Cartilla Monitoreo y Evaluación. Dirección de Planeación y Control de Gestión - Subdirección de Monitoreo y Evaluación

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1 ABRIL 2012 Cartilla 2012 Dirección de Planeación y Control de Gestión - Subdirección de Monitoreo y Evaluación Guía de Difusión Interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

2 Generalidades 2 Planeación Institucional Planeación institucional pretende el ordenamiento racional de las acciones institucionales dentro del marco de coordinación y evaluación permanentes, con el propósito de definir políticas y estrategias orientadas al logro de resultados en beneficio de la población objetivo de su quehacer misional; en este ámbito aparecen los planes, programas y proyectos. Bajo estas perspectivas la planeación institucional tendrá como criterio orientador definir y operativizar la política social a través del Plan Indicativo, Plan de Acción y Planes Operativos. 2

3 Plan Indicativo Qué es? Es una herramienta de gestión que organiza y orienta estratégicamente los procesos de la entidad, para alcanzar los objetivos institucionales para un período de cuatro años. 3 Propósitos Lograr una visión gerencial en torno a la capacidad de la institución para tomar decisiones y manejar coherentemente los recursos en beneficio de los derechos de la niñez, la adolescencia y la familia. Seguimiento Para desarrollar los objetivos, estrategias y metas propuestas en el Plan Indicativo se debe formular y monitorear el Plan de Acción. Para el cuatrenio , el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar se propuso los siguientes objetivos estratégicos: 3

4 Plan de Acción Qué es? Es una herramienta de gestión que contempla los proyectos y acciones que adelantarán los responsables de los diferentes macroprocesos y procesos de la entidad para el cumplimiento de los objetivos y metas fijadas en el plan indicativo, para un período de un año. 4 En el Plan de Acción cada uno de los responsables de los macroprocesos y procesos deberán programar de manera medible, las metas, actividades, presupuesto y responsabilidades concretos que bajo su competencia y autonomía asumen para aportar, contribuir o apoyar al logro de los resultados y objetivos del Plan Indicativo Institucional. Insumos para la formulación del Plan de Acción Plan Nacional de Desarrollo Plan Sectorial Plan Indicativo Institucional Mapa Estratégico ICBF Indicadores Estratégicos - Hojas de Vida Cada Regional deberá hacer un ejercicio de validación con sus Centros Zonales 1. Formulación Para la Alineación Estratégica se debe tener en cuenta: Los Objetivos estratégicos, estrategia, metas, indicadores, información presupuestal, tiempo programado, acciones y responsables. Pasos para la formulación del Plan de Acción 2. Monitoreo Autocorrección Para el monitoreo se tienen en cuenta 3 componentes a los cuales se les debe realizar monitoreo mensual. Indelegabilidad 4

5 Nota: Para la alineación estratégica y el componente de monitoreo del Plan de Acción se cuenta con un formato en el cual se registran todos los elementos que permiten dar cumplimiento a los objetivos estratégicos (la herramienta cuenta en cada uno de sus campos con notas explicativas y aclaratoria para su diligenciamiento). 5 La herramienta está estructurada por dos componentes: Herramienta Formulación: Compuesta por 23 campos, reune toda la programación de las metas institucionales que serán diligenciados desde la Subdirección de Evaluación. Monitoreo y análisis: Compuesta por 4 campos reune la información de seguimiento a las metas institucionales establecidas (fecha de ejecución de la actividad, compromiso presupuestal, pagos realizados y análisis) que serán diligenciados mensualmente por los responsables del proceso y regionales. Nota: En Intranet / Seguimiento a programas planes y servicios / Planes de Acción, se encuentra publicado el instructivo paso a paso del Plan de Acción de la vigencia. Pasos para la aprobación del Plan de Acción Validación de las metas e indicadores, actividades y presupuesto formulados. Aprobación por parte de la Dirección de Planeación y Control de Gestión de los planes de acción. Remisión del Plan de Acción aprobado a los diferentes responsables de los macroprocesos y procesos. Responsable El dueño del macroproceso o proceso para cada una de las metas establecidas y el responsable del monitoreo, es la Subdirección de Evaluación. Notas: - El Plan de Acción solo podrá modificarse cuando se adicionen o reduzcan las metas sociales y financieras. - Los dueños de los procesos interesados en realizar algún cambio al Plan de Acción, deberán tramitar la solicitud correspondiente ante la Dirección de Planeación y Control de Gestión, a través de una comunicación escrita, sustentando técnicamente el por qué de la modificación. La única persona que podrá autorizar la modificación al Plan de Acción será el Director de Planeación y la dependencia que ejecutará la modificación, será la Subdirección de Evaluación. 5

