MS.NC.LI ATENCIÓN DE RECLAMOS ADMINISTRATIVOS (PAGO DE PRESTACIONES)

Transcripción

1 () MS.NC.LI MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - ÁREA DE GESTIÓN: LIDERAZGO INSTITUCIONAL PREPARADO POR: VALIDADO POR : ÁREA PRESUPUESTACIÓN, CUSTODIA Y NORMALIZACIÓN DIRECTOR FINANCIERO, BIENES Y SERVICIOS JEFE UNIDAD FINANCIERA DIRECTORA ADMINISTRATIVA LICDA. LIZETH VARGAS VENEGAS LIC. JORGE E. ARAYA MADRIGAL, MBA LIC. MARCO TULIO SANDOVAL PICADO, MBA LIC. DANIEL SERRANO CASTRO LICDA. SANDRA BARRIENTOS ESCOBAR, MBA REVISADO POR: UNIDAD DESARROLLO ORGANIZACIONAL LIC. FRANCISCO ÁLVAREZ LEANDRO ING. MAINOR ARAYA GONZÁLEZ APROBADO POR: VERSIÓN Nº: 1 DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD FECHA DE EMISIÓN: DRA. ILEANA HERRERA GALLEGOS

2 PÁGINA 1 DE Introducción En la Ley General de Control Interno, N 8292, Gaceta N 169 del 04 de setiembre del 2002, se establecieron una serie de disposiciones y conceptos para que la Administración activa desarrolle su actividad dentro de un marco siempre de legalidad, eficiencia, objetividad y transparencia. Para ello se crean mecanismos de control, que permitan valorar y evaluar su actividad, a la vez que le asegura un mejor desarrollo y entendimiento de cada función que debe estar acorde con sus objetivos, misión y visión. Por lo anteriormente descrito, surge la necesidad de definir los pasos a seguir para la correcta liquidación de los reclamos administrativos relativos a pago de prestaciones interpuestos por los exfuncionarios o familiares de funcionarios fallecidos de la Institución a partir de emitida la resolución de reclamos administrativos. 2. Objetivo Realizar el pago de la solicitud de reclamo administrativo de un ex servidor público de forma efectiva y oportuna. 3. Productos Producto final: - Liquidación efectiva de las prestaciones del ex funcionario que presentó solicitud. Producto medio: - Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos. 4. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica en el nivel central. 5. Definiciones En el procedimiento se hará referencia a los siguientes términos que se recomienda consultar en este documento. Reclamo administrativo: Resolución Reclamo Administrativo: SIGAF:

3 PÁGINA 2 DE 14 Visar: 6. Referencias Ley de Control Interno. Ley No Código de trabajo. 16. Ed. San José, C.R : IJSA, Julio del Artículos 85 Inciso d) y 586. Ley General de Administración. - Ley No de 2 de mayo de 1978, Titulo Quinto Instructivo sobre Aspectos Mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de Visado. M CO-DFOE Reglamento sobre el Visado de Gastos con Cargo al Presupuesto de la Republica. R CO-DFOE. 7. Responsables Código Actividad de gestión Unidad Organizativa Responsable 8.1 Recibir las resoluciones de Reclamos Administrativos y trasladarlas al, Jefe Unidad 8.2 Recibir y Revisar la Resolución de Reclamos Administrativos 8.3 Registrar la Resolución de Reclamos Administrativos en el Sistema y Trasladarla a la Secretaría del área

4 PÁGINA 3 DE Confeccionar la Boleta para Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reservas de Recursos y Trasladarla al Coordinador del,. 8.5 Revisar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reservas de Recursos 8.6 Aprobar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reservas de Recursos y trasladarla al Jefe de la Unidad 8.7 Revisar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos Jefe Unidad 8.8 Aprobar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos y trasladarla al Responsable del Programa Presupuestario Jefe Unidad 8.9 Revisar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos. Responsable del Programa 8.10 Aprobar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos y traslada a la Unidad. Responsable del Programa 8.11 Recibir y revisar la Resolución de Reclamos Administrativos y la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos. Encargado de Visado 8.12 Visar y Trasladar la Resolución de Reclamos Administrativos y la Boleta de pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos a aprobación y pago Encargado de Visado

5 PÁGINA 4 DE Recibir la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos para Aprobar y formular el acuerdo de pago 8.14 Enviar copia del comprobante de pago a Dirección de Asuntos Jurídicos, a la Unidad de Recursos Humanos y Enviar a Archivo Solicitar a la Dirección de Asuntos Financieros un resumen trimestral de las Resoluciones de Reclamos Administrativos.

