Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda. Procesos de Ejecución de la Unidad Ejecutora de Conservación Vial

Transcripción

1 Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda Procesos de Ejecución de la Unidad Ejecutora de Conservación Vial

2 Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda Procesos Específicos

3 Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda Proceso Estimaciones

4 Ministerio de Comuniaciones, Infraestructura y Vivienda Unidad Ejecutora de Conservacion Vial Proceso: Estimaciones Responsable Paso Numero Actividad Tiempo Representante Legal Elabora solicitud de pago de la estimacion 1.2. Traslada solicitud de pago con expediente a la supervisora Supervisor Recibe expediente y revisa: a) Si no esta correcto devuelve al Representante Legal (paso 1) b) Si esta correcto elabora Oficio de Recomendacion de Pago Traslada Expediente a la Recepción de Auditoria 2.2. Interna. Auditoria Interna Recibe el expedientede estimacion en Original y dos copias. 1:30 minutos Auditoria Interna Registra generales de la Estimacion en el Sistema Covial. 1 hora Después del registro son entregadas al Sub- Coordinador de Auditoria para que efectue la entrega 45 minutos a los Auditores El Auditor realiza la revision de la Estimacion Auditoria Interna Sí, la revision no tiene errores, firma el original y remite con sus copias a la secretaria de Auditoria, para el sello correspondiente 5.3. De tener error, elabora pliego de reparos para su corrección El Contratista consulta por el estado de su(s) estimacion(es), al ser informado que posee reparo, debe recogerla(s) Representante Legal Le es entregado el expediente con tres copias del reparo, de los cuales dos firma de enterado y los entrega a la secretaria de auditori 6.3. Atiende los puntos del reparo y lo remite al 1:30 minutos Departamento de Auditoria en el Horario establecid 1 de 4

5 Ministerio de Comuniaciones, Infraestructura y Vivienda Unidad Ejecutora de Conservacion Vial Proceso: Estimaciones Responsable Paso Numero Actividad Tiempo 7.1. Registra en el Sistema Covial el nuevo Estatus y es trasladado al Auditor Auditoria Interna Procede con los pasos 5.1., 5.2., de cumplirse con el punto 5.3., se realizan los pasos 6.1., 6.2. y De ser correcta la estimacion la secretaria sella, el original y copias, una de ellas la archiv Auditoria Interna Remite el original y copia al Operador de Auditoria, para elaboracion de conocimiento de env 8.3. Traslada los expedientes aprobados al Auxiliar de Area Tecnica. Area Tecnica El Auxiliar recibe expedientesde estimacion conforme conocimiento Efectua el ingreso de los expedientes al Departamento Tecnico, en el Sistema COVIAL Remite los expedientes a los Supervisiores Regionales para su revision tecnica El Supervisor Regional recibe expedientes Area Tecnica Realiza revision tecnica a) Si no esta correcto elabora pliego de reparo (ver paso 10.3.) b) Si esta correcto firma el expediente Representante Legal Area Tecnica Traslada el expediente reparado al Auxiliar Tecnico para que lo remita a los contratistas Procede a corregir los puntos del reparo tecnic Devuelve el expediente al Auxiliar de Area Tecnica El Regionalrevisa nuevamente el expediente,para su aprobacion De ser correcto firma el expediente y lo traslada al Sub-Director Técnico para firma de Autorizado, quien a la vez envia al Auxiliar Tecnico para su egreso del Departamento El Auxiliar, elabora conocimiento de entrega y evacua los expedientes a Financiero. 2 de 4

6 Ministerio de Comuniaciones, Infraestructura y Vivienda Unidad Ejecutora de Conservacion Vial Proceso: Estimaciones Responsable Paso Numero Actividad Da Ingreso a los expedientes en el Sistema COVIAL, para su programacion de pago Tiempo El Sub-Director Financiero, elabora Pre-Nomina de Pago Area Financiera Traslada Pre-Nomina a la Seccion de Presupuesto, para verificar si existe espacio presupuestario Si no hay disponibilidad presupuestaria, registra, genera reporte de la cuenta por pagar y archiva, en espera de autorizacion de la transferencia presupuestaria De existir espacio presupuestario (o ya se efectuo la transferencia de fondos). Se presenta la Pre-Nomina a Comite Tecnico para su aprobacion Comite Tecnico Aprueba la Pre-Nomina sigue paso De no aprobar la Pre-Nomina sigue paso Emite la Nomina Oficia Area Financiera Emite la(s) Orden(es) de Compra. S.I.G.E.S Adjunta la orden de compra en la estimacion y la remite a Auditoria Interna para la visa respectiva Revisa la Orden de Compra Auditoria Interna 16 Area Financiera De existir error repara la Orden y la remite al Departmento Financiero para su corrección De estar correcto o subsanar el reparo, firma la Orden de Compra y devuelve a Financiero. Pasa a firma del Sub-Director Financiero Direccion Pasa a firma del Director Envia copia de la nomina al Fideicomiso por medio de correo electronico Area Financiera El Contador General certifica copias de las facturas Se elabora oficio para el Banco, adjuntado la nomina con las copias certificadas por el Contador General. 3 de 4

7 Ministerio de Comuniaciones, Infraestructura y Vivienda Unidad Ejecutora de Conservacion Vial Proceso: Estimaciones Responsable Paso Numero Actividad Fideicomiso Informado el Banco por medio del Oficio, procede a acreditar Se genera Liquidacion SIGES, segun nomina acreditada. Area Financiera Se envia los expedientes a U.D.A.F. para su tramite. Tiempo Recibe CUR con expediente, verifica aspectos presupuestarios y requisitos legales C.I.V. U.D.A.F Si no es correcto rechaza y remite para su correccion al Departamento Financiero Area Financiera Si es correcto o ya ha sido corregido aprueba, y devuelve los expedientes a Departamento Financie El Encargado de Caja Fiscal, opera las estimaciones en el periodo que corresponda Archiva los expedientes en la Caja Fiscal respectiva. FIN DE PROCESO 4 de 4

