PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL SERVICIO DE CONSERJERÍA DE LA FACULTAD DE VETERINARIA

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1 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL SERVICIO DE CONSERJERÍA DE LA FACULTAD DE Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha Fecha Fecha Firma Firma Firma Página 1 de 9

2 ÍNDICE 1.- OBJETO ALCANCE NORMATIVA DEFINICIONES DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO UNIDADES IMPLICADAS DOCUMENTOS DIAGRAMA SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO DE CAMBIOS ANEXOS... 8 Página 2 de 9

3 1.- OBJETO. El objeto de este procedimiento es definir el conjunto de actividades que se realizan en el Servicio de Conserjería de la Facultad de Veterinaria de la Uex como apoyo a la docencia de las titulaciones que se imparten en el Centro, y su gestión. Estas actividades incluyen la gestión y el mantenimiento de espacios y equipos docentes, la información y atención presencial, la vigilancia diurna de las instalaciones y el control de acceso a las mismas, la difusión de información 2.- ALCANCE. El procedimiento será de aplicación a todas las actividades citadas anteriormente. Se trata de un procedimiento mixto ya que afecta tanto interna como externamente. 3.- NORMATIVA Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre de Universidades (LOU). Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (LOMLOU). Estatutos de la Universidad de Extremadura 4.- DEFINICIONES Usuario interno: Personal docente e investigador, Personal de administración y servicios, alumnos Usuario externo: cualquier usuario que demande información relativa a la Facultad de Veterinaria. 5.- DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO 5.1 Generalidades. El servicio de Conserjería de la Facultad de Veterinaria constituye una unidad administrativa integrada por el siguiente personal: -Responsable o Coordinador del Servicio, -Auxiliares del servicio -Oficial de servicios de mantenimiento Las actividades llevadas a cabo por el personal de este Servicio cubren los siguientes objetivos OBJETIVOS DE CARÁCTER GENERAL Controlar el acceso de personas al centro. Vigilancia y cuidado de los locales interiores durante las horas de servicio diurnas. OBJETIVOS DE MANTENIMIENTO DE ESPACIOS Y EQUIPOS Control de llaves, apertura y cierre del centro. Encendido y apagado de luces, calefacción y aire acondicionado. Suministrar el material y equipamiento en las dependencias comunes. Página 3 de 9

4 OBJETIVOS DE APOYO A LA DOCENCIA Gestionar la distribución de la correspondencia, paquetería, mensajería y fax (siempre que estén perfectamente identificados). Realización de fotocopias. Gestionar las reservas de los distintos espacios del Centro. Gestionar las reservas de los equipos informáticos y audiovisuales del Centro. Gestionar las reservas procedentes del exterior del Centro para aulas, salones, salas Reponer material necesario para el buen funcionamiento de las instalaciones. OBJETIVOS EN MATERIA DE DIFUSIÓN E INFORMACIÓN Facilitar información básica presencial y telefónica. Actualizar los tablones de anuncios. Activar y actualizar la pantalla informativa de TV. OBJETIVOS EN MATERIA DE PREVENCIÓN Actuar según el Plan de Seguridad y Salud Laboral de la Universidad. El oficial de mantenimiento, además de atender por necesidades del Servicio a los objetivos citados, se encargará de la consecución de los siguientes objetivos en materia de mantenimiento: OBJETIVOS EN MATERIA DE MANTENIMIENTO GENERAL Apoyo al personal de la Unidad Técnica de Obras y del Servicio de Infraestructura de la Universidad. ELECTRICIDAD Sustitución de lámparas fundidas. Sustitución de mecanismos eléctricos, enchufes e interruptores. Aislamiento de zonas afectadas por averías. FONTANERÍA: Sustitución de grifos. Reparación de griferías, cambio de zapatillas, latiguillos y juntas cónicas. Revisión y limpieza de sifones de desagüe. Reparación de desagües, cambios de juntas cónicas. Aislamiento de zonas afectadas por averías. CARPINTERÍA DE MADERA Sustitución de manillas y pomos de paso. Cambio de pernos y engrase. Engrase y mantenimiento de muelles de cierre. Sustitución de tambor de cerradura. CARPINTERÍA METÁLICA Reparación de bancos de aulas. Puertas metálicas y de aluminio. Página 4 de 9

