Forms Composer. Uso de Forms Composer. Octubre de

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1 Forms Composer Uso de Forms Composer Octubre de

2 Edición: octubre de 2002 El siguiente párrafo no tiene vigencia en aquellos países en los que estas disposiciones entren en conflicto con las leyes locales: LEXMARK INTERNATIONAL, INC. PROPORCIONA ESTA PUBLICACIÓN TAL COMO ESTÁ SIN GARANTÍA DE NINGÚN TIPO, NI EXPRESA NI IMPLÍCITA, INCLUIDA PERO NO LIMITADA A LAS GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIALIDAD O DE APTITUD PARA UN PROPÓSITO ESPECÍFICO. En algunos estados no se permite la renuncia de garantías implícitas o explícitas en determinadas transacciones, por lo que puede que esta declaración no se aplique. La presente publicación puede incluir imprecisiones técnicas o errores tipográficos. De forma periódica, se realizan modificaciones en la información aquí contenida; dichas modificaciones se incorporarán en ediciones posteriores. En cualquier momento se pueden realizar mejoras o cambios en los productos o programas descritos. Si desea realizar algún comentario sobre esta publicación, puede dirigirse a Lexmark International, Inc., Department F95 / 032-2, 740 West New Circle Road, Lexington, Kentucky 40550, EE.UU. En el Reino Unido e Irlanda, envíelos a Lexmark International Ltd., Marketing and Services Department, Westhorpe House, Westhorpe, Marlow Bucks SL7 3RQ. Lexmark puede utilizar o distribuir cualquier información que suministre de la forma que crea conveniente sin que ello implique ninguna obligación. Puede adquirir copias adicionales de las publicaciones relacionadas con este producto llamando al En el Reino Unido e Irlanda, llame al +44 (0) En los demás países, póngase en contacto con el establecimiento de venta. Las referencias en esta publicación a productos, programas o servicios no implican que el fabricante pretenda ponerlos a disposición en todos los países en los que opera. Cualquier referencia a un producto, un programa o un servicio no implica que sólo se deba utilizar dicho producto, programa o servicio. En su lugar, se puede utilizar cualquier producto, programa o servicio de funcionalidad equivalente que no infrinja ningún derecho de propiedad intelectual existente. Es responsabilidad del usuario la evaluación y verificación de funcionamiento junto con otros productos, programas o servicios, a excepción de los designados expresamente por el fabricante. Lexmark y Lexmark con diamante son marcas comerciales de Lexmark International, Inc., registradas en los Estados Unidos y/o en otros países. Copyright 2002 Lexmark International, Inc. Reservados todos los derechos. DERECHOS DEL GOBIERNO DE LOS ESTADOS UNIDOS Este software y la documentación que lo acompaña que se proporcionan según este acuerdo constituyen software y documentación comercial de ordenador desarrollados exclusivamente con capital privado.

3 Contenido Introducción... 1 Instalación... 1 Paso 1: Planificación del formulario...2 Paso 2: Creación de objetos en el formulario...3 Paso 3: Creación de un formset...4 Paso 4: Carga del formset...7 Conexión de la canalización con nombre a un objeto de impresora... 8 Apéndice: directives de formularios electrónicos...9 Comandos de flujo de datos... 9 iii

4 Introducción Este manual es una guía de aprendizaje sobre cómo crear un proyecto de formularios con el software Forms Composer. En esta guía de aprendizaje se utilizan los siguientes términos: Aplicación host: el programa de software que genera los datos de impresión que se combinarán con el formulario. Datos del host: los datos de impresión generados por la aplicación host. Un proyecto de formularios se compone de uno o varios formularios que se cargan en el servidor Document Producer. Una vez en Document Producer, los formularios se combinan con los datos de impresión enviados desde la aplicación host. Después de combinar los formularios y los datos, Document Producer puede imprimirlos, enviarlos por , enviarlos por fax, enviarlos por FTP o guardarlos en un archivo. En el proyecto de formularios también se incluye: Información de asignación de los datos de la aplicación host a las variables del formulario Un archivo de condiciones que selecciona el formulario correcto para cada página de los datos procedentes de la aplicación host Forms Composer permite diseñar el formulario mediante: texto líneas flechas elipses cuadros imágenes códigos de barras páginas de un archivo PDF variables Puede definir que las variables sean áreas del formulario que posteriormente se rellenan con los datos variables procedentes de otra aplicación. Por ejemplo, podría definir una variable como la dirección de un cliente en una factura. Cuando el formulario se combina con los datos del servidor, puede combinar el mismo formulario con una lista de correo de muchos clientes para crear un formulario individual para cada cliente. Instalación Forms Composer se puede instalar en Windows 98, Windows NT, Windows 2000 o Windows XP. Consulte la documentación de la impresora para obtener información sobre la instalación y la configuración del hardware de la impresora. 1