8 Ministerio de Comuniaciones, Infraestructura y Vivienda Unidad Ejecutora de Conservacion Vial Proceso: Estimaciones Responsable Actividad Representante Legal Elabora solicitud de pago de la estimacion Traslada solicitud de pago con expediente a la supervisora Supervisor Recibe expediente y revisa: a) Si no esta correcto devuelve al Representante Legal (paso 1) b) Si esta correcto elabora Oficio de Recomendacion de Pago 2.2. Traslada Expediente a la Recepción de Auditoria Interna. Auditoria Interna Recibe el expediente de estimacion en Original y dos copias Registra generales de la Estimacion en el Sistema Covial. Auditoria Interna Después del registro son entregadas al Sub-Coordinador de Auditoria para que efectue la entrega a los Auditores El Auditor realiza la revision de la Estimacion. Auditoria Interna Sí, la revision no tiene errores, firma el original y remite con sus copias a la secretaria de Auditoria, para el sello correspondiente De tener error, elabora pliego de reparos para su corrección El Contratista consulta por el estado de su(s) estimacion(es), al ser informado que posee reparo, debe recogerla(s). Representante Legal Auditoria Interna Le es entregado el expediente con tres copias del reparo, de los cuales dos firma de enterado y los entrega a la secretaria de auditoria Atiende los puntos del reparo y lo remite al Departamento de Auditoria en el Horario establecido. Registra en el Sistema Covial el nuevo Estatus y es trasladado al Auditor Procede con los pasos 5.1., 5.2., de cumplirse con el punto 5.3., se realizan los pasos 6.1., 6.2. y de 4

9 8.1. De ser correcta la estimacion la secretaria sella, el original y copias, una de ellas la archiva Auditoria Interna Remite el original y copia al Operador de Auditoria, para elaboracion de conocimiento de envio 8.3. Traslada los expedientes aprobados al Auxiliar de Area Tecnica El Auxiliar recibe expedientes de estimacion conforme conocimiento. Area Tecnica Efectua el ingreso de los expedientes al Departamento Tecnico, en el Sistema COVIAL. Remite los expedientes a los Supervisiores Regionales para su revision 9.3. tecnica El Supervisor Regional recibe expedientes. Area Tecnica Realiza revision tecnica a) Si no esta correcto elabora pliego de reparo (ver paso 10.3.) b) Si esta correcto firma el expediente Representante Legal 11 Traslada el expediente reparado al Auxiliar Tecnico para que lo remita a los contratistas Procede a corregir los puntos del reparo tecnico Devuelve el expediente al Auxiliar de Area Tecnica El Regional revisa nuevamente el expediente, para su aprobacion. Area Tecnica De ser correcto firma el expediente y lo traslada al Sub-Director Técnico para firma de Autorizado, quien a la vez envia al Auxiliar Tecnico para su egreso del Departamento El Auxiliar, elabora conocimiento de entrega y evacua los expedientes a Financiero. Da Ingreso a los expedientes en el Sistema COVIAL, para su programacion de pago El Sub-Director Financiero, elabora Pre-Nomina de Pago Traslada Pre-Nomina a la Seccion de Presupuesto, para verificar si existe espacio presupuestario. Area Financiera De existir espacio presupuestario (o ya se efectuo la transferencia de fondos). Se presenta la Pre-Nomina a Comite Tecnico para su aprobacion De existir espacio presupuestario (o ya se efectuo la transferencia de fondos). Se presenta la Pre-Nomina a Comite para su aprobacion. 2 de 4

10 14.1. Aprueba la Pre-Nomina sigue paso Comite Tecnico De no aprobar la Pre-Nomina sigue paso Emite la Nomina Oficial Area Financiera Emite la(s) Orden(es) de Compra. S.I.G.E.S. Adjunta la orden de compra en la estimacion y la remite a Auditoria Interna para la visa respectiva Revisa la Orden de Compra. Auditoria Interna De existir error repara la Orden y la remite al Departmento Financiero para su corrección De estar correcto o subsanar el reparo, firma la Orden de Compra y devuelve a Financiero. Area Financiera Pasa a firma del Sub-Director Financiero Direccion Pasa a firma del Director Envia copia de la nomina al Fideicomiso por medio de correo electronico. Area Financiera El Contador General certifica copias de las facturas. Se elabora oficio para el Banco, adjuntado la nomina con las copias certificadas por el Contador General. Fideicomiso Area Financiera Informado el Banco por medio del Oficio, procede a acreditar Se genera Liquidacion SIGES, segun nomina acreditada Se envia los expedientes a U.D.A.F. para su tramite Recibe CUR con expediente, verifica aspectos presupuestarios y requisitos legales. C.I.V. U.D.A.F Si no es correcto rechaza y remite para su correccion al Departamento Financiero Area Financiera Si es correcto o ya ha sido corregido aprueba, y devuelve los expedientes a Departamento Financiero El Encargado de Caja Fiscal, opera las estimaciones en el periodo que corresponda Archiva los expedientes en la Caja Fiscal respectiva. FIN DE PROCESO 4 de 4

11 Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda Procesos Comunes

12 Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda Proceso Intra-Institucional Institucional Aprueba El Ministerio de Finanzas Publicas

13 Ministerio De Comunicaciones, Infraestructura Y Vivienda Unidad Ejecutora De Conservación Vial Proceso De Presupuesto Intra-Institucional Aprueba El Ministerio De Finanzas Públicas. RESPONSABLE PASO ACTIVIDD No. Jefe 1 C-1 TRANSFERENCIA Departamento Recepción Financiero 1.1 Recibe los documentos de solicitud de transferencia de los diferentes frentes de trabajo Solicitud Original escrita y por medio magnético (funcionamiento o inversión) Estampa el sello de Recibido y Fecha del Departamento de Presupuesto y lo traslada al Jefe de Departamento. TIEMPO ESTIMADO 0.05 Encargado de Presupuesto 2 Integración de Solicitudes 2.1 Recibe documentos de solicitud de Transferencia y verifica: a) Si se transfieren asignaciones de un programa o categoría equivalente a otro, o entre proyectos de inversión de un mismo o diferente programa y/o su programa (Art. 32 numeral 2, literal c) Decreto ). 2.2 Elabora integración de todas las solicitudes planteadas, en dos formatos distintos En hoja electrónica integra numéricamente las solicitudes acumuladas, agregando el número de partida, renglón y su monto En hoja de texto por renglón de gasto integra las justificaciones para todos los créditos y débitos por categorías programáticas y objeto del gasto, así como la programación de metas físicas a alcanzar con los 16:00 Horas. Página 1 de 4