5 La coordinación y supervisión de todas las tareas es responsabilidad del Coordinador del Servicio, quien para ello deberá cumplir los siguientes objetivos: OBJETIVOS DE CARÁCTER GENERAL Coordinar y supervisar las funciones del personal a su cargo. Adoptar las medidas oportunas para el buen funcionamiento del servicio. Establecer turnos de trabajo, vacaciones y permisos del personal a su cargo. Colaborar en la organización de actos académicos y protocolarios. OBJETIVOS DE MANTENIMIENTO DE ESPACIOS Y EQUIPOS Elaborar y tramitar los partes de trabajo. Custodiar las llaves de los edificios y dependencias del centro. Organizar el encendido y apagado de luces, calefacción y aire acondicionado. Controlar y preveer los suministros, necesidad de reposición de material y equipamiento de los espacios comunes del centro. OBJETIVOS DE APOYO A LA DOCENCIA Coordinar las reservas de los distintos espacios del centro. Coordinar las reservas de los equipos informáticos y audiovisuales del centro. Coordinar las reservas procedentes del exterior del centro para aulas, salón de actos, sala de juntas. Adoptar las medidas oportunas para que estos espacios se encuentren en perfecto estado de uso. OBJETIVOS EN MATERIA DE DIFUSIÓN E INFORMACIÓN Facilitar información básica presencial y telefónica. Coordinar el uso y mantenimiento de los tablones de anuncios. Coordinar el uso y mantenimiento de la pantalla informativa de TV. OBJETIVOS EN MATERIA DE PREVENCIÓN Ejercer como trabajador designado en esta materia Desarrollo El equipo Directivo del Centro junto con el Responsable del Servicio serán los encargados de definir, al comienzo del curso académico, los objetivos del servicio de Conserjería en consonancia con el Convenio Colectivo PAS laboral Uex establecido por la Gerencia de la Universidad. El responsable del Servicio y Administrador/a del Centro definirán las actuaciones a realizar para lograr los objetivos del Servicio. La ejecución de las actuaciones programadas (PRSCVE_D001) (PRSCVE_D002) se llevará a cabo por el personal del servicio con la periodicidad que requiera cada una de ellas: - Diaria: apertura y cierre de las instalaciones, encendido y apagado de sistemas de calefacción o aire acondicionado, distribución de correspondencia, vigilancia, distribución de medios audiovisuales reservados, etc. - Puntual, apertura de espacios reservados para exámenes, fotocopias, reposición de material, entrega de llaves, etc Página 5 de 9

6 En el caso de actuaciones no programadas, se realizarán según demanda del usuario. Este tipo de actuaciones pueden ser relativas tanto a la solicitud por parte de usuarios internos o externos de espacios u otros recursos materiales, como a la solicitud de los usuarios internos de determinadas acciones de mantenimiento (PRSCVE_D003). 6.- UNIDADES IMPLICADAS. Unidad Puesto Descripción de tareas Equipo directivo Definición de objetivos Administrador del Centro Definición de actuaciones Personal del servicio Responsable del Servicio Definición de objetivos Definición de actuaciones Coordinación de todas las actividades Evaluación del proceso Personal del Servicio Auxiliares del Servicio Ejecución de actuaciones programadas y no programadas Personal del Servicio Oficial de servicios de Tareas de mantenimiento mantenimiento Colaboración en la ejecución de actuaciones programadas y no programadas 7.- DOCUMENTOS. - PRSCVE_D001 Documento de reserva de aulas - PRSCVE_D002 Documento de reserva de sala de juntas, salón de actos, etc - PRSCVE_D003 Parte de mantenimiento - PRSCVE_D004 Documento de seguimiento de las actuaciones realizadas. Memoria de evaluación - PRSCVE_D005. Documento de control de préstamo de llaves 8.- DIAGRAMA. Página 6 de 9

7 INICIO Definición de objetivos Equipo directivo/responsable del Servicio Marco de referencia Convenio colectivo Pas laboral Uex Definición de actuaciones prestadas por el servicio de Conserjeria Administrador/Responsable del Servicio Coordinación de la ejecucion de las prestaciones del Servicios Responsable del Servicio NO Ejecución de prestaciones programadas o no programadas Personal del Servicio Control de Reservas: -Aulas -otros espacios - material audiovisual Seguimiento y evaluación del proceso Responsable del Servicio Documento de seguimiento de actuación Control de prestamo de llaves Siguen siendo adecuadas las acciones SI FiN 9.- SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN. El Responsable del Servicio deberá realizar el seguimiento continuo de las actividades y la evaluación del procedimiento. Para ello dispondrá del documento de seguimiento de actuación en el que se recogerán las incidencias Página 7 de 9

8 en cada de las actividades realizadas, así como del registro de préstamo de llaves (PRSC_D004, PRSC_D005). Además en la evaluación del proceso se incluirán las medidas correctoras en el caso de que sea necesario. Se utilizará para esta evaluación los siguientes indicadores: Nº de incidencias en cada una de las actividades realizadas (PRSCVE_AIV ) Nª de quejas 10.- ARCHIVO Identificación del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservación Documento de reserva de Papel o informático Responsable del Servicio 6 años aulas (PRSCVE_D001) Documento de reserva de sala de juntas, salón de actos, etc (PRSCVE_D002) Papel o informático Responsable del Servicio 6 años Parte de mantenimiento Papel o informático Responsable del Servicio 6 años (PRSCVE_D003) Documento de seguimiento Papel o informático Responsable del Servicio 6 años de las actuaciones realizadas. Memoria de evaluación (PRSCVE_D004) Documento de control de Papel o informático Responsable del Servicio 6 años préstamo de llaves (PRSCVE_D005) 11.- HISTÓRICO DE CAMBIOS. EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES REALIZADAS ANEXOS - PRSCVE_AI Modelo de documento para la reserva de aulas - PRSCVE_AII Modelo de documento de reserva de sala de juntas, salón de actos, etc - PRSCVE_AIII Modelo de Parte de mantenimiento - PRSCVE_AIV Modelo de documento de seguimiento de las actuaciones realizadas Página 8 de 9

9 - PRSCVE_AV Modelo de documento de control de préstamo de llaves Página 9 de 9