FECHA REVISIÓN: 25/09/2017. Nombre del Documento: PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA DEPARTAMENTO: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Transcripción

1 1 de 5 1. PROPÓSITO Y ALCANCE 1.1 Propósito Establecer los lineamientos y las actividades que permitan una comunicación interna y externa entre los diferentes niveles y funciones de Corporación DELTOR y también con las partes interesadas que soliciten o envíen información en relación con el desempeño del sistema de gestión de la calidad ISO 9001: Alcance Este procedimiento aplica para la comunicación interna entre los diversos niveles y funciones al interior de Corporación DELTOR cuyas actividades y servicios pueden impactar los procesos; y la comunicación externa para poder recibir, documentar y dar respuesta a la comunicación de las partes interesadas respecto a las actividades de la empresa respecto al sistema de gestión de la calidad. 1.3 Políticas de operación La Dirección será la responsable de llevar a cabo la difusión interna y externa del sistema de gestión de la calidad Los principales temas de comunicación interna del sistema de gestión de la calidad se basará principalmente en la difusión de la Política de calidad, requisitos legales y reglamentarios aplicables, objetivos y metas de calidad establecidas Los principales temas de comunicación externa del sistema de gestión de la calidad se basará principalmente en la Política de calidad, cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, desempeño del sistema de gestión de la calidad, objetivos y metas de calidad; y documentos que se entreguen o reciban de las partes externas por actividades que tengan relación con temas del sistema de gestión de la calidad Lo responsables de los procesos solicitarán a la Dirección las necesidades de comunicación interna y/o externa validada por el(la) coordinador(a) del SGC, esta información debe incluir: vigencia, responsable de la emisión y responsable del retiro de la misma Los medios de comunicación pueden ser a través de la web page: prensa, radio, revistas, trípticos, folletos, volantes, carteles, lonas impresas La comunicación de las partes interesadas externas será a través de correo electrónico, buzón de quejas y sugerencias, mensajería y entrega personal de la solicitud de información a la dirección. La dirección en conjunto con el staff, analizaran las solicitudes y asignaran acciones correspondientes en un plazo especificado a las partes interesadas.

2 2 de 5 2. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍAS Política de Calidad. - Compromiso global y orientación de la organización relativas a la calidad. Objetivo de Calidad. - Meta específica para las áreas principales de la organización relacionada con la calidad. Medios de Comunicación. - Reuniones informativas, tableros de noticias, periódicos o revistas internas, medios visuales y electrónicos, encuestas o esquemas de sugerencias. Partes interesadas. - individuo o grupo que tiene interés en cualquier decisión o actividad de la organización. (2.20- ISO 26000). 3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia Actividad de Etapas 1 El personal que realiza actividades que influyen en los procesos de la empresa, elaboran y proporcionan la información que debe darse a conocer interna o externamente y recomienda los medios de difusión y comunicación a utilizar. 2 Las partes interesadas externas pueden solicitar información referente al sistema de gestión de la calidad empleando los mecanismos electrónicos y físicamente. Responsable Personal de la empresa Partes interesadas 3 Toda la información solicitada de las partes interesadas externas, deberá ser recibida y entregada a la dirección de DELTOR. 4 Las áreas de DELTOR que deseen informar, se entregará a la Dirección para su aprobación. Dirección 5 Recibe la información interna a ser publicada y documenta la difusión. Dirección 6 En el caso de que la información sea demandada por parte de las partes interesadas externas, deberá analizar la información a otorgar y asignar responsables para atender dicha solicitud con fecha de respuesta. Personal de la empresa Dirección 7 Se envía la respuesta a las partes interesadas documentándola. Dirección 8 En el anexo A, se muestra la información que debe ser informada al personal. Dirección 9 Conserva información documentada. Coord. SGC.

