTIVO AL FONDO REVOLVENTE, UTILIZA LOS RECURSOS DE ACUERDO A LAS POLÍTICAS, RECABA LOS COMPROBANTES DE LAS COMPRAS Y RESGUARDA. ELABORA OFICIO INFORMANDO LA APERTURA DEL FONDO REVOLVENTE Y REMITIENDO LAS POLÍTICAS, ENTREGA OFICIO, POLITICAS DEL FONDO REVOLVENTE Y CHEQUE, RECABA ACUSE DE RECIBO EN LA COPIA DEL OFICIO Y EN LA PÓLIZA DEL CHEQUE Y ARCHIVA. 99 MENSUALMENTE INGRESA AL INTRANET DE LA CODHEM Y REQUISITA EL FORMATO «SOLICITUD DE CHEQUE» PARA EL REEMBOLSO DEL FONDO REVOLVENTE Y ENTREGA CON LA COMPROBATORIA DE LOS GASTOS. 10 RECIBE FORMATO «SOLICITUD DE CHEQUE» CON LA COMPROBATORIA DE LOS GASTOS EROGADOS EN EL MES, SE ENTERA Y TURNA. 11 RECIBE EL FORMATO «SOLICITUD DE CHEQUE» CON LA COMPROBATORIA DE LOS GASTOS EROGADOS EN EL MES, ANALIZA, REVISA Y FISCALIZA LA CON BASE A LAS POLÍTICAS PRESUPUESTALES, RESGUARDA E INGRESA AL SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL. SE CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CHEQUES Op.3-6 A

10 Edición: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código: 400C Página: 10 DE 11 PROCEDIMIENTO:MANEJO DEL FONDO REVOLVENTE COMISIÓN DE DERECHOS HUMANOS DEL ESTADO DE MÉXICO DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DIRECTOR GENERAL DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DIRECTOR JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA A 12 ENTREGA CHEQUE DE REEMBOLSO, RECABA ACUSE DE RECIBO EN LA PÓLIZA Y ARCHIVA CONJUNTAMENTE CON LA COMPROBATORIA RECIBE OFICIO, FIRMA Y DEVUELVE. AL FINAL DE AÑO ELABORA OFICIO INFORMANDO LOS REQUISITOS PARA LA CANCELACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE Y LA FECHA LÍMITE PARA SU ENTREGA, RECABA FIRMA RECIBE OFICIO, ACUSA DE RECIBO EN LA COPIA QUE DEVUELVE, SE ENTERA, ANTES DE LA FECHA LÍMITE ELABORA OFICIO SOLICITANDO LA CANCELACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE, ADJUNTA LOS REQUISITOS SOLICITADOS Y COMPROBATORIA DE LOS GASTOS EROGADOS EN EL MES Y EN SU CASO, FICHA DE DEPÓSITO DEL REMANENTE DEL FONDO, ENTREGA, RECABA ACUSE DE RECIBO Y ARCHIVA. 17 RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE CANCELACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE CON LOS REQUISITOS SOLICITADOS Y LA COMPROBATORIA DE LOS GASTOS EROGADOS EN EL MES Y EN SU CASO, FICHA DE DEPÓSITO DEL REMANENTE DEL FONDO, SE ENTERA Y TURNA. RECIBE OFICIO FIRMADO, OBTIENE COPIA, ENTREGA ORIGINAL, RECABA ACUSE DE RECIBO EN LA COPIA Y ARCHIVA PARA SU SEGUIMIENTO Y CONTROL. 18 RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE CANCELACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE CON LOS REQUISITOS SOLICITADOS Y LA COMPROBATORIA DE LOS GASTO EROGADOS EN EL MES Y EN SU CASO, FICHA DE DEPÓSITO DEL REMANENTE, INGRESA AL SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, ELABORA PÓLIZA DIARIO Y PÓLIZA DE INGRESOS Y LAS ARCHIVA CONJUNTAMENTE CON LOS REQUISITOS SOLICITADOS, COMPROBATORIA Y EN SU CASO, FICHA DE DEPÓSITO.

11 Página: 11 DE 11 MEDICIÓN: Los indicadores nos permiten identificar las Unidades Administrativas que son beneficiadas con el Fondo Revolvente. Número Anual de Fondos Revolventes ejercidos Número Anual de Unidades Administrativas autorizadas para la apertura y ejercicio del Fondo Revolvente x 100 = Porcentaje de cumplimiento del procedimiento Manejo del Fondo Revolvente. REGISTRO DE EVIDENCIAS: Las Unidades Administrativas autorizadas y el número de Fondos Revolventes aperturados quedan registrados en: Oficio de remisión de políticas del Fondo Revolvente Cheques emitidos por concepto de apertura del Fondo Revolvente. Los Fondos Revolventes ejercidos, quedan registrados en: Cheques emitidos por concepto de apertura del Fondo Revolvente y por reembolso de éste. Documentación comprobatoria de los gastos erogados por las unidades administrativas autorizadas. FORMATOS E INSTRUCTIVOS: No aplica.