NORMATIVA PARA LA ADMINISTRACION DE LOS PROYECTOS ESPECIALES EN EL MARCO DE LA LOCTI I.- NORMAS GENERALES

Transcripción

1 NORMATIVA PARA LA ADMINISTRACION DE LOS PROYECTOS ESPECIALES EN EL MARCO DE LA LOCTI I.- NORMAS GENERALES a) La presente normativa tiene por finalidad regular la Administración de los Proyectos, Aportes e Inversiones en la Universidad Nacional Abierta (UNA), en el marco de la Ley Orgánica de Ciencias, Tecnología e Innovación (LOCTI) y su Reglamento. Comentario [n1]: Precisamente quiero minimiza que diga en el Marco de la LOCTI b) Se entenderá por Aportes los recursos destinados (dinero, bienes, servicios, etc.) para el desarrollo de proyectos y/o actividades enmarcado en la ciencia, tecnología e innovación en la Universidad. c) Se entenderá por Inversión, cuando un Ente Aportante destine en si mismo o en sus empresas asociadas o en una empresa de la misma rama de actividad a que ésta se dedique, recursos propios para el desarrollo de proyectos en el marco de la LOCTI y su Reglamento. d) Los Proyectos enmarcados en Ley Orgánica de Ciencias, Tecnología e Innovación (LOCTI) serán formulados por el Responsable del Proyecto tanto en el Nivel Central como en los Centros Locales, de acuerdo a los criterios establecidos por la UNA, enmarcado en la Ley Orgánica de Ciencias, Tecnología e Innovación (LOCTI) y su Reglamento. e) El Responsable del Proyecto, será el encargado de la planificación, desarrollo y materialización de las ideas mediante el desempeño de actividades encaminadas a obtener un bien o producto. f) El Ente Aportante que se encuentre interesado en invertir en un proyecto ofrecido por la universidad, debe estar debidamente registrado en el Sistema para Declaración y Control del Aporte-Inversión en Ciencia, Tecnología e Innovación (SIDCAI). g) Los proyectos financiados en el marco de la LOCTI, podrán incluir en su estructura de costos la contratación a terceros, viáticos nacionales e internacionales y cualquier otro costo que sea necesario para la correcta ejecución de los proyectos. Dichos gastos se regirán por la normativa vigente en la UNA. Comentario [n2]: Igual anterior Comentario [n3]: Igual anterior Comentario [n4]: No necesariamente se va a obtener un bien o producto Comentario [n5]: Igual anterior h) El Área Funcional de Proyectos Especiales debe garantizar que la contratación a terceros sea explícitamente para la ejecución del proyecto, a fin de evitar compromisos futuros a la Universidad en materia de gastos de personal. i) El proceso para la Recepción de los Aportes se formalizará con la presentación de la Carta Compromiso emitida por el Ente Aportante, ante el Centro Local o el Área Funcional de Proyectos Especiales, según sea el caso???. Comentario [n6]: La Carta Compromiso se suscribe entre el ente aportante y el centro Local o Nivel Central de la UNA

