Consultoría Elaboración de flujogramas intra e interinstitucionales de Procedimientos Operativos Estandarizados (POE)

Transcripción

1 TÉRMINOS DE REFERENCIA Consultoría Elaboración de flujogramas intra e interinstitucionales de Procedimientos Operativos Estandarizados (POE) Septiembre de 2018

2 Justificación La Oficina Internacional de Derechos de la Niñez (IBCR en sus siglas en Inglés), es una organización no gubernamental internacional con sede principal en Montreal, cuya misión principal es la promoción y protección de los derechos de las niñas, niños y adolescentes. IBCR en honduras, a través del proyecto Pro-Niñez (en consorcio con DINAF, PLAN INTERNATIONAL y UNICEF) realizará: eventos, talleres de discusión, presentación de materiales y herramientas; con diferentes actores relacionados con la temática de protección de niñez y adolescencia, en relación con políticas, procesos, procedimientos o buenas prácticas, con la finalidad de poner en marcha de manera pertinente y eficaz, el Sistema Integral de Garantía de Derechos de la Niñez y Adolescencia en Honduras (SIGADENAH). En el marco de estos procesos y dando seguimiento a la misión del proyecto de IBCR en el país, se plantea la contratación de una consultoría para diagramar y diseñar los flujogramas de los Procedimientos Operativos Estandarizados (POEs 1 ) tanto interno de la DINAF como Interinstitucionales (involucra a otras 12 instituciones:), para la atención de NNA en situación de alto riesgo y/o de vulneración de sus derechos. Estos flujogramas serán una herramienta de trabajo, a manera de ruta gráfica, para las funcionarias y los funcionarios administrativas/os de estas instituciones en todo el país, que tienen responsabilidad en materia de prevención, protección y restitución de derechos de la niñez y adolescencia. Objetivo general Contratar una consultoría para el diseño y la diagramación que una serie de flujogramas que permita expresar las diferentes fases y etapas del proceso de prevención, protección y restitución de derechos a NNA en situación de alto riesgo y/o de vulneración de sus derechos, incluyendo las instancias de coordinación interinstitucional. Objetivos específicos 1. Realizar un (1) flujograma de la ruta intrainstitucionales de DINAF de atención a NNA en situación de alto riesgo y/o de vulneración de sus derechos 2. Realizar un flujograma macro con las diferentes rutas interinstitucional (13 instituciones) para la atención a NNA en situación de alto riesgo y/o de vulneración de sus derechos, incluyendo a las 12 instituciones arriba mencionadas además de la DINAF, detallando la coordinación interinstitucional en los nudos problemáticos identificados y las soluciones propuestas. 3. Representar en un flujograma macro los procesos y los espacios de coordinación claves en la atención de NNA en situación de alto riesgo y/o de vulneración de sus derechos, desde lo local a lo nacional. 1 Standard Operating Procedures.

3 Metodología 4. Validar desde el punto de vista gráfico cada uno de los flujogramas, intra- e interinstitucionales, con los representantes de las instituciones participantes. 1. Para la elaboración de los Flujogramas se tendrá en cuenta como guía y referencia los siguientes documentos base: a. Subsistema de Protección Especial de Derechos de Niñas, Niños y Adolescentes, Marco Conceptual y de Funcionamiento, Honduras (2017) b. Herramienta POE Interno DINAF c. POE Interinstitucional para DINAF 2. El proceso de elaboración de los flujogramas deberá incluir: a. Proceso de Validación de la Diagramación de la Rutas intra- DINAF b. Proceso de Validación de la Diagramación de las Rutas interinstitucionales 3. Este proceso de validación debe contemplar al menos: a. Una entrega preliminar de propuesta de flujogramas, para su análisis por parte de cada una de las instituciones involucradas, b. Sesiones Bilaterales con las instituciones involucradas para recopilar los aportes y sugerencias, y consensuar las modificaciones correspondientes sobre la propuesta inicial; en las mismas se contará con el acompañamiento del equipo del IBCR c. Una reunión de trabajo final con equipo IBCR y DINAF para consensuar y validar la versión final de los flujogramas Funciones Elaborar un plan de trabajo y cronograma detallados. Realizar un análisis de los documentos de referencia para elaborar propuestas de flujogramas Realizar reuniones periódicas con el Equipo IBCR, los Equipos Ad-hoc de las instituciones involucradas, para revisión, discusión y consenso de los avances de los flujogramas. Realizar al menos 3 flujogramas de acuerdo con la simbología de la American Society of Mechanical Enginners (ASME), Llevar a cabo el proceso de validación grafica de cada flujograma producido frente a cada institución involucrada. Perfil profesional del consultor Graduado/a en carrera de ingeniería, planificación, administración u otra área afín.

