PROCEDIMIENTO CONTROL SELECTIVO PARA ORDENES CONTRACTUALES MENORES O IGUALES A 100 SMMLV
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- Belén Martínez Jiménez
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1 Revisó: Director Planeación Jefe División de Contratación Coordinador Calidad Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 15 de 2016 Resolución No Página 1 de 6 OBJETIVO Ejercer el seguimiento y control sobre los procesos contractuales menores o iguales a cien (100) SMMLV, realizados por las Unidades Académicas Administrativas y/o Proyectos de la Universidad Industrial de Santander, según lo establecido por el Consejo Superior en el Acuerdo No 034 de ALCANCE Aplica a todas las adquisiciones de bienes y/o servicios por montos inferiores o iguales a cien (100) SMMLV, realizadas por Unidades Académicas Administrativas y/o Proyectos de la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD NORMATIVA INTERNA: Acuerdo No. 034 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo No. 050 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se aprueba la Reglamentación del Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander, aprobado mediante el acuerdo del Consejo Superior No. 034 de Acuerdo No. 006 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se modifica la estructura de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo No. 043 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se modifica el Acuerdo del Consejo Superior No. 006 de 2015, mediante el cual se crea la División de Abastecimiento la Universidad Industrial de Santander y el cargo de Jefe de División de abastecimiento. Resolución No de 2015 de la Rectoría, por el cual se realiza la delegaciones vía general en personal de Dirección de la Universidad Industrial de Santander en asuntos contractuales y ordenador de gastos. Acuerdo No. 095 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se modifica el artículo 9 del Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander, aprobado por el acuerdo del Consejo Superior No. 034 de Acuerdo No. 096 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se modifica el artículo 17 de la Reglamentación del Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander, aprobado por el acuerdo del Consejo Superior No. 050 de 2015.
2 O IGUALES A 100 SMMLV Página 2 de 6 NORMATIVIDAD NORMATIVA EXTERNA: Ley 30 de 1992 del Congreso de Colombia, por el cual organiza el servicio de la Educación Superior. Ley 80 de 1993 del Congreso de Colombia, por el cual se expide Estatuto General de Contratación Administrativa Pública. Ley 1607 de 2012 del Congreso de Colombia, por el cual se expiden normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones. Ley 1474 de 2011 del Congreso de Colombia, por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión publica en materia tributaria y se dictan otras disposiciones. Ley 1150 de 2007 del Congreso de Colombia, por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la trasparencia en la Ley 80 de 1993, así como dictar otras disposiciones generales aplicables a toda contratación de recursos públicos. Ley 1712 de 2014 del Congreso de Colombia, por medio de la cual se crea la Ley de Trasparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. Ley 1739 de 2014 del Congreso de Colombia, por medio de la cual se modifica el Estatuto Tributario, la Ley 1607 de 2012, se crean mecanismos de lucha contra la evasión, y se dictan otras disposiciones. Decreto 1828 de 2013 del Presidente de la Republica de Colombia, Reglamentación del sistema de compras y contratación pública. Decreto 1510 de 2013 del Presidente de la Republica de Colombia, Reglamentación parcial de la Ley 1607 de 2012
3 Página 3 de 6 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Reglamento: Colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para el desarrollo y cumplimiento de una norma superior. Resolución: Acto administrativo generado por la Rectoría, Vicerrectorías, Decanaturas de la Universidad y dependencias delegadas. RP: Registro Presupuestal. SGC: Sistema de Gestión de Calidad. SMLMV: Salarios mínimos legales mensuales vigentes. UAA: Unidad Académica y/o Administrativa. Unidad Gestora: Unidad Académica y/o Administrativa que solicita los bienes o servicios. Control selectivo: Es la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal. CONSIDERACIONES Cualquier adquisición de bienes o servicios debe encontrarse dentro de los precios del mercado, por lo tanto, el ordenador del gasto de la unidad gestora es responsable de indagar el valor del bien o del servicio requerido. El documento generado en el Sistema Financiero, conlleva las mismas características y responsabilidades del documento físico, por lo tanto, la inclusión de datos no acorde a la realidad genera falsedad en documento electrónico público. La Universidad, deberá publicar en el portal Web institucional el contrato, los actos asociados al proceso precontractual, su ejecución y posterior liquidación. Dicha publicación se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición de cada uno de estos documentos. La División de Contratación, realizará el control y seguimiento de los contratos cuya cuantía sea menor o igual a cien salarios mínimos (100smmlv) que no estén bajo su responsabilidad, este control se hará de manera aleatoria, sin perjuicio del control que sobre la ejecución de los contratos, realicen la Dirección de Evaluación y Control de Gestión de la Universidad y los organismos de control externo. Todos los servidores de la Universidad, que intervengan en la actuación contractual, responderán por acción o por omisión por el estricto cumplimiento de la Constitución Política, La ley, y del Estatuto de Contratación Vigente.
4 O IGUALES A 100 SMMLV Página 4 de 6 Procesamiento en S.I. o Procedimiento Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Archivo intranet predefinido Interno DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Conector de página Conector DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1.Realiza el cronograma para control selectivo y revisa la información a través del SIF. 1. desarrollar el control selectivo a los contratos celebrados o en curso del semestre inmediatamente anterior. Según la fórmula estadística de muestreo: n = n = Tamaño de muestra N=Tamaño de la población (Total número de contratos) σ= Desviación estándar (0,5) Z= Nivel de confianza (90% = 1,645) e= limite de error muestral (0,1). N. σ 2. z 2 e 2. N 1 + σ 2. z 2 Jefe División Contratación Cronograma de actividades Jefe División Contratación los contratos. la muestra representativa de 2. Envía notificación a las UAA seleccionadas. nvía notificació y/o proyectos informando la programación (fecha y hora), de contratación. Jefe División Contratación Comunicado enviado a Ordenadores del Gasto 1
5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE CONTRATACIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Efectúa las visitas en sitio. con lo establecido en el Estatuto de Contratación cumplan de la División Contratación 4.Realiza análisis de la División Contratación 5. Elabora el informe de Resultados. de la División Contratación Informe de resultados FIN
6 PROCESO EXTENSIÓN PROCESO - CONSULTORIO DE CONTRATACIÓN JURÍDICO Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Creación del Documento Diciembre 15 de Agosto 15 de 2017 Inclusión de los Proyectos en el objeto y alcance. Modificación de la formula para selección de contratos Fortalecer las actividades del proceso Cambio en el nombre del procedimiento
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