MANUAL DE USUARIO SISTEMA EFICIENCIA Y CONTROL MÓDULO PROEXCE. (Versión 01)

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO SISTEMA EFICIENCIA Y CONTROL MÓDULO PROEXCE (Versión 01) Julio 2018

2 Contenido A. Consideraciones generales...3 B. Ingreso al Sistema Eficiencia y Control Autoevaluación Autoevaluación para la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez Autoevaluación a partir de la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez Postulación Postulación para la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez Postulación a partir de la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez Evaluación Evaluación de instituciones postuladas para la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez Evaluación de instituciones postuladas a partir del reconocimiento del primer nivel de madurez Biblioteca documentos... 24

3 BIENVENIDO AL SISTEMA EFICIENCIA Y CONTROL Estimado usuario, bienvenido al sistema Eficiencia y Control, el presente manual es un complemento a la Guía Metodológica del Modelo Ecuatoriano de Calidad y Excelencia para la realización de las autoevaluaciones y evaluaciones institucionales en base al Modelo Ecuatoriano de Calidad y Excelencia. A. Consideraciones generales Las instituciones del Estado que van a iniciar un proceso de autoevaluación institucional deben solicitar al Ministerio del Trabajo la creación de usuarios y contraseñas para los usuarios designados. Los usuarios designados recibirán un correo electrónico con una contraseña temporal que debe ser cambiada al ingresar por primera vez al sistema. El número de cédula y la contraseña son las únicas credenciales de acceso al sistema. Para acceder a la aplicación es necesario que los usuarios tengan una conexión a internet a través de un navegador compatible (Internet Explorer, Google Chrome o Mozilla Firefox) B. Ingreso al Sistema Eficiencia y Control Para entrar a la plataforma deberá realizar los siguientes pasos: Ingrese a la página desde cualquier navegador de internet referido en el punto A. Figura N 1 Complete los campos de cédula, contraseña y haga clic en la opción Iniciar Sesión.

4 Figura N 2 Haga clic en el módulo PROEXCE. Figura N 3

5 Se desplegará una ventana que le permitirá visualizar el estado de la institución y las tareas pendientes. Figura N 4 1. Autoevaluación La autoevaluación puede ser de dos tipos: Autoevaluación para la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez Autoevaluación a partir de la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez 1.1. Autoevaluación para la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez Seleccione el menú AUTOEVALUACIÓN, la opción Nivel 1 y el nombre de la institución.

6 Figura N 5 Aparecerá una pantalla para iniciar la autoevaluación, para desplegar los componentes con sus parámetros seleccione el criterio y luego el subcriterio que va a autoevaluar. Criterio Subcriterio Componente Figura N 6

7 Seleccione la opción Anexos, se abrirá una ventana, haga clic en la opción Examinar, seleccione el archivo que desea adjuntar y luego haga clic en la opción Cargar. Figura N 7 Una vez cargadas las evidencias, la columna Número Anexos cambiará de color gris a color amarillo y le mostrará el número de documentos adjuntos. Figura N 8

8 Conforme suba las evidencias en el sistema, se irá actualizando el puntaje en la parte superior de la pantalla que será validado cuando la institución se postule para obtener el reconocimiento el nivel Comprometido. Figura N 9 Para completar la autoevaluación, haga clic en la pestaña Transversal y cargue las evidencias requeridas como información habilitante. Figura N 10

9 Una vez que la institución haya alcanzado la puntuación mínima de 80 /100, podrá postularse para obtener el reconocimiento del primer nivel de madurez institucional Autoevaluación a partir de la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez Las instituciones que han obtenido el reconocimiento del primer nivel de madurez y van a iniciar una autoevaluación para alcanzar un nuevo nivel de madurez deben realizar los siguientes pasos: Seleccione en el menú AUTOEVALUACIÓN la opción Modelo Excelencia y haga clic en el nombre de la institución. Figura N 11 Se desplegará una pantalla en donde deberá ingresar el resumen de cada criterio, puntos fuertes, áreas de mejora, evidencias y puntuación del subcriterio, conforme se detalla a continuación:

10 Figura N 12 Resumen del Criterio.- Redactar una síntesis de los principales puntos fuertes y áreas de mejora por cada criterio en el campo Resumen. Figura N 13 Puntos Fuertes.- Para la redacción de los puntos fuertes de cada subcriterio seleccione la opción Nuevo, se desplegará una ventana para la redacción, al finalizar haga clic en Grabar cambios.

