POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DE VIÁTICOS Y PASAJES 2003

Transcripción

1 POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DE VIÁTICOS Y PASAJES PROPÓSITO: Este documento tiene el propósito de regular la asignación de viáticos y pasajes nacionales e internacionales, asociados al cumplimiento de los proyectos académicos, del programa de capacitación y de las funciones institucionales que realiza el personal al servicio de El Colegio de San Luis (COLSAN), dentro o fuera del país, en un lugar diferente al de su adscripción. Sirve a los interesados como guía en la realización de las operaciones de gestión, anticipo, aplicación y comprobación de los recursos presupuestales que se aplican a viáticos y pasajes. Establece los procedimientos internos para el ejercicio del gasto, bajo criterios de racionalidad, austeridad y transparencia en la aplicación de los recursos públicos. Busca elevar la satisfacción de quienes intervienen en los intercambios de servicios y bienes, al hacer explicito el procedimiento para su gestión. El presente documento: Establece criterios de aplicación general para viáticos y pasajes. Simplifica la zonificación. Establece solamente dos zonas para viáticos nacionales. Define criterios para trabajo y comisiones en zonas no urbanas o sin infraestructura para el alojamiento y los servicios. Actualiza los tabuladores a partir de abril de 2003 con base en la operación del COLSAN. 2. ALCANCE. Estas políticas y lineamientos son de aplicación y observancia general para el personal al servicio del COLSAN. Aplican también para los académicos invitados, los integrantes de la Junta Académica y del Comité Externo de Evaluación, así como para los profesionales externos que prestan servicios al COLSAN y a los auditores externos designados por SECODAM. En el presente documento se consideran las siguientes definiciones. Fecha de Elaboración: Pagina 1 de 8

2 Adscripción: Es el centro de trabajo donde realiza sus actividades laborales el personal al servicio del COLSAN, con domicilio en el número 155, de la calle de Parque de Macul, en el Fraccionamiento Colinas del Parque, código postal 78299, en la ciudad de San Luis Potosí, S.L.P. Solicitud de Viáticos: Es el instrumento de gestión que documenta la aprobación y autorización de la actividad a desarrollar y sus resultados, al tiempo que asegura que no se afecte el programa académico u operativo y sus resultados, así como la afectación presupuestal y el registro programático y contable, de acuerdo con el sistema de información institucional. Facilita la comunicación respecto del objetivo, resultados, lugar de destino, calendario y duración del viaje. Pasajes: Son los recursos que se entregan por anticipado al interesado y sujetos a comprobación, para cubrir los gastos de transportación cuando en el cumplimiento de una actividad o comisión, se deba trasladar a una población distinta a la de su adscripción y su regreso. Los recursos para pasajes que se entregan por anticipado al interesado, podrán ser en dinero o con la entrega de los documentos y boletos expedidos por las líneas de transporte público, agencias de viajes o a través de diversos medios electrónicos. Viáticos: Son los recursos monetarios que se entregan por anticipado al interesado y sujetos a comprobación, destinados a cubrir los gastos por hospedaje, alimentación y transporte local, cuando el desempeño de una actividad o comisión se lleve a cabo en un lugar distinto al de su adscripción. 3. MARCO JURÍDICO Y NORMATIVO. 3.1 Decreto Aprobatorio del Presupuesto de Egresos de la Federación del año 2003 (Diario Oficial. 31 de diciembre de 2002). 3.2 Acuerdo que establece las disposiciones de ahorro en la Administración Pública Federal. 3.3 Manual de Normas para el Ejercicio del Gasto en la APF. 3.4 Norma de Comisiones y Viáticos (SHCP. 17 de marzo de 1998). 3.5 Circular 01. (SECODAM. Enero de 2002.) 4. POLÍTICAS GENERALES. 4.1 Los gastos ocasionados por la realización de actividades académicas, de capacitación y el cumplimiento de comisiones serán justificados plenamente, Pagina 2 de 8

