SISTEMA ADMINISTRATIVO WEB SAFWEB MANUAL DE USUARIO (SUB SISTEMA - VIATICOS)

Transcripción

1 1 SISTEMA ADMINISTRATIVO WEB SAFWEB MANUAL DE USUARIO (SUB SISTEMA - VIATICOS)

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN.3 2. OBJETIVO 4 3. DIRIGIDO A.5 4. LO QUE DEBE CONOCER INGRESO AL SISTEMA 7 6. OPERACIÓN DEL SISTEMA DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA MENU MANTENIMIENTO MENU PROCESOS REPORTES Y CONSULTAS SOLICITUD DE VIATICOS FORMATO LIQUIDACIÓN DE VIATICOS FORMATO DECLARACIÓN JURADA DE MOVILIDAD FORMATO INFORME DE RESULTADO DE VIAJE FORMATO INFORME DE BOLETOS USADOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS FORMATOS RESUMEN DE GASTOS POR DÍA FORMATO MENU TABLAS REGISTRO DE UNA SOLICITUD DE VIATICO LIQUIDACIÓN O RENDICIÓN DE VIATICO RESULTADO DEL VIAJE BOLETOS USADOS

3 1. INTRODUCCIÓN En este documento se describirá los objetivos e información clara y concisa de cómo utilizar el Sistema Administrativo Web SAFWEB Sub Sistema Viáticos y su funcionamiento. El Sistema Administrativo Web fue desarrollado por la Oficina TIC de ADINELSA, con el objetivo de brindar facilidades al usuario para el registro de una solicitud y la respectiva liquidación de un viático, entre otras opciones. Es de mucha importancia consultar este manual antes y/o durante el uso del sistema, ya que lo guiará paso a paso en el manejo de las funciones en él. Con el fin de facilitar la comprensión del manual, se incluye gráficos explicativos. 3

4 2. OBJETIVO DE ESTE MANUAL El objetivo primordial de éste Manual es guiar al usuario a utilizar el Sistema Administrativo Web SAFWEB Sub Sistema Viáticos. De esta manera se obtiene la información deseada para poder despejar todas las dudas existentes que tiene el usuario. 4 Guía para acceder al Sistema Administrativo Web SAFWEB Conocer cómo utilizar el sistema, mediante una descripción detallada e ilustrada de las opciones. Conocer el alcance de toda la información por medio de una explicación detallada e ilustrada década una de las opciones que lo conforman.

5 3. DIRIGIDO A Este manual está orientado a todo el personal de ADINELSA que realiza viajes en comisión de servicio por más de 12 horas. Para ello se ha realizado este manual con el fin de que el personal pueda interactuar con el sistema de manera oportuna. 5

6 4. LO QUE DEBE CONOCER Los conocimientos mínimos que deben tener los usuarios que operan el sistema SAFWEB son: 6 Conocimientos básicos acerca de Programas Utilitarios. Conocimientos básicos de Navegación en Web. Conocimiento básico de Internet. Conocimiento básico de Windows

7 5. INGRESO AL SISTEMA En el escritorio de Windows, ubique el icono del navegador de su preferencia: Internet Explorer 7 Google Chrome (Recomendado) Mozilla Firefox Al hacer doble clic sobre el icono, le mostrara la página de la Intranet de Adinelsa (figura N 1), en el caso de que le muestre una página en blanco u otra página distinta, escriba en la barra de direcciones lo siguiente: Figura N 1

8 En la lista de Sistemas Online, hacer clic en el icono de Sistema Administrativo Web Beta 1. 8 A continuación le mostrara la pantalla principal con todos sub-sistemas del SAFWEB (Figura N 2):

9 Figura N 2 Para ingresar al Sub Sistema de Viáticos, haga clic sobre la imagen del Avión. 9 A continuación el sistema le pedirá un Código de Usuario y su respectiva contraseña. (Ingrese el usuario y contraseña proporcionado). 6. OPERACIÓN DEL SISTEMA 6.1. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA El menú del sub sistema Viatico se encuentra agrupado en 4: 1. Mantenimiento 2. Procesos 3. Reportes y Consultas 4. Tablas

10 MENÚ MANTENIMIENTO: Registro de Viáticos (Solicitud y Liquidación): Permite el Registro de una solicitud de Viatico y la respectiva liquidación (registro de comprobantes de pago emitidos en viaje, declaración jurada, informe de viaje, registro de Boletos aéreos). Autorización de Viatico: Esta opción permite autorizar al usuario supervisor (área de contabilidad) la liquidación de un viatico vencido. Se encuentra habilitado solo para personal autorizado del área Contable. Destino de Comisión de Servicio: Esta opción permite dar mantenimiento a los destinos de la comisión, tales como ingresar un nuevo destino, editar un destino existente, etc. Opción habilitada para personal autorizado.

