Finalmente, se presentan las conclusiones del trabajo realizado, las referencias bibliográficas y los anexos.

Transcripción

1 INTRODUCCIÓN La comunicación es un elemento de suma importancia en todo tipo de organización al facilitar y agilizar el flujo de mensajes entre sus miembros. Cuando hay una buena comunicación entre los integrantes de una empresa, ésta se vuelve más competitiva y tiene mayores oportunidades de crecimiento y éxito. Las organizaciones se crean para el logro de objetivos comunes y la comunicación es fundamental para que los individuos interactúen en conjunto y, así, logren los propósitos personales e institucionales. De esta forma, la comunicación constituye una herramienta de trabajo indispensable para que los miembros de la organización entiendan su tarea y logren, junto con la organización, los objetivos planteados (Goldhaber, 1977:23-31). En toda organización, la comunicación interna es uno de los procesos más importantes, ya que es una de las formas de potenciar las relaciones personales y laborales al interior y, de esta manera, dar respuestas satisfactorias al exterior. Si no existe una estrategia de comunicación interna previamente establecida que tenga como objetivo satisfacer las necesidades de comunicación de los empleados, se creará un ambiente de incertidumbre, rumores, desorientación y falta de motivación. Gracias a la comunicación se puede generar un clima laboral más adecuado, lo cual se verá reflejado en un mejor desarrollo de la empresa al favorecer el compromiso y la motivación laboral, la cultura organizacional y el sentido de pertenencia a la misma. Por el contrario, la falta de estrategias claras de comunicación puede generar lentitud en los procesos, retrasar las respuestas, y producir insatisfacción. Por ello, es importante que el talento humano encuentre correspondencia con las 5

2 tareas y el papel que cum6plen dentro de la organización, pero esto solo es posible si cada uno de ellos está informado, si conocen la estructura interna comunicacional de la organización, la misión, visión, filosofía, estrategia, necesidades y objetivos y, se sienten identificados con ellas, para así contribuir con su esfuerzo personal en el logro de esos objetivos. El objetivo del presente trabajo es realizar un diagnóstico de la comunicación interna de los integrantes de la Unidad de Enlace de Comunicación Social de la Secretaría de Educación y Cultura (SEC) y, con base en este estudio, diseñar una propuesta de mejora, basado en las necesidades y estructura organizacional de la empresa, apoyada en la implementación de medios de comunicación, que les permitan a cada uno de los trabajadores conocer y desarrollar en forma efectiva sus diversas tareas. En el Capítulo I se describe la información de la Secretaría de Educación y Cultura del Estado de Sonora y, particularmente, de la Unidad de Enlace de Comunicación Social, como antecedentes, misión, visión, organigramas, manuales de organización, entre otros aspectos. En el capítulo II, se exponen conceptos básicos sobre los cuales se debe crear un plan de comunicación interna; la comunicación, las funciones, la comunicación organizacional, los flujos de comunicación en las empresas, la comunicación interna, los tipos, los recursos de comunicación interna y sus características, la cultura organizacional, el clima y el ambiente laboral y otros conceptos que, de forma directa o indirecta, inciden en el resultado de una acertada estrategia de comunicación interna. En el capítulo III, se presenta el diagnóstico general de la comunicación interna en la Unidad de Enlace de Comunicación Social de la SEC basado en las herramientas de recolección de información conducente al análisis de la organización, metodología, clasificación del personal, estilo de organización, 6

3 sistemas de información y realidad comunicacional dentro del área de estudio. A partir de este diagnóstico, se logra conocer las necesidades reales de la dependencia respecto a la comunicación. Posteriormente, en el Capítulo IV, se exponen las propuestas sobre las estrategias para el fortalecimiento de la comunicación interna en la Unidad de Enlace de Comunicación Social así como las recomendaciones generales. Finalmente, se presentan las conclusiones del trabajo realizado, las referencias bibliográficas y los anexos. 7