14 Encargado de Presupuesto recursos asignados. 2.3 Imprime las integraciones 2.4 Traslada al Encargado de Presupuesto (funcionamiento o inversión), 3 Análisis 3.1 Recibe y verifica la disponibilidad de las integraciones en su respectiva cuenta corriente Horas. Encargado de Presupuesto Si hay saldo: 3.2 Hace la reserva correspondiente (paso 3.3) Si no hay saldo 3.3 Devuelve las integraciones al encargado de Presupuesto. 4 Registro en SICOIN WEB 4.1 Recibe las integraciones visadas por el Analista de presupuesto (funcionamiento e inversión) Si Hay Saldo 4.2 Ingresa y registra cada renglón con su monto respectivo en el SICOIN WEB. Si la modificación incluye la creación de nuevos renglones (excepto grupo 0, 911 y 914) éstos deben crearse en el sistema antes de continuar con el proceso. (Para crear nuevas categorías programáticas así como los renglones del grupo 0, 911 y 914 debe solicitarse la aprobación de la DTP.) 4.3 Imprime y firma el reporte o CUR-CO2 de solicitud de modificación presupuestaria, generado por el sistema. 4.4 Elabora, firma y adjunta el oficio de solicitud de aprobación de UDAF. 4.5 Traslada a la Secretaria del Departamento de Presupuesto. (Paso 5). Si no hay saldo 4.6 Se comunica con los interesados para 03:00 Horas Página 2 de 4

15 Encargado de Presupuesto Unidad de Administración Financiera -UDAF- Unidad de Administración Financiera -Analista- Máxima Autoridad del Ministerio -CIV- Unidad de Administración Financiera UDAF- que realicen las correcciones. a) Personalmente 4.7 Devuelve los documentos de solicitud a los interesados (repite pasos 1 y 2). 5 Autorización Interna 5.1 Recibe el Expediente 5.2 Gestiona firmas que correspondan. 5.3 Saca fotocopia del expediente y los envía (original y fotocopia) a la UDAF. 6 Análisis de solicitud 6.1 Recibe expediente 6.2 Traslada al Analista. 7 Recibe expediente: 7.1 Verifica disponibilidad presupuestaria, cumplimiento de normativa aplicable etc. Si esta correcto 7.2 Consolida solicitudes de unidades ejecutoras 7.3 Elabora oficio de solicitud para la firma de la máxima autoridad de la Institución o dependencia y adjunta CO Remite comprobante de modificación a máxima autoridad. Si no esta correcto 7.5 Rechaza a unidad ejecutora. 8 Firma de documentación de modificación 8.1 Recibe comprobante con justificación y oficio de solicitud. Si esta de acuerdo 8.2 firma la documentación y la traslada a UDAF. Si no esta de acuerdo 8.3 Rechaza la documentación y la traslada a UDAF. 9 Traslado a Ministerio Finanzas Públicas. 9.1 Recibe documento Si esta firmado 9.2 Marca en el sistema el comprobante como solicitado. 9.3 Presenta al Ministerio de Finanzas :15 Página 3 de 4

16 Encargado de Presupuesto Públicas, oficio de solicitud de transferencia, la justificación y el CO2 de modificación. Si no esta firmado 9.4 marca en el sistema como error y rechaza a entidad interesada Verifica en el SICOIN WEB, y espera la aprobación o in probación Si la DTP aprueba 10.2 Recibe copia del Acuerdo Ministerial que aprueba la transferencia de asignación presupuestaria Verifica la aprobación en el sistema Imprime y entrega varios ejemplares de la aprobación: a la secretaria del departamento para archiva Al analista para que habilite los créditos Al interesado. Si la DTP anula Espera nota de anulación Archiva notificación. FIN DEL PROCESO. 80:00 Horas 01:35 Página 4 de 4

17 Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda Proceso Intra-Institucional Institucional Aprueba El Ministerio

18 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL COVIAL- PROCESO DE PRESUPUESTO INTRA-INSTITUCIONAL APRUEBA CADA MINISTERIO RESPONSABLE PASO ACTIVIDD Jefe Departamento Financiero No. 1 C-2 TRANSFERENCIA Recepción 1.1 Recibe los documentos de solicitud de transferencia de los diferentes frentes de trabajo Solicitud Original escrita y por medio magnético (funcionamiento o inversión) Estampa el sello de Recibido y Fecha del Departamento de Presupuesto y lo traslada al encargado de Presupuesto. TIEMPO ESTIMADO Encargado de Presupuesto 2 Integración de Solicitudes 2.1 Recibe documentos de solicitud de Transferencia y verifica: b) -Si se transfieren asignaciones de Subprogramas de un mismo programa o actividades específicas de un mismo programa o subprograma. -Entre grupos no controlados del programa o categoría equivalente -Entre renglones no controlados del mismo grupo de gasto del programa, o categoría equivalente, subprograma o proyecto. (Art. 32 numeral 3, literal a) b) y c) Decreto ). 2.2 Elabora integración de todas las solicitudes planteadas, en dos formatos distintos En hoja electrónica integra numéricamente las solicitudes acumuladas, agregando el número de partida, renglón y su monto En hoja de texto por renglón de gasto integra las justificaciones para todos los créditos y débitos por

19 categorías programáticas y objeto del gasto, así como la programación de metas físicas a alcanzar con los recursos asignados. 2.3 Imprime las integraciones 2.4 Traslada al Encargado de Presupuso (funcionamiento o inversión), Encargado de Presupuesto 3 Análisis 3.1 Recibe y verifica la disponibilidad de las integraciones en su respectiva cuenta corriente. Si hay saldo: 3.2 Hace la reserva correspondiente (paso 3.3) Encargado de Presupuesto Si no hay saldo 3.3 Devuelve las integraciones al encargado de Presupuesto. 4 Registro en SICOIN WEB 4.1 Recibe las integraciones visadas por el Encargado de presupuesto (funcionamiento e inversión) Si Hay Saldo 4.2 Ingresa y registra cada renglón con su monto respectivo en el SICOIN WEB. Si la modificación incluye la creación de nuevos renglones (excepto grupo 0, 911 y 914) éstos deben crearse en el sistema. 4.3 Imprime y firma el reporte o CUR-CO2 de solicitud de modificación presupuestaria, generado por el sistema. 4.4 Traslada el CUR para firma del Coordinador de la División Financiera. 4.5 Elabora, firma y adjunta el oficio de solicitud de aprobación de UDAF. 4.6 Traslada a la Secretaria del Departamento de Presupuesto. (Paso 5). Si no hay saldo 4.7 Se comunica con los interesados para que realicen las correcciones. a) Personalmente

