PLANEACIÓN DE PROYECTOS. Juan C. Mata/Héctor Rico

Transcripción

1 PLANEACIÓN DE PROYECTOS Juan C. Mata/Héctor Rico

2 PROYECTO: Proceso único que conlleva un conjunto de actividades concretas, interrelacionadas, coordinadas, planificadas, ejecutadas y evaluadas para alcanzar un objetivo definido en un tiempo y con unos costos determinados. 2

3 Qué requiere cualquier proyecto? 1. Objetivos y metas 2. Un plan de trabajo 3. Recursos 4. Tiempo 5. Un plan financiero 6. Intención de generar un cambio 3

4 Objetivos del proyecto Es la obra que se quiere realizar, el objeto que se quiere producir o el servicio que se quiere prestar. Para conseguir resultados positivos, es indispensable considerar los siguientes elementos. 4

5 Satisfacer las necesidades del usuario o cliente Todo proyecto responde a un diagnóstico previo y a unas necesidades previamente identificadas. Este aspecto tiene una importancia creciente hoy en día debido a la introducción de la gestión con criterios de calidad en cada vez un número mayor de organizaciones.. 5

6 Buscar un coste económico equilibrado Los objetivos se tienen que lograr dentro de un margen de rentabilidad económica y social. Pregúntese: Qué recursos son necesarios? Qué es lo más eficiente y eficaz? Cómo lograr los objetivos de forma que sea rentable? 6

7 Cumplir un plazo establecido El tiempo es implacable y es un recurso FINITO. Siempre hay que prestar atención al cumplimiento de plazos durante el desarrollo del proyecto. Son habituales las desviaciones sobre el tiempo preestablecido. 7

8 Características de los proyectos. Irreversibilidad Frecuentemente se tienen que tomar decisiones irreversibles para avanzar. Medios relevantes, variados y cambiantes Indispensables para gestionar los recursos humanos y materiales. Entidad, tamaño y enlace Presentan riesgos -Pérdidas económicas, retrasos, averías, consecuencias sociales, pérdida de clientes, etc Dinamismo y evolución Inestabilidad y cambio permanente requiere gran dinamismo y agilidad de los participantes. Discontinuidad Una vez terminado, no se repite de manera continuada Influencias Externas Las presiones sociales, políticas y económicas pueden afectar el resultado del proyecto 8

9 -Definición de objetivos, aspectos técnicos y alcance. -Se analizan experiencias previas de proyectos similares -Puesta en marcha de la planificación anterior. -Combina gestión y trabajo técnico para cumplir los objetivos. -Monitoreo constante permite detectar desviaciones. -Identificar problemas y resolverlos a tiempo Ciclo de vida de un proyecto -Análisis de riesgos y problemas potenciales. -Organizar actividades y tareas para alcanzar los objetivos -Establecer un plan de seguimiento. -Determinar recursos necesarios. -En caso de presentarse desviaciones, el proyecto podrá requerir cambiar el diseño o replantear la planificación. 9

10 Iniciando un proyecto El primer paso para la elaboración de un proyecto será la identificación del problema o necesidad Una necesidad es aquello que es conveniente, práctico, imprescindible, como una instalación, un producto o un servicio. 10

11 Identificar las necesidades Para identificar necesidades: - Contrastar la ausencia de algo. - Contrastar distancias, discrepancias con niveles habituales o normales de bienestar, de servicios - Comparaciones con los niveles deseables de bienestar y servicios. - Establecer previsiones sobre situaciones futuras. - Realizar un análisis crítico de la realidad. - Detectar disfuncionalidades. 11

12 Técnicas cuantitativas y cualitativas Técnicas cualitativas, buscan dar consenso : - Informadores - Técnica Delphi - Grupo nominal - Tormenta - Fórum comunitario. de ideas Técnicas cuantitativas, hacen referencia a cuestionarios. 12

