Escuela Nacional de La Judicatura

Transcripción

1 Escuela Nacional de La Judicatura Innovación, Gestión y Transferencia IGT Proceso Cotización ENJ El Siguiente Documento está orientado a presentar de manera detallada un levantamiento de información referente al proceso de Cotización que se realiza en la institución actualmente. Se detallará el Proceso Diagramado, Perfil y Funciones del Cotizador/a y la Política de Compra de la Institución.

2 Diagrama Operacional SOLICITANTE Creación Solicitud Vía Exactus Comunicación Solicitud Vía Mail COTIZADOR Envío a Suplidores elegibles la Orden de Compra. Seguimiento a Recepción de Cotizaciones Preparación Expediente. Envío Expediente a la Comisión de Compras- Elección del suplidor. Comisión de Compras Recibe Expediente con Solicitud, cotización y análisis de cotización Elección Suplidor Idóneo. Entrega Expediente a Administración y Finanzas.

3 ADM. Y FINANZAS Formalización y Contratación. Envío a Sub- Dirección para Firma. Entrega del Expediente al Solicitante Verificación Crédito suplidor. SOLICITANTE Seguimiento de Orden de Compra a Suplidor Recibir Servicio, Anexar Factura a Expediente y Entregarlo a Adm. y Finanzas ADM. Y FINANZAS Cierre del Proceso.

4 Proceso Cotización ENJ Creación Solicitud Vía Exactus: El Solicitante realiza la solicitud a través de Exactus en la cual detalla Artículo, Descripción, Centro de Costo a afectar, cuenta contable de la actividad y Cantidad requerida del Bien o Servicio. Comunicación Solicitud Vía Mail: Una vez realizada la Solicitud en el sistema se procede a enviar un mail al Cotizador, dicho mail debe incluir el número de solicitud que generó Exactus y debe ser enviado además al supervisor directo para que apruebe el requerimiento. Envió Orden de Compra: Luego de generada y aprobada la solicitud se convierte en orden de compra y el cotizador la envía a los suplidores elegibles que contiene en la Base de Datos de Suplidores. Este envío se realiza dependiendo de la naturaleza del servicio. Seguimiento a Recepción de Cotizaciones: Cuando la orden de compra es enviada a los suplidores elegibles, el cotizador da seguimiento a la recepción de las cotizaciones para proceder con el proceso. Preparación Expediente: De acuerdo a la política de compras (Ver Política de Compra Adjunta) con un requerimiento hasta RD$ 5,000 requiere una sola cotización, en el caso de RD$5,001 a RD$ 50,000, 3 cotizaciones, de RD$50,001 a RD$250,000.00, 5 cotizaciones y a partir de RD$250,001 en adelante se realiza concurso. Se prepara un expediente con las cotizaciones para los suplidores a elegir. El expediente debe contener las cotizaciones, la solicitud en exactus, y el análisis de cotización. Envío Expediente a la Comisión de Compras para Elección del Suplidor: Cuando el expediente esté listo se envía a la Comisión de Compras que se encarga de decidir que suplidor elegir, tomando la decisión en base a requerimientos de calidad, tiempos, precios, oportunidad, etc. Envío Expediente a Administración y Finanzas y Sub- Dirección. Una vez elegido el suplidor se envía el expediente al departamento de Administración y Finanzas que da formalidad a la orden de compra. Verificación Crédito suplidor: Verifica Si el suplidor contratado dispone de crédito o no. Si dispone de crédito, solo emite la orden, gestiona firmas y entrega al solicitante. Si no dispone de crédito, gestiona firmas, inicia el proceso de pago y notifica al solicitante que su solicitud será formalizada en 3 semanas mínimo, porque el suplidor seleccionado no dispone de créditos. Tan pronto el cheque este disponible, notifica al solicitante para formalizar la compra del bien o servicio solicitado.