20 4.8 Devuelve los documentos de solicitud a los interesados (repite pasos 1 y 2). Encargado de Presupuesto Unidad de Administración Financiera UDAF- Unidad de Administración Financiera Analista Máxima Autoridad del Ministerio -CIV- Unidad de Administración Financiera analista 5 Autorización Interna 5.1 Recibe el Expediente 5.2 Gestiona firmas que correspondan. 5.3 Saca fotocopia del expediente y los envía (original y fotocopia) a la UDAF. 6 Análisis de solicitud 6.1 Recibe expediente 6.2 Lo traslada al analiza Recibe el expediente. 7.2 Verifica disponibilidad presupuestaria, cumplimiento de normativa aplicable etc. Si esta correcto 7.3 Consolida solicitudes presentadas a nivel de unidades ejecutoras, cuando proceda. 7.4 Marca el comprobante CO2 como solicitado. 7.5 Procede a elaborar el dictamen y proyecto de resolución. 7.6 Remite comprobante conjuntamente con la justificación de asignación de recursos y el proyecto de resolución para consideración y firma de la autoridad Superior. Si no esta correcto 7.7 Rechaza a unidad ejecutora. 8 Firma de documentación de modificación 8.1 Recibe comprobante de modificación presupuestaria con justificación y proyecto de resolución. Si esta de acuerdo 8.2 firma la documentación y la traslada a UDAF. Si no esta de acuerdo 8.3 rechaza la documentación y la traslada a UDAF. 9 Si fue aprobado 9.1 Recibe comprobante de modificación presupuestaria y la resolución firmada por la autoridad Superior, e informa a

21 Encargado de Presupuesto la unidad ejecutora y a la DTP sobre la modificación presupuestaria. 9.2 Aprueba el sistema el comprobante ingresando el número de documento de respaldo y fecha de aprobación. Si no fue aprobado 9.3 rechaza, marcando en el sistema con error el comprobante elaborado. 10 Verifica en el SICOIN WEB. Si fue aprobada 10.1 Imprime y entrega varios ejemplares de la aprobación: a la secretaria del departamento para archiva Al analista para que habilite los créditos Al interesado. Si no fue aprobado 10.2 Espera nota de anulación Archiva notificación. FIN DEL PROCESO.

22 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA PROCEDIMIENTOS ENCARGADO DE PRESUPUESTO ANALISTAS DE PRESUPUESTO COORDINADOR DIVISION FINANCIERA 1 RECEPCIÓN El Jefe del Departamento Financiero, recibe documentos de solicitud de transferencia, de los diferentes frentes de trabajo, por escrito y medio magnético, estampa sello de recibido, fecha y lo traslada al encargado de presupuesto MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL- 1 a DIRECTO Y/O SUBDIRECTOR UDAF DEL MINISTERIO 2 INTEGRACIÓN DE SOLICITUDES Recibe solicitud de transferencias, integra solicitudes en los formularios siguientes: a) en hoja electrónica integra numéricamente las solicitudes acumuladas, agregando el número de partida, renglón y su monto. b) en hoja de texto por renglón de gasto integra las justificaciones para los créditos y débitos. Imprime y traslada al analista de presupuesto. 2 3 ANÁLISIS Recibe, verifica disponibilidad de la integración en la cuenta corriente. Si hay saldo, Hace la reserva correspondiente en registro auxiliar y devuelve al encargado de Presupuesto. Si no hay saldo, devuelve las integraciones al Jefe del Departamento presupuestario. 3 si 4 REGISTRA EN SICOIN WEB Si hay Saldo: recibe las integraciones visadas por el analista. Ingresa y registra cada renglón con su monto respectivo en SICOIN WEB. Imprime, firma el reporte o CUR-CO2 de solicitud de modificación presupuestaria, elabora, firma y adjunta el oficio de solicitud de aprobación de UDAF y traslada el CUR para firmas respectivas. 4 si a Si no hay saldo: recibe integraciones visadas por analista. Se comunica con los interesados para correcciones y devuelve los documentos (paso 1) Secretaria Presupuesto tramita firmas correspondientes del Jefe Financiero y Director. b/c 5 2

23 MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL- FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA PROCEDIMIENTOS ENCARGADO DE PRESUPUESTO ANALISTAS DE PRESUPUESTO COORDINADOR DIVISION FINANCIERA DIRECTO Y/O SUBDIRECTOR UDAF DEL MINISTERIO 5 AUTORIZACIÓN INTERNA Recibe documento revisa. Si está correcto firma y traslada a autoridades Superiores para autorización. Si no está correcto devuelve a presupuesto para correcciones. 1 b no si 5 d c no si 6 TRASLADO EXPEDIENTE A UDAF Recibe expediente con firmas. Entrega a mensajero para que lo traslade a UDAF, archiva copia con sello de recibido. 6 7 TRASLADO A DTP. Recibe expediente, revisa, y si está correcto traslada a DTP del Ministerio de Finanzas Públicas, para su aprobación. 7 d no si 8 APROBACIÓN O IMPROBACIÓN Realiza llamadas telefònicas a UDAF, dando seguimiento. Verifica en SICOIN WEB. 8 3

24 DIRECTO Y/O SUBDIRECTOR UDAF DEL MINISTERIO Si la DTP aprueba, Imprime, entrega varios ejemplares: a) secretaria del Departamento para archivo. b) al Analista para que habilite los créditos. c) Al interesado. Si la DTP no aprueba. Espera nota de anulación. y ordena secretaria archivo de nota. no 2 b a c MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL- FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA PROCEDIMIENTOS ENCARGADO DE PRESUPUESTO ANALISTAS DE PRESUPUESTO COORDINADOR DIVISION FINANCIERA si INTERE- SADO FIN DEL PROCESO FIN PROCESO

25 Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda Proceso para Transferencias

