MANUAL DE ORGANIZACION DE LA DIRECCION DE RELACIONES PUBLICAS MANUAL DE ORGANIZACIÓN DIRECCION DE RELACION PUBLICAS

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DIRECCION DE RELACION PUBLICAS 1

2 ÍNDICE I. Introducción II. Objetivo del manual III. Misión y visión. IV. Antecedentes históricos. V. Marco jurídico. VI. Atribuciones. VII. Estructura orgánica. VIII. Funciones. IX. Organigrama. X. Descripción y perfil de los puestos. XI. Glosario de términos. 2

3 I. Introducción El presente manual de organización de esta dirección, representa una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, es de mucha utilidad para lograr una eficiente administración, describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización de la cita dirección. II. Objetivo del manual El presente Manual tiene como objetivo dar cuenta de la organización administrativa de la dirección de relaciones públicas, así como del personal que en ella labora y de las funciones y atribuciones administrativas que la dirección realiza para cumplir con su objetivo. Dicho desempeño se encuentra sustentado en el manual de procedimientos y realiza las funciones administrativas allí conferidas, así como todas aquellas que requiera el presidente municipal. El manual de organización es un documento dirigido al público en general a fin de que la ciudadanía conozca la organización, funciones e integrantes de la dependencia, actualizándose cada año (o cada vez que los decretos oficiales así lo demanden) para cubrir los requerimientos administrativos. III. Misión y Visión Construir un puente de comunicación, entre ayuntamiento con autoridades, empresarios y organismos nacionales e internacionales, estableciendo al efecto, una relación sólida y permanente en beneficio del desarrollo socio-económico de los soledenses. Posicionar al municipio de Soledad de Graciano Sánchez, como la entidad de mayor atracción para los emprendedores, que con sus inversiones ofrezcan 3

4 empleos dentro de nuestro territorio, haciendo posible una integración social, con arraigo en soledad. IV. Antecedentes Históricos Las relaciones humanas, encontraron su mejor expresión en las relaciones públicas, como vehículo para informar, comunicar y relacionarse; siendo su misión, construir un puente de dos vías, que propicie la comunicación y relación entre el ayuntamiento y la sociedad, instituciones federales y estatales, organismos empresariales y de asistencia social, entidades financieras, funcionarios, emprendedores, organismos internacionales de nuestro interés y público en general. La trascendencia de unas relaciones sólidas, se manifiesta en las oportunidades de inversión, financiamientos, programas de asistencia social y de participación ciudadana. Las oficinas de relaciones públicas por tanto han sido las promotoras naturales del acercamiento entre las personas y las instituciones y son el mejor medio para lograr el entendimiento y buena disposición para realizar un proyecto o plan de acción. La labor de esta dependencia, en el ayuntamiento, siempre será institucional. V. Marco Jurídico Manual de Normas y Procedimientos Manual de Perfiles y Funciones Reglamento Interior de la Administración Pública del H. Ayuntamiento de Soledad de Graciano Sánchez, S. L. P. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 4

5 Ley Orgánica del Municipio Libre para el estado de San Luis Potosí. VI. Atribuciones de la Dirección de Relaciones Públicas Coadyuvar en la planeación de los eventos y giras de trabajo que se generen en el área de la presidencia municipal. Atender las relaciones públicas del presidente municipal. Lograr y mantener estrecha y constante relación con las dependencias y entidades del gobierno estatal, con las diferentes representaciones de las dependencias y entidades del gobierno federal, así como con los sectores social y privado del municipio y del estado. Coadyuvar en la atención de los visitantes e invitados especiales de la presidencia municipal. Coadyuvar en las actividades relativas al informe anual del presidente municipal, así como en las ceremonias de inicio y término del período correspondientes. Representar al presidente municipal en eventos públicos y protocolarios, cuando así lo disponga; y Las demás que le encomienden el presidente municipal. VII. Estructura Orgánica 5