11 Figura N 14 Adjuntar evidencias.- Para adjuntar las evidencias que sustenten los puntos fuertes haga clic en el ícono se desplegará una ventana, haga clic en la opción Seleccionar archivo, elija los documentos a cargar y finalmente para guardar debe dar clic en la opción Cargar. Figura N 15 Áreas de mejora.- Seleccione la opción Nuevo, se desplegará una ventana para que redacte las áreas de mejora de cada subcriterio, al finalizar haga clic en la opción Grabar cambios.

12 Figura N 16 Asignar puntuación.- Seleccione la opción Autoevaluar, se desplegará una ventana para que asigne la puntuación en cada una de las fases: Planificar, Desarrollar, Controlar y Actuar (Criterios de agentes facilitadores), o Tendencias, Objetivos, Comparaciones y Alcance (Criterios de Resultados) al fina lizar haga clic en la opción Grabar cambios. Asignar puntuación Figura N 17

13 Dependiendo del puntaje obtenido, la institución podrá postularse o no a un nuevo nivel de madurez institucional. En los dos casos debe generar el Informe de Resultados de Autoevaluación. 2. Postulación La postulación puede ser de dos tipos: Postulación para la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez Postulación a partir de la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez 2.1. Postulación para la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez Si la institución ha alcanzado el puntaje mínimo requerido y desea postularse para alcanzar el primer nivel de madurez, realice los siguientes pasos: Seleccione la pestaña AUTOEVALUACIÓN, luego la opción Solicitar verificación y finalmente haga clic en el nombre de la institución. Figura N 18 Se desplegará una pantalla que muestra un resumen de los anexos cargados en el sistema, haga clic en la opción Solicitar verificación y finalmente se generará el mensaje La solicitud ha sido enviada.

14 Figura N Postulación a partir de la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez. Las instituciones que han alcanzado el reconocimiento del nivel Comprometido y desean postularse a un nuevo nivel de madurez, deben realizar los siguientes pasos: Haga clic en la pestaña AUTOEVALUACIÓN, seleccione la opción Solicitar postulación y luego haga clic en el nombre de la institución. Figura N 20

15 A continuación se desplegará una pantalla que muestra gráficamente la puntuación de cada criterio, una opción para descargar el resumen de la puntuación y el listado de objeciones para poder postularse. Figura N 21 Para completar la postulación, revise el listado de objeciones y complete la información solicitada que se detalla a continuación: Figura N 22

16 Llenar datos la solicitud de la postulación.- Al dar clic en esta opción, se abrirá un cuadro de diálogo, complete la información de: Institución postulante, Máx ima autoridad de la institución, Representante de la institución, Presentación de la institución. Al finalizar haga clic en la opción Generar solicitud postulación. Figura N 23 Llenar datos para el informe de autoevaluación.- Al dar clic en esta opción se desplegará un cuadro de diálogo, complete el periodo de autoevaluación, autoevaluador coordinador y equipo de trabajo. Al finalizar haga clic en la opción Generar informe de resultados. Figura N 24

17 Cargar al menos un formulario F1.- Al dar clic en esta opción se desplegará un cuadro de diálogo, seleccionar el archivo y haga clic en la opción Cargar. Figura N 25 Una vez completa la información de la lista de objeciones se activan las opciones: Descargar solicitud de postulación, Descargar informe de resultados, Cargar otro formulario, Modificar datos para la solicitud de postulación y Modificar datos para el informe de resultados de autoevaluación. Es importante mencionar que en este punto se puede generar el Informe de resultados de la autoevaluación independientemente si la institución decide o no postularse.