26 Ministerio De Comunicaciones, Infraestructura Y Vivenda Unidad Ejecutora De Conservacion Vial Covial- Procedimiento Para Transferencias RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDAD C- TRANSFERENCIAS 1 Recepción: TIEMPO ESTIMADO Jefe Departamento Financiero 1.1 Recibe los documentos de solicitud de transferencia de los diferentes frentes de trabajo. a) Solicitud Original b) Solicitud Corregida 1.2 Verifica que ésta solicitud este por escrito y en disquete. 1.3 Si cumple con el paso anterior estampa el sello de Recibido y Fecha del Departamento de Presupuesto y lo traslada: a) Solicitud Original (paso 2) 2.1 y 2.4) - Transferencia de Funcionamiento - Transferencia de Inversión (pasos b) Solicitud Corregida (paso 1.2) Encargado de Presupuesto Integración de Solicitudes 2.1 Recibe los documentos de solicitud de Transferencia. 2.2 Elabora integración de todas las solicitudes planteadas, en dos formatos distintos: En hoja electrónica: integra numéricamente las solicitudes acumuladas, agregando el número de partida, renglón y su monto En Word: por renglón de gasto integra las justificaciones para todos los créditos y débitos. 2.3 Imprime las integraciones. 2.4 Traslada al Analista de Presupuesto. Análisis 3.1 Recibe y verifica la disponibilidad de las integraciones en su respectiva cuenta corriente. Encargado de Presupuesto 3 Si hay saldo: 3.2 Hace la reserva correspondiente ( paso 3.3) Si no hay saldo: (paso 3.3) 3.3 Devuelve las integraciones al Jefe del Departamento de Presupuesto. Pag. 1 de 3

27 Ministerio De Comunicaciones, Infraestructura Y Vivenda Unidad Ejecutora De Conservacion Vial Covial- Procedimiento Para Transferencias RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO Registro en SICOIN-WEB Si hay saldo: Recibe las integraciones visadas por el Analista de Presupuesto Ingresa y registra cada renglón con su monto respectivo en el SICOIN-WEB Imprime y firma el Reporte o CUR-CO2 de solicitud de modificación presupuestaria, generado por el sistema Traslada el CUR para firma del Coordinador de la División Financiera. Encargado de Presupuesto Elabora, firma y adjunta el oficio de solicitud de aprobación de UDAF Traslada a la Secretaría de la Coordinación Financiera. NO hay saldo: Recibe las integraciones visadas por el Encargado de presupusto Se comunica con los interesados para que realicen las correcciones. a) Personalmente Devuelve los documentos de solicitud a los interesados (se repiten pasos de 1 al 2). Encargado de Presupusto Mensajero Secretaria del Departamento Financiero Autorización Interna 5.1 Recibe el expediente. 5.2 Gestiona la firma del Sub-director Administrativo Financiero. 5.3 Saca fotocopia del expediente y los envía (original y fotocopia) a la UDAF, con el mensajero de la División. Traslado de expediente 6.1 Recibe y presenta los expedientes a la recepción de la UDAF, para sello de "Recibido" y "Fecha". 6.2 Devuelve copia del expediente al Departamento de Presupuesto, con el sello de recibido respectivo. 7.1 Recibe el expediente e informa al Jefe del Departamento de Presupuesto. 7.2 Archiva la copia del oficio recibido. Pag. 2 de 3

28 Ministerio De Comunicaciones, Infraestructura Y Vivenda Unidad Ejecutora De Conservacion Vial Covial- Procedimiento Para Transferencias RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO Aprobación de solicitud. 8.1 Realiza llamadas telefónicas a la UDAF, en forma periódica. 8.2 Verifica en el sistema. Si la UDAF aprueba: 8.3 Emprime y entrega varios ejemplares de la Encargado de Presupuesto 8 aprobación: a) a la secretaria del departamento para archivar. b) al analista para que habilite los créditos. Secretaria 9 c) al interesado. Si la UDAF anula: 8.4 Espera Nota de Anulación. 9.1 Recibe y archiva aprobación o anulación de la Transferencia. FIN DEL PROCESO Pag. 3 de 3

29 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA PROCEDIMIENTOS ENCARGADO DE PRESUPUESTO ANALISTAS DE PRESUPUESTO COORDINADOR DIVISION FINANCIERA 1 RECEPCIÓN El Jefe del Departamento Financiero, recibe documentos de solicitud de transferencia, de los diferentes frentes de trabajo, por escrito y medio magnético, estampa sello de recibido, fecha y lo traslada al encargado de presupuesto MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL- 1 a DIRECTO Y/O SUBDIRECTOR UDAF DEL MINISTERIO 2 INTEGRACIÓN DE SOLICITUDES Recibe solicitud de transferencias, integra solicitudes en los formularios siguientes: a) en hoja electrónica integra numéricamente las solicitudes acumuladas, agregando el número de partida, renglón y su monto. b) en hoja de texto por renglón de gasto integra las justificaciones para los créditos y débitos. Imprime y traslada al analista de presupuesto. 2 3 ANÁLISIS Recibe, verifica disponibilidad de la integración en la cuenta corriente. Si hay saldo, Hace la reserva correspondiente en registro auxiliar y devuelve al encargado de Presupuesto. Si no hay saldo, devuelve las integraciones al Jefe del Departamento presupuestario. 3 si 4 REGISTRA EN SICOIN WEB Si hay Saldo: recibe las integraciones visadas por el analista. Ingresa y registra cada renglón con su monto respectivo en SICOIN WEB. Imprime, firma el reporte o CUR-CO2 de solicitud de modificación presupuestaria, elabora, firma y adjunta el oficio de solicitud de aprobación de UDAF y traslada el CUR para firmas respectivas. 4 si a Si no hay saldo: recibe integraciones visadas por analista. Se comunica con los interesados para correcciones y devuelve los documentos (paso 1) Secretaria Presupuesto tramita firmas correspondientes del Jefe Financiero y Director. b/c 5 2

30 MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL- FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA PROCEDIMIENTOS ENCARGADO DE PRESUPUESTO ANALISTAS DE PRESUPUESTO COORDINADOR DIVISION FINANCIERA DIRECTO Y/O SUBDIRECTOR UDAF DEL MINISTERIO 5 AUTORIZACIÓN INTERNA Recibe documento revisa. Si está correcto firma y traslada a autoridades Superiores para autorización. Si no está correcto devuelve a presupuesto para correcciones. 1 b no si 5 d c no si 6 TRASLADO EXPEDIENTE A UDAF Recibe expediente con firmas. Entrega a mensajero para que lo traslade a UDAF, archiva copia con sello de recibido. 6 7 TRASLADO A DTP. Recibe expediente, revisa, y si está correcto traslada a DTP del Ministerio de Finanzas Públicas, para su aprobación. 7 d no si 8 APROBACIÓN O IMPROBACIÓN Realiza llamadas telefònicas a UDAF, dando seguimiento. Verifica en SICOIN WEB. 8 3

