CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA. PR-AD-07 Junio de 7
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- Marcos Blanco Marín
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1 PR-AD-07 Junio de 7 1. OBJETIVO: Identificar las necesidades de capacitación, adiestramiento y desarrollo del personal que afectan la calidad y el servicio, así como establecer los mecanismos apropiados para el entrenamiento, seguimiento y la medición de la implementación de la misma. 2. ALCANCE: Aplica a todas las áreas de Universal International Services. 3. RESPONSABILIDADES: 3.1 Gerente de Administración y Finanzas Revisar el diagnóstico de necesidades de capacitación. Presentar al Director General el programa anual de capacitación para su aprobación Asegurar el cumplimiento del programa de capacitación autorizado. Asegurar el adecuado cumplimiento de este procedimiento. 3.2 Coordinador de Elaborar el programa anual de capacitación Hacer trámites necesarios para la asistencia a cursos externos e internos. Coordinar la logística de los eventos internos y externos de capacitación. Verificar con Jefes o Gerentes los participantes de los cursos. Asegurar que los espacios destinados a capacitación interna cuenten con todos los recursos materiales necesarios Elaborar y custodiar los registros de asistencia del personal a eventos de capacitación. Hacer el seguimiento posterior a la capacitación para conocer los beneficios de ésta. Integrar en el expediente de cada participante la copia de la constancia de participación. 3.3 Gerente de área Llevar a cabo la Detección de las necesidades de capacitación. De acuerdo con la Detección de las necesidades de capacitación, proponer cursos de capacitación para sus subalternos. Previo a la evaluación de la competencia, validar que los perfiles de puesto de cada uno de sus subalternos estén aún vigentes. Realizar la evaluación de la competencia. SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DIRECTOR GENERAL 1
2 PR-AD-07 Junio de Jefe de área Llevar a cabo la Detección de las necesidades de capacitación. De acuerdo con la Detección de las necesidades de capacitación, proponer cursos de capacitación para sus subalternos. Previo a la evaluación de la competencia, validar que los perfiles de puesto de cada uno de sus subalternos estén aún vigentes. Realizar la evaluación de la competencia. 3.5 Instructor interno o externo Proporcionar la capacitación. Pasar Lista de Asistencia. Avisar al Coordinador de cualquier anomalía que se presente durante el desarrollo del curso. Entregar constancias de capacitación a los participantes. 3.6 Personal a capacitar Asistir puntualmente a los cursos de capacitación. 4. DESARROLLO: DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN 4.1 Coordinador de 4.2 Gerente y/o Jefe de 4.3 Gerente y/o Jefe de Anualmente entrega a cada Gerente y/o Jefe de área los formato de Evaluación de la Competencia FPRAD y Detección de Necesidades de FPRAD y los Registros de Evaluación de la Competencia FPRAD y Detección de Necesidades de FPRAD del año inmediato anterior para la evaluación de su personal. Aplicará la Evaluación de la Competencia FPRAD considerando la Descripción y Perfil de Puestos, las responsabilidades y/o actividades definidas en los procedimientos y la capacitación del personal evaluado. De acuerdo al resultado de la evaluación aplicada en el punto anterior determina si el empleado es o no competente y la capacitación requerida, misma que registra en el formato Detección de Necesidades de FPRAD Entrega todos los documentos listados en el punto anterior al Coordinador de.
3 PR-AD-07 Junio de Coordinador de De acuerdo a los resultados obtenidos en relación a la evaluación de la competencia realiza el Reporte Gerencial de FPRAD que se presentará en la Junta de Revisión por la Dirección. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN 4.5 Coordinador de 4.6 Gerentes y Jefes de 4.7 Gerente de Administración y Finanzas 4.8 Coordinador de De acuerdo a los resultados obtenidos en relación a la detección de necesidades de capacitación elabora el Programa de FPRAD y presenta al Gerente de Administración y Finanzas para su aprobación. Realizan una junta para revisar el Programa de FPRAD Una vez revisado y consensuado el Programa de FPRAD lo envía a la Dirección General para su autorización. Archiva el Programa de FPRAD autorizado en la carpeta de Interna. ORGANIZACIÓN DE LA CAPACITACIÓN 4.9 Coordinador de 4.10 Coordinador de Envía, vía correo electrónico, a los Jefes y Gerentes de el Programa de FPRAD autorizado. En coordinación con los Jefes o Gerentes de área busca, programa y coordina los eventos de capacitación requeridos de acuerdo al Programa de FPRAD Personal en general En caso de que el personal encuentre algún curso que considere útil para el desempeño de sus funciones, puede proponer a su jefe inmediato solicitar su autorización a participar en dicho evento Gerentes y Jefes de Si está de acuerdo con la asistencia del empleado al curso mencionado en el punto anterior, deberá entonces entregar al Coordinador de el formato Solicitud de Participación en Eventos