18 Figura N 26 Cuando haya cumplido con todos los requisitos, haga clic en la opción Solicitar Postulación. Figura N 27

19 3. Evaluación La evaluación puede ser de dos tipos: Evaluación de instituciones postuladas para la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez Evaluación de instituciones postuladas a partir del reconocimiento del primer nivel de madurez 3.1. Evaluación de instituciones postuladas para la obtención del reconocimiento del primer nivel de madurez El evaluador de una institución postulada para obtener el reconocimiento del primer nivel de madurez, debe realizar los siguientes pasos: Seleccione la pestaña EVALUACIÓN, seleccione la opción Nivel 1 y finalmente haga clic en el nombre de la institución. Figura N 28 A continuación se mostrarán los criterios, al dar clic en los criterios se desplegarán los subcriterios y al dar clic en los subcriterios se desplegarán los componentes con sus parámetros.

20 Figura N 29 Para revisar las evidencias debe dar clic en Anexos, se desplegará un cuadro de diálogo, descargue los archivos y marque, según corresponda, cualquiera de las opciones: No evaluado, Aprobar y Rechazar y finalmente haga clic en la opción Grabar. Es importante mencionar que para marcar la opción Rechazar se debe ingresar previamente un comentario en el campo Observaciones. Figura N 30

21 Cuando concluya la evaluación externa, haga clic en la opción Grabar cambios, luego en la opción Cerrar evaluación y finalmente se generará el siguiente mensaje: La evaluación ha sido cerrada y enviada Evaluación de instituciones postuladas a partir del reconocimiento del primer nivel de madurez Para realizar el proceso de evaluación de las instituciones que cuentan con el reconocimiento del primer nivel de madurez siguientes pasos: y se han postulado a un nuevo nivel de madurez, el evaluador debe realizar los Seleccione la pestaña EVALUACIÓN, haga clic en la opción Modelo Excelencia y finalmente haga clic en el nombre de la institución. Figura N 31 Se desplegará una ventana donde se visualiza la Sección autoevaluación que contiene la información de la autoevaluación institucional, y la Sección evaluación en donde deberá hacer clic en Nuevo para ingresar la redacción de Puntos fuertes, Áreas de mejora y Puntos de visita en cada ventana desplegada.

22 Figura N 32 También visualizará la puntuación ingresada por el autoevaluador, seleccione la opción Evaluar, se desplegará la ventana de Evaluación para que ingrese la puntuación asignada para las fases de Planificar, Desarrollar, Controlar y Actuar para los criterios de agentes facilitadores, o Tendencias, Objetivos, Comparaciones y Alcance para los criterios de resultados. Finalmente haga clic en la opción Grabar cambios. Figura N 33

23 Luego de completar la información de la evaluación para los 28 subcriterios, haga clic en la parte inferior de la pantalla en la opción Grabar cambios, luego haga clic en la opción Modificar datos para el informe de resultados de evaluación, se desplegará la ventana de Informe de Resultados, complete la información requerida y finalmente ha clic en la opción Grabar. Figura N 34 Y para finalizar, haga clic en la opción Cerrar evaluación, en caso de no haber completado toda la información aparecerá la ventana Cierre de evaluación que le mostrará el listado de objeciones que se deben solventar para culminar con la actividad.

24 4. Biblioteca documentos La pestaña BIBLIOTECA DOCUMENTOS es un repositorio de los archivos que el sistema genera a lo largo de los procesos de autoevaluación y evaluación. Para descargar documentos de una institución en particular se debe dar clic en el nombre de la institución y en la parte inferior aparecerá el listado de todos los archivos disponibles. Figura N 35