Manual de Procedimiento de la Oficina de Libre Acceso a la Información Pública

Transcripción

1 Manual de Procedimiento de la Oficina de Libre Acceso a la Información Pública Edición No.1 Año 2013

2 Tabla de contenido Introducción... 2 Descripción de los Procedimientos... 3 Atención de Solicitud de Acceso a la Información Pública... 3 Tramitación de Solicitud de Información Pública... 5 Rechazo de la Gestión de Acceso a la Información Pública... 7 Invitación a la Presentación de Opiniones en Proyectos de Reglamentación o Norma Propuesta... 8 Anexos. 17 1

3 Introducción Comprometido en dar cumplimiento al Decreto Numero de la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública y su reglamento, el cual señala que uno de los elementos para estructural la Oficina de Acceso a la Información es el manual de Procedimiento, el Consejo Nacional de Estancias Infantiles (CONDEI) da lugar a la elaboración de este documento específicamente para la Oficina de Libre Acceso a la Información. De igual modo, se presentan cada uno de los procedimientos, así como su propósito, alcance, operaciones, responsables y referencias, como son: La atención de solicitud de Acceso a la Información Tramitación de la solicitud de la información Rechazo de la información solicitad Invitación a la presentación de opiniones en proyecto de reglamentación o norma propuesta. El propósito de este manual, es agilizar el proceso de Acceso a la Información Pública de forma sencilla y accesible a los ciudadanos sobre los trámites y procedimientos que éstos deben agotar para solicitar las informaciones que requieren, tal y como lo específica el artículo 7, párrafo IV que establece la obligación de cada órgano o entidad. 2

4 Descripción de los Procedimientos Atención de Solicitud de Acceso a la Información Pública TITULO: Atención a la Solicitud de Acceso a la Información Pública CODIGO: OAI-CNI-01 Propósito: Realizar el proceso Atención de Solicitud de Acceso a la Información Pública en forma eficiente, a los fines de evitar errores o inconformidades que dificulten el desarrollo de éste. Organizar la forma de atender la consulta de información que formule cualquier persona al Consejo Nacional de Estancias Infantiles (CONDEI) y la manera de diligenciar la misma a través de los documentos correspondientes. Alcance: Este proceso comprende desde el recibo de la solicitud de información presentada por un ciudadano en la Oficina de Acceso a la Información Pública (OAI) hasta el suministro de la información requerida. Descripción: A- El encargado de la OAI Atiende al ciudadano que consulta o solicita el formulario de Acceso a la Información (FORM-OAI-CNI-01) y explica que debe completar todas las informaciones requeridas en el formulario de Acceso a la Información (FORM-OAI-CNI-01). 3

5 A.1 Ha sido realizada la solicitud de información vía Internet? Sí: Envía el formato disponible a la dirección electrónica indicada en dicha solicitud para que sea completado y requiere una confirmación por Internet de la recepción del mismo por parte del interesado, de lo contrario Continúa en actividad No. 2 B- El encargado de la OAI Recibe la solicitud de información formalizada a través del formulario, ya sea físicamente o vía Internet, revisa que tenga todos los datos completados correctamente y da acuse de recibo de la solicitud y luego le da seguimiento a la misma por la vía recibida. Operaciones: C- El encargado de OAI ofrece Informa al ciudadano sobre los trámites y los procedimientos a seguir e indica que la ley establece un periodo de 15 días hábiles para satisfacer la solicitud de información. C.1. Si se trata de información disponible al público, le explica la fuente, el lugar y la forma en que puede tener acceso a dicha información, anota estos datos en la solicitud y la archiva en la carpeta de Solicitudes Atendidas. C.2. Si la información está en una página del portal de Internet, le entrega volante, FORM-05, con la dirección en que puede acceder a ese medio para obtener la información solicitada, anota estos datos en la solicitud y la archiva en la carpeta de Solicitudes Atendidas. C.3. Si se trata de una queja o reclamo sobre la prestación del servicio, le indica la persona con la autoridad jerárquica superior de la Institución a la que puede recurrir. D- El en cargado de OAI clasificación de información solicitada Verifica el tipo de información solicitada y la fuente que debe ser consultada. Es una información disponible al público? 4

