NORMA DE VIÁTICOS Y PASAJES PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD, AUTORIZACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS OBJETIVO

Transcripción

1 NORMA DE VIÁTICOS Y PASAJES PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD, AUTORIZACIÓN Y OBJETIVO Dar a conocer al Servidor Público, los mecanismos de operación para el control de la aplicación de los viáticos y pasajes nacionales e internacionales, que efectúan las áreas de oficinas centrales, así como en las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas y Emulsiones, a fin de salvaguardar los principios de legalidad, honradez, y eficiencia, que deben observar en el servicio público y conforme a las deposiciones normativas vigentes. 24

2 PAG. 1 DE 4 1. Entrega solicitud de viático debidamente requisitada y autorizada en el área,4,5,6 y 7 de Cobranza, indicando en la solicitud el Centro Gestor al cual se cargará. Nota: Deberá entregar copia del oficio de comisión a la Admisión y Empleo para justificar su asistencia de los días que se encuentre de comisión. 2. Recibe viáticos, verifica los datos, confirma que exista suficiencia presupuestal, genera anticipo de viáticos bloqueado en el SAP y la reserva de recursos relaciona y entrega documentos es en la Presupuesto. y relación Presupuesto 3. Recibe viáticos es, valida en el sistema SAP, desbloquea pago y devuelve viáticos es al., relación 4. Recibe viáticos es y separa de efectivo o transferencia. Es en efectivo 5. Entrega a la para firma de autorización de pago del viático. 6. Recibe viáticos es, autoriza pago mediante firma y devuelve al área de Cobranza. 7. Fotocopia documentos para archivo interno, actualiza base de datos y entrega viático al comisionado. 8. Recibe viático, lo fotocopia para comprobación y entrega en (Caja) para cobro en efectivo. Fin Es por Transferencia: 9. Registra datos para depósito del viático en Disco flexible, genera oficio para autorización de transferencia y envía a la., oficio, disco flexible 10. Recibe oficio, firma oficio de autorización de transferencia y devuelve al Área de Cobranza., oficio 11. Gestiona autorización de la Gerencia de Tesorería. Integra paquete de depósito con viáticos es, disco flexible, oficio de autorización de transferencia y entrega a la., oficio, disco flexible 12. Recibe paquete de depósito, valida, firma viáticos es y realiza transferencia. Devolviendo el paquete al, incluyendo copia del saldo de la transferencia., oficio, disco flexible, saldo 13. Recibe paquete, fotocopia viáticos para archivo interno y registra en la base de datos. Entrega es a la y una copia al comisionado. 14. Obtiene copia del viático depositado para realizar la comprobación dentro del plazo establecido. 25

3 PAG. 2 DE Recibe viáticos es y firma acuse de recibo. BOLETO DE AVIÓN 16. Solicita y acude por boleto de avión a la Gerencia de Recursos Materiales (ver Procedimiento para el Tramite y Control de Boletos de Avión ) COMPROBACIÓN 17. Elabora comprobación de Viáticos y Pasajes en y tres copias perfora y pone broche baco en los formatos correspondientes, debidamente firmados y entrega al en un plazo de 10 días hábiles después de concluida la comisión. 18. Recibe y revisa documentos comprobatorios integrados por: 1. Oficio de Comisión (viático) 2. de Viáticos y Pasajes 3. Comprobantes Fiscales es, 2, 2.1 y 3 No es correctos 19. Notifica al comisionado de los errores detectados y devuelve la comprobación para que realice las correcciones necesarias. (Regresa a la Actividad 17). Si es correcto 20. Recaba firma del Gerente de Tesorería. Libera reserva de recursos correspondientes a la cuota comprobable y descarga la comprobación en el sistema cancelando el adeudo. 21. Genera relación de viáticos comprobados y envía junto con las comprobaciones es a la Presupuesto. Relación y Comprobaciones Presupuesto Contabilidad 22. Recibe relación con comprobaciones es y firma acuse de recibo. Remite relación con soportes es a la Contabilidad. 23. Recibe relación con documentación, valida y archiva. Nota: Concluido el plazo de 10 días hábiles para presentar la comprobación, el comisionado cuenta con 5 días hábiles adicionales, siempre y cuando se acompañe de solicitud firmada por el Director de Área o su equivalente, especificando el motivo de la extemporaneidad. y relación y relación REINTEGRO 24. Realiza el reintegro de la cuota comprobable en la (Caja). Si el reintegro corresponde al total de la cuota comprobable entrega copia al Área de Cobranza. En reintegros parciales o complementarios, únicamente anexa copia en la comprobación. Recibo de Reintegro y comprobación 25. Realiza el reintegro total o parcial de la cuota no comprobable en el Área de Cobranza mediante el formato para Descuento de Cuota No Comprobable y Ajuste de ISR Vía Nómina. Formato de descuento cuota no comprobable 26