4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. A. Justificación. En la actualidad, la comunicación juega un papel muy dinámico en la sociedad, ya que en todo momento se necesita que la información esté fluyendo y llegue más rápidamente a quienes está destinada. Dentro de este proceso dinámico de comunicación, la tecnología como Internet, Intranet, comunicación satelital, telefonía, representan importantes soportes para la comunicación. Gran cantidad de experiencias comprobadas en diferentes empresas demuestran las ventajas de los canales de comunicación efectivos, pues éstos contribuyen en la minimización de conflictos o interpretaciones erradas, o sentimientos de frustración por parte de los empleados y de las personas externas de la empresa. En este contexto, es necesario crear nuevos canales de comunicación de forma organizada y coherente para que la información se mueva hacia arriba, hacia abajo y lateralmente dentro de la estructura organizativa de la empresa. Como proceso de información tanto verbal como no verbal, la comunicación es parte fundamental de las actividades humanas. Es necesaria en cualquier ámbito donde se encuentren interactuando las personas, ya que el tener la información precisa, en el momento oportuno puede ayudar a que exista un mejor desarrollo de las actividades humanas. Al hablar de las organizaciones podemos pensar en unidades sociales, compuestas de dos o más personas que interactúan entre sí y que necesitan de la comunicación para poderse relacionar. Es por eso que la comunicación dentro de las organizaciones, incluye mucho más que mensajes verbales y no verbales, es hablar de relaciones humanas, de interacción, de convivencia. 8

5 Dentro de las organizaciones, la comunicación interna no ha tomado la fuerza que necesita; si se le diera mayor importancia, se podrían mejorar los aspectos de satisfacción, clima de trabajo, motivación, y con esto, se mejoraría la cultura organizacional. El estar bien informados constituye una fuente de energía importante para la organización, para poder tomar decisiones respecto a los aspectos importantes, relacionados con su entorno. Las empresas en la actualidad, se han preocupado por desarrollarse en ambientes competitivos y, para ello, se requiere que cada vez tengan una mejor comunicación, pero es importante que esta comunicación se comience a dar desde el interior de la misma empresa. Esta preocupación por mejorar los estándares de comunicación también es tomada en consideración por las empresas de los sectores tanto industrial como de servicios, con el objetivo de lograr mejoras dentro de su misma organización, para así verse reflejadas en el servicio que le brindan al cliente. Las empresas, pueden lograr un alto desempeño organizacional gracias a un buen sistema de comunicación interna, en donde se pueden dar a conocer las funciones vitales para la organización como: difusión de metas, organización de los recursos humanos, dirección, motivación, políticas y control del desempeño. El significado de la comunicación interna es muy importante, ya que, aunque las empresas cuenten con la mejor estructura organizacional o un desarrollado sistema de trabajo, si no se tiene un adecuado sistema de información, para todos los niveles, no se podrán obtener los resultados deseados, con esto se percibe que el desarrollo de un empleado dentro de la organización va a verse condicionado por la correcta información que reciba. El programa de comunicación interna se constituye como una herramienta para la mejora del rendimiento porque supone integrar en la organización, elementos innovadores que sitúan a ésta en una clara posición de ventaja competitiva y 9

6 colocan al empleado en una situación de estar abierto a la recepción de información para lograr su mejor desarrollo. Con esto no se trata de dar a entender que, una vez teniendo una comunicación con cada uno de los empleados, se van a lograr las metas de efectividad en el desempeño. Es predecible que la comunicación dentro de una organización no siempre va a ser del todo efectiva, ya que es desarrollada por personas de las cuales, por su naturaleza humana, pueden surgir problemas que impidan el adecuado flujo comunicativo, para lograr los objetivos planteados. Como consecuencia de lo anterior, es importante encontrar una herramienta que ayude a diagnosticar la comunicación interna dentro de la organización, y analizar esta información para implementar mejoras en la empresa. Es por eso que el presente trabajo pretende aplicar una herramienta, que permita medir el estado de comunicación interna dentro de la Unidad de Enlace de Comunicación Social de la SEC, realizar un diagnóstico situacional y, en base a él, diseñar una propuesta de mejora, dirigido específicamente al personal que labora en dicha dependencia. Con ello, esta investigación podrá aportar al campo de la comunicación organizacional una nueva propuesta para el desarrollo y la práctica profesional del comunicólogo; logrando así, un mejor desempeño de su labor dentro de una institución educativa. 10

7 B. Objetivos: Objetivo general: Realizar un diagnóstico de comunicación interna en la Unidad de Enlace de Comunicación Social de la Secretaría de Educación y Cultura del Estado de Sonora y, con base en los resultados, plantear una propuesta de mejora para el desarrollo más eficaz de dicha dependencia. Objetivos específicos: Describir el contexto del área de la Unidad de enlace de Comunicación Social de la SEC. Determinar, a través de un diagnóstico institucional, la comunicación interna actual de la Unidad de Enlace de Comunicación Social de la SEC. Conocer los tipos de información que existen actualmente en la dependencia. Conocer el estado de los actuales medios de comunicación empleados. Conocer las características de la comunicación. Diseñar una propuesta de mejora para una comunicación interna óptima y eficaz que coadyuve en un mejor desarrollo del área de Comunicación Social de la SEC. C. Alcances y limitaciones. Alcances: Se mostrará cómo es la comunicación interna entre los integrantes del área de Comunicación Social de la SEC. Se va a trabajar en una dependencia del sector público. El desarrollo de la herramienta se aplicará a los directivos y empleados del área de estudio. 11