6 E- Explica al ciudadano que en caso de denegarse o no ser aprobada la solicitud de información se les comunicarán por escrito las razones legales de la denegación. F- Registra en el sistema la solicitud de la información y anota en el formulario el número asignado en secuencia por el Sistema. G- Al final del día el encargado de la OAI Revisa y valida la entrada de solicitudes de información, de acuerdo a lo establecido por la Ley. Referencias: Ley General No de Libre Acceso a la Información Pública Formulario FORM-OAI-CNI-01 Solicitud de Información Pública Tramitación de Solicitud de Información Pública TITULO: Tramitación de solicitud de Información Pública CODIGO: OAI-CNI-02 Propósito: Sistematizar el acceso de la solicitud de información del requirente a la entidad o funcionario responsable de la información Alcance: Este proceso comprende desde la realización de las gestiones necesarias para localizar los documentos en los que conste la información solicitada hasta la producción y entrega de la información por el funcionario responsable de la información. 5

7 Descripción: A- El encargado de la OAI Recibe las solicitudes registradas en el sistema, revisa los resúmenes de las solicitudes, Determina si las informaciones requeridas están disponibles en el archivo de la OAI, página Web de la institución, archivos de la institución o en publicaciones y hace las anotaciones debidas en el sistema. A.I. Están las informaciones disponibles en la página de Internet? Si es positivo, Atiende de inmediato la solicitud y prepara el volante con las indicaciones para localizarla y comunicarlas al ciudadano y continúa con el procedimiento. B- El encargado de la OAI Recopila las informaciones que estén disponibles en el archivo de la OAI para entregarlas al interesado en el plazo que establece la Ley, emite documento de entrega (FORM OAI-CNI-03) de la misma firmada por el incúmbete. B.1.Revisa si la información está disponible para entrega y pertenece a la Entidad, en caso contrario, Remite la solicitud de información al órgano, entidad o funcionario responsable de la información, indicándole la fecha límite de entrega de la misma. B.2.Si el funcionario requiere más tiempo para reunir la información solicita, se le comunica por escrito antes del vencimiento del plazo de 15 días en el formulario Prórroga Excepcional para Entrega de Información Solicitada FORM OAI-CNI-02 B.3.Si existe alguna limitación o excepción a la obligación de informar del Estado sobre la información solicitada, se acoge al procedimiento Rechazo de la Gestión de Acceso a la Información Pública llenar FORM OAI-CNI-04. C- El encargado de la OAI da seguimiento para asegurar que el funcionario cumpla con lo establecido en la entrega de la información dentro del plazo establecido. D- Entrega el formulario con la información y obtiene copia de la cédula firmada o cualquiera otra previsión técnica, de parte del solicitante o su representante. 6

8 E- Archiva expediente de solicitud con los documentos anexos en la carpeta Solicitudes Tramitadas. Referencias: Ley General No de Libre Acceso a la Información Pública Formulario FORM OAI-CNI-01Solicitud de Información Pública Volante con dirección y menú de la página de Internet Formulario Prorroga Excepcional para entregar de Información Pública Entrega de Solicitud de Información Solicitada FORM OAI-CNI-04 Rechazo de la Gestión de Acceso a la Información Pública TITULO: Rechazo a la Gestión de Acceso a la Información Pública CODIGO: OAI-CNI-04 Propósito: Describir el procedimiento a seguir para las denegaciones de informaciones y clasificar las mismas como reservadas, inexistentes o cuando estén incluidas dentro de las excepciones previstas en la Ley. Alcance: Comprende desde la revisión de la solicitud de información hasta la comunicación del rechazo con las causales establecidas en la Ley. Descripción: A- El encargado de la OAI revisa las solicitudes presentadas en la OAI que están en tramitación. B- Si el encargado de la OAI determina que la oficina no es competente para entregar la información o no es de su competencia, envía la solicitud dentro de los tres días laborables de recibida al organismo o entidad competente. 7

