COPEG PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACION Y ANTICIPO DE VIAJE

Transcripción

1 1.0 OBJETIVO: Describir los procedimientos para la Autorización y solicitud de Anticipo de Viaje utilizando el formato de Hoja para control de viajes A1 2.0 ALCANCE: Este procedimiento incluye los viajes en Misión Oficial, dentro o fuera del Territorio Nacional. 3.0 PROCEDIMIENTO: 3.1 Cuando se viaje en misión oficial, dentro o fuera del Territorio Nacional, se reconocen viáticos variables entre zonas por concepto de alimentación, hospedaje, transporte y gastos varios de acuerdo a la tabla autorizada por la Comisión. Los viajes y giras de COPEG deben ser autorizados por adelantado y deben responder a una programación técnico administrativa que cumpla determinados objetivos. Los Viáticos Variables se definen como aquellos emolumentos que tiene derecho el funcionario cuando viaje entre zonas o en la misma zona, previa autorización de su Jefe Inmediato, Gerente o Directores respectivos. 3.2 El país se divide en 9 zonas como se detalla: Zona 1: Zona de Inspección-Darién Zona 2: Zona de Control - Darién Zona 3: Comarca Kuna Yala Zona 4: Panamá Este Zona 5: Costa Arriba y Costa Abajo Colón Zona 6: Panamá Oeste/Coclé Zona 7:Veraguas/Los Santos/Herrera Zona 8:Chiriquí Oriente/Bocas Del Toro Zona 9: Chiriquí Occidente Código: PA-VV-02 Revisión: 04 Aprobado por: Directores Administrativos Página 1 de 6

2 3.3 Para la solicitud de viático variable, el funcionario de COPEG debe completar el documento Hoja para Control de Viajes A-1, la cual debe estar exenta de borrones y tachones y debe completarse y firmarse antes del inicio de la gira. (Ver Procedimiento para llenado). 3.4 No se autoriza el formulario si no proporciona los datos mínimos requeridos para su tramitación. Es recomendable que las solicitudes de viáticos y transportes tengan el Visto Bueno de los Administradores respectivos cuando aplique, como constancia de haber revisado los mismos. 3.5 El Formulario Hoja para Control de Viajes-A-1, puede ser enviado antes de la firma de los Directores respectivos al Departamento de, para su revisión a través de la secretaria del departamento. Este paso es opcional y solo aplica para funcionarios ubicados en la Sede Central Pacora. 3.6 Luego la Hoja para Control de Viajes A-1 debe estar firmada por el funcionario, Jefe Inmediato, y por los Directores respectivos en caso de las Oficinas ubicadas en Panamá. Para todos los funcionarios del SIVET, el Gerente del SIVET o quien éste designe, puede autorizar viajes oficiales entre zona o en la misma zona a todo personal bajo su responsabilidad. Para el personal cuya oficinas estén ubicadas en las diferentes Zonas, el formato Hoja para Control de Viajes A-1 debe estar firmado por el funcionario y aprobado por el jefe o Supervisor inmediato y posteriormente autorizado por el Gerente del SIVET, firmando el reembolso de Caja Menuda como aprobación. /Jefes o Directores de Área Código: PA-VV-02 Revisión: 04 Aprobado por: Directores Administrativos Página 2 de 6

3 Los Directores de área respectivamente, autorizan viajes oficiales dentro de la República de Panamá a todo personal bajo su responsabilidad. Los Directores Generales autorizan viajes oficiales dentro de la República de Panamá a todo personal bajo su responsabilidad y todos los viajes del personal de la Comisión al exterior. 3.7 El Jefe Inmediato debe revisar la disponibilidad de fondos en su presupuesto antes de autorizar el viaje. Adicional debe revisar el viático asegurando que la gira esté debidamente justificada. 3.8 Una vez autorizado el viaje, se presenta el documento al Departamento de de acuerdo a los siguientes casos: Cuando el valor a pagar sea mayor a B/ , se debe presentar el formulario Hoja para Control de Viajes A-1 al Departamento de, 15 días (como mínimo) antes de la fecha fijada del viaje para los trámites de cheques correspondientes. Cuando el valor del viático estimado sea menor o igual a B/175.00, se debe presentar a la Caja Menuda 4 días antes (como mínimo) de la fecha fijada del viaje para el pago correspondiente. 3.9 No se expedirá ninguna autorización abierta y ninguna excederá de treinta (30) días, salvo se presenten casos que sean aprobados por los Directores Generales. Jefe Inmediato Jefe Inmediato del funcionario solicitante Código: PA-VV-02 Revisión: 04 Aprobado por: Directores Administrativos Página 3 de 6

