Proyectos de Inversión en Activos Fijos
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- Claudia Rey Sánchez
- hace 5 años
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1 Proyectos CONTENIDO 1.- OBJETIVO ALCANCE DEFNES POLITICA DE COMPRAS DESCRIPCION DEL PROCESO RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES ANEXOS OBJETIVO: Establecer un procedimiento para la revisión de los costos, control y puesta en marcha de un proyecto de inversión, ingresándolo oportuna y debidamente valorizado a los registros del activo fijo, durante el mes que comiencen a prestar servicios. 2.- ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a todas las personas quienes tienen a cargo proyectos de inversión en todas las Divisiones/Filiales de la empresa y a las personas que deban realizar imputaciones a los proyectos de inversión relacionados con Activos. Considera desde la creación de una orden de inversión hasta el registro contable definitivo de los bienes adquiridos. 3.- DEFNES: 3.1 Activo Fijo: Se deben considerar como Inversiones de Activo Fijo, todos aquellos bienes muebles o inmuebles comprados o construidos por la empresa para destinarlos a la explotación o apoyo a las actividades con su giro comercial, sin ánimo de venderlo, con una vida útil superior a 1 año. Tales como: terrenos, edificios, instalaciones, maquinarias, equipos mobiliarios, de oficina, mejoras en propiedad arrendada, entre otros Solicitud de Inversión: Se entenderá por solicitud de inversión el requerimiento formalizado a través del formulario que debe ser completado por toda área que presente un proyecto de inversión para ser ejecutado y definido como un conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre si, que vinculan tiempo y recursos específicos para lograr un objetivo y metas definidas.
2 Proyectos 3.3 Orden de Inversión: Se entenderá por Orden de Inversión al documento generado en base a las solicitudes de Inversión (S.I.) aprobadas de acuerdo a los niveles de autorización, según procedimiento de S.I. y cuyo código es creado en SAP para iniciar el proceso de compra Costo del Proyecto de Inversión. Se entenderá por Costo Total del Proyecto de Inversión los valores a que se registren los activos fijos que deben incluir todos los costos que se relacionan directamente con la adquisición o construcción, incluso aquellos necesarios para que los bienes queden en condiciones de ser utilizados. Para determinar el costo de los bienes del activo fijo se deben tener en cuenta los siguientes elementos: - El precio de compra, incluyendo impuestos de aduana e impuestos de compra no reembolsables, menos cualquier tipo de descuento, - Cualquier costo que sea directamente atribuible al proceso de preparar el activo, en cuanto a su ubicación física, tanto como los costos necesarios para llevarlo hasta su condición de funcionamiento para que pueda operar de la manera prevista por la administración. - Entre los costos directos que pueden afectar el costo final del activo fijo están los siguientes: Costo de preparación del lugar o sitio donde se instalará el bien del activo. Costo de entrega inicial del equipo. Costo de instalación y montaje. Costos netos de prueba de funcionamiento del activo. Honorarios por servicios profesionales. - Todos los costos especificados en la Solicitud de Inversión y que digan relación con los conceptos previamente definidos.- - Los costos del proyectos también incluirán los repuestos estratégicos, entendiendo por tal, aquellos que deben ser adquiridos para garantizar la operación continua de la Planta o proyecto Ampliación de presupuesto de Inversión. Se entenderá por ampliación de presupuesto de Inversión, la solicitud de aumento del presupuesto original y que exceda el 10% de rango de tolerancia definido como desviación permitida. El número de solicitud de ampliación de presupuesto de inversión tendrá el mismo número de la solicitud de inversión original para todos los efectos Reparaciones y Mantenimiento. Se entenderá por reparaciones y mantenimiento aquellos gastos que no amplían la capacidad o eficiencia del activo fijo y que simplemente mantienen el activo en su condición ya existente o que restablecen el activo para que opere en condiciones óptimas.