4 PR-AD-07 Junio de 7 de FPRAD debidamente llenado. Nota: Este procedimiento aplica del mismo modo si es el Responsable del área quien decide impartir sesiones de reforzamiento de algún tema en particular a su personal Coordinador de Recibe el formato de Solicitud de Participación en Eventos de FPRAD lo revisa y actualiza el Programa de FPRAD (regresa al punto 4.8). Si el curso solicitado es externo, reservará el lugar (o lugares) mientras espera la autorización de la Dirección General. Nota: Cuando el evento de capacitación solicitado esté muy próximo a realizarse se deberá notificar de esto al Coordinador de Recursos Humanos a la entrega de la Solicitud de Participación en Eventos de FPRAD para dar prioridad al trámite en cuestión. EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN 4.14 Coordinador de Con una semana de anticipación, como plazo mínimo, envía vía correo electrónico o entrega de manera personal a cada participante la invitación a curso. Nota: El participante deberá confirmar su asistencia en un máximo de 3 días a partir de la recepción de dicha invitación. En caso de eventos externos de capacitación realiza los trámites respectivos para que el participante quede inscrito en el curso deseado. En caso de eventos internos se asegura que el espacio destinado para dar dicha capacitación cuente con los recursos materiales necesarios para el correcto desarrollo del evento. Lo anterior en coordinación con el personal de sistemas y el instructor al que además le entregará la Lista de Asistencia FPRAD Nota: El instructor deberá devolver al Coordinador de Recursos Humanos, al final del curso, la Lista de Asistencia FPRAD debidamente registrada Personal a Capacitar Entregará al Coordinador de el original del Diploma o Constancia que le entregaron por su asistencia / participación al
5 PR-AD-07 Junio de 7 curso Coordinador de 4.17 Coordinador de Sacará dos copias del original. El original será devuelto al participante al curso, una copia destinada al expediente de Interna y la otra para el Auxiliar Contable y de para resguardo en el expediente del empleado. Monitorea los indicadores del proceso y los reporta bimestralmente en el Reporte Gerencial de FPRAD-07-06, para su presentación en las juntas de revisión de indicadores. Registra los resultados en el Reporte Gerencial de FPRAD para su presentación en la Junta de Revisión por la Dirección. Fin del Procedimiento 5. REFERENCIAS: 5.1 Documentos: Código N/A Documento N/A 5.2 Formatos: FPRAD FPRAD FPRAD FPRAD FPRAD FPRAD Código Formatos Evaluación de la Competencia Detección de Necesidades de Programa de Solicitud de Participación en Eventos de Lista de Asistencia Reporte Gerencial de 6. DEFINICIONES:
6 PR-AD-07 Junio de 7 Detección de necesidades de capacitación: Es el proceso mediante el cual se determinan los requerimientos de capacitación y entrenamiento del personal de la empresa con relación al trabajo que realiza. : Es el desarrollo de conocimientos, actitudes y habilidades técnicas y generales que requiere una persona de acuerdo a las actividades que desarrolla en su puesto. Entrenamiento: Es desarrollar las habilidades de una persona para hacerla más apta en su trabajo. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes 7. ANEXOS: N/A 8. CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 11 Junio, 2015 Se modifica el procedimiento para cambiar el nombre de los responsables. 10 Febrero, 2014 Se modifica el procedimiento para eliminar un formato que no es útil. 09 Agosto, 2011 Se modifica el procedimiento por completo para actualizar el proceso y los formatos utilizados durante el mismo debido al cambio de responsable del proceso de capacitación. 08 Mayo, 2010 Se corrige en el punto 3.5 y 4.8 el nombre del responsable: Auxiliar de por Auxiliar Contable y de ; en la actividad 4.19 se elimina los aspectos de asistencia para realizar la evaluación porque no es aplicable; en el punto 4.20 se integra el Seguimiento a la Efectividad de la dentro del Formato FPRAD y por lo que en punto 5.2 se elimina de la lista el Formato FPAD Abril, Se modifica el Procedimiento debido a que, en su momento, no se implementaron los cambios de la
7 PR-AD-07 Junio de 7 Rev.05 y se cambia el nombre de Auxiliar de por Auxiliar Contable y de Recursos Humanos. 06 Noviembre, Se agrega la actividad 4.22 y se ajusta la numeración 05 Mayo, Modificación en el punto 4.2 en el período de aplicación para la Evaluación de la Competencia. Modificación en el formato de Evaluación de la Competencia y Detección de Necesidades de la FPRAD y de la actividad 4.1 al 4.6 y Noviembre, Se hace corrección indicando que se refiere al Programa de por Realizar, actividad Octubre, Se modifican las actividades del 4.6 al 4.17 y se anexa formato FPRAD Junio, Se modifican las actividades 4.17, 4.18, Se anexa sección Sesión de Reforzamiento. Se ajustó numeración de las actividades. 01 Enero, Se eliminan las actividades 4.14, 4.17 y el formato FPRAD Evaluación de proveedores de capacitación externa. Se modifican las actividades 4.5, 4.12, 4.16, 4.20 y se anexó formato FPRAD Reporte Gerencial. Se ajustó la numeración de las actividades. 00 Septiembre, Inicio del sistema.
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