Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Transcripción

1 Versión: 07 Página 1 de 8 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales y la documentación del subproceso. CONDICIONES GENERALES Los líderes de procesos y/o subproceso son los responsables de la solicitud de nuevos puntos de red. Se debe validar con el subproceso de Talento Humano la condición de los usuarios para verificar si obedece a temporal o transitoria, a quienes se les dará el acceso por conexión inalámbrica. Para asignar puntos de red se verifica la disponibilidad en el rack de comunicaciones, si no hay puntos disponibles, provisionalmente se instala un switch de entrada para realizar la conexión. Esta provisionalidad se debe mantener hasta que se logre ampliar el rack de comunicaciones. Las instalaciones y ubicaciones de equipos de red activos y pasivos, serán responsabilidad del subproceso de Tecnológica. Los criterios de aceptación para este procedimiento son: acceso a la implementación de puntos de red, cobertura de red inalámbrica y la disponibilidad de recursos, confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación y cuando no estén documentados, validarlos con el cliente. Durante la ejecución de este procedimiento, se atenderán las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta. PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO Monitoreo del estado inicial de Diario Lista de Chequeo las redes. IFT-FT-002-UDES P Se realiza la revisión diaria de los diferentes servicios (internet, red de datos, telefonía IP, correo electrónico institucional y servidores) que se ofrecen desde el subproceso de Tecnológica. Líder de Tecnológica

2 Versión: 07 Página 2 de 8 Atención de las fallas identificadas en el monitoreo o reportadas por el usuario En caso de presentar alertas, el líder de Tecnológica evalúa las tareas a seguir; cuando el usuario detecte una falla debe generar ticket en la mesa de ayuda. Si la falla es interna, se procede a la asignación de un auxiliar para atender la falla detectada. Equipo de Trabajo de Tecnológica. Proveedores Diario Orden de Servicio SEU-FT-002-UDES Ticket mesa de ayuda. Correo Electrónico. Si son externas, se remite correo electrónico al proveedor, quien se encargará del problema y de retroalimentar el hallazgo detectado. H Cierre del Servicio Finalizado el servicio, se le solicitará al usuario evaluar la calidad del servicio y firmar el recibido del mismo. El proveedor debe remitir correo electrónico al líder del subproceso de Tecnológica notificando la solución de la falla. Se elabora un Reporte mensual sobre las diferentes actividades desarrolladas, reportes de fallas, resultados de evaluación del servicio. Equipo de Trabajo de Tecnológica. 1 Orden de Servicio SEU-FT-002-UDES. Correo Electrónico. Control de Servicios IFT IFT-FT-004- UDES. En el caso de los campus de Cúcuta y Valledupar, las coordinaciones deben remitir mensualmente esta información al jefe de Tecnológica.

3 Versión: 07 Página 3 de 8 Seguimiento de soluciones. Una vez efectuada la corrección por parte del subproceso de tecnológica o del proveedor, se comprueba que la falla se ha solucionado y se notifica al usuario. Líder de Tecnológica Diario Ticket mesa de ayuda. (Cerrado) Correo Electrónico. V Monitoreo de la operatividad de la red El Líder de Tecnológica efectúa una evaluación de la operatividad de la red, incluyendo las siguientes actividades. Una semana por semestre. Líder de Tecnológica 1 Archivos Digitales (Pantallazos) a. Conectividad: 1. Monitorear la red de área local LAN. 2. Revisar la conectividad entre el equipo y el punto de datos. 3. Revisión de los parámetros de conectividad. 4. Revisión de la asignación de direccionamiento IP al equipo. b. Equipos activos de Red: 1. Revisión de la conexión del punto de red en el rack de comunicaciones. 2. Revisión del puerto de comunicaciones del equipo Activo. 3. Revisión funcionamiento General del switch de comunicaciones. 4. Pruebas de comunicación. A Consolidación de Servicios Ejecutados Trimestralmente el jefe de Tecnológica, entrega a la Dirección de TIC un consolidado de los 3 campus donde se incluyen acciones de mejora y recomendaciones. Jefe de Tecnológica 7 Control de Servicios IFT IFT-FT-004-UDES.