31 DIRECTO Y/O SUBDIRECTOR UDAF DEL MINISTERIO Si la DTP aprueba, Imprime, entrega varios ejemplares: a) secretaria del Departamento para archivo. b) al Analista para que habilite los créditos. c) Al interesado. Si la DTP no aprueba. Espera nota de anulación. y ordena secretaria archivo de nota. no 2 b a c MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL- FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA PROCEDIMIENTOS ENCARGADO DE PRESUPUESTO ANALISTAS DE PRESUPUESTO COORDINADOR DIVISION FINANCIERA si INTERE- SADO FIN DEL PROCESO FIN PROCESO

32 Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda Proceso de Presupuesto

33 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL- PROCESO DE PRESUPUESTO RESPONSABLE UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL- PASO No. 1 ACTIVIDAD A-FORMULACION Anteproyecto de Presupuesto 1.1 Recibe: a) De UDAF Techo Presupuestario b) De la Dirección Técnica del Presupuesto los Formularios DTP 1 al DTP Convoca a reunión: a) Sub Director Administrativo Financiero - Jefe Departamento de Infraestructura y Tecnologia b) Jefe Departamento Financiero - Encargado de Presupuesto TIEMPO ESTIMADO Sub Dirección Administrativa y Financiera Encargado de Presupuesto Secretaria del Departamento Financiero Traslada los Formularios: a) Departamento de Infraestructura y Tecnologia b) Departamento de Presupuesto Directrices para Anteproyecto 2.1 Ordena al Encargado de Presupuesto informar los lineamientos del anteproyecto Convocatoria 3.1 Convoca a reunión: a) Jefe Departamento Financiero b) Jefe Departamento Infraestructura y Tecnologia c) Jefe Departamento de Planeación 3.2 Informa los lineamientos del Anteproyecto. 3.3 Asignar montos máximos a presupuestar. 3.4 Distribuye formularios DTP a las Unidades Ejecutoras. Recepción de Anteproyectos 4.1 Recibe los anteproyectos: a) En CD s b) En formularios DTP 4.2 Estampa sello de Recibido y "Fecha", anota hora de recepción y firma. 4.3 Traslada los formularios al Encargado de Presupuesto Pag. 1 de 5

34 RESPONSABLE PASO No. Revisión de Anteproyectos ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO Encargado de Presupuesto Recibe CD s y formularios DTP. 5.2 Revisa que los formularios contengan: a) Orientaciones estratégicas b) Descripción de programas c) Descripción de actividades d) Metas e) Indicadores de Desempeño f) Que las solicitudes estén llenas y no sobrepasen el Techo presupuestario. Si están correctos 5.3 Distribuye los formularios DPT a los Analistas de gasto y conjuntamente ingresan datos (pasa al 6) Si NO están correctos 5.4 Elabora, impreme, firma y adjunta a formularios una Nota u Oficio de Reparo Traslada a la secretaria. (pasa al 8) Consolidación de Anteproyectos Jefe del Departamento Financiero y Encargado de Presupuesto Consolidan los anteproyectos presentados. 6.2 Ingresan al SICOIN-WEB 6.3 Registran a nivel de Programas Ejecutores: a) Cantidades y Montos a.1 Programas a.1.1 Sub-programas a Proyectos a Actividades u Obras a Renglones b) Información contenida en Formularios Resultado de la Consolidación Encargado de Presupuesto Secretaria 8 Autoridades Superiores Imprime anteproyecto de presupuesto consolidado. 7.2 Presenta a las Autoridades Superiores su contenido para análisis. (pasa al 9) Ajustes y Correcciones 8.1 Recibe formularios reparados. 8.2 Entrega anteproyectos a Programas Ejecutores, para correcciones (repite paso 4) Análisis y Autorización de Anteproyecto 9.1 Reciben, analizan e informan el resultado del anteproyecto consolidado Si Autoridad Superior esta de acuerdo (paso ) Si Autoridad Superior NO esta de acuerdo (paso ) Pag. 2 de 5

35 RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDAD Traslado de Anteproyecto a UDAF TIEMPO ESTIMADO Encargado de Presupuesto 10 Mensajero Recibe anteproyecto analizado Si Autoridad Superior está de acuerdo: 10.2 Elabora, imprime y firma oficio de solicitud de aprobación Gestiona firmas del Sub Director Administrativo y Financiero y de Autoridad Superior correspondiente Adjunta y envia el anteproyecto y oficio con mensajero a la UDAF. Si Autoridad Superior NO esta de acuerdo: 10.5 Ingresa al SICOIN-WEB, corrige e imprime Se presenta nuevamente a las Autoridades Superiores (se repite paso 9 y 10) Entrega de Anteproyecto a UDAF 11.1 Recibe y presenta el expediente a la secretaría de la UDAF del CIV Devuelve copia con sello de recibido el expediente al Departamento de programación Presupuestaria. Secretaria del Departamento Financiero Encargado de Presupuesto Secretaria del Departamento de Presupuesto Encargado de Presupesto Recibe, informa al encargado de Presupuesto y archiva expediente B- REVISION DE DISPONIBILIDAD 13.1 Recibe la Notificación de Aprobación por parte de la UDAF Informa a las Unidades ejecutoras. Recepción de Documentos 14.1 Recibe, estampa sello de "Recibido" y "Fecha", anota la hora de recepción y firma. a) Pedidos 14.2 Traslada a los Analistas de Presupuesto: a) Funcionamiento (Pedidos) b) Inversión Comprometido: 15.1 Reciben documentos del pedido Verifica que llene los requisitos necesarios: a) Firmas completas de autorización. b) Que este impreso el número de partida, con el renglón a afectar. c) El número de pedido asignado por el Departamento de Compras. d) Nombre del Proveedor. e) El monto a que asciende el pedido Verifica en cada cuenta corriente la disponibilidad de saldos Si hay Saldo y llena los Requisitos: Hace el Comprometido en Registro Auxiliar Estampa Sello de "Presupuesto" en el pedido, firma y lo entrega a la secretaria Si NO hay Saldo o NO llena los Requisitos: Solicita a la secretaria el número de Boleta de Rechazo correspondiente Elabora, firma y adjunta al pedido a la boleta de rechazo Entrega el pedido rechazado a la secretaria. Pag. 3 de 5

