INSTRUCTIVO SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE MEJORA
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- Veronica Navarrete Figueroa
- hace 5 años
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1 INSTRUCTIVO SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE MEJORA El presente instructivo le brinda los pasos a seguir para dos acciones claves en la herramienta Synergy: Ingreso a la herramienta Synergy Dar seguimiento a la implementación de las acciones de mejora Modificar acciones de mejora I. Ingreso a la página web de la herramienta Synergy Dirección Usuario y contraseña Para el ingreso a la herramienta debe completar su usuario y contraseña, el usuario en el siguiente formato: la inicial del nombre y el primer apellido completo (ejemplo: jsolano) 1
2 Importante: En caso de no recordar la contraseña, indicarle en la opción de olvido su contraseña, y le generará un correo con la nueva clave. II. Dar seguimiento a las acciones de mejora Para indicar avances en la implementación de acciones de mejora para cada ciclo de evaluación deberá ingresar al menú : Autoevaluación Mis acciones pendientes Paso 1. Resumen de las Acciones de Mejora Para ver el resumen de acciones de mejora primero debe seleccionar el período al que corresponden, este se refiere al año del proceso de autoevaluación. 2
3 La información se mostrará en la siguiente pantalla: En la anterior pantalla hace referencia a las acciones de mejora de cada Unidad: Pendientes de Finalizar: Acciones que aún cuentan con tiempo para su ejecución. Próximas a Vencer en 7 días o menos: Refiere a las acciones que pronto vencerán. Vencidas: Se indica cuando la unidad ha sobrepasado la fecha de vencimiento. Completadas: Cuando las unidades han completado en un 100% sus acciones. 3
4 Paso 2. Mis acciones pendientes por período. Seguido del cuadro Resumen de las Acciones de Mejora, se encuentra: En el anterior recuadro se visualizan siete columnas las cuales corresponden a la acción de mejora planteada por la unidad, fecha inicial y fecha final que significa el plazo que debería estar completada dicha acción, el responsable de ejecutar la anterior, avance, estado y las opciones para cada acción de mejora. Paso 3. Selección de opciones. En la siguiente ventana se puede visualizar que en la columna opciones, se desplega un recuadro que permite escoger tres opciones: Ver detalle, Modificar Porcentaje de Avance, y Histórico de la Acción. 4
5 Paso 3.1 Opción: Ver Detalle. Se presentara la información general de la acción de mejora, ítem evaluado la cantidad programada, fecha de inicio final y los responsables de llevar a cabo dicha acción Un dato importante de revisar es el contenido en la casilla Justificación para revalorar la acción la cual corresponde a las observaciones realizadas por el profesional ejecutor de la unidad de control interno, referente a la acción de mejora, las cuales deberán ser atendidas por el responsable de la acción de mejora, modificando según las observaciones realizadas en este campo. (Apartado 5.1.1) Paso 3.2 Opción: Modificar Porcentaje de Avance Esta opción se podrá indicar el grado de implementación de la acción de mejora. Con base en la cantidad prograda, se indican las acciones realizadas y se calcula automáticamente el porcentaje de avance, dicho avance deber justificarlo describiendo las actividades realizadas. Cuando se escoge la opción, se guarda en la bitácora la información descrita y se modificara el porcentaje de avance. 5
6 Paso 3.3 Opción: Histórico del Seguimiento de la Acción de Mejora. El anterior refleja el histórico de cada seguimiento que se le ha dado a la acción. (Información guardada en la bitácora del sistema) III. Modificar Acciones de Mejora La modificación de acciones de mejora se utiliza para replantar acciones pendientes de concluir o atender las recomendaciones de revaloración de la acción realizada por el Profesional de Control Interno. Es importante resaltar que todos los cambios realizados se registran en la bitácora del sistema, información que será verificada de manera periódica por el profesional de control interno para los informes respectivos. 6
7 Paso 1. Estado de la Autoevaluación. Seleccionar en el menú: Autoevaluación Estado de la Autoevaluación 7
8 Luego de escoger estado de la autoevaluación, se despega la siguiente ventana: Se selecciona la dependencia y se da clip en la opción Para el período actual de la autoevaluación no es necesario seleccionar otro campo adicional, los que están pre- seleccionados son por defectos los requeridos. Se desplegará al dar al botón de buscar la Autoevaluación que corresponde al período y unidad seleccionada. Paso 2. Opciones En la autoevaluación se deberá escoger en opciones Plan de Mejora, Como se muestra en la siguiente ventana: 8
9 Al selecciona Plan de Mejora se despliega la información de las acciones de mejora registradas para cada ítem evaluado. Como se muestra: Paso 3. Estado Plan de Mejora En la primera columna refiere a las preguntas realizadas durante la evaluación de cada una de unidades. 9
10 La segunda es el componente del Sistema de Control Interno, en la tercera columna evaluación del item y número de acciones de mejora para cada ítem del cuesteoanrio de autoevaluación por ejecutar. Para desplegar cada respuesta se debe dar clip en el signo + Paso 4. Accion de Mejora Es importante resaltar que todos los cambios realizados se registran en la bitácora del sistema, información que será verificada de manera periódica por el profesional de control interno para los informes respectivos. 10
11 Paso 5. Elegir opciones En el cuadro de opciones, elegir la acción que se requiera. Paso 5.1. Ver Detalle: Paso Detalle Acción de Mejora 11
12 En el anterior se detalla la pregunta realizada a la Unidad, su correspondiente acción de mejora así como la cantidad programada para la acción. Asimismo fecha de inicio y la final, quien lo creó y la fecha de creación. Para salir de la acción solo debe dar clip en la opción Paso 5.2. Modificar Porcentaje de Avance En la casilla cantidad ejecutada se debe poner la cantidad de acciones que la unidad estime que se han realizado, esto con base en la cantidad programada que fue previamente definido con la accion de mejora. Y en justificación se debe señalar las actividades ejecutadas para el cumplimiento de la acción de mejora. Para finalizar con el porcentaje de mejora, da clip en la opción 12
13 Paso 5.3. Modificar Acción de mejora. Estas pestañas permiten modificar la descripción de la accion de mejora, el responsable de la acción. A su vez permite modificar la fecha estimada inicial y final. Paso 6. Salir de la Herramienta. Para verificar nuevamente la modificación realizada debe salir del sistema y volver a ingresar para que los datos refresquen. 13
Paso 1. Ingreso a la página web de la herramienta Synergy
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