MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE OFICIALÍA MAYOR

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE OFICIALÍA MAYOR ELABORÓ MÓNICA HERNÁNDEZ AMILPA AUXILIAR ADMINISTRATIVO AUTORIZÓ C. JUAN ANTONIO GUZMÁN VELA OFICIAL MAYOR Pág. 1 de 15

2 CONTENIDO Presentación. 1 Índice. 2 Introducción. 3 Directorio. 4 Marco Jurídico. 5 Organigrama. 6 Objetivo. 7 Descripción de puestos y Funciones. 8 Pág. 2 de 15

3 INTRODUCCIÓN La Oficialía Mayor es una dependencia encargada de auxiliar directamente al C. Presidente Municipal en coordinación con el Secretario Municipal de administrar el Patrimonio Municipal, los recursos materiales y proporcionar los servicios generales para eficientar el funcionamiento de las diferentes dependencias que integran el H. Ayuntamiento Municipal. Pág. 3 de 15

4 DIRECTORIO. Nombre: C. Juan Antonio Guzmán Vela Cargo: Director de Oficialía Mayor Teléfono: y Nombre: Mónica Hernández Amilpa Cargo: Auxiliar Administrativo Teléfono: y Nombre: Aarón Apaez Calderón Cargo: Auxiliar Administrativo Teléfono: y Nombre: Miguel Ángel Cabrera Manzanares Cargo: Auxiliar Administrativo Teléfono: y Pág. 4 de 15

5 MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. 3. Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal. 4. Plan Municipal de Desarrollo Bando de Policía y Gobierno de Tlaquiltenango, Morelos. 6. Reglamento interior del H. Ayuntamiento de Tlaquiltenango. Pág. 5 de 15

6 ORGANIGRAMA MAURICIO RODRÍGUEZ GONZÁLEZ PRESIDENTE MUNICIPAL JUAN ANTONIO GUZMÁN VELA OFICIAL MAYOR MÓNICA HERNÁNDEZ AMILPA AUXILIAR ADMINISTRATIVO AARON APAEZ CALDERÓN AUXILIAR ADMINISTRATIVO MIGUEL ANGEL CABRERA MANZANAREZ AUXILIAR ADMINISTRATIVO Pág. 6 de 15

7 OBJETIVO Revisar cada una de las solicitudes de material diverso de las diferentes áreas que llegan a esta oficina y así sean atendidas oportunamente. Coordinación con los proveedores para remitir las requisiciones autorizadas de bienes solicitados por las diferentes áreas. A través de la supervisión y atención a las solicitudes de las diferentes áreas mantener las instalaciones del ayuntamiento municipal en un orden presentable, limpio y funcional, para que el personal que labora en este municipio desarrolle su trabajo en condiciones óptimas, y brindar con ello una buena atención a la ciudadanía que acude a realizar algún trámite. Mantener una buena comunicación con el personal de este departamento para trabajar en equipo. Pág. 7 de 15

8 DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES. C. Juan Antonio Guzmán Vela. Oficial Mayor Nombre del puesto: DIRECTOR DE OFICIALÍA MAYOR 2. Ubicación del Puesto: 3. Tipo de contratación: Confianza. 4. Relaciones de Autoridad: 4.1 Puesto inmediato superior: Presidente Municipal 4.2 Puestos inmediatos inferiores. No aplica o no existen. 5. Límites de Autoridad: Las que le confieren las Leyes en la materia. 6. Funciones de Oficialía Mayor: a) Colaborar en la formulación del presupuesto anual del Gobierno Municipal para considerar al personal civil operativo y considerar el posible consumo de material y equipo de oficina. b) Controlar conjuntamente con la tesorería las erogaciones que se harán del gasto corriente conforme al presupuesto de egresos. c) Formular y estudiar los proyectos y actividades que específicamente se relaciona con la administración. d) Establecer con la aprobación del Presidente Municipal o del H. Ayuntamiento las políticas, normas, criterios, sistemas y procedimientos para Pág. 8 de 15

9 la administración de los recursos materiales del Ayuntamiento. e) Llevar el control del consumo de gasolina y refacciones. f) Adquirir y suministrar oportunamente los bienes materiales, y servicios, previa autorización del presidente Municipal o Tesorero Municipal que requieran las distintas dependencias de la administración municipal, así como lo que se requiera para su mantenimiento y operación. g) Elaborar y mantener el padrón de proveedores de la Administración Pública Municipal que sean asignados a la Oficialía Mayor para los efectos de las compras solicitando cotización de los mismos, antes de efectuar las compras de los bienes. h) Controlar y vigilar el almacén de bienes materiales, mediante los procedimientos que optimicen las operaciones de recepción, registro y salida de mercancías que sean asignados a la Oficialía Mayor para los efectos de almacén. i) Hacerse cargo de la recepción, distribución y despacho de la correspondencia oficial. j) Y desarrollar todas aquellas funciones inherentes a su competencia y aquellas que le sean asignadas por su inmediato superior. 7. Perfil del Puesto: 7.1 Escolaridad: Secundaria 7.2 Conocimientos en: En la administración del personal. Supervisión en el desempeño óptimo de áreas productivas. En relación al trato sobre los proveedores a los que surten el material al H. Ayuntamiento. 7.3 Habilidades personales: Templanza, paciencia para trabajar bajo presión, amabilidad, honestidad Y Responsabilidad. Pág. 9 de 15