6 PÁGINA 5 DE Procedimiento 8.1. Recibir las Resoluciones de Reclamos Administrativos y Trasladarlas al Área de Registro, La Dirección de Asuntos Jurídicos debe enviar al Jefe de la Unidad por medio de correo electrónico la Resolución de Reclamos Administrativos debidamente avalada y firmada por Casa Presidencial y el Despacho Ministerial y procede a trasladarla al colaborador del, Recibir y Revisar la Resolución de Reclamos Administrativos El colaborador del, debe recibir la Resolución de Reclamos Administrativos vía correo electrónico y procede a: a) Imprimir el documento indicando en el mismo la fecha y hora de recibido con el fin de cumplir con Las Normas de Ejecución Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la Republica para el Ejercicio Económico de 2013 artículo 7 inciso 6). Los gastos con cargo a la sub partida prestaciones legales deberán pagarse en estricto orden de presentación en las Unidades s Institucionales y por el monto total. Tendrán prioridad los pagos que correspondan a causahabientes de servidores fallecidos; también, serán prioritarias las solicitudes de pago de personas que no puedan seguir laborando por incapacidad permanente y tengan derecho a prestaciones. b) Revisar el contenido presupuestario para esta partida donde puede surgir alguna de las siguientes situaciones: Si tiene contenido presupuestario continúa con el trámite. Si no tiene contenido presupuestario se comunica con el Jefe de la Unidad para que proceda a crear la reserva y continuar con el trámite. Si no se cuenta con contenido presupuestario para esta Resolución se debe esperar hasta que se haga la modificación presupuestaria correspondiente, que le de contenido a esta partida para continuar con el proceso. La Jefatura de la Unidad debe informar de esta situación mediante un oficio a la Unidad de Recursos Humanos y a la Dirección de Asuntos Jurídicos Registrar la Resolución de Reclamos Administrativos en el Sistema y Trasladarla a la Secretaría del área. El colaborador del, debe proceder a registrar la Resolución de Reclamos Administrativos por lo que debe hacer:

7 PÁGINA 6 DE 14 Incluir en la herramienta de Excel creada para el control de las reservas, la Resolución a tramitar. Registrar la Resolución de Reclamos Administrativos en el sistema para el proceso de la gestión financiera módulo FV60 Registrar Prelim. Factura acreedor: Sociedad MSAL (incluyendo datos básicos, pago, detalle y nota) finalizando con la opción de grabar completamente. Anotar en el cuaderno de correspondencia con la secretaría del área, el número de partida, el número de reserva y el programa presupuestario de la Resolución de Reclamos Administrativos procesada, y trasladarla a la Secretaría del área Confeccionar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos y Trasladarla al Coordinador del, de la Gestión El colaborador de la secretaría del, debe recibir la Resolución de Reclamos Administrativos y el cuaderno de correspondencia donde se incluyen los datos necesarios para confeccionar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos (Anexo N 1). Procede a confeccionar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos y debe ser trasladada al coordinador del Área de Registro, Revisar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos El coordinador del, debe recibir la Resolución de Reclamos Administrativos y la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos y procede a revisarla. Si la documentación presenta alguna inconsistencia debe devolverla al colaborador del área para que proceda a corregir la información. Si no presenta ninguna inconsistencia se continúa con el proceso Aprobar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos y trasladarla al Jefe de la Unidad El coordinador del, debe aprobar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva mediante su firma y fecha en el lugar asignado para tal fin en la boleta y lo transfiere a la Jefatura de la Unidad.

8 PÁGINA 7 DE Revisar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos. La Jefatura de la Unidad debe recibir la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos para su revisión si esta correcta continua con el trámite, si la información presenta inconsistencias la devuelve al coordinador del, de la Gestión para que se corrija Aprobar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos y trasladarla al Responsable del Programa Presupuestario La Jefatura de la Unidad debe proceder a aprobar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos mediante su firma en el espacio destinado para este fin en la boleta y trasladarla al Responsable del Programa Presupuestario para su autorización final Revisar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios Pre aprobada con cargo a Reserva de Recursos. El Responsable del Programa Presupuestario debe recibir la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos para su revisión y aprobación final. Si determina alguna inconsistencia la devuelve a la Jefatura de la Unidad para su corrección. Si no presenta inconsistencia continua con el trámite Aprobar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos y traslada a la Unidad. El Responsable del Programa Presupuestario debe aprobar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos mediante su firma en el espacio asignado para este fin en la boleta Recibir y Revisar las Resoluciones de Reclamos Administrativos y la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos. El colaborador responsable del visado de facturas debe recibir la documentación y procede a ejecutar la revisión de la documentación verificando el cumplimiento de las acciones y requisitos que se detallan a continuación: Que exista partida y contenido presupuestario en el Presupuesto de la República.

