Claves para optimizar la gestión financiera de STOCKS. Control de Gestión

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1 [.estrategiafinanciera.es ] Claves para optimizar la gestión financiera de STOCKS El responsable financiero ha de coordinar las áreas encargadas de la gestión operativa de almacenes asesorando sobre las implicaciones financieras que supone mantenerlos. Conocer los factores que condicionan los diferentes tipos de almacenes y estudiar posibles acciones de mejora en cada uno de ellos deberán facilitarle esta labor, Mario Cantalapiedra Arenas Economista 12 Estrategia Financiera Nº 230 Julio - Agosto 2006

2 Si no existiesen retrasos en el proceso productivo, entendido éste, en sentido amplio, como aquel proceso que va desde la compra de materias primas, pasando por la producción de bienes hasta llegar a su posterior venta, no sería necesario mantener existencias en almacén; no obstante, las demoras son prácticamente inevitables y se hace necesario corregirlas mediante los almacenes. Inclusive en una empresa de tipo comercial deberemos determinar un nivel de existencias que sirva de cobertura ante variaciones en la demanda de nuestros productos. Para el responsable financiero, las existencias no dejan de suponer una inversión dentro de la empresa que será preciso financiar, una inversión a corto plazo que formará parte de su activo circulante. Como en otros órdenes de la vida empresarial, cabe la posibilidad de que surja conflicto entre los intereses del responsable financiero, el cual pretenderá mantener el menor nivel de existencias posible, y los del director de producción que, por su parte, tratará de garantizar producción y suministro, aunque ello signifique contar con un mayor volumen de stocks. En este sentido, aunque es evidente que deberá ser la actividad principal de la empresa, producción y venta, la que marque el rumbo en la gestión de stocks, será también fundamental tener en cuenta sus implicaciones financieras, tratando de lograr un equilibrio entre los dos elementos, es decir, entre la flexibilidad que proporcionan las existencias al proceso productivo y el coste que supone mantenerlas. En nuestro propósito, nos interesará dividir los almacenes de la empresa en tres grandes grupos: materias primas, productos en curso o semiterminados y productos terminados, y analizarlos por separado. No obstante, sólo una empresa de tipo industrial contemplará estos tres tipos de almacén, mientras que en una empresa comercial encontraremos únicamente el de productos terminados. CÓMO GESTIONAR FINANCIERAMENTE EL ALMACÉN DE MATERIAS PRIMAS En este almacén, en el cual incluiremos, de una forma general, los bienes necesarios para la producción que aún no se han incorporado al proceso productivo, interesará mantener un nivel mínimo de stocks que garantice la marcha regular del proceso productivo. El hecho de contar con este almacén nos permitirá producir a un ritmo diferente al de la compra de materias primas. El volumen que alcance en la práctica dependerá de los factores siguientes: Producción prevista en el período. Es el principal factor que influye en la compra de materias primas y en su nivel de inventario. Stock de seguridad. Un porcentaje determinado de las materias primas almacenadas cumplirá la función de evitar las interrupciones en el proceso productivo por falta de materias primas, es decir lo que se conoce como rupturas de inventario. Fuerza relativa para lograr el suministro de proveedores just in time. Lo ideal sería contar con unos proveedores que estuviesen dispuestos a suministrar las materias primas en cuanto tuviésemos necesidad de ello y sin retraso, situación en la cual podríamos trabajar, prácticamente, con almacenes de materias primas nulos. Por lo general, sólo aquellas empresas que gocen de una fuerza relativa importante dentro de su sector tendrán facilidad para exigir este comportamiento a sus proveedores. Perspectivas sobre la evolución de precios. Ante una coyuntura de subida de precios de las materias primas que compremos, podrá interesarnos realizar pedidos mayores y cubrirnos contra esa inflación futura. Dificultades de aprovisionamiento. Podemos comprar en mayores cantidades si existen problemas para realizar una compra regular en el