6 Los indicadores deben posibilitar la medición del año en curso. Los procesos que no tienen proyectos o metas en el Plan Indicativo, deben alinear sus acciones en el tablero de control. 6 Aspectos para tener en cuenta Definir acciones concretas y medibles que den cuenta de los resultados y del cumplimiento de los compromisos establecidos. Clasificar las metas de cumplimiento Regional y de la Dirección Nacional. El Plan de Acción debe contar con un monitoreo mensual por parte de los responsables, con el fin de determinar el estado de avance y reportes cuantitativos y cualitativos (análisis). El monitoreo al Plan de Acción debe garantizar la emisión de alarmas tempranas que permitan corregir sus desviaciones. 6

7 Plan Operativo Qué es? El Plan Operativo es un instrumento de apoyo, control y monitoreo, y su formulación se convierte en un ejercicio propio, responsable por parte de cada una de las áreas (No se debe reportar a la Subdirección de Evaluación). 7 Propósito El Plan Operativo tiene como propósito facilitar en cada uno de los niveles del ICBF, la organización, desarrollo y seguimiento de las actividades para el cumplimiento de metas en la vigencia. Promover la participación de los responsables en el desarrollo de las actividades especificas para alcanzar las metas. Recomendaciones para formular y monitorear los Planes Operativos Reflejar los productos que justifiquen los resultados que espera alcanzar. Cada dependencia o Regional se encargará de monitorear el cumplimiento del Plan Operativo en su totalidad. Por su parte la Subdirección de verificará mensualmente el resultado ejecutado contra el programado. Sólo se reporta el resultado a través de un indicador establecido en el tablero de control Elementos de Plan Operativo 1. Formulación Para la formulación se debe tener en cuenta: Producto, metas funcionales 2012, actividades (máximo 5). 2. Monitoreo Para el monitoreo se tiene en cuenta el cumplimiento del producto y las actividades propuestas. Notas: -Para la alineación estratégica y el componente de monitoreo del Plan Operativo se cuenta con un formato en el cual se registran todas las actividades que permiten dar cumplimiento a las metas fucionales que cada dependencia se traza para la vigencia (la herramienta cuenta en cada uno de sus campos con notas explicativas y aclaratoria para su diligenciamiento). 7

8 De las cinco actividades propuestas en el Plan Operativo, la última debe dar cuenta del producto señalado para el cumplimiento de la meta. 8 Aspectos para tener en cuenta Todos los productos tienen el mismo peso porcentual al igual que las actividades. La formulación es responsabilidad de cada área o dependencia y se debe reportar mensualmente a la Subdirección de Evaluación el resultado ejecutado del Plan Operativo. El Plan Operativo solo podrá modificarse cuando se adicionen o reduzcan las metas sociales y financieras. 8

9 Tablero de Control Es una herramienta que permite medir el desarrollo de la gestión de una organización. En el caso del ICBF, la estrategia se traduce en los macroprocesos y procesos organizacionales derivados de su misión Institucional. Qué es? El tablero de control sirve de insumo para el seguimiento a los indicadores de planes de acción, objetivos SiGE, Acuerdos de gestión y en general para mostrar el avance y alarmas frente a la Gestión del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Formulación Se realizan mesas técnicas con cada dueño y profesionales demacro- proceso y en consenso se definen los indicadores que se medirán durante la vigencia o cuatrienio dependiendo del nivel del indicador. Una vez definidos los indicadores se realizan los metadatos u hojas de vida de los indicadores que se aprueban a través de la firma del dueño del Macroproceso o Proceso y por el director de planeación, posteriormente esta información se publica en Intranet: Intranet / Subdirección de monitoreo y evaluación / tablero de control En general el tablero de control esta constituido por 173 indicadores de los cuales: 49 Indicadores estratégicos: que miden el cumplimiento al mapa estratégico y plan indicativo de la entidad. Elementos del Tablero de Control 124 Indicadores Funcionales: que complementan la medición de la gestión de cada macroproceso y proceso d la entidad. De los 173 indicadores tenemos: Por Ámbito de Medición Gestión /proceso (84) Impacto / efecto (9) Resultado / producto (80) 9

10 Por Dimensión de Evaluación Calidad (2) Economía (5) Efectividad (11) Eficacia (132) Eficiencia (23) 10 Monitoreo 1 2 Hasta el 1O de cada mes cada regional debe reportar los insumos necesarios a las diferentes áreas del nivel nacional para la extracción de la información (Metas sociales y financieras, valijas, etc) Hasta el 15 de cada mes cada área del nivel nacional debe cargar indicadores en el SPR una vez validados y verificados, para que las regionales dispongan de la información. Cronograma 3 4 Desde el 16 hasta el 22 de cada mes cada regional analizará sus indicadores. Desde el 25 de cada mes la subdirección de evaluación publicara en intranet un reporte por cada indicador con el estado actual de acuerdo a su periodicidad. Para monitorear cada indicador se realiza inicialmente una hoja de vida, donde se define un rango de evaluación y se le asigna una puntuación de acuerdo su resultado. Óptimo OP: Otorgará 4 puntos Adecuado Puntos AD: Otorga 3 puntos En Riesgo ER: Otorgará 2 puntos para la evaluación Crítico CR: Otorgará 1 punto para la evaluación 10

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