MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Informática DEPARTAMENTO DE DESARROLLO TOLUCA DE LERDO, MÉXICO 30 DE MARZO DE 2009

2 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Informática DEPARTAMENTO DE DESARROLLO

3 PÁGINA 2 DE 26 C O N T E N I D O

4 PÁGINA 3 DE 26 CONTENIDO PÁGINA I. Introducción... 4 II. Base jurídica... 6 III. Procedimientos... 8 Procedimiento: Desarrollo de Sistemas... 9 Procedimiento: Mantenimiento de Sistemas IV. Bitácora de actualización V. Hoja de validación VI. Anexos Anexo 1: Formato Reporte de Servicio de Mantenimiento (40072-F01-09)... 26

5 PÁGINA 4 DE 26 I N T R O D U C C I Ó N

6 PÁGINA 5 DE 26 INTRODUCCIÓN Con el propósito de contar con una administración dinámica, para dar respuesta inmediata a las necesidades actuales del Poder Legislativo; la Secretaría de Administración y Finanzas se ha dado a la tarea de desarrollar permanentemente acciones de modernización y simplificación administrativa, que permitan la operación eficiente de las áreas de la Legislatura y dar cumplimiento a lo establecido en las fracciones XIX y XX del artículo 160 del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. Por lo anterior, se elaboran, integran y difunden los manuales de procedimientos, documentos técnicos administrativos, que facilitan el cumplimiento de las funciones, la desconcentración de actividades y el logro de los objetivos institucionales. El presente Manual de Procedimientos fue elaborado de manera conjunta por el Departamento de Desarrollo con la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo; en el cual se describen los objetivos, políticas y actividades de cada uno de los procedimientos que lleva a cabo esta área; así como de los formatos que para estos efectos se utilizan. La Secretaría de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, pone a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo el Manual de Procedimientos del Departamento de Desarrollo.

7 PÁGINA 6 DE 26 B A S E J U R Í D I C A

8 PÁGINA 7 DE 26 BASE JURÍDICA Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. Y demás ordenamientos legales y administrativos aplicables.

9 PÁGINA 8 DE 26 P R O C E D I M I E N T O S

10 PÁGINA 9 DE 26 P R O C E D I M I E N T O : DESARROLLO DE SISTEMAS

11 PÁGINA 10 DE 26 ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE DESARROLLO PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE SISTEMAS P01-09 OBJETIVO Implementar sistemas automatizados que agilicen los procedimientos, trámites y actividades, a fin de coadyuvar a la eficiencia del quehacer cotidiano de las dependencias y áreas del Poder Legislativo. POLÍTICAS Todo sistema automatizado consistirá en la aplicación de programas informáticos para desarrollar bases de datos y sistemas de información de los procesos administrativos que realizan las dependencias y áreas del Poder Legislativo. Los titulares de las dependencias y unidades administrativas, que soliciten un sistema automatizado, deberán hacerlo a través de un oficio o memorándum dirigido al Director de Informática. Una vez definido la estructura del sistema se entregará el documento Presentación de Sistema, que contendrá la descripción y especificaciones de funcionamiento; el cual será firmado por el titular del área administrativa después de haber constatado y validado que cumple con los requerimientos solicitados (aceptación-recepción), así como por el titular del Departamento de Desarrollo. Una vez concluido el sistema, el Departamento de Desarrollo deberá probar su operación en coordinación con el área administrativa solicitante para dejarlo a punto, y posteriormente proporcionar capacitación a los servidores públicos que operarán dicho sistema. Una vez terminado e instalado el sistema, se elaborará y entregará vía oficio el Manual del Usuario. El Departamento de Desarrollo mantendrá contacto permanente con el personal que va a operar el sistema, en las etapas de análisis, desarrollo, pruebas y arranque del sistema.

12 PÁGINA 11 DE 26 PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE SISTEMAS P01-09 ÁREA RESPONSABLE ACTIVIDAD Nº DESCRIPCIÓN Departamento de Desarrollo Área Administrativa Solicitante Departamento de Desarrollo Área Administrativa Solicitante Departamento de Desarrollo Recibe oficio o memorándum enviado por la Dirección de Informática en la que autoriza se inicie el desarrollo del sistema. Programa reunión y acude al área solicitante para la etapa de análisis y estudio. Recibe al responsable de desarrollar el sistema en la hora y fecha acordada, planteando las necesidades del mismo. Facilita información y aclara las características o atributos, que se requiere para la automatización de actividades. Recibe información, planteamientos, necesidades y procede a su análisis, (realiza las reuniones de análisis que sean necesarias). Como resultado del análisis elabora documento Presentación del Sistema y lo expone ante el titular del área solicitante, así como al personal encargado de su operación para su revisión; y en su caso, la validación del diseño y operación. Verifica la operación del sistema, para validar su instalación (Sí/No). No, entonces indica los ajustes correspondientes. Sí, entonces solicita su instalación para poner en operación el sistema. Invita a las personas encargadas de su operación para que observen su funcionamiento, a través de pruebas de arranque. Realiza las pruebas necesarias para determinar si el sistema satisface las necesidades (Sí/No). No, realiza los ajustes correspondientes.