3 Proyectos 3.7.-Acta de Entrega de Proyecto para Puesta en Marcha Se entiende por Acta de Entrega de Proyecto para puesta en Marcha el formulario de recepción del Activo Fijo definitivo a Explotación con las firmas del jefe del proyecto, ingenieros a cargo del proyecto y Gerencia del área a cargo del Activo Fijo. 4.- POLITICAS Política de Compra de Activo fijo: Las inversiones de activo fijo deben ser autorizadas en el presupuesto anual, información contenida en el cuadro de inversiones de la Solicitud de Inversión Todas las compras de activos fijos, deberán ser procesadas a través de una Solicitud de Inversión, explicitando si están autorizadas dentro del plan anual. 5.-DESCRIPCION DEL PROCESO (RESPONSABLE PROYECTO): El proceso se inicia con la SI (Solicitud de Inversión) generada por el responsable del proyecto por la necesidad de realizar una inversión. (GERENCIA DE ): Recepcionará la SI, estudiará la factibilidad financiera, aplicará el procedimiento de SI (PA-Enaex-GG-SI-001), realiza la creación de la Orden de Inversión (OI) en SAP y la comunicación a las áreas respectivas de la empresa. (AREAS SOLICITANTES DE COMPRA): Las áreas solicitantes de compra serán las responsables de solicitar las imputaciones a la OI respectiva.- El solicitante asignará el requerimiento a la OI ingresando el código de Proyecto de Inversión cuando tenga relación con los ítems considerados en el costo del proyecto véase definición de Costo del proyecto en (RESPONSABLE PROYECTO): Revisará el correcto registro de la OI en las solicitudes de pedido, pedidos, facturas o rendición de fondos, y en el número de unidades o ítems, adecuadamente descritos y valorizados. (ABASTECIMIENTO): Recepcionará la Solicitud de pedido ya aprobada por el responsable del proyecto y generará los pedidos de compra respectivos. (PROVEEDOR): Despacha los productos o servicios contenidos en la Orden de Compra respectiva. (AREAS SOLICITANTES DE COMPRA): Recepcionará el producto o servicios en SAP verificando que la Guía de Despacho o Factura indique el número de pedido y procederá a
4 Proyectos comprobar que los productos sean los especificados en el pedido en cantidad y calidad requerida y en la fecha de entrega prevista. (PROVEEDOR): Emite y envía factura de la orden de compra. (CONTABILIDAD): Recepcionará la factura verificando el pedido, comprobando la naturaleza del gasto y comprobando la correcta imputación del código de inversión. (ABASTECIMIENTO): Verificará la recepción conforme del bien o servicio adquirido desde el área solicitante y la facturación conforme. (RESPONSABLE DEL PROYECTO): El responsable del proyecto mensualmente deberá comprobar el avance del proyecto y las imputaciones efectuadas, controlar que los desembolsos realizados estén considerados de acuerdo a lo presupuestado y controlar que los trabajos se realicen de acuerdo de los tiempos estimados. En el caso del proyecto que exceda el 10% de rango de tolerancia, el encargado del proyecto deberá solicitar una ampliación del presupuesto, con el mismo código de inversión, analizar y comentar las variaciones y solicitar la aprobación de las firmas correspondientes, de acuerdo a los montos involucrados. Finalizado el proyecto de inversión, el responsable a cargo, emitirá un acta de entrega a explotación al Área que dará uso al activo fijo definitivo. Acta que deberá contar con la aprobación del Gerente del área que pertenecerá el activo fijo. Verificar si la orden de cierre es parcial o total, entendiendo por cierre parcial la recepción pendiente de un servicio o producto o la recepción de factura o boleta y cierre total cuando se han concluido todos los procesos de compras y se procede a la activación del activo fijo definitivo. Entregará informe de activos fijos que componen el proyecto de inversión y el detalle individualizado y valorizado de los activos fijos recepcionados. En este proceso se realizará la valorización y detalle de apertura del activo fijo con informe de construcción o servicios ver definición 3.3, de acuerdo a la estructura física del Activo Fijo en caso de una Planta o de partes o componentes de equipos y asignación de vida útil financiera, entendiendo por tal, la duración estimada que un objeto pueda tener, cumpliendo correctamente con la función para la cual ha sido creado, ver Anexo (CONTABILIDAD): Contabilidad emitirá los traspasos contables correspondientes a los costos totales de la OI con los respectivos respaldos, al o los activos fijos definitivos. Cerrará la OI en SAP para evitar imputaciones incorrectas en el futuro.- Para efectos de optimizar la administración de activos fijos, el proceso de las órdenes de inversión e ingreso de bienes de activos fijos, deberá realizarse detallando las inversiones por
