FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

Transcripción

1 FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS Con la finalidad de establecer las mejores prácticas para normalizar la ejecución de proyectos y contribuir a optimizar las metas de calidad, tiempo y costo de los mismos, y su alineación con el plan de negocios, PDVSA desarrolló las Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC), de uso obligatorio en las filiales operadoras para llevar a cabo el proceso de ejecución de proyectos mayores en todas las áreas (producción, refinación y petroquímica). Estas guías establecen cinco fases que deben llevarse a cabo para el desarrollo de un proyecto: Visualización, Conceptualización, Definición, Implantación y Operación. Las tres primeras fases constituyen lo que se llama Definición y Desarrollo (FEL), las cuales permiten asegurar, con un alto grado de confiabilidad, que el proyecto se podrá ejecutar de forma exitosa. Las dos fases siguientes constituyen lo que se llama Implantación y Operación, y consisten en la ejecución física del proyecto y su puesta en marcha. En la figura que se muestra a continuación se puede observar de forma gráfica la mecánica de funcionamiento de cada una de las fases mencionadas según las GGPIC: Figura 1. Fases para la Formulación y Evaluación de un Proyecto de Inversión de Capital. PDVSA, Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital (1999) Al finalizar cada fase debe haber un producto bien definido que permitirá tomar la decisión para pasar a la fase siguiente (D1 a D4). Dicho producto se resume en el llamado Documento Soporte de Decisión (DSD), el cual consiste en la recopilación de los documentos más importantes desarrollados en cada fase.

2 Estructura y Documentación del Sistema de la Calidad. El sistema de calidad está estructurado de la siguiente manera: 1. Manual de Aseguramiento de la Calidad: El cual expresa la política de la calidad y describe el sistema de la calidad, su estructura general, los métodos y/o actividades para establecer, implantar y mantener el sistema de la calidad y hace referencia a los procedimientos del sistema aplicado a los productos de Definición y Desarrollo de Proyectos, Gerencia de la Ingeniería y de la Construcción, Ingeniería de Detalle y la Procura, Tiene como objetivo: - Definir las acciones a ejecutar. - Aplicar los requisitos de la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001, asociadas a las actividades de Ingeniería y Gerencia de Proyectos. - Describir cómo está estructurado el sistema de calidad de la empresa, cómo están organizados los procesos, servicios, procedimientos relacionados a la gestión de calidad y cuáles son las responsabilidades del personal en materia de calidad. - Normalizar los procedimientos, instrucciones de trabajo y listas de verificación. - Describir el aseguramiento de la calidad de los proyectos desarrollados o ejecutados, para asegurar que los estándares, procedimientos, instrucciones, guías y manuales que afectan la calidad son conocidos y usados por el personal y mantenido a lo largo de la vida de los proyectos ejecutados. 2. Procedimientos del Sistema de Calidad: Describen las actividades que las "Unidades Organizativas de la Organización Ejecutora de Proyectos desarrollan en cualquiera de las fases del mismo, así como también en las actividades funcionales de estas unidades. Contienen el alcance y detalle de la actividad y especifican quién hace o realiza qué actividades, cuándo se realizan y qué documentación es utilizada para verificar que la actividad de la calidad se ejecutó conforme a lo requerido.

3 Todas las Gerencias y Departamentos/Secciones de la OEPI son responsables de la elaboración de los procedimientos e instrucciones, inherentes a su gestión. La decisión de elaborar un nuevo procedimiento / Instrucciones, cualquiera que éste sea, debe tomarse basándose en que la ausencia del mismo afectará adversamente la calidad del trabajo a ser ejecutado. Los procedimientos se presentan de la siguiente manera: Hoja Portada. Contenido o Cuerpo del Procedimiento. Anexos: Flujogramas del procedimiento cuando aplique, Todos los formatos que se utilizan para presentar la información requerida en el Procedimiento y otros anexos. 3. Instrucciones de Trabajo: Son los documentos utilizados como guías o referencia para indicar en forma detallada cómo se debe hacer una actividad particular. 4. Listas de Verificación: Las listas describen los elementos guías que se están verificando y quién realiza esta verificación. A continuación se muestra un ejemplo de una Lista de Verificación para la Ingeniería Conceptual de un proyecto:

4 Figura 2. Lista de Verificación para la Fase Conceptualizar. PDVSA, Sistema Unificado de la Calidad (2000) 5. Registros de la Calidad: Son utilizados para demostrar la conformidad con los requerimientos especificados y la efectiva operación del sistema de la calidad. También se utilizan como base para las "Revisiones por la Dirección" que se realizan al Sistema de la Calidad. Los registros pueden presentarse en cualquier tipo de soporte, tal como papel o medios electrónicos y proveen información sobre:

5 El grado de los objetivos de la calidad. La satisfacción o insatisfacción del cliente con la calidad del servicio. Los resultados del sistema de la calidad para la revisión y mejora del servicio. El análisis para identificar la tendencia de la calidad. Acciones correctivas y su efectividad. El desempeño apropiado de proveedores. Las destrezas y adiestramiento de personal. En el caso de la Ejecución de Proyectos, se deben llevar a cabo las siguientes acciones: a. Todos los registros de la calidad elaborados a lo largo de los proyectos, deben ser verificados por la autoridad respectiva, antes de su aceptación y archivo. b. Una vez cerrado un proyecto, los registros de la calidad serán conservados con el resto de los documentos del proyecto. En Ingeniería serán conservados en el "Archivo del proyecto". En construcción, serán entregados al cliente. c. Cuando lo establece el Acuerdo o Convenio de servicio, los registros de la calidad pueden estar a la disposición del cliente o de su representante, durante un período de tiempo. d. Los registros de la calidad son mantenidos y conservados en el archivo del Proyecto (archivo activo), el cual se inicia desde el mismo momento en que se organiza y se pone en funcionamiento la unidad de archivo del Proyecto. Los registros se mantienen en el archivo activo mientras dura el Proyecto y éste finaliza en el momento en que se produce la desincorporación de documentos del Proyecto terminado. A partir de este