5 Paso 1: Planificación del formulario En esta guía de aprendizaje crearemos un formset de muestra utilizando los archivos de datos de prácticas disponibles en el software Forms Composer. Se tienen que realizar varios pasos antes de crear realmente un formset. Esta fase de planificación le ayudará a crear un formulario de diseño sólido que requiere poco mantenimiento. Antes de empezar a diseñar el formulario, debe decidir: El tipo de formulario que necesita: un formulario en blanco sin campos dinámicos o un formset que incluya información de un flujo de datos de otro fabricante. El tipo de formulario que desea crear (factura, conocimiento de embarque, etc.). El aspecto del producto final (como el diseño de fondo actual o un ejemplo que desea copiar). Los elementos de información que aparecerán en el formulario y el nombre de cada uno (piense en los tipos de información que la aplicación host recopila). Los tipos de objeto que se deben diseñar (columnas, totales, cuadros de texto). Los colores y el sombreado que desea utilizar en el formulario. La información que es común a los formularios que cree (dirección, logotipo y números de teléfono y fax de la empresa). 2

6 Paso 2: Creación de objetos en el formulario Al diseñar un formulario, debe crear objetos en él para contener los distintos tipos de información que se mostrará. El diseño de formulario final contiene una colección de objetos de datos y variables. Objetos de formulario Datos fijos Los datos fijos son la información que desea que siempre aparezca en el formulario impreso. Las columnas y cabeceras de columnas son ejemplos de datos fijos. Puede crear columnas mediante las herramientas Cuadro y Línea de la barra de herramientas de objetos. Las cabeceras de texto de columna se crean con la herramienta Texto. Los objetos de datos fijos se pueden organizar en capas en la página. Por ejemplo, puede colocar un objeto de texto encima de un objeto de flecha para que aparezca texto dentro de una flecha. Datos variables La información generada por la aplicación host se asigna a determinados objetos del formulario creando y asignando variables. Estas variables indican al formulario dónde colocar los datos del host. Variables de texto: formatee el elemento de datos asignado como texto. Para cada variable de texto se puede definir el tipo de letra, el tamaño en puntos y el color. Variables de código de barras: formatee el elemento de datos asignado como un código de barras. Para cada variable de código de barras se puede definir el tipo y el tamaño. Variables de imagen: formatee el elemento de datos asignado para representar un archivo de imagen. Se puede seleccionar el tamaño, el giro, la línea, anchura y color de borde, etc. utilizando el marcador de posición de imagen en el diseño. Nota: las variables sólo se guardan con el formulario actual. Tiene que crear un nuevo conjunto de variables por cada formulario que cree. 3