tiempo, como, por ejemplo, en el caso de materias primas importadas o de tipo estacional. Costes relacionados con el almacén de materias primas: Costes de almacenamiento. Los directamente soportados en el almacenamiento como son el alquiler de las instalaciones o los costes de su mantenimiento, así como los que se derivan del posible deterioro de las materias primas (pérdidas, roturas, depreciación técnica o económica, etcétera). Algunos de estos costes no son fáciles de calcular, sin embargo, en circunstancias normales, aumentan a medida que crece el almacén de materias primas. Ficha Técnica AUTOR: Cantalapiedra Arenas, Mario TÍTULO: Claves para optimizar la gestión financiera de stoks FUENTE: Estrategia Financiera, nº 230. Julio - Agosto 2006 LOCALIZADOR: 65 / 2006 RESUMEN: El hecho de mantener stocks por parte de las empresas supone una inversión que ha de ser financiada. Esta situación puede dar lugar a conflictos entre los intereses del responsable financiero, cuyo objetivo es mantener el menor nivel de existencias posibles, y el director de producción, que tratará de garantizar la producción y el suministro, aunque eso signifique contar con un mayor volumen de stock. La labor fundamental del responsable financiero ha de consistir en coordinar las distintas áreas operativas, proponiendo aquellas medidas que lleven a mejorar la eficiencia en la gestión de los almacenes y a mantener sus niveles en cotas razonables. DESCRIPTORES: Control de Gestión, stocks, materias primas, productos semiterminados, productos terminados, aprovisionamiento, modelo de Wilson, rotaciones, presupuesto de tesorería, costes de almacén. Nº 230 Julio - Agosto 2006 Estrategia Financiera 13

3 La mayoría de las empresas, en función del tipo de actividad que desarrollen, estarán obligadas a mantener unos determinados niveles de stocks EL MODELO DE WILSON Dentro de la gestión financiera de los stocks de materias primas contamos con una sencilla técnica que permite calcular el lote óptimo de pedido en unidades físicas, a partir del volumen de materias primas que se prevé consumir en un período, los costes fijos de procesar los pedidos y el coste de almacenar las materias primas. Dicha técnica, conocida como modelo de Wilson, parte de las siguientes hipótesis: 1. El consumo de materias primas es conocido y regular a lo largo del tiempo, no produciéndose variaciones estacionales ni cíclicas. 2. Los costes de procesar un pedido son fijos e independientes del volumen comprado. Costes de los recursos financieros. La inversión mantenida en el almacén de materias primas debe financiarse con recursos propios o ajenos que implican un coste para la empresa. En el caso de los ajenos hablaríamos de los intereses y comisiones que pagamos por utilizar fondos prestados por terceros, mientras que en el caso de los propios tendríamos el coste de oportunidad en cuanto a la imposibilidad de utilizar estos recursos en otro lado (coste que bien podría medirse por la tasa de rentabilidad ofrecida en inversiones alternativas con un riesgo equivalente). Estos costes también aumentarán al tener un volumen superior de materias primas almacenadas. Posibilidad de optimizar los pedidos. En algunas ocasiones podremos reducir el precio de los artículos comprados o mejorar las condiciones de pago (retrasarlo) si adquirimos mayores cantidades por pedido, lo que llevará también a reducir su frecuencia. Será preciso comparar las ventajas directas obtenidas al aumentar el volumen de los pedidos (reducción del precio y retraso en el pago), y las logradas indirectamente al reducir la frecuencia de los mismos (disminución de los costes de procesamiento de cada pedido que se ocasionan por el hecho de tramitar una nueva compra como, por ejemplo, las llamadas telefónicas al proveedor, los costes de los controles cualitativos y cuantitativos de las facturas de compra o los gastos de transporte de las materias primas cuando sean a cargo del comprador), con los costes soportados al almacenar y financiar un nivel de existencias mayor(1). 3. El coste de almacenamiento de las materias primas se expresa como un porcentaje de la inversión media mantenida en almacén dentro del período considerado. Además, en él se incluyen los costes financieros correspondientes. 