2 j) El Centro Local que reciba una Carta Compromiso emitida por el Ente Aportante, debe remitir la misma por medio de su Superior Jerárquico, al Área Funcional de Proyectos Especiales y anexar el FPR-01 con la debida imputación presupuestaria, en caso de que el aporte sea financiero. k) El Área Funcional de Proyectos Especiales, es la instancia encargada de elaborar el Punto de Cuenta correspondiente para la aprobación de la Carta Compromiso. l) El Punto de Cuenta debe contener los siguientes documentos anexos: Carta Compromiso suscrita entre el Ente Aportante y la UNA. Formulario FPR-01, elaborado por el Administrador del Centro Local o del Área Funcional de Proyectos Especiales, si es el caso. m) El Consejo de Investigaciones y Postgrado a través del Área Funcional de Proyectos Especiales, debe elevar el Punto de Cuenta con los anexos respectivos, ante la Secretaría de la Universidad para su inclusión en la Agenda del Consejo Directivo. n) El Consejo Directivo autorizará mediante Resolución, al Coordinador del Centro Local o al Responsable del Área de Proyectos Especiales para el Nivel Central, para que reciba el aporte financiero, de bienes o materiales en nombre de la Universidad, según sea el caso. o) Para los aportes de carácter financiero, el Consejo Directivo debe instruir a la Dirección del Centro de Programación para que incluya el monto del mismo al Presupuesto Ordinario de la Universidad, mediante Reformulación Presupuestaria, conforme a lo descrito en las partidas expresamente indicadas en el Formulario FPR-01. p) La Reformulación Presupuestaria del aporte financiero debe ser aprobada por el Consejo Directivo y Consejo Superior mediante Resolución aprobatoria. q) Para los aportes en bienes, el Consejo Directivo debe instruir a la Dirección de Administración de Finanzas -Departamento de Control de Bienes y Materias, para que le asigne Código de Inventario UNA correspondiente. r) El funcionario designado por el Consejo Directivo para recibir el aporte conjuntamente con el Administrador del Centro Local o del Área Funcional de Proyectos Especiales, deben velar por el cumplimiento de las Leyes, Reglamentos, Normas y Lineamientos Internos, que rigen la materia de administración y ejecución de los Recursos Presupuestarios. s) La omisión, retardo, negligencia o imprudencia en adoptar las medidas necesarias para salvaguardar el patrimonio de la Institución, dará lugar a la apertura de la averiguación administrativa correspondiente, a fin de establecer las responsabilidades del caso.

3 t) Ningún funcionario será liberado de las responsabilidades que le pudiesen corresponder por sus actos, hechos u omisiones que sean contrarios a la disposición contemplada en el presente documento, así como en el ordenamiento jurídico vigente de la República Bolivariana de Venezuela. u) Aquellos casos que no estén previstos en los presentes lineamientos, será resuelto por el Consejo Directivo.

4 II.- NORMAS ESPECÍFICAS: DE LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y PROMOCIÓN DE LOS PROYECTOS a) El Responsable del Proyecto debe formalizar la entrega del mismo, a través del Formato Inscripción de Proyectos, y lo consignará junto con el proyecto en el Área Funcional de Proyectos Especiales, con el aval previo del Superior Jerárquico. b) El Área Funcional de Proyectos Especiales debe: Analizar y evaluar los proyectos recibidos en el marco de Ley Orgánica de Ciencias, Tecnología e Innovación (LOCTI). Registrar los Proyectos avalados en el Sistema para Declaración y Control del Aporte-Inversión en Ciencia, Tecnología e Innovación (SIDCAI) y en la Página Web del Área Funcional de Proyectos Especiales. Informar oportunamente al Responsable del Proyecto, acerca del aval y registro del Proyecto en el SIDCAI. c) La promoción de los Proyectos registrados en el SIDCAI debe realizarse de manera conjunto entre el Área Funcional de Proyectos Especiales, la Dirección de Relaciones y el Responsable del Proyecto DE LA RECEPCIÓN DEL APORTE a) Para la recepción de los aportes financieros, bienes y materiales, el Área Funcional de Proyectos Especiales debe verificar que el Ente Aportante, se encuentre inscrito en el Sistema para Declaración y Control del Aporte-Inversión en Ciencia, Tecnología e Innovación (SIDCAI). b) Los Aportes Financieros otorgados al Centro Local deben ser depositados o transferidos electrónicamente a la Cuenta Corriente autorizada por la Dirección de Administración de Finanzas para el manejo de las Donaciones Financieras, Anticipos Sujetos a Rendición de Cuentas y cualquier otro aporte distinto a los recursos asignados al Fondo en Anticipo, previa aprobación por parte del Consejo Directivo para la recepción de los mismos. En el caso del Nivel Central dichos aportes deben ser depositados o transferidos electrónicamente a la Cuenta Corriente autorizada por la Dirección de Administración de Finanzas para tal fin. c) El Coordinador del Centro Local o el Responsable del Área Funcional de Proyectos Especiales, deben velar que para los aportes financieros, se emitan los cheques a nombre de la Universidad Nacional Abierta, con la leyenda de NO ENDOSABLE. d) Los funcionarios autorizados por el Consejo Directivo para la recepción de los aportes financieros, se abstendrán de recibir aportes en dinero metálico y/o papel moneda y deben realizar ante el Ente Aportante, los trámites respectivos para que éste sea abonado a cuenta oportunamente, a los efectos de cumplir con el tiempo establecido para el cierre del ejercicio fiscal.