7 Paso 3: Creación de un formset Ahora que ya sabe el tipo de información que necesita en el formulario, puede empezar a crear el formset mediante el software Forms Composer. Configuración de variables en el formulario 1 Abra el software Forms Composer haciendo clic en Inicio Programas Lexmark Document Solutions Forms Composer. 2 Haga clic en Nuevo en el menú Archivo. 3 Haga clic en Cargar archivo de datos en el menú Datos. 4 Se abre la carpeta de formularios predeterminada. Seleccione debittext.txt. 5 Con el ratón dibuje un rectángulo alrededor del día/mes/año en debittext.txt en el panel lateral derecho. 6 Se abre un cuadro de diálogo de variable de campo. Acepte los valores predeterminados y asigne a la variable el nombre FECHA. Haga clic en Aceptar. 7 Dibuje un rectángulo alrededor de las palabras Nota de cargo y denomine a la variable NOTA_CARGO. Haga clic en Aceptar. 8 Dibuje un rectángulo alrededor de las tres líneas de debajo de Cargar a: y denomine a la variable CARGOA. Haga clic en Aceptar. 9 Dibuje un rectángulo alrededor del número 1234 y denomine a la variable N_CARGO. Haga clic en Aceptar. 10 Dibuje un rectángulo alrededor del número 1357 y denomine a la variable NFACTURA. Haga clic en Aceptar. 11 Dibuje un rectángulo alrededor del valor Fecha de factura y denomine a la variable FECHFACT. Haga clic en Aceptar. 12 Dibuje un rectángulo alrededor del número 2468 y denomine a la variable NORDCLI. Haga clic en Aceptar. 13 Dibuje un rectángulo alrededor del valor Fecha de crédito y denomine a la variable FECHA_CRÉDITO. Haga clic en Aceptar. 14 Dibuje un rectángulo alrededor de Lista de transacciones y denomine a la variable CARGOS. Haga clic en Aceptar. 15 Dibuje un rectángulo alrededor de lista de números y denomine a la variable IMPORTES. Haga clic en Aceptar. 4

8 16 Dibuje un rectángulo alrededor del número 10,00 y denomine a la variable TOTAL. Haga clic en Aceptar. 17 Dibuje un rectángulo alrededor del nombre de la parte inferior izquierda de la página y denomine a la variable APROBACIÓN. Haga clic en Aceptar. 18 Dibuje un rectángulo alrededor de Cargo de empresa y denomine a la variable MOTIVO. Haga clic en Aceptar. 19 Haga clic con el botón derecho del ratón en el panel derecho y seleccione Guardar. De este modo se guarda el archivo como un field map (.fmp). Introduzca el nombre Tutorial. 20 Seleccione el cuadro PDF en la barra de menú de la herramienta Dibujo. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione DEBITMEMO_IMPORT.pdf. Este archivo proporciona un fondo para dibujar en él. 21 Seleccione el cuadro de imagen en la barra de menú de la herramienta Dibujo. Se abre un cuadro de diálogo de imagen. Seleccione el tipo de imagen como imagen fija. Haga clic en Examinar y seleccione ProgressiveImg. 22 La imagen se coloca en la esquina superior izquierda del panel de diseño. Con el cuadro Seleccionar resaltado en la barra de menú de la herramienta Dibujo, haga clic en la imagen y mueva el objeto 2,5 cm a la derecha y 1,2 cm hacia abajo. Definición de las variables 1 Seleccione el cuadro Texto en la barra de menú de la herramienta Dibujo. 2 Mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón y dibuje un cuadro de texto pequeño junto a la palabra Fecha. Haga clic con el botón derecho del ratón en el cuadro de texto y seleccione Insertar variable. Seleccione Mostrar todo y elija FECHA en el menú desplegable. Ahora aparece <FECHA> en el cuadro de texto para representar a la variable. 3 Repita el paso 24 para Nota de cargo, Cargar a, Número de factura, Fecha de factura, Número de orden de cliente, Fecha de cargo, Cargos, Importes, Total, Motivo y Responsable aprobación. Definición del perfil de impresión de página y las Activation Conditions de página 1 En el menú Archivo, seleccione Perfil de impresión de página. Cuando se abra el cuadro de diálogo, haga clic en Nuevo. Seleccione 1 para la bandeja de papel. Haga clic en Guardar. Guarde el perfil de impresión de página como Tutorial. Haga clic en Cerrar. 2 En el menú Archivo, seleccione Activation Conditions de proyecto. En el cuadro de diálogo, haga clic en Agregar conjunto. 3 Para la primera condición, seleccione NOTA_CARGO en el menú desplegable situado debajo de Campo. Seleccione Contiene en el menú desplegable Operación. Escriba Nota de cargo para el valor de comparación. Seleccione Cadena en el menú desplegable situado debajo de Tipo. 4 En el menú Archivo, seleccione Activation Conditions de página. En el cuadro de diálogo, haga clic en Agregar conjunto. 5