6 VIII Funciones de la Dirección de Relaciones Públicas Servir de enlace entre los sectores empresariales y sociales, con administración pública municipal. Coordinar, supervisar e invitar al evento del informe municipal. Atender lo relacionado a las reuniones oficiales entre el presidente y las dependencias municipales. Servir de enlace para la asistencia o representación del Presidente Municipal a reuniones oficiales y empresariales. Sugerir reuniones sociales para beneficio de la imagen del Presidente Municipal. Fomentar las buenas relaciones entre el gobierno municipal y los otros niveles del gobierno y la sociedad. Participar en los eventos que realiza o en los que interviene la presidencia municipal. Conocer y opinar sobre los eventos que realicen las dependencias y entidades Municipales. Mantener actualizado el directorio de la presidencia municipal. Elaborar y enviar agradecimientos, felicitaciones y condolencias a nombre de la administración y del Presidente Municipal. Apoyar en la realización de los eventos oficiales. Las demás funciones que le indiquen las disposiciones legales correspondientes. Y aquellas que le confiera expresamente el Presidente Municipal. 6

7 IX. Organigrama X. Descripción y perfil de los puestos Descripción de puesto: Director Descripción Genérica Representar a la Dirección de Relaciones Públicas ante las diferentes direcciones Federales, Estatales y Municipales, Organismos Descentralizados, Cámaras Asociaciones, Empresarios y Organismos Internacionales y público en general. Mantener las relaciones oficiales de la Presidencia, de las Direcciones Operativas y de las diversas direcciones del H. Ayuntamiento. En base al plan de trabajo asignar responsables de programas y proyectos, destinar recursos materiales y financieros para cada acción; 7

8 así como definir los tiempos en los que se deberá cumplir con cada programa. Participar en los eventos empresariales, oficiales y en general, en las reuniones en que sea factible la atracción de inversiones. Coordinar que los objetivos de cada programa, encuadren con el objetivo central de esta dirección. Revisión mensual del avance de los programas, así como los objetivos alcanzados de acuerdo al proyecto de trabajo de cada una de las áreas responsables. Mantener informado al Presidente Municipal de los resultados de las acciones establecidos en los programas y avance o proyectos realizados. Establecer relación permanente con las direcciones operativas Funciones específicas En base al plan de trabajo asignar responsables de programas y proyectos, destinar recursos materiales y financieros para cada acción; así como definir los tiempos en los que se deberá cumplir con cada programa. Participar en los eventos empresariales, oficiales y en general, en las reuniones en que sea factible la atracción de inversiones. Coordinar que los objetivos de cada programa, encuadren con el objetivo central de esta dirección. Revisión mensual del avance de los programas, así como los objetivos alcanzados de acuerdo al proyecto de trabajo de cada una de las áreas responsables. Mantener informado al Presidente Municipal de los resultados de las acciones establecidos en los programas y avance o proyectos realizados. Establecer relación permanente con las direcciones operativas 8

9 Descripción de puesto: Auxiliar general administrativo "B" Descripción Genérica Investigar y reunir a información federal, estatal y municipal e internacional de dependencias y funcionarios, organismos nacionales e internacionales, cámaras, asociaciones y agrupaciones que sean importantes para la atención de la información requerida por el H. Ayuntamiento, autoridades empresariales y público en general. Dar seguimiento a las acciones administrativas encomendadas por su jefe inmediato, y posteriormente emite un informe de tales acciones a fin de sentar precedente del trabajo realizado. Integración de un directorio de información especializado para apoyar las gestiones de información, comunicación y relación, con aquellas entidades y/o personas que respalden el desarrollo socio-económico de este municipio. Analizar y proponer acciones que beneficien a nuestro Municipio, con base en la información actualizada, aprovechando las oportunidades que se presenten. Atender todas las comisiones y oportunidades que se le encomienden. Encargada del Programa de Ciudades Hermanas y Asuntos Internaciones del H. Ayuntamiento de Soledad. Enlace entre dependencias gubernamentales, no gubernamentales y asociaciones de la sociedad civil y este Ayuntamiento. Responsable de la entrega de cartas de felicitación, condolencias y cartas generales a funcionarios de cualquier ámbito de gobierno. Responsable de la elaboración del informe mensual a la Unidad de Información Municipal y enlace entre esta unidad y la Dirección de Relaciones Públicas. 9