4 3.10 Se puede expedir una autorización de pago para un solo empleado en el caso que viajen varios bajo las mismas condiciones. La autorización puede cubrir a todo el grupo, siempre y cuando quede constancia de la autorización a cada uno y no se trate de anticipos. El viático se elabora a nombre del responsable (Administrador, Jefe u otro) y se adjunta la lista de funcionarios quienes tienen que corroborar a través de firma el pago realizado. Este paso puede aplicar para eventos tales como: seminarios, cursos, operativos, etc El Departamento de determina la suma a la cual ascienda el anticipo de viaje, que es por cálculo del 75% de alimentación, 100% de la tarifa de hospedaje y 100% gastos varios o misceláneos Cuando se trate de viajes locales prolongados, las cuentas de gastos se rendirán por lo menos cada quince (15) días. En tanto los viajes al exterior se comprobarán sus gastos al final del mismo Cuando el empleado necesite fondos adicionales y está fuera de su cabecera oficial de trabajo, debe informar a su Jefe Inmediato o al Administrador del Área para obtener la autorización por escrito a través de nota o correo electrónico de su Director respectivo para prologar el viaje y darle un anticipo adicional. Para el personal de campo, la autorización corresponde al Gerente del SIVET. El Administrativo envía la documentación del anticipo al Departamento de a efecto de cerrar la liquidación del viático total Los Directores, Gerentes o Jefes Inmediatos deben notificar oportunamente a la Dirección Administrativa cuando un empleado vaya a renunciar a su empleo en la Comisión, a objeto de liquidar cualquier anticipo de viaje o deuda que el empleado tenga pendiente. Jefes o Directores de Área Código: PA-VV-02 Revisión: 04 Aprobado por: Directores Administrativos Página 4 de 6

5 3.15 Es requisito indispensable que cuando las giras programadas cambien de fecha, se notifique por escrito adjunto a la solicitud del viático El efectivo de viático que sea retirado por un funcionario que no sea el solicitante, debe traer nota original de autorización firmada por el solicitante del viático. La persona que retira el efectivo es responsable del dinero hasta que el mismo sea entregado al destinatario El formulario original Hoja para control de Viajes-A- 1, se adjunta a los comprobantes de pago o desembolso del viático (cheque o caja menuda) como documento sustentador de dicho egreso una vez comprobado el viaje, y se archiva en el Departamento de con las facturas correspondientes Una copia se queda en un archivo consecutivo en el punto de expedición de la solicitud, mientras que el empleado puede tener en su poder una copia de la autorización Para agilizar los desembolsos en conceptos de viáticos que sean solicitados por funcionarios designados en las diferentes zonas que no correspondan a la sede del Jefe inmediato, las autorizaciones de estos gastos pueden ser tramitadas, aprobadas y desembolsadas vía fax. Pero de igual forma, el administrador o asistente administrativo debe hacer el trámite posteriormente con el documento original el cual es enviado al Departamento de. Administrado o Asistente Administrativo de Zona 4.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5.0 HISTORIAL DE MODIFICACIONES FECHA MODIFICACIONES 28/12/07 Se cambia Hoja para control de Viajes por A-1 Hoja para Control de Viajes. Paso 3.3 y 3.11 Se elimina Director Regional por Jefe del SIVET. Código: PA-VV-02 Revisión: 04 Aprobado por: Directores Administrativos Página 5 de 6

6 FECHA MODIFICACIONES 28/12/07 Adicional se autoriza al Jefe del SIVET para la aprobación de viajes y viáticos al personal bajo su cargo. Se incluye la firma de autorización de viáticos por los Directores Generales a los Departamentos bajo su cargo. 06/10/08 Del PA-VV-01 Se cambia todo el procedimiento: Se cambia el código: Antes PA-VV Se excluye lo relacionado al pago de viáticos fijos y se establece como nueva metodología para reconocimiento de viáticos por viajes entre zona (Antes entre provincia), viajes en la misma zona y entre zonas cercanas. - Se excluye lo relacionado al llenado del formulario Hoja para Control de Viajes. - Se establece la división del país por zonas-paso Se especifica el procedimiento para el trámite de pago de viático a través de la Hoja de Control de Viajes - Del 3.3 al Se establece el procedimiento a seguir de acuerdo al monto del viático (Caja Menuda y Cheque). Paso Se aclara los controles para la autorización de viático para un solo empleado en el caso de que viajen varios bajo lasa mismas condiciones. Paso Se establecen nuevas disposiciones para el pago de viático con anticipo: Alimentación 75%, 100% hospedaje (Hasta B/35.00), 100% gastos varios o misceláneos. Paso Se establecen nuevas disposiciones para los casos en que el funcionario necesite fondos adicionales cuando se encuentre fuera de su cabecera. Paso Se establece en el paso 3.16, las disposiciones cuando el viático es retirado por un funcionario que no sea el solicitante. - Paso 3.19, Se incluye para agilizar los trámites de viático las autorizaciones aprobadas y desembolsadas vía fax. 22/09/11 Se modifica: Directores Técnicos por los respectivos de área o Directores de Operaciones de Campo. 28/05/12 Se autoriza al Gerente del SIVET o quien este designe, autorizar viajes oficiales entre zona o en la misma zona a todo personal bajo su responsabilidad. Código: PA-VV-02 Revisión: 04 Aprobado por: Directores Administrativos Página 6 de 6