3 señalado la forma en la que su realización contribuye al cumplimiento de los programas de trabajo y de mejora comprometidos. 4.2 Los viajes dentro del territorio nacional y los recursos para viáticos y pasajes serán aprobados por los coordinadores académicos y los titulares de las direcciones y departamentos, para asegurar su plena justificación, de acuerdo con el programa anual de trabajo. Invariablemente contarán con la autorización de la Secretaría Académica o de la Secretaría General, según el caso, para que proceda la afectación presupuestal. 4.3 Los viajes internacionales y los recursos para viáticos y pasajes con este fin, requerirán autorización expresa del Presidente. 4.4 Sólo se autorizarán viáticos para los días hábiles. Salvo en el caso en que los gastos se ocasionen con motivo de eventos que inicien en día posterior a uno no hábil y el traslado y alojamiento se requiera desde el día anterior. 4.5 Los responsables de autorizar el otorgamiento de viáticos, así como los propios interesados son responsables de la estricta aplicación de los recursos recibidos en los términos que fueron autorizados. 4.6 Las cuotas previstas en el anexo I del presente documento constituyen topes máximos autorizados, por lo que no se cubrirán cuotas adicionales y en ningún caso se reconocerán diferencias a favor del interesado. 4.7 La unidad de medida para efectos de viáticos es la cuota diaria, que se expresa en pesos para los viáticos nacionales. Para los viáticos internacionales se expresa en dólares americanos. 4.8 Si el gasto efectivamente realizado resulta menor que la cuota de viáticos entregada por anticipado, junto con la comprobación de los gastos se reintegrará a El Colegio la diferencia entre el anticipo y el gasto 4.9 Las cuotas que se señalan, se refieren a gastos estrictamente individuales, por concepto de hospedaje, alimentación, trasporte local, propinas y cualquier otro gasto análogo Cuando los viajes se realicen en vehículos institucionales o de la propiedad del interesado, se entregará por anticipado el monto que represente el pago de peajes de las carreteras de cuota Cuando los viajes se realicen en vehículos institucionales o de la propiedad del interesado, con base en el cálculo de consumo, se entregarán vales de gasolina, de acuerdo con la distancia a recorrer y con la naturaleza del vehículo La solicitud de recursos anticipados se gestionará a través del formato de Solicitud de Gastos de Viaje, dicha solicitud aprobada y autorizada se entregará en la Dirección de Finanzas a más tardar el lunes de cada semana y la Dirección de Finanzas entregará al interesado el cheque correspondiente el jueves siguiente La comprobación de los recursos entregados por anticipado para viáticos y pasajes, así como el reembolso que corresponda a El Colegio, si es el caso, Pagina 3 de 8

4 se realizará dentro de los cinco días hábiles posteriores a la realización del viaje a través del instrumento de Comprobante de Gastos de Viaje En el caso de que los viáticos no sean comprobados o reembolsados a El Colegio de conformidad con lo que establece el presente documento y/o que los comprobantes de gastos no contengan los requisitos necesarios, previa notificación al interesado, El Colegio hará exigibles el monto de los recursos no comprobados. 5. VIÁTICOS NACIONALES. 5.1 Requisitos para la gestión de viáticos nacionales: Solicitud de viáticos y/o oficio de comisión autorizado Firma del recibo de ministración por anticipo de viáticos Comprobación aprobada. 5.2 Comprobación de los gastos de hotel y alimentos: El 70% ó más de los viáticos será comprobado con documentos fiscales. Incluye las facturas de hotel y alimentos, entre otros Hasta un 30% de la cuota de viáticos nacionales podrá ser destinado para taxis, traslados locales, propinas y otros. Los gastos que correspondan a esta proporción, invariablemente serán justificados y relacionados de forma pormenorizada. 5.3 Se podrán establecer convenios con hoteles y líneas aéreas a precios preferentes por paquete Para los casos en que se contrate un paquete de viaje con todo incluido, asociado a viáticos y comisiones nacionales, se otorgarán viáticos con una cuota equivalente al 30% de la cuota diaria de viáticos que corresponda, para transporte local y propinas Para los casos que se contrate en paquete con transporte y hotel incluido, se otorgarán viáticos con una cuota equivalente al 50% de la cuota diaria de viáticos que corresponda, para alimentación, transporte local y propinas. 6. VIÁTICOS NACIONALES SIN PERNOCTA. 6.1 Requisitos para la gestión de viáticos nacionales sin pernocta Solicitud de viáticos y/o oficio de comisión autorizado Firma del recibo de ministración por anticipo de viáticos Comprobación. Pagina 4 de 8

5 6.1.4 La cuota de viáticos sin pernocta será equivalente al 50% de la cuota diaria de viáticos. 6.2 Comprobación de los gastos de viaje sin pernocta El 50% ó más de los viáticos será comprobado con recibos fiscales. Incluye las facturas de alimentos, entre otros Hasta un 50% de los viáticos podrá ser destinado para taxis, traslados locales, propinas y otros. Los gastos que correspondan a esta proporción, invariablemente serán justificados y relacionados de forma pormenorizada. 7. VIÁTICOS NCIONALES PARA ZONAS NO URBANAS O SIN INFRAESTRUCTURA DE SERVICIOS. 7.1 Los viáticos para realizar trabajo de campo o llevar a cabo una comisión en localidades que no cuentan con infraestructura hotelera y de servicios y/o en localidades de cualquier entidad federativa cuya población sea menor a 2,500 habitantes Requisitos para la gestión de viáticos para zonas no urbanas o sin infraestructura Solicitud de viáticos y/o oficio de comisión autorizado Firma del recibo de ministración por anticipo de viáticos Comprobación La cuota de viáticos para zonas rurales será equivalente al 50% de la cuota diaria de viáticos de la Zona I que corresponde a los estados más económicos. 8. VIÁTICOS INTERNACIONALES. 8.1 Requisitos para viáticos internacionales: Solicitud de viáticos y/o oficio de comisión autorizado Firma del recibo de ministración por anticipo de viáticos Comprobación. 8.2 Comprobación de viáticos internacionales Invariablemente se presentará la relación pormenorizada de gastos que amparen la estancia del personal comisionado. 1 Véase: INEGI. XII Censo de Población y vivienda, Tabuladores Básicos y por Entidad Federativa. Base de Datos y Tabuladores de la Muestra Censal. México (196,328 localidades) Pagina 5 de 8