9 C- Si es una solicitud de cese de reserva legal de información o datos, el encargado de la OAI envía la solicitud de la información a las autoridades responsables para el estudio de la clasificación. D- Si el solicitante no corrige un error en su solicitud, después de habérsele orientado y comunicado se rechaza dicha solicitud al décimo día hábil. E- El funcionario responsable elabora comunicación de rechazo utilizando el formulario FORM-OAI-CNI-04. F- E l funcionario responsable Explica al solicitante las razones previstas en la Ley que apliquen como excepciones al Libre Acceso de la Información en el plazo de cinco días hábiles y obtiene una copia de la cédula firmada como prueba de entrega de la información. G- El encargado de la OAI registra en el sistema el fin del trámite de la solicitud. H- E l encargado de la OAI Archiva expediente de solicitud rechazada en la carpeta correspondiente. Referencias: Ley General No de Libre Acceso a la Información Pública Formulario FORM OAI-CNI-01 Solicitud de Información Pública Formulario FORM OAI-CNI-04 Rechazo de Solicitud de Acceso a la Información Pública Invitación a la Presentación de Opiniones en Proyectos de Reglamentación o Norma Propuesta TITULO: Invitación a la presentación de opiniones en proyectos de reglamentación o norma propuesta. CODIGO: OAI-CNI-05 8

10 Propósito: Trazar las directrices para realizar el proceso Invitación a la Presentación de Opiniones en Proyecto de Reglamentación o Norma Propuesta donde estén a la disposición de la ciudadanía los proyectos de regulaciones relacionados con requisitos o formalidades que rigen las relaciones entre particulares y la administración o el ejercicio de derechos y actividades. Alcance: Comprende desde la publicación en medio impreso y en el portal de internet de la autoridad convocante del aviso de invitación, hasta las modificaciones incorporadas al texto definitivo. Descripción: A- Recibe la publicación del aviso en un medio impreso de la Autoridad Convocante de la Institución, en el cual se invita a efectuar observaciones y comentarios respecto al proyecto de decisión. Es un procedimiento abreviado? A.1 Sí: El encargado de la OAI Publica el procedimiento de inmediato en el Internet indicando que las observaciones se presentarán en un plazo perentorio. Continúa en la actividad C. A.2. No: Continúa en la siguiente actividad. B- El encargado de la OAI coloca la invitación publicada en el medio impreso en el portal de Internet de la Institución, así como el texto completo de la decisión que se impulsa. C- El encargado de la OAI Habilita una casilla de correo electrónico ad hoc y una dirección postal para recibir las opiniones. D- El encargado de la OAI recibe a las personas interesadas y le entrega el formulario FORM-OAI-CNI-06 Opiniones en Proyecto de Regulaciones. 9

11 E- El encargado de la OAI prepara el expediente con los comentarios recibidos y dejando constancia de las opiniones principales recibidas haciendo especial referencia a los aportes que pueden ser considerados para ser incorporados al proyecto definitivo. F- El encargado presenta el expediente a su superior para fines de preparar el proyecto definitivo y procede a la publicación en Internet del proyecto definitivo aprobado. Referencias: Ley General No de Libre Acceso a la Información Pública Formulario FORM OAI-CNI-01 Solicitud de Información Pública Formulario FORM OAI-CNI-05 Opiniones en Proyecto de Regulaciones 10

12 Anexos 11

13 SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA FORM-OAI-CNI Entregue personalmente la solicitud de información 2. Presente un poder legal cuando actué en nombre y representación de otra persona física o jurídica. 3. Pida el acose de recibo de su solicitud de Información. 4. El acceso público a la información es gratuito en tanto no se requiera la reproducción de la Información. FECHA: REF.: No. DE SOLICITUD: NOMBRE DEL SOLICITANTE: CEDULA O PASAPORTE No.: NOMBRE DE LA PERSONA FISICA O JURIDICA (anexar poder otorgado para hacer la solicitud de información): DIRECCIÓN: TELÉFONOS:, FAX CORREO ELECTRÓNICO: INFORMACIONES O DATOS REQUERIDOS: (Especifique si son fotografías, grabaciones, soportes magnéticos, o Digitales): MOTIVACIÓN DE LA SOLICITUD: AUTORIDAD PÚBLICA QUE POSEE LA INFORMACIÓN: LUGAR PARA RECIBIR LA INFORMACIÓN: MEDIO PARA RECIBIR LA INFORMACIÓN: 1-PERSONAL: 2- TELEFONO: 3-CORREO ELECTRONICO: 4-FAX: ESPACIO RESERVADO A LA OAI: FIRMA DEL SOLICITANTE SOLICITUD REMITIDA A LA SIGUIENTE INSTITUCION COMPETENTE: 12