5 Nota: Hasta que no este el cheque listo no se formaliza la compra. Concluido el proceso de formalización se envía la orden de compra a Sub- Dirección para ser firmada. Después de tener la orden firmada se envía de nuevo a Administración y Finanzas y es comunicado al suplidor elegido la decisión por el solicitante. Seguimiento de Orden de Compra a Suplidor: Luego es llevado al solicitante el expediente para que dé seguimiento a su pedido y el solicitante se mantiene en contacto con el suplidor hasta que el servicio es realizado. Coloca la orden de compra y confirma que el suplidor la recibió. Formaliza con el suplidor la contratación según sus las especificaciones. Nota: En algunos servicios aplica realizarlo a través del ejecutivo de cuentas. Recibir Servicio, Anexar Factura a Expediente y Entregarlo a Adm. Y Finanzas: El solicitante al recibir lo pedido anexa la factura de la orden al expediente y es llevado a Administración y Finanzas. Cierre del Proceso: El Departamento de Administración y Finanzas recibe el Expediente, se encarga de registrar una cuenta por pagar y procede a cerrar el proceso e inicia el proceso de pago. Nota: En el caso de compra de contado, el solicitante deberá cumplir con el procedimiento de entrega de cheques y coordinar previo la compra con Adm. Y Finanzas.

6 Perfil Analista Cotizaciones Analista de Cotizaciones: Reporta directamente a Gestor de IGT Supervisa a n/a Gestión/Gerencia Gestiones Fecha de Vigencia Agosto 2009 Objetivo del Puesto: Responder ante el requerimiento priorizado de la solicitud del cliente interno (Dirección, Gerencia y Gestiones). Las principales funciones del puesto son: Responsabilidades Validar las solicitudes de cotizaciones acorde a las especificaciones estándar. Identificar y gestionar las cotizaciones que requieren las solicitudes de compra o contratación, siempre acorde a las políticas de compra de la ENJ. Mantener actualizada la base de datos de los (las) suplidores cotizantes. Realizar análisis de cotización, siempre bajo las pautas de agrupar suplidores que cumplan con los requerimientos solicitados por los (las) usuarios (as). Realizar investigaciones personalmente, desplazándose al lugar donde se encuentre el producto o servicio de aquellos que no pueden ser identificados vía telefónica. Formular informes periódicos de las solicitudes emitidas y procesadas y publicar a través de la pagina web, los procesos de cotización y concursos en procesos y finalizados. Mantener actualizado el reporte de status de cotizaciones con los datos del solicitante, área, proyecto o actividad, descripción del servicio categorización o naturaleza del mismo y debe contemplarse los

7 tiempos de solicitud, fecha requerida y fecha en que recibió la asignación. Preparar procesos de convocatorias de concursos y licitaciones. Incluye documentación del problema a solucionar, identificación de potenciales suplidores, expertos o contratista a convocar, programar reuniones antes, y durante el proceso de convocatoria, etc. Formular los términos de referencia y bases del concurso acorde al problema a solucionar identificado, aportando el marco conceptual y detallado del alcance del servicio o bien a contratar. Realizar otra actividad prioritaria que considere su supervisor inmediato. El puesto requiere contactos Internos: Todas las áreas de la ENJ El puesto requiere contactos Externos: Contratistas de servicios Consultores y especialistas de las gestiones Comisión de Compras y Comisión de Evaluación de Suplidores Perfil del Puesto: Nivel de Estudios: Administrador de Empresas o Mercadólogo Uso de herramientas técnicas: Manejo de software de aplicación de oficina, y aplicaciones de Internet (alto). Manejo de plataformas educativas vigentes (bajo) Herramientas especializadas para monitoreo del sistema de información financiera (bajo). Herramientas especializadas para monitoreo del sistema de registro de los educandos (bajo). Experiencia: No requiere experiencia previa.

8 Política de Compra ENJ Propósito: Guiar la actividad de compra de bienes y servicios realizada por la Escuela Nacional de la Judicatura. Descripción de Política 1) Las compras de bienes y servicios de la Escuela Nacional de la Judicatura se realizarán utilizando los fondos depositados en una cuenta especializada para estos fines. 2) Los fondos depositados en la cuenta especializada para compra de bienes y servicios no podrán ser utilizados para compra de activos fijos sin la previa autorización del Presidente de la Suprema Corte de Justicia. 3) La Comisión de Compras de la Escuela nacional de la Judicatura estará conformada por tres (3) miembros que no estén relacionados con las atribuciones de la selección de proveedores y emisión de cheques. 4) Se establecerá un sistema de selección de proveedores, los cuales serán seleccionados por la Comisión de Selección de Proveedores de la Escuela Nacional de la Judicatura, integrada por cualquier gerente o gestor de la ENJ que no pertenezca a la Comisión de compra ni a las áreas financieras, administrativas y logísticas. 5) Los proveedores aprobados estarán registrados en el Registro de Proveedores Aprobados de la Escuela Nacional de la Judicatura y una copia actualizada del mismo se remitirá periódicamente a la Comisión de Compras de la Suprema Corte de Justicia. 6) Periódicamente, la Comisión de Selección de Proveedores de la Escuela Nacional de la Judicatura evaluará a los proveedores aprobados en base a los criterios de evaluación que sean definidos por esta comisión. En base a los resultados de las evaluaciones realizadas, los proveedores podrán permanecer en el registro como aprobados o serán retirados del mencionado registro.