36 RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO Secretaria del Departamento de Presupuesto Recibe el pedido.(15.4 ó 15.5) 16.2 Devuelve el pedido al Departamento de Compras: a) Para que continue el proceso de un Pedido (paso 15.4). ó b) Para que el Departamento de Compras informe a la unidad ejecutora que debe solicitar una transferencia. Secretaria del Departamento de Financiero 17 C- TRANSFERENCIAS Recepción: 17.1 Recibe los documentos de solicitud de transferencia de los diferentes frentes de trabajo. a) Solicitud Original b) Solicitud Corregida 17.2 Verifica que ésta solicitud este por escrito y en disquete Si cumple con el paso anterior estampa el sello de Recibido y Fecha del Departamento de Presupuesto y lo traslada: a) Solicitud Original - Transferencia de Funcionamiento (paso 18) Encargado de Presupuesto Analistas de Gastos Transferencia de Inversión (pasos 18.1 y 18.4) b) Solicitud Corregida (paso 2) Integración de Solicitudes 18.1 Recibe los documentos de solicitud de Transferencia Elabora integración de todas las solicitudes planteadas, en dos formatos distintos: En hoja electrónica: integra numéricamente las solicitudes acumuladas, agregando el número de partida, renglón y su monto En Word: por renglón de gasto integra las justificaciones para todos los créditos y débitos Imprime las integraciones Traslada al Analista de Presupuesto. Análisis 19.1 Recibe y verifica la disponibilidad de las integraciones en su respectiva cuenta corriente. Si hay saldo: 19.2 Hace la reserva correspondiente ( paso 19.3) Si no hay saldo: (paso 19.3) 19.3 Devuelve las integraciones al Jefe del Departamento de Presupuesto. Pag. 4 de 5

37 RESPONSABLE Encargado de Presupuesto Secretaría Coordinación Financiera PASO No ACTIVIDAD Registro en SICOIN-WEB Si hay saldo: Recibe las integraciones visadas por el Encargado de Presupuesto Ingresa y registra cada renglón con su monto respectivo en el SICOIN-WEB Imprime y firma el Reporte o CUR-CO2 de solicitud de modificación presupuestaria, generado por el sistema Traslada el CUR para firma del Sub Director Administrativo Financiero Elabora, firma y adjunta el oficio de solicitud de aprobación de UDAF Traslada a la Secretaría de la Coordinación Financiera. NO hay saldo: Recibe las integraciones visadas por el Analista de Gastos de Funcionamiento Se comunica con los interesados para que realicen las correcciones. a) Personalmente Devuelve los documentos de solicitud a los interesados (se repiten pasos de 17 al 18). Autorización Interna 21.1 Recibe el expediente Gestiona la firma del Coordinadora de la División Financiera y del Sub-director Administrativo Saca fotocopia del expediente y los envia (original y fotocopia) a la UDAF, con el mensajero de la División. TIEMPO ESTIMADO Mensajero Secretaria del Departamento de Financiero Jefe del Departamento Secretaria 25 Traslado de expediente 22.1 Recibe y presenta los expedientes a la recepción de la UDAF, para sello de "Recibido" y "Fecha" Devuelve copia del expediente al Departamento de Financiero, con el sello de recibido respectivo Recibe el expediente e informa al Encargado de Presupuesto Archiva la copia del oficio recibido. Aprobación de solicitud Realiza llamadas telefónicas a la UDAF, en forma periódica Verifica en el sistema. Si la UDAF aprueba: 24.3 Emprime y entrega varios ejemplares de la aprobación: a) a la secretaria del departamento para archivar. b) al analista para que habilite los créditos. c) al interesado. Si la UDAF anula: 24.4 Espera Nota de Anulación Recibe y archiva aprobación o anulación de la Transferencia. FIN DEL PROCESO Pag. 5 de 5

38 Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda Proceso Caja Fiscal

39 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL PROCESO: CAJA FISCAL RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDAD TIEMPO Encargado de Caja Fiscal 1 Auxiliar de Caja 2 Encargado de Caja Fiscal 3 UDAF-MCIV 4 Encargado de Caja Fiscal 5 Auxiliar de Caja 6 INGRESOS: 1.1 Verifica en el Sistema BANRURAL VIRTUAL el acreditamiento efectuado a las cuentas bancarias, realizado por la Tesorería Nacional y lo imprime. 1.2Ordena al Auxiliar de Caja la elaboración del formulario 63 A Elabora el formulario 63 A 2 y lo devuelve al Encargado de Caja Fiscal para firma. 3.1 Recibe formulario y revisa, si no esta correcto lo devuelve. 3.2 Si esta correcto lo traslada a la UDAF del MCIV. Para dejar constancia de los acreditamientos. 4.1 Recibe forma 63 A 2 y copia del acreditamiento al banco, lo revisa y si esta bien firma, sella y traslada la copia al Encargado de Caja Fiscal. 5.1 Recibe copia de forma 63 A 2, firmada y sellada. 5.2 Traslada al Oficial de caja, para su registro contable en libros de cuentas corrientes. 6.1 Registra en los libros de cuentas corrientes respectivos ( por cuenta y financiamiento) 6.2Traslada la copia del 63 A 2 y libros de cuentas corrientes al Encargado de Caja Fiscal para su revisión. 1

40 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL Encargado de Caja Fiscal Encargado de Caja Fiscal Auxiliares de: Fondo Rotativo (Caja Chica, Viáticos) Planillas Otras Remuneracion es Estimaciones Encargado de Caja Fiscal PROCESO: CAJA FISCAL 7.1 Recibe copia del 63 A 2, Suma, cuadra y los confronta contra los registros realizados en los libros de los ingresos efectuados durante el mes. 7.2 Registra en el programa*, para su Posterior impresión en el formulario de ingresos, egresos y saldo (200- A-3), por cuenta y financiamiento. 7.3 Archiva las copias de los 63 A 2, en espera de efectuar el cierre de la Caja fiscal respectiva. (* Programa computarizado para Caja Fiscal) EGRESOS: 8.1 Solicita a los Auxiliares, los documentos de abono que integran la caja fiscal. 9.1 Entregan documentos de abono que fueron pagados durante el mes: FR03 = Caja Chica, Viáticos Planillas Ordinarias y Adicionales Tiempo Extraordinario Otras Remuneraciones Descuentos Judiciales Estimaciones 10.1 Recibe y revisa los documentos, los cuales corresponden a los pagos realizados durante el mes Si no están correctos, los devuelve para que sean completados o corregidos y se quedan como documentos de abono para el mes siguiente Si están correctos, elabora el listado de los documentos que servirán de respaldo al saldo de la Caja Fiscal Registra en Programa* de caja fiscal los documentos pagados que figuran en listado. 2

