Eurocorp S.A. PROCEDIMIENTO FONDOS POR RENDIR Y FONDO FIJO. PR-GF-01 1 de 9. C. Garay C. Lizana. Contabilidad - Contraloría. Apto para todo uso

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1 PR-GF-01 1 de 9 A Apto para todo uso Contabilidad - C. Garay C. Lizana E. Robeson Rev. Descripción Redactado Revisado Aprobado Fecha aprobación

2 PR-GF-01 2 de PROPOSITO Establecer las actividades necesarias para desarrollar el proceso de otorgamiento de Fondo Fijo y Fondo por Rendir realizados a los colaboradores de la Compañía y su posterior rendición. 2.0 ALCANCE Este proceso se inicia al solicitar un Fondo por Rendir o Fondo Fijo y termina con la rendición de los fondos entregados y contabilización de ellos en los sistemas. 3.0 RESPONSABILIDADES Definidas en el mismo documento. 4.0 DEFINICIONES Y DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 DEFINICIONES Fondos por Rendir : Corresponde al monto en dinero (cheque) solicitado por un colaborador para realizar pagos a terceros y que son necesarios para el desarrollo de las actividades establecidas por la Compañía. Fondo Fijo : Corresponde al monto en dinero (cheque) entregado a un colaborador para solventar gastos menores y que sea necesario cancelarlos en forma inmediata. También es denominado como Caja Chica. *El plazo máximo para entregar la documentación que respalda el gasto realizado a través de un Fondo por Rendir son 30 días desde la entrega de los fondos. ** El Fondo Fijo debe ser rendido antes que su utilización sobrepase el 70% del fondo asignado. *** No se pueden solicitar Fondos por Rendir para el pago de facturas a un proveedor, excepto en caso que por el tipo de servicio o bien debe ser pagado de inmediato (ejemplo: compras en supermercados, alimentación u otras similares) 4.2 DOCUMENTOS APLICABLES No aplica.

3 PR-GF-01 3 de METODOLOGIA 5.1. Solicitud de Fondo Fijo y Fondos por Rendir Para realizar la solicitud de un Fondo Fijo o Fondo por Rendir, el solicitante debe confeccionar del formulario denominado Solicitud de Fondos, el Gerente o Jefe directo debe aprobar el fondo con su nombre-timbre y firma en el documento en señal de autorización, Ver Registro N 1; el responsable del fondo también debe estampar su nombre-timbre y firma en el mismo documento El responsable del fondo debe enviar la solicitud de Fondo Fijo o Fondo por Rendir en original a la Oficina de Partes describiendo el motivo de la solicitud La Oficina de Partes entregará al finalizar el día las solicitudes ingresadas al área de Control Pago Recepción, Contabilización y Pago Analista de Control Pagos recepcionará la solicitud física, debe verificar que el documento adjunto se encuentra firmado y autorizado por el Jefe directo o Gerente del Área y el responsable del fondo Contabilizar la cuenta por pagar en Softland e ingresar el pago a la nómina de acuerdo a las formas y plazos definidos en la Política de Pagos Entregar nómina a Tesorería para el giro de del dinero solicitado Analista de Tesorería realizará el giro de los montos solicitados En caso que el fondo por rendir sea girado a través de un cheque, Analista de Tesorería entregará el o los documentos emitidos a la oficina de partes para su entrega a quién realizó la petición del fondo Rendición de Fondos por Rendir Una vez realizado el pago por el cual se solicitó el Fondo por Rendir, este debe ser rendido para su registro en la contabilidad La rendición debe ser realizada por la persona que realizó la solicitud. Las rendiciones de los Fondos por Rendir se deben realizar a través del formulario Rendición de fondos, Ver Registro N 2, adjuntando los documentos que justifican la utilización de los fondos correspondientes y firmado por el Gerente del Área. Los documentos antes mencionados deben ser entregados en la oficina de partes Oficina de partes valida la completitud de la rendición entregada y diariamente la remite al área de Control Pagos para su contabilización Analista de Control Pagos contabiliza la rendición rebajando el registro pendiente del colaborador Analista de Control Pagos enviará, en forma bimensual, un reporte de todos los Fondos por Rendir que tienen una antigüedad desde su entrega mayor a 30 días, incluyendo al superior directo del colaborador que mantiene pendiente la rendición.

4 PR-GF-01 4 de 9 * Los gastos superiores a $ deben ser respaldados a través de una factura. ** No se aceptarán la rendición de gastos que no estén relacionados al giro de la empresa. *** En caso de no existir rendición en un plazo de 90 días desde entregado el fondo este será castigado con costo del área que lo solicitó Rendición y Reposición de Fondo Fijo La rendición de los Fondos Fijos pueden ser realizados cuando quién lo administra lo estime conveniente, siempre y cuando no haya sobrepasado el 70% de utilización, caso en el cual debe ser rendido en forma obligatoria. Como buena práctica se recomienda realizarlo en forma semanal La rendición debe ser realizada por la persona que realizó la solicitud y administra el fondo. Las rendiciones de los Fondos Fijos se deben realizar a través del formulario Rendición de fondos, Ver Registro N 2, adjuntando los documentos que justifican la utilización de los fondos correspondientes y firmado por el Gerente del Área. Los documentos antes mencionados deben ser entregados en la oficina de partes Oficina de partes valida la completitud de la rendición entregada y diariamente la remite al área de Control Pagos para su contabilización Analista de Control Pagos contabiliza la rendición y la cuenta por pagar para reponer el Fondo Fijo Analista de Tesorería realizará el giro de los montos solicitados En caso que el fondo fijo sea girado a través de un cheque, Analista de Tesorería entregará el o los documentos emitidos a la oficina de partes para su entrega a quién realizó la petición del fondo Devolución del Fondo Fijo o Fondo por Rendir En caso que se desvincule la persona que mantiene asignado el Fondo por Rendir o Fondo Fijo, este tiene la obligación de devolver los valores que mantiene pendientes de rendición. Será obligación del Jefe Directo el realizar la solicitud de esto al momento de la desvinculación. Lo anterior también aplica para el cierre de una sala de ventas o situaciones similares La devolución de los fondos adeudados debe ser realizado a través del depósito del dinero en una cuenta corriente de la empresa y posteriormente entregar al área de Control Pagos En caso que no realice la devolución de los fondos adeudados, se procederá a castigar los montos pendientes con cargo al área que pertenecía la persona. Para realizar el castigo, el Jefe o Gerente del área debe completar el formulario de Responsabilidad de castigos de gastos, Ver registro N 3, estampando su firma en dicho documento. Este registro debe ser enviado al Subgerente de Contabilidad informando dicha situación Auditoría al Caja Chica El área de tiene la facultad de realizar arqueos sorpresivos y periódicos de los montos entregados como Caja Chica en todas las áreas del Holding.

5 PR-GF-01 5 de REGISTROS Registro N 1, Formulario de Solicitud de Fondo Fijo y Fondo por Rendir Chicas - Cheques - Fondos por Rendir Registro N 2, Formulario Rendición de Fondos Registro N 3, Formulario de Responsabilidad de Castigos de Gastos.

6 PR-GF-01 6 de 9 Formulario Solicitud de Fondo Fijo y Fondos por Rendir

7 PR-GF-01 7 de 9 Formulario Rendición de Cajas Chicas Cheques Fondos por Rendir

8 PR-GF-01 8 de 9 Formulario de Responsabilidad de Castigos de Gastos

9 PR-GF-01 9 de ANEXOS No existe