INSTRUCTIVO DE INFORME TRIMESTRAL DE ACTIVIDADES

Transcripción

1 1. Propósito y Alcance: Cumplir con la fracción XVII de la Ley de Gobierno y Administración Municipal (LGAM), que establece que deberá informar trimestralmente al Ayuntamiento de sus actividades. Debe incluir las actividades realizadas en el trimestre inmediato anterior identificando las acciones realizadas por cada una de las fracciones establecidas en el citado artículo 96 de la LGAM, tomando como base las metas y objetivos ejecutados en el período. 2. Definiciones: Ayuntamiento Es un órgano colegiado que libera, analiza, resuelve, controla y vigila los actos administrativos y de gobierno municipal en los términos de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la del Estado y la Ley de Gobierno y Administración Municipal Informe trimestral de Documento que contiene las actividades trimestrales realizadas por el Órgano de Control y Evaluación Gubernamental, con el objeto de actividades presentarse al H. Ayuntamiento de Cajeme, en cumplimiento de lo establecido en la Ley de Gobierno y Administración Municipal. 3. Responsables: OCE TITULAR DEL ORGANO DE CONTROL DCO DIRECTOR DE CONTRALORIA SAG SUPERVISOR DE AUDITORIA DE GESTION SOM SUPERVISOR DE AUDITORIA DE OBRAS MUNICIPALES AJU ASESOR JURIDICO Página 1 de 5

2 4. Diagrama de Flujo: ÓRGANO DE CONTROL Y EVALUACIÓN GUBERNAMENTAL PROCESO DE INFORME TRIMESTRAL DE ACTIVIDADES INICIO SOLICITA A LAS ÁREAS EL REPORTE DE INFORMACIÓN PROGRAMATICA Y ACTIVIDADES IMPORTANTES DEL TRIMESTRE. ANALIZA Y AGREGA LA INFORMACION AL RESUMEN ESTADISTICO DE ACTIVIDADES ELABORA INFORME No REVISA EL INFORME EL CONTRALOR TIENE CORRECCIÓN Si FIRMA EL CONTRALOR EL INFORME REPRODUCCION DE 25 EJEMPLARES ELABORA OFICIO EL SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO ARCHIVO SE OBTIENE ACTA DE CABILDO ARCHIVO FIN Página 2 de 5

3 5. Descripción de Actividades: 5.1 SAG 5.2 SAG 5.3 SOM 5.4 SOM 5.5 AJU Secretaria del Contralor: Deberá elaborar trimestralmente las actividades externas efectuadas por el Contralor como pueden ser: Actos cívicos, reuniones de consejo en organismos paramunicipales, actividades de la comisión permanente de contralores estado municipios, etc. Auditoria Gubernamental: Deberá el supervisor del área elaborar resumen de formato de comisión (OCE -DCO-F02.09) para obtener acciones realizadas y clasificarlas de acuerdo a los objetivos y metas programados y analiza estatus de las mismas, contendiendo: no. Formato de comisión, nombre del auditor a cargo, concepto de la actividad, dependencia auditada, estatus en que se encuentra, mes probable de conclusión, control de evaluación, producto conforme ó no conforme, seguimiento en auditoria y observaciones relevantes. Deberá elaborar reporte de información programática trimestral del Modernización Administrativa: Obtiene acciones realizadas del Resumen de formatos de comisión (OCE-DCO-F02.09) Deberá elaborar informe de metas y objetivos Debe elaborar informe de actividades relevantes para el Plan Municipal de Desarrollo incluyendo Dependencias apoyadas, beneficios obtenidos y en su caso cuantificar los ahorros ó beneficios (OCE-DCO-F01.01). Auditoria de obra pública: Deberá elaborar control de seguimiento ( OCE -DCO-F01-02) a iniciativas vía oficios recibidos de dependencia, el cual incluye, número de actividad, número de formato de comisión, concepto, nombre del auditor, fecha de la comisión, dependencia auditada, número de contrato, nombre de la obra, observaciones y el estatus, así como también el índice de avance de obra y el monto de las inversiones. Debe elaborar reporte de información programática trimestral del Asesoría Jurídica: Deberá actualizar trimestralmente reporte de procedimientos administrativos de quejas y denuncias en contra de servidores públicos,( OCE-DCO-F01-03) conteniendo: Procedimientos iniciados, procedimientos en proceso y concluidos, número de sanciones ejecutadas e importe de las mismas, número de exhortos Página 3 de 5

4 5.6 OCE DCO atendidos, resultado de pruebas antidoping, lo anterior es en base al despacho de asesoría jurídica, así como también en asuntos internos. Sistema de quejas y denuncias vía Internet: Debe elaborar reporte resumen trimestral de actividades (OCE-DCO-F01.04) detallando lo siguiente: denuncias recibidas, improcedentes, admitidas, en proceso, atendidas en seguimiento y atendidas concluidas y resumen de quejas y denuncias por dependencia. Debe elaborar reporte de información programática trimestral del Deberá elaborar reporte de control omisos en presentación de situación patrimonial, ( OCE-DCO-F01.05) informando sobre el total de omisos sancionados Revisión analítica del Informe y emisión definitiva para su envío: El contralor y el director (a) de Contraloría analizan el informe y efectúan los cambios pertinentes para su emisión definitiva. Una vez que hay sido aprobado el informe deberá firmarse por la autoridad correspondiente en el Órgano de Control y Evaluación Gubernamental. Se deberá elaborar oficio de solicitud dirigido al Secretario del Ayuntamiento para su inclusión en el orden del día de la reunión del Ayuntamiento para su presentación ante el mismo, anexando los ejemplares requeridos del Informe. 6. Documentos de Referencia: 6.1 Procedimientos: 6.2 Instructivos: 6.3 Formatos: OCE-DCO-F01.01 OCE-DCO-F01.02 OCE-DCO-F01.03 OCE-DCO-F01.04 OCE-DCO-F01.05 OCE-DCO-F01.06 OCE-DCO-F01.07 Control de Actividades Realizadas Relación de Actividades Relevantes Control de Seguimiento Reporte de Procedimientos Administrativos Reporte Resumen Trimestral de Actividades Control de Omisos Servicio No Conforme de Informe Trimestral de Actividades Página 4 de 5

5 6.4 Anexos: 6.5 Otros Documentos de Referencia: 7. Objetivo de Calidad: Objetivo Meta Indicadores Cumplir en tiempo y forma con al presentación del Informe ante el Ayuntamiento 100 % Informe elaborado Vs Actas de cabildo con su presentación Reviso Directora de Contraloría Aprobó Innovación Gubernamental Página 5 de 5