9 PÁGINA 8 DE 14 Que se cumpla con lo dispuesto en normativa específica relacionada con un gasto en particular, cuando corresponda. Que exista el registro inicial del documento en los sistemas informáticos de apoyo a la gestión financiera. Que el código presupuestario se ajuste a lo establecido en el Presupuesto de la República vigente (título, programa, subprograma, partida, subpartida y fuente de financiamiento). Que la descripción del objeto del gasto esté de acuerdo con las clasificaciones presupuestarias y el Diccionario de imputaciones presupuestarias vigentes. Que se cumpla con las circulares e instructivos de los entes rectores del Sistema de Administración. Que los cálculos aritméticos estén correctos. Que todo documento de ejecución presupuestaria dentro del proceso de visado contenga los sellos y firmas autorizadas que correspondan, para lo cual se debe mantener un registro de firmas de los funcionarios responsables según lo dispuesto en el artículo 11 del Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al Presupuesto de la República, emitido por la Contraloría General de la República. Que se indique el número de reserva de recursos a la que se carga la factura. Que el código presupuestario coincida con el de la reserva de recursos. Que se indique el número de resolución administrativa. Que la información del beneficiario coincida con la indicada en la resolución administrativa (nombre, número de cédula del beneficiario y monto total por pagar). Que se tramiten en orden de presentación de conformidad con lo señalado en las normas de ejecución del Presupuesto de la República sobre el particular.

10 PÁGINA 9 DE 14 Que en los casos de fallecimiento del servidor, se indique el juzgado de trabajo en el cual se abrirá el expediente correspondiente, para efectos del depósito establecido en el artículo 85, inciso d), del Código de Trabajo. Verificar a través de los sistemas de información que contienen los registros de pago por concepto de sueldos o en su defecto por certificación expedida por la Unidad de Recursos Humanos lo siguiente: Si existen giros por concepto de salarios a favor del ex servidor, después de la fecha a partir de la cual cesa su relación laboral. En caso afirmativo, determinar si los mismos fueron depositados en la cuenta del interesado, lo que obligaría a la Administración a solicitar el reintegro directamente. Si el servidor continúa laborando, en cuyo caso, la Administración deberá dejar sin efecto el trámite de la factura e iniciar el procedimiento administrativo para establecer las eventuales responsabilidades. Si el servidor ha ingresado de nuevo antes del transcurso del plazo señalado en el artículo 586 del Código de Trabajo, para lo cual la Administración deberá dejar sin efecto el trámite de la factura y confeccionar una nueva resolución reconociendo sólo el período durante el cual no laboró Esta verificación del cumplimiento de las acciones y requisitos se debe de hacer de conformidad con el Reglamento de Visado de Gastos con cargo al Presupuesto de la República aprobado mediante resolución R CO-DFOE del 1 de diciembre 2003 y el Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de Ejecución Presupuestaria en el proceso de visado aprobado mediante resolución M CO-DFOE del 03 de diciembre del 2003 ambos de la Contraloría General de la República Visar y Trasladar la Resolución de Reclamos Administrativos y la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos a aprobación y pago. El colaborador responsable del visado debe proceder a visar la documentación mediante su firma sello y fecha, y debe trasladarla al colaborador encargado de aprobar y formular el acuerdo de pago. Si la documentación presenta inconsistencias y no procede su visado, debe trasladarla a la Jefatura de la Unidad para que se devuelva al área correspondiente para su corrección.