13 Establecimiento de prioridades Determinación de los crtiterios a seguir para la valoración de prioridades. Realizar una preselección de los problemas. Estudio y clasificación de los problemas o necesidades, Delimitación del problema o descripción de la necesidad a la que da respuesta el producto/servicio. - Explicar en qué consisten, describirlos - Justificar por qué es necesaria la puesta en marcha de un proyecto que aborde dicho problema o necesidad. - Precisar el objetivo general que se persigue con el proyecto. 13

14 Un proyecto debe ser innovador Innovación: es poner ideas en valor. Se hace con el propósito de conseguir resultados. Cómo innovar? - Reconocer una necesidad. - Investigar las tendencias. - Mejorar los productos actuales. - Tratar de estar informado - Identificar las cualidades propias. - Intercambio de ideas. 14

15 Definición de un proyecto 1. Naturaleza del proyecto 2. Justificación/fundamentación. Necesidad o problema al que responde. 3. Beneficiarios del proyecto. 4. Localización del proyecto: dónde se llevará a cabo. 15

16 Cómo definir objetivos? - Claros: lenguaje comprensible y preciso. - Concretos: expresen con claridad y precisión. - Realistas: factibles de alcanzar con los recursos disponibles. - Pertinentes: relación lógica con la naturaleza de los problemas. - Evaluables: cuando terminen las actividades que los desarrollan, se puede saber si se han cumplido o no. 16

17 Análisis y gestión de riesgos Identificar riesgos, sus causas y la probabilidad de que sucedan con el fin de plantear estrategias que los prevengan o corrijan. Etapas: Identificar los riesgos. Establecer la probabilidad. Determinar estrategias preventivas 17

18 Indicadores Permiten monitorear el progreso del proyecto. Proporcionan información que puede ser analizada y utilizada para identificar problemas y detectar necesidades. Sociodemográficos De problemas De utilización de De recursos De mercado sociales servicios 18

19 Herramientas para planificación Diagramas de Flujo de procesos Diagramas estructurales y funcionales Diagramas de Gantt (actividades y tiempos) 19

20 Planificación de Recursos Perfiles competenciales - Recursos humanos necesarios - Medios de producción - Materias primas, herramientas, instalaciones, material - Fungible y suministros. Definición de perfiles- definir que es lo que se busca en los recursos humanos para poder identificar a las personas que mejor cumplan con dicho perfil. Nivelación de recursos- consiste en asignar los recursos de acuerdo con las necesidades reales, pero de tal manera que los costos se minimicen, y ello para cada tipo de recurso utilizado. Presupuesto del proyecto- Determinar el coste por cada actividad y la suma de todas las actividades será el coste total del proyecto. 20

21 Etapas de un proyecto 1. Gestión 2. Diseño 3. Planificación 4. Ejecución 5. Conclusión Responsabilidades de un gestor Análisis inicial Análisis y gestión de riesgos Seguimiento Evaluación final Competencias y funciones Generación de ideas Herramientas de planificación Equipo de proyecto Cierre del proyecto Áreas de conocimiento. Identificar necesidades Recursos Reuniones Definición del proyecto Plan de seguimiento y evaluación Toma de decisiones Definición de objetivos Gestión de cambios Buscar apoyos y recursos Resolución de conflictos 21

22 Propuesta de índice para estructurar un proyecto de CyS Definición del proyecto 1.1 Identificación de necesidades 1.2 Generación de ideas 1.3 Identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas 1.3 Establecimiento de prioridades 1.4 Delimitación del problema 1.5 Definición de los objetivos 2. Formulación del proyecto 2.1 Identificar requisitos técnicos y/o legales 2.2 Cuantificar beneficios e impactos 2.3 Identificar posibles apoyos económicos 2.4 Matriz de riesgos y soluciones 3. Planificación del proyecto 3.1 Definición de equipo y roles 3.2 Definición y asignación de actividades 3.3 Asignación de tiempos 3.4 Definición de Hitos 3.5 Definición de presupuesto 3.6 Definición de indicadores para el seguimiento y evaluación del proyecto. 22

23 Gracias por su atención! Cloruro de Sodio (NaCl) visto con Microscopía de Barrido Electrónico 23

24 Fuente Guía para elaboración de proyectos, Gobierno del País Vasco,