4 PAG. 3 DE Recibe copia del reintegro total del viático, los formatos para Descuento de Cuota No Comprobable y Ajuste de ISR vía nómina se remiten mediante oficio a la Remuneraciones al Personal para recuperación de dicha cuota y ajuste del I.S.R. correspondiente. Reintegro, Formato de descuento y oficio Nota: Si se realiza el reintegro de un viático por cancelación de una parte o el total de la comisión, el comisionado deberá notificarlo a la Admisión y Empleo. fin REEMBOLSO 27. Adhiere en el formato de Comprobantes Fiscales los documentos comprobatorios es para el reembolso por concepto de gasolina, casetas, estacionamiento, boleto de autobús, según corresponda y entrega y copia debidamente requisitados. Nota: Cada uno de los comprobantes fiscales deben estar firmados por el comisionado. En caso de reembolso de gasolina, se entrega el anexo 3 primero a la Transporte para recabar firma de visto bueno. Anexo 3 y Acuse Presupuesto (1) 28. Recibe, revisa que los comprobantes cumplan con las disposiciones fiscales aplicables, recaba firma del Gerente de Tesorería, asigna fecha de pago, relaciona y envía a la Presupuesto. 29. Recibe formato de Comprobantes Fiscales, sella y firma acuse de recibo. Asigna folio, sella documentos, realiza afectación presupuestal, codifica y registra en el SAP. Entrega los documentos de reembolso es para pago en efectivo al comisionado y los de transferencia en la. 30. Recibe y entrega a la para cobro en efectivo. Relación y anexo 3 Relación y Anexo 3 Anexo 3, Comisionante 31. Realiza pago mediante transferencia de documentos de reembolso. Fin CANCELACIÓN 32. Notifican al área de recursos materiales sobre la cancelación del boleto de avión mediante oficio y entrega copia del oficio al. Oficio, boleto de avión 33. Cancela los viáticos en efectivo entregando el en al área de Cobranza. Si el viático fue depositado, deberá reintegrar la cantidad pagada conforme a las actividades 24 y 25 de la parte de reitegro. 34. Cancela a solicitud del comisionado viático, archiva y entrega copia al solicitante., Recibo de Reintegro. Nota: Cuando una comisión no se efectúe, el comisionado deberá entregar copia del viático cancelado en la Admisión y Empleo. 27

5 PAG. 4 DE 4 DESCUENTO 35. Realiza la solicitud de descuento vía nómina y ajuste de ISR mediante oficio para recuperar viáticos no comprobados, dirigido a la Remuneraciones al Personal y libera reserva generada para la cuota comprobable. Oficio y SAP APLICACIÓN DE ISR Subgerencia Remuneraciones Personal de al 36. Previos dos días hábiles a la generación de la nómina a través de la interfase, envía al relación de viáticos no comprobables nacionales e internacionales que serán aplicados con la finalidad de liberar la reserva de recursos correspondientes a dicho concepto. Oficio 37. Recibe relación de viáticos no comprobables nacionales e internacionales, libera reserva de recursos que serán considerados en la interfase y solicita mediante oficio a la Remuneraciones al Personal su aplicación en nómina. Oficio Nota: Las cuatro Subgerencias de Presupuesto, Contabilidad, y Remuneraciones al Personal y el de Oficinas Centrales que intervienen en el procedimiento administrativo para solicitud, autorización y comprobación de viáticos, son Áreas equivalentes a las unidades foráneas del Organismo. Termina procedimiento 28