PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR ACCIONES CORRECTIVAS PROCESO SISTEMA DE GESTION INDICE. Página 1. Objetivos Alcance 2. 3.

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1 INDICE Página 1. Objetivos 2 2. Alcance 2 3. Responsables 2 4. Descripción del Procedimiento 3 5. Referencias 5 6. Definiciones 5 7. Anexos 5 8. Registros 5 Elaborado: Revisado: Aprobado: Coordinador SGC Jefe del Sistema de Gestión Firma: Firma: Firma: Jefe del Sistema de Gestión Johanna Allauca F Jacqueline Cuadrado Jacqueline Cuadrado Fecha: Fecha: Revisión: 05 Pág. 1 / 5

2 1. OBJETIVO: Establecer y mantener una metodología para el desarrollo, aplicación y verificación de la efectividad de acciones correctivas en los Sistemas de Gestión de GRUPASA. 2. ALCANCE: Aplica a todas las acciones correctivas que se generen por desviaciones o incumplimientos, resultantes de mediciones, monitoreos, auditorias, u otros análisis críticos en los sistemas de gestión. 3. RESPONSABLES: El Coordinador SGC es responsable de elaborar este procedimiento. El Jefe del Sistema de Gestión es responsable de revisar y aprobar este procedimiento. Todo el personal del Grupo tiene la responsabilidad de cumplir las disposiciones establecidas en este procedimiento. Revisión: 05 Pág. 2 / 5

3 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 Diagrama de Flujo. A EQUIPO DE AUDITORES Y RESPONSABLES DE AREA B EJECUTOR DE LA ACCION CORRECTIVA INICIO B1 1.- Identificar claramente la no conformidad o incumplimiento de los requisitos establecidos. 4.- Implantar las acciones correctivas definidas y registrar los resultados de las acciones tomadas 2.- Analizar la causa u origen que provocó la no conformidad, asegurandose de que sea la verdadera causa del problema A1 3.- Evaluar la necesidad y alternativas de acciones correctivas que aseguren que la no conformidad no se volverá a presentar y decir que acción tomar B1 A1 5.- Realizar seguimiento de las actividades y verificación de las acciones propuestas dentro de los plazos comprometidos 6.- Revisar o verificar la efectividad de las acciones tomadas 7.- Registrar la revisión de la efectividad de las acciones correctivas y cierre de la no conformidad 8.- Si las acciones no eliminan la causa de la no conformidad volver arealizar el análisis de la causa y encontrar soluciones definitivas al problema FIN Revisión: 05 Pág. 3 / 5

4 4.2 Descripción de actividades Equipo de Auditores y Responsables de Área 1.- Identifica claramente la no conformidad o incumplimiento de los requisitos, regulaciones, normas y estándares establecidos. Se pueden tomar acciones correctivas a partir de los siguientes elementos de entrada: Auditorías Internas Auditorías Externas Quejas y Reclamos de Clientes Control de Producto No Conforme Análisis de Datos Revisión por la Dirección Tendencia de los Procesos Observaciones del Personal Accidentes, Incidentes Inspecciones de Peligro Clase A Evaluaciones de Riesgo a. En el caso de auditorías (internas o externas), accidentes, inspecciones de peligro clase A y evaluaciones de riesgo la desviación se registra en el Reporte de No Conformidad y Acciones Correctivas (F-SGI-007). b. Para el caso de Quejas y Reclamos se registra en el Formato para Atención de Reclamos (F-EST-006). c. Para el caso de Producto No Conforme, el análisis y registro se realiza de acuerdo a lo dispuesto en el Procedimiento para el control de producto no conforme (P-CTC-004). d. Para el caso de acciones correctivas tomadas a partir del Procedimiento para análisis de datos (P-SGI-003) o de revisión por la dirección; las acciones y su seguimiento se puede mantener en actas, informes, mail en formato libre. e. Cuando se produzcan desviaciones en los procesos y observaciones del personal, donde se tomen acciones inmediatas, se registra en los formatos de control del área donde se detectó la desviación. Responsable de Área 2.- Analiza la causa u origen que provocó la no conformidad, asegurándose de que sea la verdadera causa del problema. 3.- Evalúa la necesidad y alternativas de acciones correctivas necesarias para solucionar los problemas y asegurar que el problema no vuelva a ocurrir. El reporte de no conformidad y acciones correctivas incluirá al responsable de la ejecución y el plazo de cumplimiento. Ejecutor de la Acción Correctiva 4.- Implantar las acciones correctivas definidas y registrar los resultados de las acciones tomadas. Revisión: 05 Pág. 4 / 5

5 Equipo de Auditores y Líderes de elementos OHSAS 5.- Realizan un seguimiento de las actividades y la verificación de las acciones correctivas o preventivas propuestas dentro de los plazos comprometidos. 6.- Revisan o verifican la efectividad de las acciones tomadas. Cuando no se cumplan las acciones en los plazos acordados, comunican al Jefe del Sistema de Gestión y a la Gerencia y/o Jefatura del Área que está siendo auditada para que se realice el seguimiento correspondiente. Equipo Auditor / Jefe del Sistema de Gestión 7.- El seguimiento de las acciones correctivas es registrado en el reporte de no conformidad y acciones correctivas (F-SGI-007). La efectividad de las acciones correctivas se verifica cuando se elimina la causa que provocó el incumplimiento y la desviación no se vuelva a presentar. Es necesario hacer una explicación detallada de la evidencia evaluada para determinar que la acción correctiva ha sido efectiva. Es obligación del Jefe del Sistema de Gestión y/o líderes de los elementos OHSAS según sea el caso, evaluar el estado de cumplimiento y efectividad de las acciones correctivas, como un elemento de entrada para la revisión por la dirección. Responsable de Área 8.- Si las acciones correctivas tomadas no eliminan la causa de la no conformidad, vuelven a realizar el análisis de la causa y determinan nuevamente acciones que permitan solucionar definitivamente el problema. Es responsabilidad del Gerente o Jefe de Área que está siendo auditado tomar acciones correctivas sin demora injustificada. 5. REFERENCIAS: Procedimiento para el control de producto no conforme (P-CTC-004) Procedimiento para Análisis de Datos (P-SGI-003) 6. DEFINICIONES: 1. NO CONFORMIDAD: Es un incumplimiento respecto a un requisito establecido. 2. ACCION CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa original de las no conformidad, accidentes con el fin de impedir su recurremcia. 7. ANEXOS: N/ A 8. REGISTROS: Reporte de no Conformidad y Acciones Correctivas (F-SGI-007) Atención de Reclamos (F-EST-006) Revisión: 05 Pág. 5 / 5