2. ALCANCE El alcance del documento abarca el servicio que realiza el área de mensajería se brinda para toda la organización.

Transcripción

1 1 de 9 1. OBJETIVO La presente procedimiento establece los lineamientos y acciones a seguir para la atención de los servicios que brinda el área de mensajería, los cuales constan de: Mensajería interna, Mensajería externa y Mesa de Partes. 2. ALCANCE El alcance del documento abarca el servicio que realiza el área de mensajería se brinda para toda la organización. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1. LOG-AYA-P- Traslado de Activos. 4. DEFINICIONES 4.1 Buzón Mensajería: Dirección de correo electrónico por lo cual se deben canalizar todos los requerimientos y coordinaciones con el Área de Mensajería. 4.2 Mensajero: Es el encargado de procesar los requerimientos recibidos en Mensajería y coordinar con los usuarios, mensajeros, chofer, empresa de Courier sobre la programación y asignación de entrega, traslado, tramites y recojo que se requiera. 4.3 Mensajería interna: Servicio de recojo y entrega de documentos, materiales y o activos al interior de la organización ya sea en el mismo campus o inter campus conforme a los horarios establecidos. 4.4 Servicio Especial: Se realiza el recorrido desde el punto de salida (Campus UPC/LCT) hasta el lugar del destino. El área solicitante se hará responsable Del recojo y entrega de Materiales y Activos. Este servicio se brindara conforme a los horarios establecidos, disponibilidad y la capacidad de la unidad. Todo traslado de activos o materiales que pertenecen a la institución deben salir con sus guías de remisión correspondientes. Si esta fuera del horario de trabajo, el área solicitante debe asumir el costo del conductor (Horas Extra).

2 2 de Mensajería externa (Courier): Servicio de recojo y entrega de documentos de la organización hacia las empresas u organizaciones externas. 4.6 Mesa de Partes: Servicio de recepción de documentación. 4.7 Usuario: Persona responsable en solicitar el servicio. 4.8 Tramites Especiales: Recepción de Cartas de diferentes asuntos relacionado a trámite de alumnos, solicitudes proceso de titulación y certificación de documentos. 5. PROCEDIMIENTO FLUJO DE PROCESO A. PROCESO DE ENVIO DE DOCUMENTOS POR COURIER (Horario regular 24 horas.) Actividad Usuario Mensajero Campus Monterrico Courier Mensajero Interno Inicio Inicio 1. Envía correo a buzón de mensajería 1 2. Programa atención de requerimiento y realiza coordinaciones 2 3. Recoge y entrega requerimiento 3 4. Devolución de cargo a usuarios 4 5. Realiza y comparte reportes de servicios atendidos. 5 Fin Fin

3 3 de 9 B. PROCESO DE ENVÍO DE DOCUMENTOS URGENTE POR COURIER (Urgente 04 horas) Actividad Usuario Courier Mensajero Campus Monterrico Inicio Inicio 1. Comunica y envía correo de solicitud Programa y coordina recojo y entrega de requerimiento 2 3. Realiza devolución de cargos 3 4. Registra y valida servicio realizado 4 5. Realiza y comparte reporte de servicios 5 Fin Fin DESCRIPCION DE ACTIVIDADES A. PROCESO DE ENVIO DE DOCUMENTOS POR COURIER (Horario regular 24 horas.) 1. El usuario envía correo a buzón de mensajería especificando el detalle del requerimiento y efectúa la entrega del documento. Debe ser solicitado por el usuario a través del Buzón de Mensajería (mensajer@upc.pe). El correo de solicitud deberá contener toda la información que permita la programación de los envíos, traslados y tramites tales como: fecha, lugar de recojo, lugar de destino y nombre de la persona que recibe, nombre del usuario, área, centro de costo, descripción horarios de atención y dirección. El mensajero confirmara la programación vía correo. Para la entrega del requerimiento, tener en consideración el Apéndice : Consideraciones para el recojo de requerimiento y el Apéndice 02: Horarios