13 PÁGINA 12 DE 26 PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE SISTEMAS P01-09 ÁREA RESPONSABLE ACTIVIDAD Nº DESCRIPCIÓN Departamento de Desarrollo Área Administrativa Solicitante Departamento de Desarrollo Área Administrativa Solicitante Departamento de Desarrollo Sí, entonces instala la versión final del sistema en el equipo del área solicitante y capacita al personal que operará el sistema. Mantiene contacto permanente con el personal que va a operar el sistema para aclaración de dudas e instala la versión final del sistema. Recibe sistema instalado y da inicio a la operación del mismo. Elabora Manual del Usuario y lo envía mediante oficio al titular del área administrativa solicitante. Recibe Manual del Usuario y firma de recibido en el oficio. Recibe, archiva y resguarda acuse de recibido del Manual del Usuario entregado; reporta a la Dirección de Informática que el sistema ha sido desarrollado e implementado, satisfactoriamente. Fin.

14 PÁGINA 13 DE 26 PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE SISTEMAS P01-09 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE Inicio Recibe oficio o memorándum enviado por la Dirección de Informática en la que autoriza se inicie el desarrollo del sistema. Programa reunión y acude al área solicitante para la etapa de análisis y estudio. Recibe al responsable de desarrollar el sistema en la hora y fecha acordada, planteando las necesidades del mismo. Recibe información, planteamientos, necesidades y procede a su análisis, (realiza las reuniones de análisis que sean necesarias). 1 Facilita información y aclara las características o atributos, que se requiere para la automatización de actividades. Como resultado del análisis elabora documento Presentación del Sistema y lo expone ante el titular del área solicitante, así como al personal encargado de su operación para su revisión; y en su caso, la validación del diseño y operación. A

15 PÁGINA 14 DE 26 PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE SISTEMAS P01-09 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE A Verifica la operación del sistema, para validar su operación. No Valida sistema? Sí Indica los ajustes correspondientes. Solicita su instalación para poner en operación el sistema. 1 Invita a las personas encargadas de su operación para que observen su funcionamiento, a través de pruebas de arranque. 2 Realiza las pruebas necesarias para determinar si el sistema satisface las necesidades. Sí Satisface? No B Realiza los ajustes correspondientes. 2

16 PÁGINA 15 DE 26 PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE SISTEMAS P01-09 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE B Instala la versión final del sistema en el equipo del área solicitante y capacita al personal que operará el sistema. Mantiene contacto permanente con el personal que va a operar el sistema para aclaración de dudas e instala la versión final del sistema. Recibe sistema instalado y da inicio a la operación del mismo. Elabora Manual del Usuario y lo envía mediante oficio al titular del área administrativa solicitante. Recibe Manual del Usuario y firma de recibido en el oficio. Recibe, archiva y resguarda acuse de recibido del Manual del Usuario entregado; reporta a la Dirección de Informática que el sistema ha sido desarrollado e implementado, satisfactoriamente. Fin

17 PÁGINA 16 DE 26 P R O C E D I M I E N T O : MANTENIMIENTO DE SISTEMAS

18 PÁGINA 17 DE 26 ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE DESARROLLO PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE SISTEMAS P02-09 OBJETIVO Garantizar la agilización en el procesamiento de datos, mediante el mantenimiento preventivo, o en su caso, correctivo de los sistemas de información existentes; así como la ampliación de la red a nuevos usuarios y mantener el óptimo funcionamiento de la red interna ante las ocasionales fallas y desajustes. POLÍTICAS Se atenderá oportunamente las solicitudes que presenten las áreas administrativas de las fallas, deficiencias o actualización que requieran para el eficiente funcionamiento de los sistemas de información; así como los problemas de comunicación de las terminales de los usuarios al servidor. Se dará mantenimiento oportuno a los reportes de fallas de comunicación del servidor con las estaciones de trabajo de los usuarios, así como la conexión de nuevos usuarios con sus correspondientes niveles de seguridad y acceso. Los servicios de mantenimiento de sistemas y soporte técnico deberán registrarse en el formato Reporte de Servicio de Mantenimiento (Anexo 1, F01-09), el cual será firmado de conformidad por el usuario solicitante. Los servidores públicos responsables de operar los sistemas deberán reportar de forma inmediata las fallas o deficiencias que detecten.