4. Tanto el consumo previsto como el coste de almacenamiento deberán referirse al mismo período de tiempo. 5. No se tienen en cuenta los costes de las posibles rupturas de stocks, ni la existencia de un stock de seguridad. Con las premisas anteriores, el modelo plantea la siguiente ecuación para expresar el coste total del almacén: CT: Coste total del almacén de materias primas. K: Costes fijos de procesar un pedido de materias primas. C: Consumo de materias primas, en unidades físicas, previsto en el período. Q: Lote óptimo de compra en unidades físicas. m: Coste variable unitario de almacén, incluyendo los costes financieros, expresado en tanto por uno de la inversión media. p: Valor monetario de una unidad de materia prima. De este modo, el lote óptimo (Q) se obtendría a partir de la minimización de la fórmula anterior (derivándola respecto al valor de Q): (1) Aspectos ampliamente tratados en Parra, F. (2005): Gestión de stocks. ESIC Editorial. Madrid. 14 Estrategia Financiera Nº 230 Julio - Agosto 2006

4 Si, por ejemplo, estimamos nuestro consumo anual de materias primas en unidades físicas (u.f.), sabemos que el valor unitario de cada una de ellas es de 1,5 euros, conocemos que los costes fijos por pedido son de 450 euros, y fijamos el coste de almacenamiento (incluyendo los costes financieros) en un 20% anual de la inversión media. Al aplicar la fórmula anterior nos encontramos con lo siguiente: EL ANÁLISIS DE ROTACIONES Dentro del análisis financiero de los stocks podrá interesarnos utilizar unos ratios especiales denominados rotaciones, los cuales expresan la relación existente entre una variable flujo (con carácter dinámico, referenciada a un intervalo de tiempo) y su variable fondo correspondiente (con carácter estático, definida en un momento concreto), y miden la eficiencia en el uso de los activos de una empresa (como son los almacenes). La rotación de materias primas (R MP ) reflejará las veces que teóricamente habré llenado y vaciado el almacén de materias primas en el período considerado, y podremos calcularla del siguiente modo: Si suponemos ahora que no existen existencias iniciales en nuestro almacén de materias primas, en base a este modelo, deberíamos realizar tres pedidos al año de u.f. cada uno para cumplir con el objetivo de u.f. en el total del ejercicio. La evolución del almacén seguiría el desarrollo que se muestra en el gráfico 1, donde observamos cómo, en base al comportamiento regular estimado, el almacén medio de existencias será igual a la mitad de las unidades que representan el lote óptimo de compra (en este caso, u.f.). En la práctica, aunque el modelo de Wilson no llegue a contemplarlo, convendría añadir a este almacén medio de existencias un determinado porcentaje de stock de seguridad que nos cubriera ante posibles rupturas de nuestro almacén. En cualquier caso, debido a las hipótesis tan restrictivas que presenta el modelo, la información que proporciona debe ser completada con referencias adicionales en función de las características propias de la empresa y su proceso productivo antes de tomar nuestra decisión de compra. Gráfico 1. Representación del modelo de Wilson U.f. 0 1 ene. 30 abr. 31 ago. 31 dic. Stock Promedio Tiempo R MP = Consumo materias primas Existencias medias materias primas Consumo materias primas: Existencias iniciales materias primas (E i ) + Compras netas materias primas período Existencias finales materias primas (E f ). Existencias medias materias primas: Lo habitual es traducir la expresión anterior de veces a días de almacén, obteniendo el plazo medio de materias primas (P MP ) del siguiente modo: P MP = 365 R MP Por ejemplo, una rotación de materias primas de 5 veces y, por consiguiente, un plazo medio de 73 días (365/5), significa que habremos llenado y vaciado el almacén de materias primas unas 5 veces al año y que las materias primas habrán permanecido, por término medio, 73 días en nuestro almacén. Estos datos podrán ser comparados a lo largo de la vida de la empresa para ver su evolución, si ganamos o no eficiencia con el paso del tiempo, y deberán ser situados dentro del sector donde se compite. El objetivo será reducir el plazo de permanencia de las existencias en almacén para tener que financiarlo durante menos