4 Experiencia comprobada y demostrada en la elaboración de al menos cuatro (4) flujogramas, preferible en el área social y judicial. Deseable: o Conocedor/a de la gestión pública del área social y judicial. Derechos de autor, patentes y otros derechos de propiedad El IBCR y la DINAF serán los titulares de los derechos de propiedad intelectual y otros derechos de propiedad incluyendo, pero sin limitarse, patentes, derechos de autor y marcas registradas, documentos y otros materiales que tengan una relación directa con o hayan sido preparados o recogidos en consecuencia o en el curso de la ejecución del contrato. Formato Los productos intermedios y finales de la consultoría deberán ser entregados en formato digital de alta resolución, en una versión que permita modificaciones y actualizaciones por parte de IBCR y de los beneficiarios del proyecto. Adicionalmente se deben de entregar los productos en formato PDF. Los productos finales deberán entregarse en versión archivo madre en el formato utilizado para su diseño y con total apertura a modificaciones. Idioma La consultoría se desarrollará en idioma español tanto verbal como escrita. Sin embargo, el consultor firmará un contrato por servicios profesionales en el idioma inglés por lo que debe garantizar que comprende los alcances del contrato. Además, en el material de revisión podría tener que leer textos en inglés o francés. Confidencialidad Para el IBCR la confidencialidad en el manejo de la información es un asunto de primera prioridad, por tanto, el/la consultor/a deberá garantizar los más altos estándares de confidencialidad en la prestación del servicio. No podrá revelar o compartir por ningún medio la información que le sea entregada o que sea producida en la consultoría o lo que se discuta en los mismos y en general guardará estricta confidencialidad en todo lo vinculado al alcance de la contratación. Requisitos para la firma del contrato a. El/el consultor deberá leer, aceptar y firmar la Política de protección del Niño del IBCR. b. El/la consultor/a deberá leer, aceptar y firmar la Política de confidencialidad de IBCR. c. El/la consultor/a deberá presentar la Certificación de inexistencia de antecedentes penales.

5 Seguimiento y revisión El/la consultor/a que resulte seleccionado trabajará directamente vinculado con los funcionarios/as y contrapartes institucionales que el IBCR designe oportunamente para este fin. El Coordinador de proyecto deberá aprobar los avances y productos finales de la consultoría, así como los pagos respectivos. Duración de la contratación La consultoría tendrá una duración de 2 meses Condiciones de la contratación Los honorarios pactados serán en dólares canadienses, sin embargo, el pago se podrá realizar en Lempiras al tipo de cambio del valor del mercado del día en que se efectúe el pago. Los gastos adicionales por conceptos de talleres, así como reuniones que se requieran, serán cubiertos por el IBCR. De ser requerido un gasto extraordinario, será previamente analizado y acordado con el Coordinador del Proyecto del IBCR en Honduras La contratación se formalizará mediante un Contrato por Prestación de Servicios Profesionales (en el idioma inglés) y los pagos se realizarán de acuerdo con el siguiente cronograma de entregables: Entregables 1ª Entrega % Pago 2ª Entrega % Pago Entrega Final % Pago 1. Un (1) flujograma de la ruta intrainstitucionales de DINAF 2. Un (1) flujograma macro con las diferentes rutas interinstitucional de 13 instituciones 3. Un (1) flujograma macro con los procesos y los espacios de coordinación claves 3 semanas después firma de contrato 30% 5 semanas después firma contrato 30% 17 de Noviembre 2018 Notas: 1. Todos los pagos se realizarán contra entrega de factura por servicios profesionales debidamente inscrita. El pago se hará efectivo luego de la aprobación de cada producto por IBCR. 2. Las fechas de los entregables podrían variar pues está sujeto a las coordinaciones con las instituciones. 40% Condiciones generales Ofertas 1. Serán elegidas para concurso un máximo de tres ofertas que cumplan con las condiciones requeridas para la consultoría y estipuladas en los presentes Términos de Referencia. Las ofertas que se presenten en forma extemporánea o que no incluyan todos los requisitos solicitados no

6 serán consideradas. Solamente se contactarán a los tres consultores que tengan la mejor valoración. 2. Podrán presentar ofertas personas físicas y jurídicas. Tanto para personas físicas como jurídicas, en ningún caso se aceptará la delegación de las funciones a terceras personas que no han sido previamente acordadas a la firma del contrato. Valoración de las ofertas Para considerar la oferta válida, el o la oferente debe presentar: a) Una carta de interés. b) Una oferta técnica que contenga una propuesta metodológica, un plan de trabajo con cronograma y el tipo de software a utilizar. c) Evidencia de la experiencia en relación con la consultoría y adjuntar al menos un ejemplo similar a lo solicitado en esta contratación. d) Tres datos de contacto para referencias profesionales de trabajos realizados anteriormente. e) En caso de persona física, además: a. Currículum b. El número de cuenta cliente y copia de la cédula f) En caso de persona jurídica, además: a. Currículum personal o institucional y copia de la personería jurídica. b. Constancia emitida por Banco en que haga constar el número de cuenta cliente de la Empresa. c. Número de RTN de la empresa d. Indicar el personal asignado y adjuntar sus respectivos currículums. Especificar el responsable de la consultoría y la función de los miembros que se propone incluir en el equipo. Las propuestas serán valoradas de acuerdo con los criterios de oferta técnica y experiencia. Se dará preferencia a personas con experiencia comprobada en trabajos similares. Aspecto a evaluar Puntaje 1. Oferta Técnica (metodología, plan de trabajo y software a utilizar) Experiencia y muestra de la elaboración de flujogramas Oferta económica 30 Total 100

7 RECEPCIÓN DE OFERTAS: 1. El ÚLTIMO DÍA PARA ENVIAR SU OFERTA ES EL 17 de Septiembre 2. ENVIAR LAS OFERTAS Y CONSULTAS A: g.molina@ibcr.org