11 PÁGINA 10 DE Recibir la Resolución de Reclamos Administrativos y la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos para aprobar y formular acuerdo de pago El encargado de crear las propuestas de pago en SIGAF debe recibir la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos y procede a: Confrontar la documentación que recibe (Resolución de Reclamos Administrativos y Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos) con la información que se incluyó en el Sistema SIGAF y la aprueba. Se elabora la propuesta de pago con el fin que la Tesorería Nacional transfiera los fondos a las cuentas de los beneficiarios según indica la Resolución de Reclamo Administrativo, si el deposito es en una cuenta de un Juzgado se envía un oficio de autorización a Tesorería Nacional para que deposite en el Juzgado correspondiente. En caso de que exista alguna inconsistencia, se devuelve al responsable para su corrección si todo está correcto, se envía a la Dirección de Recursos Humanos y Jurídicos Enviar copia del comprobante de pago a Dirección de Asuntos Jurídicos, a la Unidad de Recursos Humanos y Enviar a Archivo El encargado de crear las propuestas de pago en el SIGAF debe imprimir el reporte del proceso de contabilización de la propuesta de pago, que se convierte en el comprobante de la transferencia y lo traslada a la Dirección de Asuntos Jurídicos y a la Unidad de Recursos Humanos. Si la Resolución de Reclamos Administrativos indica que se debe dar aviso a la Procuraduría General de la Republica se le notifica mediante un oficio el pago del documento Controlar la atención de las Resoluciones de Reclamos Administrativos. El colaborador encargado de la Unidad debe solicitar a la Dirección de Asuntos Jurídicos un resumen trimestral de las Resoluciones de Reclamos Administrativos enviadas a la Unidad con el fin de determinar: Que se recibieron efectivamente todas las Resoluciones enviadas Que se pagaron todas las Resoluciones enviadas. Cuales se encuentran en trámite por falta de contenido presupuestario

12 PÁGINA 11 DE Indicadores de gestión Porcentaje de Resoluciones de Reclamos Administrativos canceladas: (Cantidad total de reclamos administrativos recibidos / Cantidad de Reclamos Administrativos Cancelados) * 100

13 PÁGINA 12 DE Diagrama de Flujo Diagrama de Flujo Proceso de nivel 1: Reclamos Administrativos por prestaciones Código: MS Unidad organizativa: Dirección Bienes y Servicios Elaborado por: Licda. Lizeth Vargas V Versión N 1 Fecha elaboración: 25/02/2012 Hoja 1 de 1 Actividades Unidad Organizativa Código Descripción Unidad Responsable del Programa Dirección Asuntos Juridicos y Recursos Humanos Flujo información Detalle flujo de información Inicio 8.1 Recibir las resoluciones de reclamos administrativos y trasladarlas al Área de Registro, 8.2 Recibir y Revisar la Resolución de Reclamos Adminsitrativos La resolución de reclamos administrativos tiene contenido presupuestario? No Si 8.3 Registrar la Resolución de Reclamos Administrativos en el Sistema y Trasladarla a la Secretaría del área 8.4 Confeccionar la Boleta para Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos y trasladarla al coordinador del Área de Registro, 8.5 Revisar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reservas de Recursos Esta correcta la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reservas de Recursos? Si No 8.6 Aprobar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reservas de Recursos y trasladarla al Jefe de la Unidad 8.7 Revisar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reservas de Recursos Esta correcta la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reservas de Recursos? No Si 8.8 Aprobar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reservas de Recursos y trasladarla al Responsable del Programa Presupuestario 8.9 Revisar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos Esta correcta la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reservas de Recursos? Si No 8.10 Aprobar la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos Recibir y Revisar la Resolución de Reclamos Administrativos y la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reservas de Recursos Visar y Trasladar la Resolución de Reclamos Administrativos y la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Rercursos a aprobación y pago Esta correcta la Resolución de Reclamos Administrativos y la Boleta de Pago de Bienes No y Servicios con Cargo a Reservas de Recursos? Si Recibir la Resolución de Reclamos 8.13 Administraivos y la Boleta de Pago de Bienes y Servicios con cargo a Reserva de Recursos para Aprobar y formular el acuerdo de pago Esta correcta la Resolución de Reclamos Administrativos y la Boleta de Pago de Bienes No y Servicios con Cargo a Reservas de Recursos para proceder con el acuerdo de pago? Si Enviar copia del comprobante de pago a 8.14 Dirección de Asuntos Jurídicos, a la Unidad de Recursos Humanos y Enviar a Archivo Solicitar a la Dirección de Asuntos Jurídicos 8.15 un resumen trimestral de las Resoluciones de Reclamos Administrativos FIN

14 PÁGINA 13 DE Anexos ANEXO N 1 BOLETA PARA PAGO DE BIENES Y SERVICIOS CON CARGO A RESERVA DE RECURSOS