días, ser más eficientes y recuperar antes la liquidez. Entre las medidas a emprender, están las de elegir proveedores más cercanos a nuestras instalaciones a los que poder comprar en menores cantidades y con mayor frecuencia, o adquirir materias primas estándares, lo que implicará un menor número de referencias en almacén, una mayor facilidad para reponerlas y, por tanto, un menor nivel de existencias. Evidentemente, estas medidas escapan del ámbito de actuación directa del responsable financiero; no obstante, su conocimiento se hace necesario con el fin de asesorar, en su caso, a otros directores funcionales dentro del organigrama empresarial. 16 Estrategia Financiera Nº 230 Julio - Agosto 2006

5 LA GESTIÓN DEL ALMACÉN DE PRODUCTOS EN CURSO Los bienes producidos a los que se ha incorporado cierto grado de valor añadido, pero que aún no se encuentran terminados, los productos en curso(2), vendrán valorados por la suma de todos los factores que se hayan incorporados directamente al proceso productivo, es decir, el consumo de materias primas y el coste de la mano de obra directa empleada, así como por la parte correspondiente a los costes generales de fabricación que se imputan de una forma indirecta, por la dificultad que entraña asociarlos directamente a un producto(3). Entre estos últimos, encontraremos a la mano de obra indirecta vinculada a la producción, como por ejemplo el personal de limpieza o de mantenimiento de las instalaciones, la energía consumida o las amortizaciones de los inmovilizados vinculados al proceso de producción. El hecho de contar con almacenes de productos en curso permitirá a nuestra empresa tener cadenas de producción independientes. Al igual que ocurría en el caso de las materias primas, nos interesará conocer aquellos factores que condicionarán su nivel de stock: Producción prevista en el período. El principal condicionante de este almacén será el nivel de producción previsto en la empresa. Fases productivas. En función de que la empresa fabrique todos los componentes del producto final o sólo algunos de ellos, tendremos un mayor o menor almacén de productos en curso. Duración del proceso productivo. En los procesos más cortos, la importancia relativa de los productos en curso sobre la cifra de ventas total habitualmente será menor que en los más largos. Precio de los factores involucrados en el proceso productivo. La evolución del coste de las materias primas, de los salarios de los trabajadores productivos o de los costes generales de fabricación, condicionará la valoración final de los productos en curso. (2) En ocasiones, los productos semiterminados no se producen directamente en la empresa adquiriéndose en mercado. Hablaríamos aquí de los conjuntos incorporables. (3) Nos basamos en el sistema de coste completo o full costing que incorpora a la producción todos los costes directos e indirectos que han intervenido en su obtención. Frente a éste, existe el sistema de coste variable o direct costing que sólo incorpora al producto los costes de naturaleza variable. Un análisis más pormenorizado de ambos sistemas lo podemos consultar en Cantalapiedra, M. (2005): Manual de gestión financiera para Pymes. Cie Dossat Madrid. En este caso, la rotación de los productos en curso (R PC ) la obtendremos dividiendo el coste de los bienes terminados en el período entre la existencia media de estos productos, e indicará el número de veces que se renueva en el período este almacén. R PC = Coste bienes terminados período Existencias medias productos en curso Coste bienes terminados período: Existencias iniciales productos en curso + Coste total producción período (suma de todos los costes relacionados con la fabricación de los productos: consumo de materias primas, coste de mano de obra directa y costes generales de fabricación) Existencias finales productos en curso. Y el plazo medio de productos en curso (P PC ) será: P PC = 365 R PC Al igual que ocurría en el caso de las materias primas, nos interesará reducir el plazo de permanencia de los productos en curso en almacén. Algo que se podrá lograr tratando de evitar los cuellos de botella en el proceso productivo que generen volúmenes mayores de determinados productos semiterminados, manteniendo los equipos productivos