5 e) El Administrador del Centro Local a través de la Dirección de Operaciones, debe enviar fotocopia legible del depósito o transferencia electrónica recibida al Área Funcional de Proyectos Especiales, dentro de los primeros cinco (05) días hábiles de haberse efectuado el aporte financiero. f) El Administrador del Área Funcional de Proyectos Especiales debe enviar fotocopia legible del depósito o transferencia electrónica a la Dirección de Administración de Finanzas -División de Tesorería, para que realice el registro del ingreso en el libro banco correspondiente. g) El Coordinador del Centro Local o el Responsable del Área Funcional de Proyectos Especiales, deben verificar que los aportes en bienes y/o materiales correspondan a lo acordado en la Carta Compromiso. h) Toda Carta Compromiso recibida después del 30 de Noviembre del año en curso, debe ser tramitada para su aprobación ante el Consejo Directivo, en el siguiente ejercicio fiscal DE LA EJECUCIÓN DE LOS APORTES FINANCIEROS a) Los recursos financieros recibidos del Ente Aportante, sólo podrán ejecutarse cuando existan exclusivamente las siguientes condiciones: Que se encuentre aprobada la Reformulación Presupuestaria por parte del Consejo Directivo y Consejo Superior, de tal manera que exista la disponibilidad presupuestaria. Que el monto del aporte financiero haya sido abonado a la cuenta destinada para tal fin, de tal manera que exista la disponibilidad financiera. b) El Administrador del Centro Local debe ejecutar gastos establecidos en el Formulario FPR-01, con recursos provenientes del Aporte Financiero para el proyecto LOCTI. En ningún caso podrán utilizarse los recursos del Presupuesto Ordinario anual asignado a la Unidad Administrativa, recursos por concepto de Donaciones Financieras, Anticipos Sujetos a Rendición de Cuenta, Fondo en Anticipo ni de cualquier otro aporte asignado a la unidad. c) Todos los desembolsos que se efectúen contra los ingresos provenientes de los Aportes Financieros para el Proyecto LOCTI, se harán mediante la utilización de un cheque comprobante. Estos deben estar acompañados de la(s) factura(s) original(es) a nombre de la UNA, en las cuales se refleje la leyenda Cancelado. Las facturas canceladas por un contrato de servicio o adquisición de bienes, deben cumplir con lo establecido en la providencia sobre facturación vigente, emitida por la administración tributaria. d) Los cheques emitidos por la Universidad, deben realizarse a nombre del beneficiario, bajo ningún concepto se harán a nombre de terceros, ni al Portador ; igualmente, deben llevar la leyenda de No Endosable e indicar la caducidad a los noventa (90) días.