9 5 Para la primera condición, seleccione NOTA_CARGO en el menú desplegable situado debajo de Campo. Seleccione Contiene en el menú desplegable Operación. Escriba Nota de cargo para el valor de comparación. Seleccione Cadena en el menú desplegable situado debajo de Tipo. Haga clic en Aceptar. 6 En Formularios de salida, para la primera fila, seleccione Página 1 y Tutorial.ppf para el perfil de impresión de página. 7 Haga clic en Aceptar. 8 En el cuadro de diálogo principal, haga clic en Guardar para actualizar el proyecto. 9 En este momento, el formset Tutorial.fdd ya se puede cargar en el servidor y combinar con los datos. 6

10 Paso 4: Carga del formset Ahora que ha creado el formset y ha definido las variables y las activation conditions, ya puede cargar el formulario en el servidor Document Producer. 1 Abra Document Server Manager haciendo clic en Inicio Programas Lexmark Document Solutions Server Manager. 2 Si aún no se ha agregado un servidor Document Producer, haga clic en Agregar servidor en la ventana Bienvenido a Document Server Manager. Escriba la dirección IP y el nombre del servidor en la ventana Agregar servidor. Si ya hay definidos uno o varios servidores, seleccione uno y haga clic en Abrir. 3 Introduzca la contraseña administrativa de este servidor. (La contraseña se ha creado durante la instalación de Document Server Manager.) 4 Haga clic en el icono Agregar Formset de la página de inicio. De este modo se inicia el Asistente para agregar Formsets. 5 Haga clic en Examinar y vaya al directorio donde se guardó el formset. Seleccione el formset Tutorial.fdd. Haga clic en Siguiente. 6 Seleccione la acción que se realizará cuando el servidor reciba el formset: La canalización especificará la acción o se especificará en el flujo de datos: este valor significa que: a) La canalización tiene asociada una acción. La canalización asocia esta acción predeterminada al formset. b) El flujo de datos contiene una directive que le indica la acción que tiene que realizar. Para obtener más información, consulte Comandos de flujo de datos en la página 9. c) Se han definido Activation Conditions de página al diseñar el formulario en Forms Composer. Las Activation Conditions de página están definidas para activar una acción si se cumplen determinadas condiciones. Realizar esta acción: hay cinco acciones que puede asociar a un formset: Imprimir, Guardar en archivo, FTPput, y Fax. Ejecutar un script: si está instalado el servidor Document Distributor y hay scripts disponibles, puede seleccionar y asociar un script al formset. Haga clic en Siguiente. 7 Se abre una página con el resumen de las opciones que ha elegido. Puede crear una canalización con nombre para recibir el flujo de datos que se colocará en el nuevo formulario. Haga clic en Terminar. 7

11 Conexión de la canalización con nombre a un objeto de impresora Para conectar la canalización con nombre a un objeto de impresora: 1 Haga clic en Inicio Configuración Impresoras. 2 Haga clic en Agregar impresora. 3 Cree un objeto de impresora de Windows y un nuevo puerto local. En los valores de puerto, cree un nuevo puerto local. Introduzca uno de los nombres de canalización especificados en el Asistente para canalizaciones con nombre de Server Manager con el siguiente formato: \\.\pipe\nombre_canalización donde nombre_canalización es el nombre del Asistente para canalizaciones con nombre de Server Manager. 4 Seleccione Genérico en la lista Fabricante y el controlador de impresora Genérico/sólo texto. 5 Después de crear el objeto de impresora de Windows, haga que el flujo de datos lo señale. Si el flujo de datos procede de una aplicación de ese sistema, imprima en dicho objeto de impresora. Si el flujo de datos procede de otro sistema Windows, comparta el objeto de impresora e imprima en él. Si el flujo de datos procede de un sistema AS/400 o UNIX, ejecute un programa de servicio en el sistema denominado Servicio de impresión TCP/IP. Es gratuito con Windows NT, Windows 2000 y Windows XP, pero es una instalación opcional. En términos de UNIX, es un programa LPD. Recibe flujos de datos de impresión de la red que envían otros sistemas. Los recibe fuera de la red y los envía a la cola especificada. Si los datos proceden de un ordenador principal, debe ejecutar un programa de emulación de impresora en el sistema. Estos programas emulan una impresora de ordenador principal. Reciben el flujo de datos de impresión del ordenador principal, lo convierten de EBCDIC en ASCII y lo envían a la cola de impresora de Windows correcta. Consulte al administrador del sistema para obtener más información sobre los programas de emulación de impresora. 8