en perfecto estado de funcionamiento evitando averías o eliminando los tiempos muertos en las distintas fases productivas. LA GESTIÓN DEL ALMACÉN DE PRODUCTOS TERMINADOS En este último almacén se encuentran los productos acabados a la espera de su venta, que nos permitirán vender a un ritmo distinto al que produzcamos. Como señalábamos anteriormente, en una empresa de tipo comercial será el único almacén de existencias que nos encontremos. Su valoración se determinará, al igual que ocurría en el caso de los productos en curso, por la suma de los costes directos más aquellos que de forma indirecta se le deban imputar al producto. Podemos hablar de los siguientes condicionantes del almacén de productos terminados: Volumen de ventas de la empresa. Lógicamente, el almacén de productos terminados oscilará en función de las unidades vendidas en cada período. Nº 230 Julio - Agosto 2006 Estrategia Financiera 17

6 Política de producción. En una empresa que trabaje bajo pedido prácticamente no existirán existencias de productos terminados, sin embargo serán mucho más corrientes en una empresa que produzca en serie. En este último caso, también influirá la política de la organización en lo referente a fabricar series más o menos grandes del producto final. Rapidez en la entrega. Si la empresa quiere responder rápidamente en el suministro, deberá contar con un completo almacén de productos terminados que incluya suficientes unidades de todas las referencias ofertadas. La rotación de los productos terminados (R PT ), reflejará las veces que se renueva el almacén de productos terminados en el período: R PT = Coste de Ventas Existencias medias productos terminados Coste de Ventas: Existencias iniciales productos terminados + Coste bienes terminados período(4) Existencias finales productos terminados. Y el correspondiente plazo medio de productos terminados (P PT )(5): P PT = 365 R PT En este caso, podremos tratar de reducir la permanencia de los bienes en el almacén de productos terminados aplicando a nuestros clientes descuentos en el precio de venta, con el fin de venderles más unidades, o promocionando los productos que son menos demandados. CONCLUSIÓN La empresa debe mantener stocks porque gracias a ellos puede producir a un ritmo diferente al que compra materias primas, trabajar con cadenas de producción independientes o vender a un ritmo diferente al que produce, y el hecho de mantenerlos supone una inversión que ha de ser financiada. La labor fundamental del responsable financiero ha de consistir en coordinar con las distintas áreas operativas, proponiendo las medidas estudiadas que lleven a mejorar la eficiencia en la gestión de los almacenes y a mantener sus niveles en cotas razonables. Por otro lado, los almacenes y la política operativa de compras y gastos que subyacen detrás serán variables fundamentales a manejar por el responsable financiero en el diseño del presupuesto de tesorería. El objetivo será adecuar estos gastos y sus plazos de pago al flujo de disponibilidades financieras. BIBLIOGRAFÍA CANTALAPIEDRA, M. (2005): Manual de gestión financiera para Pymes. Cie Dossat Madrid. FAUS, J.; TÀPIES, J. (1999): Finanzas Operativas, Gestión financiera de las operaciones del día a día. Estudios y Ediciones IESE. Barcelona. PARRA, F. (2005): Gestión de stocks. ESIC Editorial. Madrid. PÉREZ CARBALLO, A.; PÉREZ CARBALLO, J.; VELA SASTRE, F. (2001): Principios de gestión financiera de la empresa. Alianza Universidad Textos. Madrid. SUÁREZ, A. S. (2003): Decisiones óptimas de inversión y financiación en la empresa. Ediciones Pirámide. Madrid. 9 (4) En una empresa de tipo comercial tomaremos los costes soportados en la compra de los productos, que posteriormente revenderemos. (5) Si a los plazos medios estudiados de materias primas, productos semiterminados y productos terminados añadimos el plazo medio de cobro a cliente y sustraemos el plazo medio de pago a proveedores obtendríamos el denominado período medio de maduración de la empresa, el cual hace referencia al tiempo que, por término medio, el dinero invertido en la actividad tarda en volver a la tesorería de la empresa (caja y bancos) después de haber recorrido todo el ciclo productivo. 18 Estrategia Financiera Nº 230 Julio - Agosto 2006