10 Mónica Hernández Amilpa. Auxiliar Administrativo Nombre del puesto: AUXILIAR ADMINISTRATIVO 2. Ubicación del Puesto: 3. Tipo de contratación: Confianza. 4. Relaciones de Autoridad: 4.1 Puesto inmediato superior: Oficial Mayor 4.2 Puestos inmediatos inferiores. No aplica o no existen. 5. Límites de Autoridad: Las que le confieren las Leyes en la materia. 6. Funciones de Oficialía Mayor: a) Elaborar requisiciones a proveedores de bienes y material de limpieza signados a la Oficialía Mayor. b) Recepción por parte de proveedores de facturas por bienes suministrados para su trámite de pago ante la Tesorería Municipal. c) Elaborar informe sobre el suministro de combustible de manera mensual. d) Archivo de Bitácora de Gasolina. Pág. 10 de 15

11 e) Apoyar en la elaboración de informe de actividades que solicita periódicamente el Secretario Municipal. f) Recepción de requisiciones emitidas por las diferentes áreas. g) Apoyo en la elaboración del programa operativo anual. h) Atender de manera personal el suministro y atención del coffe break en los diferentes eventos solicitados por las áreas de este Ayuntamiento. i) Y desarrollar todas aquellas funciones inherentes a su competencia y aquellas que le sean asignadas por su inmediato superior. 7. Perfil del Puesto: 7.1 Escolaridad: Secundaria 7.2 Conocimientos en: Computación. 7.3 Habilidades personales: Templanza, paciencia para trabajar bajo presión, amabilidad, honestidad y Responsabilidad. Pág. 11 de 15

12 Miguel Ángel Cabrera Manzanares. Auxiliar Administrativo Nombre del puesto: AUXILIAR ADMINISTRATIVO 2. Ubicación del Puesto: 3. Tipo de contratación: Confianza. 4. Relaciones de Autoridad: 4.1 Puesto inmediato superior: Oficial Mayor 4.2 Puestos inmediatos inferiores. No aplica o no existen. 5. Límites de Autoridad: Las que le confieren las Leyes en la materia. 6. Funciones de Oficialía Mayor: a) Realizar las cotizaciones con diferentes proveedores para así obtener el material a más bajo costo. b) Compra de material. c) Entrega de material ya sea eléctrico, plomería, a cada una de las áreas solicitadas para los trabajosque solicitan las diferentes áreas. Pág. 12 de 15

13 d) Apoyo en el abastecimiento del combustible. e) Y desarrollar todas aquellas funciones inherentes a su competencia y aquellas que le sean asignadas por su inmediato superior. 7. Perfil del Puesto: 7.1 Escolaridad: Secundaria 7.2 Conocimientos en: Computación, reparación de autos. 7.3 Habilidades personales: Templanza, paciencia para trabajar bajo presión, amabilidad, honestidad y Responsabilidad. Pág. 13 de 15

14 Aarón Apaez Calderón. Auxiliar Administrativo Nombre del puesto: AUXILIAR ADMINISTRATIVO 2. Ubicación del Puesto: 3. Tipo de contratación: Confianza. 4. Relaciones de Autoridad: 4.1 Puesto inmediato superior: Oficial Mayor 4.2 Puestos inmediatos inferiores. No aplica o no existen. 5. Límites de Autoridad: Las que le confieren las Leyes en la materia. 6. Funciones de Oficialía Mayor: a) Entrega de material de limpieza a las diferentes áreas del H. Ayuntamiento. b) Control del almacén en una bitácora para el buen manejo del material que utiliza cada una de las áreas de este H. Ayuntamiento. c) Correspondencia para las diferentes comunidades del municipio para Pág. 14 de 15

15 ser entregada a las autoridades auxiliares para que se entregue en sus domicilios. d) Y desarrollar todas aquellas funciones inherentes a su competencia y aquellas que le sean asignadas por su inmediato superior. 7. Perfil del Puesto: 7.1 Escolaridad: Primaria 7.2 Conocimientos en: Auxiliar mecánico, manejo de material de carros 7.3 Habilidades personales: Templanza, paciencia para trabajar bajo presión, amabilidad, honestidad y Responsabilidad. Pág. 15 de 15