6 e) Los cheques emitidos por la Universidad, deben llevar dos (2) firmas debidamente autorizadas por el Consejo Directivo de la Universidad y registradas en la entidad bancaria donde se aperture o esté aperturada la cuenta corriente destinada para tal fin. Estas firmas deben estar conformadas de la siguiente manera: Una (1) firma tipo A y una (1) firma tipo B, o en su defecto dos (2) firmas tipo A. En los Centros Locales: Serán firmas Tipo A la del Coordinador del Centro Local y la del Jefe de la Unidad Académica, y firma Tipo B la del Jefe de la Unidad Administrativa. El Jefe de la Unida Académica firmará en ausencia del Coordinador o del Jefe de la Unidad Administrativa. En el Nivel Central: Las firmas autorizadas serán conforme a lo establecido por el Consejo Directivo. f) Los cheques que por cualquier causa sean anulados, deben inutilizarse con un sello que exprese tal condición; en el caso de cheques comprobantes, deben anularse todas sus copias y archivarse conjuntamente con el original, rompiéndose la parte utilizada para las firmas. g) Los Funcionarios encargados de administrar los recursos financieros provenientes de los aportes, deben llevar un Libro Banco para cada una de ellos, de manera que pueda realizarse el control de los recursos por separado DE LA RENDICIÓN DE CUENTA a) El Centro Local, debe consignar dentro de los primeros quince (15) días de cada mes la conciliación bancaria del mes anterior, ante la Dirección de Operaciones y el Área Funcional de Proyectos Especiales, conjuntamente con la copia del estado de cuenta bancario, la relación de cargos y abonos hechos a la cuenta corriente donde se administra el aporte LOCTI. Las conciliaciones bancarias sin los soportes señalados se considerarán incompletas. b) En caso que así lo exija el Ente Aportante o cualquier instancia dentro y fuera de la Universidad, el Área Funcional de Proyectos Especiales debe presentar un Informe, en el cual se rinda la ejecución operativa, financiera y presupuestaria del proyecto respectivo. c) El Centro Local debe archivar los documentos de soportes de las Rendiciones de Cuentas, a fin de que puedan estar disponibles para futuras auditorías, por parte de Dirección de Auditoría Interna o cualquier otro ente de control fiscal. Para los proyectos de Nivel Central la Dirección de Administración de Finanzas, será la encargada de archivar dicha documentación. d) Los funcionarios que administren, manejen o custodien los recursos de la Universidad, están obligados a informar y rendir cuentas de las operaciones y estado de su gestión ante la Dirección de Auditoría Interna de la Universidad, cuando ésta así lo requiera. La rendición de cuenta implica la obligación de demostrar formal y materialmente la correcta administración sobre el manejo o custodia de los recursos.

7 e) Los recursos del aporte financiero que no se hayan ejecutado en su totalidad durante el año fiscal, deben ser enterados antes del cierre del ejercicio fiscal, a la Dirección del Centro de Programación y a la Dirección de Administración de Finanzas, con la finalidad de realizarse el registro oportuno del excedente de caja. f) El Centro Local o el Área Funcional de Proyectos Especiales, no podrán ejecutar los recursos que queden del excedente de caja y banco para el siguiente ejercicio fiscal, hasta tanto sea aprobada la Reformulación Presupuestaria por parte del Consejo Directivo y Consejo Superior, de tal manera que exista la disponibilidad presupuestaria correspondiente al nuevo ejercicio fiscal. g) La Dirección del Centro de Programación debe garantizar la asignación en el siguiente ejercicio fiscal, de los recursos reportados como excedentes de caja derivados de los proyectos LOCTI, al Centro Local o el Área Funcional de Proyectos Especiales a través de Reformulaciones Presupuestarias. h) El Responsable del Proyecto debe rendir cuenta de los avances del mismo al Centro Local o al Área Funcional de Proyectos Especiales, según sea el caso. i) El Área Funcional de Proyectos Especiales debe hacer el seguimiento de los proyectos LOCTI, a los efectos de llevar el control de la ejecución de los recursos financieros, bienes y materiales. j) El Área Funcional de Proyectos Especiales debe suministrar a requerimiento del Ministerio del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e Industrias Intermedias, toda la documentación solicitada para justificar el efectivo cumplimiento de los aportes en los proyectos LOCTI.