6 momento se inicia el período de archivo inactivo, en donde los registros son mantenidos y conservados por un período mínimo de Diez (10) años o por el tiempo establecido en el acuerdo con el cliente. 6. Manuales Técnicos y Administrativos: Son documentos internos, corporativos, o de PDVSA (no controlados) que sirven como guías para realizar actividades específicas de ingeniería y gerencia de proyectos. Los Gerentes, Supervisores y Líderes de Proyecto deben utilizar el manual, los procedimientos, instrucciones de trabajo, listas de verificación y los formatos de Calidad en forma consistente para la ejecución de los proyectos. Y todos los Supervisores y/o Líderes de Departamento o sección tienen la responsabilidad de dar apoyo y exigir la aplicación de estos documentos. Indicadores de Desempeño Índice P.D.R.I. o Índice del Grado de Definición de un Proyecto Para evaluar los Proyectos de Inversión de Capital, PDVSA utiliza un procedimiento llamado Evaluación P.D.R.I o Evaluación del Grado de Definición del Proyecto, el cual consiste en la revisión de todos los documentos del proyecto, relacionados con los objetivos del negocio, el alcance técnico y la estrategia de ejecución, aplicando una serie de guías especiales, que permiten identificar y describir con precisión cada elemento crítico en el paquete de Definición, permitiendo a los equipos de evaluación y del proyecto, predecir los factores que pueden impactar el mismo. Este procedimiento es de aplicación obligatoria a todos los proyectos de inversión realizados por PDVSA, excepto aquellos cuya Evaluación de Grado de Definición sea contratada a terceros, para someter a aprobación presupuestaria la inversión correspondiente, en la Fase Definir, tal como lo establecen las Guías de Inversión de Capital (GGPIC), como requisito indispensable para pasar a la Fase de Implantación.

7 Dentro de la Evaluación P.D.R.I., es utilizado un Índice que lleva el mismo nombre. Este índice determina el grado en que cada uno de los documentos generados ha sido completado. Si al calificarse y totalizarse todos estos elementos, cuya máxima puntuación es de puntos, se obtiene un puntaje menor o igual a 200, es decir, el 20 % ó menos de los puntos, se puede asumir que el proyecto está "en promedio" suficientemente bien definido; sin embargo, si alguna de las secciones está muy desviada por encima del 20 %, es necesario definirla mejor, a un nivel que no represente un riesgo que pueda impactar al proyecto. Solamente cuando la desviación mencionada en el punto anterior ha sido corregida, se puede proseguir a la fase siguiente de Implantación. Cuando un proyecto no cumpla con el índice de definición establecido arriba, pero por razones de estrategia operacional o incentivos económicos debe continuar, el Líder del Proyecto deberá solicitar por escrito a los niveles superiores, exoneración del cumplimiento del requisito exigido por las GGPIC, razonando el caso y explicando la estrategia que desarrollará para mejorar sobre la marcha los elementos débiles del proyecto y mitigar los riesgos. Indicadores Propuestos 1. IEP (Índice de Ejecución de Proyectos) IEP= Nº Proyectos Planificados Nº Proyectos Ejecutados Los proyectos en PDVSA son formulados bajo una metodología con base a las Guías de Inversión de Capital (GGPIC) anteriormente mencionadas. Estas guías, tiene como finalidad establecer las mejores prácticas para normalizar la ejecución de proyectos y contribuir a optimizar las metas de calidad, tiempo y costo de los mismos, y su alineación con el plan de negocios. Sin embargo, no existe algún tipo de indicador que permita medir, cuánto de esos proyectos que son visualizados, completan las cinco fases

8 correspondientes a la formulación: Visualización, Conceptualización, Definición, Implantación y Operación. Este indicador, permitiría a la industria ver qué tan eficiente y eficaz es su proceso de planificación estratégica, y con ello, evaluar donde están los cuellos de botella, corregir las fallas y evitar el retrabajo. 2. ITP (Índice de Tiempo de Formulación de Proyecto) ITP (para la Fase Visualizar) = hrs-hb ejecutadas hrs-hb planificadas Otro indicador de gestión importante que podría ser útil en la formulación de proyectos de inversión de capital, sería, uno que permita medir el tiempo en que los mismos son formulados, es decir, el tiempo en que son ejecutadas el cada una de las fases anteriormente mencionadas. Con la amplia experiencia de PDVSA en la Ingeniería de Proyectos, se podrían establecer los tiempos estándares que se requieren para llevar a cabo cada una de las fases de la formulación, y con ello, llevar el control y la gestión de los proyectos que se ejecuten, con la finalidad de optimizar las horas hombre utilizadas y con ello mejorar la eficiencia de la inversión. Como ejemplo se tiene: Tiempo estándar para la Fase de Visualización: 3 meses. IF (para la Fase Visualizar) = hrs-hb utilizadas 3 meses Si el IF es menor o igual que 1, entonces se puede concluir que la Fase fue realizada dentro de tiempo estándar para los proyectos de la industria. Si por el contrario, el IF es mayor que 1, el tiempo de ejecución de la fase está por encima de los estándares de la organización, por lo que podría realizarse una revisión, corregir las fallas para optimizar el tiempo de desarrollo de las fases futuras.