41 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL PROCESO: CAJA FISCAL 10.5 Numera o folia los documentos que integran la caja fiscal en forma correlativa, con forme al número que les corresponde en la caja fiscal. Encargado de Caja Fiscal 10 Auxiliar de Caja 11 Encargado de Caja Fiscal Encargado de Almacén de Suministros. Encargado de Caja Fiscal Solicita al oficial de caja, los saldos de las cuentas bancarias, para elaborar el cierre o cuadre mensual de la caja Elabora las conciliaciones de las diferentes cuentas que integran la Caja Fiscal, para determinar los saldos. Envía al Encargado de Caja Fiscal los saldos de todas las cuentas bancarias, por medio de oficio Recibe los saldos y los confronta con los libros de cuentas corrientes Elabora arqueo de caja para verificar que el saldo de caja fiscal cuadre con los documentos de abono y el saldo en bancos Realiza las siguientes pruebas: Saldo Inicial + Ingresos del mes = Suma total de los Ingresos. Total egresos del mes + saldo final = Suma total de Ingresos. (Saldo Inicial + Suma total de los Ingresos del mes ) Egresos del mes = saldo Final ò Saldo para el siguiente mes Envían oficio con copias de los formularios de constancias de ingreso al almacén 1-H utilizados durante el mes, para su registro en caja fiscal, 14.1 Recibe y revisa la información Registra en caja fiscal los Formularios utilizados y deja 3

42 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL Sub Director Administrativo Financiero Encargado de Caja Fiscal PROCESO: CAJA FISCAL constancia del saldo para el mes siguiente. (previo a realizar el corte de formas respectivo, ver anexo) 14.3 Elabora la Caja fiscal en original y dos copias ( Forma 200 A -3 ), la firma y la traslada al Sub Director Administrativo Financiero para Visto Bueno Revisa la Caja Fiscal (( Forma 200 A -3 ), 15.2 Si no esta correcta la información la devuelve al Encargado de Caja Fiscal, para su corrección Si todo esta bien procede a firmar la caja fiscal y la traslada al Encargado de Caja Fiscal, para que continúe con el tramite respectivo Recibe el documento de Caja fiscal (Original y dos copias) y lo distribuye de la siguiente manera: Original se archiva para integrarlo al libro de Caja Fiscal de la Dependencia. Duplicado se envía a la Dirección de Talonarios de la Contraloría General de Cuentas para su control y registro. Triplicado se archiva junto con los documentos que integran la Caja Fiscal, Para la glosa respectiva por parte de Contraloría General de Cuentas. FINALIZA EL PROCESO OBSERVACIÓN: Al finalizar el período (año) se envía a empastar el libro que contiene los folios originales de la forma 200 A -3. 4

43 Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda Proceso de Compras

44 Pag. 1 de 5 Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda Unidad Ejecutora de Conservacion Vial Procedimiento de Compras y Contrataciones de Bienes y/o Servicios RESPONSABLE: No. PASO ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE COMPRAS 1 2 RECEPCIÓN DEL PEDIDO-ORDEN. Recibe de las diferentes oficinas de la Unidad Ejecutora de Conservación Vial. Revisa pedidos 2.1 Revisa que lleve los sellos del frente interesado, División Administrativa de la institución, firma del Encargado de Almacén. 2.2 Verifica que lleve el sello NO HAY EN EXISTENCIA del Almacén. gado de Presupuesto, el Visto Bueno del Sub-Director Administrativo-Financiero o en su efecto el del Jefe del Departamento Financiero. 2.3 Revisa la partida presupuestaria, estampa número correlativo de compras y recibe. 2.4 Devuelve copia al interesado 2.5 Saca fotocopia del pedido y la archiva ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE COMPRAS 3 4 REVISA Y CLASIFICA PEDIDO Recibe original del pedido y clasifica el proceso de compra: 3.1 Compra Directa 3.2 Evento de Cotización 3.3 Licitación 3.4 Analiza los Pedidos y si aplica: a ) COMPRAS DIRECTAS: Menores de Q. 30, b) COMPRAS MAYORES DE Q. 30, COMPRA DIRECTA Recibe original de pedidos, si algún pedido es de papelería, útiles de oficina o productos de limpieza se contempla dentro de Contrato Abierto; si no es así selecciona proveedores 4.1 Consulta Contrato Abierto 4.2 Selecciona proveedores 4.3 Solicita cotizaciones vía telefònica. 4.4 Envía pedido vía fax 4.5 Hace entrega de copia del pedidoal proveedor que lo solicite. Si la compra es menor de Q. 5, requiere de una cotización y si es mayor de Q.5,000.00, tres cotizaciones. Si la compra está entre los Q. 25, y Q. 30,000.00: 4.6 Solicita Visto Bueno del Director de Covial. (SI APLICA).

45 Pag. 2 de 5 Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda Unidad Ejecutora de Conservacion Vial Procedimiento de Compras y Contrataciones de Bienes y/o Servicios RESPONSABLE: No. PASO ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO Recepción de Cotizaciones: ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE COMPRAS Recibe ofertas de proveedores 5.2 Escoge al proveedor 5.3 Llena hoja de selección de proveedor 5.4 Firma y sella. A la Hoja de Selección de Proveedor o Sumaria de ofertas adjunta: 6.1 Pedido original y las cotizaciones correspondientes. 6.2 Traslada el expediente a la Sub-Dirección Administrativa-Financiera para su aprobación. ENCARGADO DE COMPRAS 8 SOLICITUD DEL BIEN 8.1 Notifica al proveedor para que entregue el producto al Almacén de suministros. 9.1 RAZONA FACTURA ENCARGADO DE COMPRAS Especificando claramente en que se va a utilizar el bien o servicio Solicita la firma del Guardalmacén 9.3 Solicita la firma del Sub-Director -- Administrativo-Financiero 9.4 Recibe del Guardalmacén Constancia de Ingreso al Almacén forma 1-H ENCARGADO DE COMPRAS 10 PREPARA DOCUMENTO DE PAGO Recibe Factura con las firmas correspondientes Integra los expedientes incluyendo la constancia de ingreso al Almacén Elabora Orden de Compra 10.3 Recopila firmas de Revisión de. Auditoría Interna, Sub- Director Administrativo-Financiero y Di- Rector General de Covial Traslada expediente a Caja y Pagaduría.