4 4 de 9 2. El mensajero ubicado en Campus Monterrico es el encargado de programar la atención de los requerimiento recibidos por el Buzón de Mensajería y registra atención del requerimiento y envío por courier. Realiza las coordinaciones pertinentes con los usuarios, conductor de la movilidad y proveedor courier y así mismo dará trámite a la correspondencia relacionada a Cartas de diferentes asuntos relacionado a trámites de alumnos, solicitudes proceso de titulación y certificación de documentos. 3. El Courier realiza el recojo y entrega del requerimiento al destinatario y realiza la entrega de cargo al Mensajero Interno. 4. El Mensajero Interno realiza la devolución de cargos a los usuarios. Los envíos de comprobantes y otros hacia la Mesa de Partes ORD serán entregados en un plazo de 24 horas. Todos los documentos que sean observados serán devueltos al usuario, con el fin de que puedan proceder con la regularización correspondiente. En ningún caso mensajería efectuará modificaciones o enmendadura algunos a los documentos. 5. El Mensajero ubicado en el Campus Monterrico realiza y comparte con usuarios reportes de Servicios Atendidos de forma mensual. B. PROCESO DE ENVÍO DE DOCUMENTOS URGENTE POR COURIER (Urgente 04 horas). 1. El usuario se comunica y envía correo de solicitud al Courier copiando al buzón de mensajería especificando el detalle del requerimiento. El correo de solicitud deberá contener toda la información que permita la programación de los envíos, traslados y tramites tales como: fecha, lugar de recojo, lugar de destino y nombre de la persona que recibe, nombre del usuario, área, centro de costo, descripción horarios de atención y dirección. 2. El courier se encarga de programar, coordinar el recojo y entrega del requerimiento al destinatario.

5 5 de 9 3. El Courier realiza la devolución de cargos a usuarios o al personal de mensajería según se acuerde. 4. El mensajero ubicado en Campus Monterrico registra y valida que el servicio se haya realizado correctamente. 5. Finalmente, el mensaje ubicado en Campus Monterrico realiza y comparte con los usuarios los reportes de servicio atendidos de manera mensual. 6. APENDICE 6.1 Apéndice : Consideraciones para el recojo de requerimiento. 6.2 Apéndice 02: Horarios 7. REGISTROS 7.1 Formato de Distribución 7.2 Formato de Mensajería Javier Bustamante Director General de Operaciones, Servicio y Calidad Institucional

6 6 de 9 APENDICE CONSIDERACIONES PARA EL RECOJO DE REQUERIMIENTO 1. Las áreas que requieran trasladar economato, material, equipos IT y/o activo del Almacén General, solicitará a los asistentes de almacén los mismo que coordinarán con Mensajería con 48 horas de anticipación a fin de programar este apoyo, se debe indicar el volumen, peso, cantidad de cajas y/o paquetes. Es importante tener en cuenta que este apoyo se brindará en función a la orden de llegada de la solicitud al Buzón de Mensajería. Todo material hacer trasladado deberá estar protegido a fin de no dañar el interior de la movilidad, caso contrario no se recibirá el material. 2. La eliminación de materiales en desuso (folletería, papelería, activos, etc.) se deberá coordinar con los Asistentes de almacén y Activos fijos. Este material no se trasladará a través de la movilidad de mensajería. 3. La solicitud del traslado de materiales varios y Activos por parte del solicitante implica la autorización del mismo. 4. Las áreas solicitantes deberán coordinar con Almacén General la recepción de Material y apoyo del personal para la carga y descarga. 5. Si por alguna eventualidad no se pudiera cumplir con el recorrido habitual, el coordinador de mensajería informara a los usuarios a fin de atender los requerimientos urgentes, estos deberán ser canalizados a través del servicio de Courier o haciendo uso del servicio de taxis con las empresas autorizadas. 6. Para los casos de apoyos en trámites en bancos e instituciones públicas, la preparación y correcto llenado de la documentación es responsabilidad del área que lo solicita, más no de Mensajería. Asimismo, es importante tener en cuenta que este requerimiento estará sujeto a la disponibilidad del personal y deberá ser durante los horarios establecidos.