6 8.2.2 Esta relación se acompañará, invariablemente, con los documentos que emitan los establecimientos del país de destino, que muestren la evidencia de la aplicación de la cuota de viáticos, por una proporción del 70%, al menos. 8.3 Se podrán establecer convenios con hoteles y líneas aéreas a precios preferentes por paquete Para los casos en que se contrate un paquete de viaje con todo incluido, asociado a viáticos y comisiones internacionales, se otorgarán viáticos con una cuota equivalente al 30% de la cuota diaria de viáticos que corresponda, para transporte local y propinas Para los casos que se contrate en paquete con transporte y hotel incluido, se otorgarán viáticos con una cuota equivalente al 50% de la cuota diaria de viáticos que corresponda, para alimentación, transporte local y propinas. 9. PASAJES, GASOLINA Y PEAJES. 9.1 Requisitos para pasajes Solicitud de viáticos y/o oficio de comisión autorizado, que incluya los pasajes Firma del recibo de ministración por anticipo de pasajes Comprobación. 9.2 Comprobación de pasajes Los pasajes se comprobarán al 100% Los comprobantes que se entregarán al COLSAN son los talones de los boletos de autobús o del transporte público y/o del boleto de avión, junto con los pases de abordar. 9.3 Requisitos para gasolina y peajes Solicitud de viáticos y/o oficio de comisión autorizado, que incluya gasolina y peajes Firma del recibo de vales de gasolina y ministración por anticipo de peajes Comprobación. 9.4 Comprobación de peajes Los peajes se comprobarán al 100% Los peajes se comprobarán con los documentos que entreguen los concesionarios de las carreteras de cuota. Pagina 6 de 8

7 ANEXO 1 CUOTAS DIARIAS DE VIÁTICOS 2003 VIÁTICOS NACIONALES. CUOTA DIARIA EN PESOS POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DE VIÁTICOS Y PASAJES 2003 GRUPO ZONA I ZONA II Servidores Públicos Superiores 1, , Investigadores y Mandos Medios 1, , Personal de Apoyo y Administrativo VIÁTICOS SIN PERNOCTA. CUOTA DIARIA EN PESOS GRUPO ZONA I ZONA II Servidores Públicos Superiores , Investigadores y Mandos Medios Personal de Apoyo y Administrativo VIÁTICOS PARA ZONAS NO URBANAS O SIN INFRAESTRUCTURA DE SERVICIOS. CUOTA DIARIA EN PESOS GRUPO ZONA I Servidores Públicos Superiores Investigadores y Mandos Medios Personal de Apoyo y Administrativo GRUPO VIÁTICOS INTERNACIONALES. CUOTA DIARIA EN DÓLARES (USD) REGIONES MÁS ECONÓMICAS REGIONES MENOS ECONÓMICAS Servidores Públicos Superiores Investigadores y Mandos Medios Personal de Apoyo y Administrativo Pagina 7 de 8

8 ANEXO 2 REGIONALIZACIÓN PARA LA ASIGNACIÓN DE CUOTAS DE VIÁTICOS NACIONALES. ZONA I Estados más económicos. Tarifa de hotel y servicios de precio bajo y medio. Aguascalientes Baja California Baja California Sur Campeche Chiapas Chihuahua Coahuila Colima Durango Estado de México Guanajuato Guerrero Hidalgo Jalisco Michoacán Morelos Nayarit Nuevo León Oaxaca Puebla Querétaro Quintana Roo San Luis Potosí Sinaloa Sonora Tabasco Tamaulipas Tlaxcala Veracruz Yucatán Zacatecas ZONA II Localidades y destinos menos económicos. Tarifa de hotel y de servicios de precio alto. Zona Metropolitana de la Cd. de México Zona Metropolitana de Guadalajara Zona Metropolitana de Monterrey Frontera Norte Ciudades de destino turístico internacional Acapulco Cancún Ixtapa La Paz Los Cabos Mazatlán Puerto Vallarta Zihuatanejo Pagina 8 de 8