10 Asistencia a eventos con el Presidente Municipal y las que se le encomienden Las demás actividades propias de su encargo. Recopilación de leyes, reglamentos y documentos oficiales de interés municipal sable de la elaboración de cartas de felicitación, condolencias y cartas generales a funcionarios de cualquier ámbito de gobierno. Contribuir al seguimiento y ejecución de actividades administrativas encomendadas por la dirección para así canalizar su atención oportuna. Dar seguimiento a las acciones administrativas encomendadas por su jefe inmediato, y posteriormente emite un informe de tales acciones a fin de sentar precedente del trabajo realizado. Funciones específicas: Investigar y reunir a información federal, estatal y municipal e internacional de dependencias y funcionarios, organismos nacionales e internacionales, cámaras, asociaciones y agrupaciones que sean importantes para la atención de la información requerida por el H. Ayuntamiento, autoridades empresariales y públicas en general. Dar seguimiento a las acciones administrativas encomendadas por su jefe inmediato, y posteriormente emite un informe de tales acciones a fin de sentar precedente del trabajo realizado. Analizar y proponer acciones que beneficien a nuestro Municipio, con base en la información actualizada, aprovechando las oportunidades que se presenten. Atender todas las comisiones y oportunidades que se le encomienden. Responsable de la elaboración del informe mensual a la Unidad de Información Municipal y enlace entre esta unidad y la Dirección de Relaciones Públicas. 10

11 Asistencia a eventos con el Presidente Municipal y las que se le encomienden Recopilación de leyes, reglamentos y documentos oficiales de interés municipal Responsable de la elaboración de cartas de felicitación, condolencias y cartas generales a funcionarios de cualquier ámbito de gobierno. Contribuir al seguimiento y ejecución de actividades administrativas encomendadas por la dirección para así canalizar su atención oportuna. Dar seguimiento a las acciones administrativas encomendadas por su jefe inmediato, y posteriormente emite un informe de tales acciones a fin de sentar precedente del trabajo realizado. Descripción de puesto: Auxiliar administrativo A Descripción Genérica Recibir, anotar y entregar a quien corresponde los oficios y todo de comunicaciones turnadas a esta dirección. Atención al público y funcionarios del ayuntamiento, así como los cargos que se le asignen. Realizar todas las actividades secretariales entre ellas, atención telefónica, entrega de documentación, etc. Agendar y recordar a quien corresponda, las reuniones y compromisos, las actividades en las que seamos requeridos y en las que se promuevan. Control de archivos y expedientes, así como un registro de documentos, publicaciones, estudios y propuestas. Apoyar a la integración de un directorio de información especializado para apoyar las gestiones de información, comunicación y relación, con aquellas entidades y/o personas que respalden el desarrollo socio-económico de este municipio. Las demás actividades propias de su encargo. 11

12 Atender todas las comisiones y oportunidades que se le encomienden. Funciones específicas Recibir, anotar y entregar a quien corresponde los oficios y todo de comunicaciones turnadas a esta dirección. Atención al público y funcionarios del ayuntamiento, así como los cargos que se le asignen. Realizar todas las actividades secretariales entre ellas, atención telefónica, entrega de documentación, etc. Agendar y recordar a quien corresponda, las reuniones y compromisos, las actividades en las que seamos requeridos y en las que se promuevan. Control de archivos y expedientes, así como un registro de documentos, publicaciones, estudios y propuestas. Apoyar a la integración de un directorio de información especializado para apoyar las gestiones de información, comunicación y relación, con aquellas entidades y/o personas que respalden el desarrollo socio-económico de este municipio. Las demás actividades propias de su encargo. Atender todas las comisiones y oportunidades que se le encomienden. XI. Glosario de términos Estructura Orgánica: Se refiere a la posición que ocupa la dirección de relaciones públicas en la administración pública municipal, ello en comparación y relación con otras entidades municipales. Organigrama: Indica la posición jerárquica de la cada uno de los integrantes de la dirección de relaciones públicas. Misión: Es la razón de ser de la Dirección de Relaciones Públicas y explica su existencia. 12

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