7 7 de 9 7. Para el envío de correspondencia, en el caso de la Sede Corporativa LCT y Campus Monterrico, los usuarios deberán entregar su correspondencia en los puntos establecidos por el área de Mensajería (Piso 18 de LCT y Sótano del Pabellón H respectivamente). 8. En los demás Campus el usuario deberá tener su correspondencia lista, en un sobre cerrado, detallando el destino y destinatario obligatoriamente. De lo contrario, no se procederá con el recojo y envío solicitado. Asimismo; se deberá precisar si corresponde a Mensajería Externa, en ningún caso el personal de mensajería podrá esperar al usuario, este deberá esperar hasta el próximo recorrido o acercarse a los puntos establecidos por Mensajería (Solo aplica en Sede Corporativa LCT y Campus Monterrico) para entregar su correspondencia, teniendo en cuenta los horarios entrega y recojo de correspondencia. 9. El envío de correspondencia entre áreas de un mismo Campus o Sede es responsabilidad de cada colaborador y no del área de Mensajería. Por ello, los colaboradores en estos casos deberán hacer la entrega personalmente al destinatario. 10. Para el envío de libros, publicaciones, ediciones u otros documentos provenientes de los Centros de Información, el usuario o área responsable en todos los casos deberá etiquetar, rotular o empaquetar dichos materiales según corresponda. Caso contrario no se procederá con atender el requerimiento; Asimismo, si el volumen es mayor a 8kg o su equivalente en número de ejemplares dicha área deberá proporcionar al personal de Mensajería una maleta u otro medio que facilite su correcto transporte y en las condiciones adecuadas, o en su defecto coordinar el apoyo para el traslado hacia la movilidad. 11. Para el caso Mensajería Externa, deberán comunicarse y solicitar el requerimiento al Buzón de Mensajería, brindar las especificaciones correspondientes (Tipo, Cantidad, Centro de Costos/String, destino, etc.) del envío a realizar, posteriormente hacer la entrega correspondiente al personal de Mensajería según colocando en el sobre o paquete Mensajería Externa. Es importante indicar que estos envíos se realizan mediante un Courier y el plazo de atención para estas solicitudes es de 24hrs.

8 8 de Los envíos por Courier son realizados en forma diaria en el horario: 10a.m. Los envíos Urgentes por Courier (Servicio de 4hrs.) desde los Campus UPC, deberán ser solicitados y coordinados directamente entre los Usuarios y el proveedor, debiendo validar solicitud mediante envío de Correo electrónico al Courier manteniendo en copia al Buzón de Mensajería. Se debe también realizar las especificaciones correspondientes (Tipo, Cantidad, Centro de Costos/String, destino, etc.) En caso se requiera que el envío sea necesariamente a través de un Mensajero UPC, el área solicitante deberá asumir los costos de su movilidad (Ida/Retorno). Asimismo, el requerimiento estará sujeto a la disponibilidad del personal. 13. No está permitido utilizar el servicio de mensajería para traslados de materiales personales, todo requerimiento debe guardar directa relación con las actividades propias de la institución, en caso sea detectado será reportado al jefe de Soporte y Gestión de Operaciones. Así mismo, está estrictamente prohibido utilizar el servicio de mensajería para él envió de dinero u objetos personales o de valor. En caso sea detectado será comunicado al usuario para realizar el recojo en el área de Mensajería (Campus Monterrico, Pabellón H), cual deberá ser en un plazo máximo de 15 días, terminado dicho plazo el objeto será entregado a objetos perdidos.

9 9 de 9 APENDICE 02 HORARIOS HORARIOS (L V) RECEPCION DE MESA DE PARTES 09:00 a 12:30 Mensajero se encontrará en garita Álamos a fin de recibir y registra las correspondencia (privada y/o entidades gubernamentales) 08:30 a 12:50 Mensajero se encontrará efectuando recorrido en campus, en caso requiera ser ubicado para recepción de documentación personal seguridad deberá llamarlo al teléfono RPC: a fin se acerque a garita. 13:00 a 14:00 Refrigerio 14:30 a 16:30 Mensajero se encontrará en garita Álamos a fin de recibir y registra las correspondencia (privada y/o entidades gubernamentales), en caso se cuente con documentos dirigidos a Legal y Tax Laureate Mensajería escaneará dicho documento y será enviado mediante correo electrónico. Nota: Horarios sujeto a variación la información es publicada a través de conéctate 2.0