19 PÁGINA 18 DE 26 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE SISTEMAS P02-09 ÁREA RESPONSABLE ACTIVIDAD Nº DESCRIPCIÓN Departamento de Desarrollo Área Administrativa Solicitante Departamento de Desarrollo Recibe petición del área solicitante por vía telefónica o de manera verbal, del servicio de mantenimiento del sistema o red. Conforme a las cargas de trabajo programa el servicio para atenderlo oportunamente. Acude al área solicitante revisa, analiza y verifica las modificaciones solicitadas, o los inconvenientes que se presenten. De tratarse de la operación del sistema, realiza la corrección, modificación o actualización para que funcione adecuadamente, a las nuevas necesidades del área usuaria. De ser la red, repara la falla de comunicación del servidor con la estación (es) de trabajo del área usuaria, o procede a la conexión de nuevos usuarios, con sus correspondientes niveles de seguridad y acceso. Concluye servicio de mantenimiento (sistema /red), efectúa pruebas de ejecución y procede a entregar requerimientos solicitados. Recibe (sistema/red) corregido y mejorado y firma de conformidad el formato Reporte de Servicio de Mantenimiento (Anexo 1, F01-09). Recibe formato Reporte de Servicio de Mantenimiento (Anexo 1, F01-09), debidamente firmado y procede a reportar a la Dirección de Informática los servicios realizados. Fin.

20 PÁGINA 19 DE 26 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE SISTEMAS P02-09 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE Inicio Recibe petición del área solicitante por vía telefónica o de manera verbal, del servicio de mantenimiento del sistema o red. Conforme a las cargas de trabajo programa el servicio para atenderse oportunamente. Acude al área solicitante revisa, analiza y verifica las modificaciones solicitadas, o los inconvenientes que se presenten. De tratarse de un sistema realiza la corrección, modificación o actualización para que funcione adecuadamente, a las nuevas necesidades del área usuaria. De ser la red, repara la falla de comunicación del servidor con la estación (es) de trabajo del área usuaria, o procede a la conexión de nuevos usuarios a la red, con sus correspondientes niveles de seguridad y acceso. A

21 PÁGINA 20 DE 26 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE SISTEMAS P02-09 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE A Concluye servicio de mantenimiento (sistema/red), efectúa pruebas de ejecución y procede a entregar requerimientos solicitados. Recibe (sistema/red) corregido y mejorado y firma de conformidad el formato Reporte de Servicio de Mantenimiento (Anexo 1, F01-09). Recibe formato Reporte de Servicio de Mantenimiento (Anexo 1, F01-09), debidamente firmado y procede a reportar a la Dirección de Informática de los servicios realizados. Fin

22 PÁGINA 21 DE 26 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

23 PÁGINA 22 DE 26 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN FECHA REFERENCIA OBSERVACIONES 15/Julio/2004 Oficio sin número M1 Actualización solicitada por el titular del Departamento de Desarrollo, con el propósito de documentar políticas y procedimientos vigentes que aplica el área, para el cumplimiento de sus funciones. Actualización del procedimiento P1-04. Elaboración del procedimiento P2-04. Implementación del formato Reporte de Servicio de Mantenimiento (40072-P ). 23/Enero/ /Marzo/2009 Oficio s/n de fecha 17 de enero de 2006 A2 Oficio SAF/DI/036/09 De fecha 10/Febrero/2009 (A3) Actualización solicitada por el titular del Departamento de Desarrollo, con el propósito de precisar algunas políticas y los procedimientos vigentes que se aplican en el área. Se modificaron algunos aspectos relacionadas con la redacción en la que se encontraban descritas el objetivo, políticas y actividades de los procedimientos.

24 PÁGINA 23 DE 26 HOJA DE VALIDACIÓN

25 PÁGINA 24 DE 26 HOJA DE VALIDACIÓN ELABORÓ VALIDÓ Lic. Rosaura Salgado San Juan COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO Ing. Germán Barreto Iniestra VOCAL EJECUTIVO

26 PÁGINA 25 DE 26 ANEXOS

27 PÁGINA 26 DE 26 ANEXO 1 FORMATO REPORTE DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO (40072-F01-09)