3 3 de 5 Anexo A. Responsable de comunicar Accionistas Dirección Gerente General Recursos Humanos Coordinador SGC. Coordinador de mantenimiento Coordinador de compras Administrador General Agente de ventas Supervisor General Tema clave a comunicar A quien comunica Medio utilizado Frecuencia de comunicación Planeación estratégica, metas y Dirección Reuniones. Permanente objetivos a cumplir, planeación estratégica. Resultados de operación de la STAFF, contratista, empresa. accionistas, partes Seguimiento a lineamientos de interesadas. los accionistas. Misión, Visión, roles y Jefes de áreas, Reuniones, responsabilidades, política de trabajadores pizarrones, mantas, calidad, objetivos de calidad y internos, electrónicamente. partes interesadas. proveedores. Descripción de funciones, evaluación de desempeño, encuesta de clima laboral, actividades de recreación, faltas en el mes, capacitaciones. Acciones correctivas, revisión por la dirección, resultado de auditorías, proyectos de mejora. Mantenimientos correctivos y preventivos. Información de análisis de proveedores externos, compras totales mensuales, contabilidad, facturación. Contabilidad, saldos en bancos, balances financieros, pólizas de unidades, cuentas por cobrar. Contratos en el mes, nuevos clientes, facturación, encuestas de satisfacción. Quejas, objetivos de recolección y contenedores, desempeño de flotilla. Todo el personal de la empresa. Dirección, STAFF, jefes de área Gerente General, compras. Gerente General, STAFF. Gerente General Gerente General, Administrador General. STAFF, Gerente General, Impresa, reuniones. electrónico, impreso. Reuniones.

4 4 de 5 4. DIAGRAMA DE FLUJO. INICIO A 1 Proporcionan información a dar a conocer 7 Se envía la respuesta a las partes interesadas documentándola. 2 Las partes interesadas externas pueden solicitar información a la empresa. 8 Se elaborará reporte de publicaciones por trimestre difundidas. 3 La información recibida de las partes interesadas externas será entregadas a la Dirección. 9 Se elaborará reporte de publicaciones por trimestre difundidas. 4 Las áreas de DELTOR que deseen informar, se entregará a la Dirección para su aprobación. FIN 5 Recibe la información interna a ser publicada y documenta la difusión. 6 En el caso de que la información sea demandada por parte de las partes interesadas externas, deberá analizar la información a otorgar y asignar responsables para atender dicha solicitud con fecha de respuesta. A

5 5 de 5 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. DOCUMENTO NMX-CC-9001-IMNC-2015 MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE DELTOR TABLA DE MC 4.2 DELTOR D-DIR-004 PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN AL SISTEMA DE CALIDAD PROCEDIMIENTO PARA MEDIR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE P-DIR-001 P-VET REGISTROS. 7. HISTORIAL DE REVISIONES. INCISO PAGINA DESCRIPCIÓN REVISIÓN FECHA REV. N/A N/A LIBERACIÓN 01 04/02/11 N/A N/A Creado a electrónico 02 23/10/ Se modificó el nombre de Manual de Políticas de Calidad a 03 27/01/14 Manual de Gestión de la Calidad de DELTOR. 1 1 Se eliminó la política de operación /07/16 N.A N.A Se modificó el encabezado en el código del documento /04/ Se modificó el objetivo del procedimiento /04/ Se modificó el alcance del procedimiento /04/ Se eliminó el numeral de las políticas de operación, 05 20/04/17 añadiendo 6 políticas más de la hasta Se agrega el termino de partes interesadas /04/ Se modificó totalmente el procedimiento actualizándolo a la 05 20/04/17 versión de 9001: Se modificó totalmente el diagrama de flujo basado en el 05 20/04/17 desarrollo del procedimiento. N.A 5 Se cambiaron en firmas de aprobación los campos de 05 20/04/17 elaboro por Revisó y aprobó dirección por Aprobó Gerente General. 5 4 Se actualizó los códigos según la lista maestra /04/ Se modifica el numeral 8 redactando lo siguiente: Se elaborará reporte de publicaciones pro trimestre difundidas /09/17

6 6 de 5 Y queda el numeral como sigue: En el anexo A, se muestra la información que debe ser informada al personal. 3 3 Se agrega el apartado del anexo A. 25/09/17 FIRMAS DE APROBACIÓN Revisó: Coord. S.G.C. Aprobó: Gerente General Al momento de imprimir, sustraer información o copiar a otra ubicación del presente documento será considerado una copia no controlada, por lo que perderá validez para el Sistema de Gestión de Calidad.