9 7) Toda compra de bienes y servicios deberá realizarse a través del formulario de Orden de Compra prenumerado y en secuencia numérica. En el caso de contrataciones de bienes y servicios específicos, mediante un contrato suscrito entre el Presidente de la Suprema Corte de Justicia y el beneficiario. 8) Las compras se podrán realizar a proveedores registrados y no registrados siempre que se cumpla con el proceso de compras de bienes y servicios establecidos. 9) Para las compras de bienes y servicios a ser realizadas se cumplirá con los requerimientos siguientes: Las compras con valor de RD$1.00 hasta RD$5, requerirá la presentación de una cotización. Las compras con valor de RD$5, hasta RD$50,000.00, se requerirá la presentación de tres (3) cotizaciones; Las compras con valor de RD$50, hasta RD$250,000.00, se requerirá la presentación de cinco (5) cotizaciones. Las compras de RD$250, en adelante se realizarán por concurso o licitación público (a). Atendiendo a la Política de Licitaciones de la SCJ. 10) Todas las Ordenes de Compra de Bienes y Servicios deberán ser elaboradas por la Gestión de Administración Financiera y solicitadas por la Dirección de la Escuela Nacional de la Judicatura. Se exceptúan las órdenes de compra de servicios de alojamiento y alimentos/bebidas a nivel nacional, así como las compras de bienes y servicios en el interior del país, las cuales deberán ser realizadas por la Gestión de Información y Atención al Usuario. 11) La solicitud de cada compra de bienes o servicios será autorizada por el Director(a) de la Escuela Nacional de la Judicatura, en su ausencia por el Subdirector(a) de la Escuela Nacional de la Judicatura. 12) La solicitud de autorización de pago de cada compra de bienes o servicios deberá estar autorizada por el Presidente de la Suprema Corte de Justicia.

10 13) Las contrataciones de servicios docentes deberán tramitarse con el amparo de un contrato suscrito entre el Director de la Escuela Nacional de la Judicatura y la parte contratada. 14) Toda compra de bienes y servicios con valor de RD$50, hasta RD$250, será conocida por la COMISIÓN DE COMPRAS DE LA ESCUELA NACIONAL DE LA JUDICATURA, para lo cual elaborará un acta donde conste las condiciones pormenorizadas de dicha compra. Se exceptúan de este tratamiento la compra de servicios destinadas a cubrir alimentos, alojamiento y bebidas, las cuales serán aprobadas por la Dirección de la Escuela Nacional de la Judicatura. 15) Toda compra de bienes y servicios con valor de RD$250, en adelante deberá ser autorizada por el Presidente de la Suprema Corte de Justicia. La Comisión de Compras de la Escuela Nacional de la Judicatura hará la recomendación del suplidor actuando conforme a las políticas de compra por licitaciones públicas y restringidas de bienes y servicios de la Suprema Corte de Justicia y lo presentará para la aprobación definitiva del Magistrado Presidente de la Suprema Corte de Justicia. 16) La contratación de servicios profesionales de RD$25, en adelante deberán tramitarse con el amparo de un contrato debidamente legalizado suscrito entre el Presidente de la Suprema Corte de Justicia y la parte contratada, debidamente legalizado. Definición: Comisión de Compras de la ENJ está integrada por tres (3) miembros que no estén relacionados con las atribuciones de la selección de proveedores y emisión de cheques. Comisión de Evaluación de Proveedores está integrada por tres (3) miembros que no formen parte de la Comisión de Compras y que no estén relacionados con atribuciones de la selección de entrega de pagos.