4 Versión: 07 Página 4 de 8 FIN DEFINICIONES

5 Versión: 07 Página 5 de 8 Conexión alámbrica: se comunica a través de cables de datos generalmente basada en Ethernet. Los cables de datos, conocidos como cables de red de Ethernet o cables con hilos conductores (Categorías) Conexión inalámbrica: Las redes inalámbricas no es más que un conjunto de computadoras, o de cualquier dispositivo informático comunicados entre sí mediante soluciones que no requieran el uso de cables de interconexión. Conexión de red: conexiones de red permite que su equipo se conecte a Internet, a una red o a otro equipo. Con la característica Conexiones de red, puede configurar las opciones para tener acceso a recursos de red y funciones locales o remotas. Direcciones IP: Dirección de Protocolo de Internet. La forma estándar de identificar un equipo que está conectado a Internet, de forma similar a como un número de teléfono identifica un número de teléfono en una red telefónica. LAN: Red de área local. El término LAN define la conexión física y lógica de ordenadores en un entorno generalmente de oficina. Su objetivo es compartir recursos (como acceder a una misma impresora o base de datos) y permite el intercambio de ficheros entre los ordenadores que componen la red. Política: son instrucciones mandatarias que indican la intención de la alta gerencia respecto a la operación de la entidad. Punto de red: Un punto de conexión de red o PCR es un cajetín de color blanco que se instala en el punto donde se empalma el cable de red al interior del edificio. Tiene una tapa que, al abrirla, deja al descubierto un conector RJ45 en el cual se puede conectar un terminal como pc, impresora. Requerimiento técnico: aviso o manifestación de una situación problema a nivel técnico. Tiempo habilitado para efectuar cambios en la red, el proveedor debe efectuar los cambios o ajustes y operar sin incumplir el contrato de prestación de servicios. Ticket: asignación numérica que se le da a un requerimiento de usuario ya se a través de una llamada o de oficio. CONTROL DE CAMBIOS

6 Versión: 07 Página 6 de 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Ing. Alexis Palomino Jefe Tecnológica 20/11/ Se actualiza datos del documento Guía Verificación de Conectividad de la Red IFT-GU-001-UDES, que contiene instrucciones para la realización de la actividad de identificación y categorización de las fallas. Se modifica el texto relacionado con el reporte de incidentes ya que debe realizarse a través de la Mesa de Ayuda, en la cual se genera el ticket del servicio solicitado. Ing. Alexis Palomino Jefe Tecnológica Carmen E. Guerrero G. Coord. Calidad SGC-VAF 26/03/ Se actualiza la trazabilidad del formato Orden de servicio (Orden de Servicio SEU-FT-002-UDES) Se aclara la responsabilidad del Monitoreo de red Se modifica la entrega del informe de avance del Plan de Trabajo de los Coordinadores Se modifica la fecha de presentación del Informe de Gestión del Jefe de Tecnológica a la Dirección de TIC Ing. Alexis Palomino Jefe Tecnológica 19/10/15 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN

7 Versión: 07 Página 7 de 8 03 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Se ajusta la actividad Evaluación estado inicial de las redes, sus responsables, documentos y registros. Ing. Alexis Palomino Jefe Tecnológica 15/09/ Actualización del encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional Ing. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC- VAF 12/04/2017 Alexis René Palomino Jefe Tecnológica 06 Se ajusta la estructura del procedimiento a los nuevos lineamientos establecidos en la norma ISO 9001:2015. Oscar Díaz Orduz Coordinador Tecnológica Campus Cúcuta Rafael Eduardo Cote Díaz Coordinador Tecnológica Campus Valledupar 01/09/2017 Liliana Jimena Naranjo Cepeda Calidad Administrativa y Financiera.

8 Versión: 07 Página 8 de 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN En la actividad del Planear se modifica registro de salida a Lista de Chequeo IFT-FT-002-UDES 07 En la actividad del Hacer, cierre del servicio se modifica registro de salida a Control de Servicios IFT-FT-004-UDES. Alexis René Palomino Jefe Tecnológica 08/02/2018 En la actividad de Actualizar se modifica registro de salida a Control de Servicios IFT, IFT-FT- 004-UDES Se ajusta de pie de página según Procedimiento control de documentos y registros v.10