UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Transcripción

1 Pág. 1 de: 9 A02 ACTAS A02.11 Actas de Comité de Gestión Integrado 3 5 X X A02.32 Actas de Revisión por la Dirección 3 5 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación A08 ASOCIACIONES INSTITUCIONALES 3 5 X Se elimina porque pierde valor administrativo C03 CERTIFICADOS C03.04 Certificados y Constancias 3 3 X Se elimina porque pierde valor administrativo C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

2 Pág. 2 de: 9 C05 CONCEPTOS C05.14 Conceptos Jurídicos 5 10 X X Se elimina porque pierde vigencia Solicitud Concepto C09 CONTRATACION C09.06 Contratos de Prestación de Servicios 2 18 X X Minuta del contrato Pólizas Recibo de impuesto de timbre Paz y salvo departamental Recibo de pago de estampillas Recibo de publicación en la Gaceta Certificado de la Cámara de Comercio C09.08 Orden de Compra 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Cotizaciones

3 Pág. 3 de: 9 Pólizas (si aplica) Factura C09.10 Orden de Pago 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Factura C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Factura o cuenta de cobro Fotocopia de afiliación a salud y pensión Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C09.12 Orden de Trabajo 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Cotizaciones Pólizas Acta de inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión

4 Pág. 4 de: 9 Acta de reiniciación Acta de liquidación Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de Paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C15 CUMPLIMIENTO DE TUTELAS 2 5 X X Notificación de Tutela contra la UIS Respuesta Copia oficio de fallo D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X Se elimina porque pierde vigencia E05 EVENTOS E05.01 Eventos Académicos 5 15 X X Se elimina porque pierde valor administrativo Inscripciones Programación Solicitud de Patrocinio Avisos Publicitarios Fotos del evento

5 Pág. 5 de: 9 Videos del Evento E05.02 Eventos Culturales 2 8 X X Se elimina porque pierde valor administrativo Avisos Publicitarios Programación Solicitudes de Patrocinio Acta de venta de boletas Fotos del evento Vídeos del evento E05.03 Eventos Deportivos Internos 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Planillas de Inscritos Cronograma Acta de Premiación E05.04 Eventos Deportivos Locales 5 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Planillas de Inscripción Recibos de Pago Cronograma Solicitud de cierre de vías Solicitud de préstamo de escenarios P= Permanente

6 Pág. 6 de: 9 Solicitud de patrocinios Acta de Premiación E05.05 Eventos Deportivos Nacionales 5 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Planillas de Inscripción Cronograma Solicitud código presupuestal Solicitud de cierre de vías Solicitud de préstamo de escenarios Solicitud de patrocinios Informe de actividades Acta de Premiación Cancelación del código presupuestal E05.06 Eventos Deportivos Regionales 5 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Planillas de Inscripción Cronograma Solicitud código presupuestal Solicitud de cierre de vías Solicitud de préstamo de escenarios Solicitud de patrocinios P= Permanente

7 Pág. 7 de: 9 Informe de actividades Acta de Premiación Cancelación del código presupuestal G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdo de Pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica) I01 INFORMES I01.02 Informes a Entes de Control 2 3 X Se elimina porque la información está registrada en el Correspondencia Recibida consecutivo de correspondencia despachada Respuesta I01.07 Informes a Rectoría 2 8 X X I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 5 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.28 Informes al Ministerio de Educación Nacional 3 5 X X Se elimina porque pierde valor administrativo

8 Pág. 8 de: 9 I01.29 Informes al Ministerio de Hacienda 3 5 X X Se elimina porque pierde valor administrativo I01.30 Informes al ICFES 3 5 X X Se elimina porque pierde valor administrativo I01.31 Informes al Consejo Nacional de Acreditación 3 8 X X Se elimina porque pierde valor administrativo I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato I01.59 Informes de Auditorías Internas de Gestión y Calidad 3 2 X P02 PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 3 3 X X Se elimina porque pierde valor administrativo Comunicación de queja, reclamo o información Investigación Respuesta P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 5 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión

9 Pág. 9 de: 9 P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección Contraloría de Control Interno y Evaluación de Gestión R07 REPRESENTACIONES R07.01 Representaciones Orden nacional 3 3 X X R07.02 Representaciones Orden Departamental 3 3 X X R07.03 Representaciones Orden Municipal 3 3 X X R07.04 Representaciones Orden Institucional 3 3 X X