8 Limitaciones: La investigación será exclusivamente en la Unidad de Enlace de Comunicación Social de la SEC. El análisis se hará a los empleados que desempeñen funciones específicas en la dependencia. D. Preguntas de investigación. Cómo se genera la comunicación interna en la Unidad de Enlace de comunicación Social de la SEC, según los directivos y personal operativo? Qué estrategias y medios de comunicación interna utilizan en esta dependencia para desarrollar la comunicación organizacional? 12

9 E. Metodología. Para el presente trabajo, ha sido necesario establecer un diagnóstico acerca de las necesidades y el desempeño de la comunicación interna que se desarrolla en la Unidad de Enlace de Comunicación Social de la Secretaría de Educación y Cultura en el Estado de Sonora. Para ello, se precisó abordar metodológicamente el talento humano de la organización, es decir, como objeto de estudio en forma sistemática y ordenada, con la aplicación de instrumentos de análisis confiables y válidos. La metodología empleada fue de carácter descriptivo, con un enfoque cualitativo y cuantitativo en virtud de las estrategias de observación, aplicación de una entrevista y una encuesta. La investigación se enmarca en la descripción e interpretación de datos sobre el proceso de comunicación a nivel interno de la Unidad de Enlace de Comunicación Social de la SEC, su cultura organizacional, su clima organizacional y, por último, su ambiente laboral. El trabajo de investigación estuvo orientado por un proceso de observación de la realidad de esta dependencia con el fin visualizar y acercarse en forma directa a la dinámica cotidiana del trabajo y relaciones interpersonales, sus características, el perfil comunicacional de sus empleados y su funcionamiento en general. De este modo se identificaron los problemas en el aspecto comunicacional de esta organización, que buscan ser resueltos a través de una propuesta de mejora. El proceso de recolección de información tuvo como base tres estrategias de investigación para la aplicación de técnicas e instrumentos. 13

10 La primera, consistió en la observación directa de la empresa a nivel interno, lo cual implicó una revisión sistemática de las características, comportamientos, cultura y clima organizacional, análisis de información del área de Comunicación Social (misión, visión, organigrama). La segunda y tercera estrategia, permitieron la aplicación de dos herramientas: la entrevista y la encuesta. La primera permitió establecer un pre diagnóstico general y la segunda, un diagnóstico más completo. Estas herramientas se aplicaron a todo el personal de la dependencia: director, subdirector, secretarias, etc. Resumiendo, la investigación se desarrolló en cuatro fases: 1ª. Proceso de observación directa y análisis de documentos sobre la Unidad de Enlace de Comunicación Social de la SEC. El punto de partida en el diseño de estrategias comunicativas de carácter organizacional lo constituye el conocimiento que el consultor, asesor o investigador tenga sobre la organización, en este sentido uno de los elementos fundamentales del proceso investigativo Plan de mejora para la Comunicación Interna de la Unidad de Enlace de Comunicación Social de la SEC., fue justamente conocer la estructura de la organización, sus valores corporativos, sus objetivos, sus políticas y estrategias y, en general, la dinámica de la empresa. 2ª. Construcción del pre diagnóstico organizacional. El pre diagnóstico es una fase de la investigación realizada a través del proceso de observación, análisis del material y registro documental de carácter interno sobre la dependencia en cuestión. Esta fase cumplió el propósito de caracterizar previamente la realidad comunicacional actual de la organización, se constituyó en una fase casual e informal, permitiendo así una aproximación a la estructura interna del área de comunicación objeto del estudio. 14

11 En el desarrollo metodológico del pre diagnóstico se priorizaron la observación directa de los procesos internos de comunicación en la dependencia y las pláticas informales con los empleados. 3ª. Diagnóstico Organizacional. Para el diagnóstico general se diseñaron una entrevista y una encuesta, las cuales arrojaron datos sobre las fallas en los flujos de información, relacionadas con carencia de medios, mal manejo de los mismos o en la falta de respuesta de los destinatarios. 4ª. Formulación de la propuesta Plan de mejora en la comunicación interna para la Unidad de Enlace de Comunicación Social de la SEC Es importante mencionar que el desarrollo de la presente investigación estuvo guiado por seis variables, como aspectos definitorios del estado de la comunicación: interna de la Unidad de Enlace y Comunicación Social de la SEC. Comunicación. Cultura organizacional. Clima organizacional. Ambiente laboral. Satisfacción. Liderazgo. 15