5 Proyectos cada unidad de activo fijo, considerando para tal efecto los activos fijos que superen los USD 1,000 (un mil dólares) y cuya vida útil sea superior a un año. (BODEGA): Bodega deberá mantener un adecuado control de los repuestos estratégicos relacionados con Activos, debidamente identificados por el tag number del equipo principal.- 6.-RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES ENCARGADO DEL PROYECTO Emisión de Solicitud de Inversión. Procurar la emisión de Solicitud de Inversión, antes de colocar órdenes de compra en el área de abastecimiento Procurar que la Solicitud de inversión incluya el presupuesto de inversión o que en su defecto sea mencionado en la comunicación de Gerencia de Administración y Finanzas a Sub-Gerencia de Abastecimiento. Mantener archivo de copia de Solicitud de inversión, anexos, tales como cotizaciones, descripción del proyecto, etc Aprobación de Costos o desembolsos. Procura la emisión de solicitudes de pedido de materiales y/o servicios, pedidos de importación, emisión de contratos de obras y servicios, necesarios para la inversión. Procurar que al emitir una orden de salida de bodega para consumos de una orden de Inversión, en el se incluya el código respectivo y el número de unidad o ítems. Procurar que al autorizar las solicitudes de pedidos o pedidos, facturas o documento, con cargo a la OI respectiva Ampliación de Presupuesto de Inversión. Si los desembolsos reales tienen una desviación superior a 10% del presupuesto aprobado en a Solicitud de Inversión, deberá: Replantear el presupuesto de inversión. Emitir el nuevo presupuesto y/o cotización adicional de servicio. Analizar y comentar las variaciones. Solicitar la aprobación de las firmas correspondientes Análisis de avance de inversiones.- Controlar que los desembolsos realizados estén dentro de los márgenes presupuestados. Controlar que los trabajos se realicen dentro de los tiempos estimados Emisión de solicitud de cierre de orden de inversión. Verificar la finalización de trabajos y compras. Verificar, si las unidades comenzaron a prestar servicios. Emitir la solicitud de cierre de orden de inversión en el mes que alguna de las unidades empiecen operaciones o funciones, o se haya finalizado el proyecto.
6 Proyectos Obtener las autorizaciones de los organismos pertinentes para el funcionamiento de las unidades o equipos de operación.- Enviar Acta de Entrega a Explotación del activo fijo definitivo con las correspondientes firmas al encargo de control de inversiones RESPONSABILIDAD DE GERENCIA DE Emisión de Solicitud de Inversión. Recibir y analizar la Solicitud de Inversión desde el área a cargo del proyecto o de Ingeniería cuando corresponda Verificar que incluya toda la información y documentación requerida. Crear código de inversión para el registro de contabilizaciones.- Habilitar la liberación de esta orden de inversión para las futuras imputaciones a la orden de inversión. Ingresar monto de presupuesto para control de los desembolsos. Informar a todas las áreas pertinentes, la creación del código de la orden de inversión Emisión de Ampliación de Orden de Inversión.- Recibir y analizar la Solicitud de Ampliación de una Orden de Inversión. Autorizar la extensión de la modificación, de acuerdo a los niveles de autorización según procedimiento de S.I. Comunicar esta aprobación y extensión al jefe de proyecto RESPONSABILIDAD DE CONTABILIDAD Control y aprobación de costos y desembolsos. Habilitar archivo reporte de control de desembolsos mensual. Analizar si los cargos autorizados en las órdenes de inversión, corresponden a lo incluido en los presupuestos respectivos.- Analizar y coordinar con el responsable del proyecto, la regularización de aquellos cargos no incluidos en el presupuesto de la Solicitud de Inversión Ampliación de presupuesto de inversión. Agregar ampliación de presupuesto de inversión al archivo de control de órdenes de inversión. Informe de Inversiones con presupuesto original y con ampliación de inversión en forma separada para gestión del proyecto Análisis de Avance de Inversiones. Analizar informe de avance y control de inversiones. Verificar que los costos reales no sean superiores en un 10% a lo presupuestado. Coordinar con el responsable del proyecto, para que emita una solicitud de ampliación de presupuesto con referencia al código de inversión original, si la desviación es superior a 10% adicional al rango de tolerancia definido.