12 Apéndice: directives de formularios electrónicos Comandos de flujo de datos A continuación se ofrece una lista de directives, comandos dentro del flujo de datos, que admite el proceso de combinación de formularios electrónicos. Estos comandos se pueden utilizar para anular cualquier activation condition o propiedad que se encuentre en el formset. Si una directive aparece varias veces en una página, sólo se utiliza la última aparición. #!FORM_SET=NOMBRE!# Especifica el formset que se utilizará para este flujo de datos. Sólo se puede utilizar un formset para procesar todo el flujo de datos. Por lo tanto, esta directive debe aparecer en la primera página de datos; de lo contrario, la ignora el controlador. #!FIELD_MAP=NOMBRE!# Especifica el nombre del archivo field map que se utilizará para esta página de datos. #!FORM_NAMES=(NOMBRE1, Archivo PPF1),(NOMBRE2, Archivo PPF2)...!#: Una lista separada por comas de los nombres de formulario/perfiles de impresión de página (nombres de archivo PPF) a crear a partir de esta página de datos. Cada miembro de la lista está entre paréntesis (). Los miembros están separados por comas. En cada miembro está el nombre del formulario (1, 2, 3, etc.) seguido de una coma y, a continuación, el nombre del archivo PPF. Es válido que el nombre del archivo PPF esté en blanco. En este caso, los nombres de formulario aún están entre paréntesis, pero la coma entre el nombre del formulario y el nombre del archivo PPF es opcional. Los siguientes ejemplos son válidos: #!FORM_NAMES=(1),(2),(3)!# #!FORM_NAMES=(1,),(2,),(3,)!# #!DEFAULT_FIELD_MAP=NOMBRE!# Especifica el nombre del archivo field map que se utilizará para esta página de datos y todas las siguientes, hasta que se encuentre otra directive DEFAULT_FIELD_MAP. 9

13 #!DEFAULT_FORM_NAMES=(NOMBRE1, Archivo PPF1),(NOMBRE2, Archivo PPF2)...!# Una lista separada por comas de los nombres de formulario/perfiles de impresión de página (nombres de archivo PPF) a crear para todas las páginas de datos, hasta que se reciba una nueva directive DEFAULT_FORM_NAMES. Consulte la directive FORM_NAMES para ver ejemplos de una lista de formularios válidos. #!FIRST_PAGE!# Indica que ésta es la primera página de un trabajo. Si un trabajo ya se ha iniciado, se devuelve al receptor. Esta página es la primera procesada en la siguiente llamada 'GetNextJobFromStream' del receptor. #!LAST_PAGE!# Indica que ésta es la última página de un trabajo. Después de procesar esta página, el trabajo vuelve al receptor. #!SCRIPT_NAME=NOMBRE!# Especifica el nombre del script que procesa este trabajo. Cada trabajo puede contener varias páginas, pero únicamente un solo script puede procesarlo. Sólo se utiliza la última aparición de esta directive en las páginas del trabajo. #!DEFAULT_SCRIPT_NAME=NOMBRE!# Especifica el nombre del script que procesa este trabajo y todos los siguientes hasta que se encuentra otra directive DEFAULT_SCRIPT_NAME. 10

14 Lexmark y Lexmark con diamante son marcas comerciales de Lexmark International, Inc., registradas en los Estados Unidos y/o en otros países Lexmark International, Inc. 740 West New Circle Road Lexington, Kentucky