14 FECHA: FECHA: PRORROGA EXCEPCIONAL PARA ENTREGA DE INFORMACIÓN FORM-OAI-CNI-02 REF.: NO. DE SOLICITUD: NOMBRE DEL SOLICITANTE: CEDULA O PASAPORTE No.: DIRECCIÓN: TELEFONO: FAX: CORREO ELECTRONICO: INFORMACION DE DATOS REQUERIDOS: (Especifique si son fotografías, grabaciones, soportes magnéticos, o digitales): De acuerdo a la Ley General no de libre acceso a la información pública, artículo 8 y 9, cumplimos informales de que requerimos días adicionales para reunir la información solicitada por las siguientes razones: LA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN SERÁ EN LA SIEGIENTE FECHA: FIRMA DEL FUNCIONARIO CARGO 13

15 CONSTANCIA DE ENTREGA DE INFORMACIÓN FORM-OAI-CNI-03 INSTRUCCIONES: Agregar copia de la cedula firma del que recibe la información en la entregas personales. REF.: NO. DE SOLICITUD: Fecha: NOMBRE DEL SOLICITANTE: CEDULA O PASAPORTE No.: DIRECCIÓN: NUNERO DE TELEFONO: FAX: NUMERO DE CORREO ELECTRONICO: INFORMACION DE DATOS REQUERIDOS: (Especifique si son fotografías, grabaciones, soportes magnéticos, o digitales): DE ACUERDO A LA LEY GENERLA NO DEL LIBRE ACCESO LA INFORMACION PUBLICA, ARTICULO 12 Y 13, HACEMOS CONSTAR LO SIGUIENTE: LE HA SIDO ENTREGADA LA INFORMACION SOLICITADA POR MEDIO DE: FIRMA CONFORME DEL SOLICITANTE FIRMA DEL FUNCIONARIO 14

16 RECHAZO DESOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA FORM-OAI-CNI-04 FECHA: REF.: NO. DE SOLICITUD: NOMBRE DEL SOLICITANTE: CEDULA O PASAPORTE No.: DIRECCIÓN: TELEFONO: FAX: CORREO ELECTRONICO: INFORMACIÓN DE DATOS REQUERIDOS: (Especifique si son fotografías, grabaciones, soportes magnéticos, o digitales): De acuerdo a la Ley General NO de libre acceso a la información pública, Articulo 7, III, 17, 18, 19, 20, 21, cumplimos con informarles que la solicitud marcada en la referencia ha sido rechazada por las siguientes rezones previstas en la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública: FIRMA DE LA MAXIMA AUTORIDAD EJECUTORA 15

17 OPINIÓNES EN PROYECTOS DE REGLAMENTACION O NOMAS PROPUESTAS FORM-OAI-CNI-00-5 INSTITUCIÓN FECHA AUTORIDAD CONVOCANTE PROYECTIO DE NORMA NOMBRE DEL CONTACTO CÉDULA O PASAPORTE No. DIRECCIÓN TELÉFONO FAX CORREO ELECTRÓNICO RESUMEN DEL CONTENIDO DE LA SEGERENCIA, APORTE U OPINIÓN (DOCUMENTOS ADJUNTOS) NOMBRE, DOMICILO Y CODIGO POSTAL DE LA PERSONA FISICA O JURIDICA (Anexar poder otorgado para presentar sugerencias u opinión) FIRMA DEL REPRESENTANTE FECHA 16