7 Proyectos Emisión de solicitud de cierre de orden de inversión. Recibir solicitud de cierre de orden de inversión aprobada. Verificar si la orden de cierre es total o parcial. Propuesta de la valorización final de las unidades traspasadas a la operación. Emitir traspasos contables de los costos de las ordenes de inversión al activo fijo (Mes siguiente de recibida la solicitud de cierre de ordenes de inversión) Cerrar orden de inversión en sistema para evitar imputaciones incorrectas RESPONSABILIDAD DE ABASTECIMIENTO Control de solicitudes de pedidos y pedidos de materiales y/o servicios asignados a órdenes de Inversión. Recibir de los usuarios las solicitudes de pedido de materiales o servicios, pedidos o importación y contratos de obras con cargo a órdenes de inversión Control de los pedidos y cierre de ciclo compras. Controlar que todos los pedidos cumplan con el ciclo completo de ingreso de mercadería y de verificación de factura (historial de pedido), y de esta forma no queden pedidos pendientes y en estado comprometido, que no permitan realizar cierre de orden. 7.- ANEXOS DETALLE APERTURA DEL ACTIVO FIJO.
8 Proyectos Corresponde a un ejemplo y tiene relación con la información contenida en el proyecto de inversión, pero con nivel de detalle de los activos fijos unitariamente valorados, información adicional que permita su identificación e individualización.- Descripción de Activo Fijo Vida Útil Asignada. Nivelación de Terrenos.. Diseño y Construcción.. Instrumentación (Especificar).. Instalaciones (Especificar sistemas de cañerías, cierres Perimetrales, etc.) Construcciones de Sistemas de Almacenamiento (Tipos, capacidad, características, etc.) Vehículos (Patente, chassis, motor, año, color, marca, modelo). Equipos electrónicos y otras maquinarias (marca, modelo, serie, custodio. Muebles y Enseres (Tipo de material, medidas, especificaciones, custodio). Repuestos Estratégicos (Tag Number del equipo principal relacionado) Construcciones Menores y/o provisorias Container, Polvorines(especificados individualmente, y Accesorios, pararrayos, etc) ACTA DE ENTREGA ACTIVO FIJO
9 Proyectos ACTA DE ENTREGA DE ACTIVO FIJO A EXPLOTACIÓN DENOMINACION : LUGAR : : El encargado del proyecto hace entrega de los activos individualizados en Anexo1 (Listado de activos fijos del Proyecto) Nombre :.. Rut :. Firma :. Responsables del Departamento del área de ubicación definitiva de activo fijo recibe en señal de recepción conforme de los activos fijos individualizados anteriormente. Ingeniero a cargo de Activo Fijo Definitivo Nombre :. Rut. :.. Firma :.. Gerente de área ubicación definitiva de Activo Fijo. Nombre :. Rut. :.. Firma :.. Observaciones o alcances de Recepción:.. NOTA 1: Se debe adjuntar Anexo 7.1 NOTA 2: Adjuntar documentación de respaldo, permisos, planos, estructura de equipos e instalaciones, vida útil asignada, etc.
Verificación de facturas y pago a acreedores
CONTENIDO 1) PROPOSITO... 1 2) ALCANCES... 1 3) DEFINICIONES... 1 4) DOCUMENTOS RELACIONADOS... 2 5) POLÍTICAS APLICADAS EN PAGO DE LOS DOCUMENTOS... 2 6) REGISTROS CONTABLES GENERADOS... 3 7) RESPONSABILIDADES
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