11 7. MENÚ PROCESOS No contiene opciones. 8. MENÚ REPORTES Y CONSULTAS 11 Reporte de Viáticos No Rendidos: Genera un reporte de los viáticos no rendidos que se encuentran vencidos, agrupados por mes y ejercicio contable, también puede incluir todos los viáticos incluidos los no vencidos. Resumen de Viáticos por Trabajador: Genera un reporte de los viáticos solicitados por trabajador, agrupados por ejercicio contable.

12 Solicitud / Liquidación de Viáticos: Genera los diferentes formatos de la rendición de un viático específico. 8.1 SOLICITUD DE VIÁTICOS FORMATO } 8.2 LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS FORMATO 02

13 En este reporte el usuario puede visualizar el nombre del trabajador, destino del viaje, Actividad que se realizó, concepto detallado del viatico DECLARACIÓN JURADA DE MOVILIDAD FORMATO 03

14 La declaración jurada es necesaria para que el usuario pueda declarar sus gastos por tipo de concepto, fecha de la rendición del viatico, monto de los gastos realizados INFORME DE RESULTADO DE VIAJE FORMATO 04

15 En este tipo de formato se puede ver el detalle según el número del viatico de la misma forma se visualiza el resultado del viaje por cada actividad realizada, fecha de salida, fecha de retorno, INFORME DE BOLETOS USADOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS FORMATO 05

16 Esta interfaz se visualiza detalladamente el número de los boletos que ha usado el usuario, numero de viatico, destino final del viaje RESUMEN DE GASTOS POR DÍA FORMATO 06

17 Este reporte se visualiza el nombre del usuario, fecha de emisisón de comprobante, gastos detallados del viatico pot dia, monto total de los gastos MENÚ TABLAS Conceptos de Viático: Esta opción permite dar mantenimiento a los conceptos de Viatico que se utilizan en el presupuesto del viatico, tales como ingresar un nuevo concepto, editar un concepto existente, etc. Opción habilitada para personal autorizado. Niveles de Viático: Esta opción permite dar mantenimiento a los Niveles de Viatico, tales como ingresar un nuevo nivel, editar los importes de viatico a cada nivel existente, etc. Opción habilitada para personal autorizado. 9.1 REGISTRO DE UNA SOLICITUD DE VIATICO: Clic en la opción Registro de Viáticos (Solicitud y Liquidación) del menú Mantenimiento, en la siguiente pantalla (Figura N 3) se listara los viáticos registrados del usuario, en el cual podremos observar el estado respectivo (Registrado, Girado, Rendido y Contabilidad). Registrado: Viatico registrado por el usuario. Girado: Importe de viatico girado a nombre del usuario. Rendido: Viatico rendido o con liquidación correspondiente. Contabilizado: Viatico rendido y centralizado en Contabilidad.

18 Figura N 3 18 En la pantalla Registro de Viatico (Solicitud y Rendición) (Figura N 3) clic en el botón Nueva Solicitud. En la pantalla siguiente (Figura N 4) ingrese todos los datos requeridos: Destino, Actividad, Fecha y Hora prevista de Salida Retorno, y guarde haciendo clic en el botón Guardar Solicitud.

19 Figura N 4 19

20 20 Notas: La cantidad de días previsto se actualiza al cambiar las horas o fechas de salida y retorno. Los minutos y segundos pueden quedar en 00. Mayor o igual a 12 horas se considera como día completo. Las Fichas: Actividades, Presupuesto, Documentos de Gasto, Informe de Resultado de Viaje y Boletos Usados, solo se pueden usar después de Guardar el Viatico. Al guardar el viatico, se generara automáticamente el Presupuesto del mismo, el cual se podrá agregar o modificar de acuerdo a las necesidades del usuario.

21 Si desea agregar un gasto para el viaje, solo necesita seleccionar el concepto que desee en la lista que se generó al guardar el viatico. Por ejemplo si de agregar un monto para llamadas telefónicas, seleccione dicho concepto y agregar en la caja Importe el monto que desea y clic en el Botón Guardar Importe Concepto. 21

22 22 Para detallar la actividad del viaje, seleccione la ficha Actividades y digite la actividad a realizar y luego clic en el botón Guardar Actividad.

23 Para imprimir la Solicitud de viatico, haga clic en el botón imprimir: 23 En la nueva ventana seleccione Solicitud de Viatico Formato 01 y clic en el icono de la Impresora.

24 Al hacer clic en el botón imprimir, le mostrara la solicitud en vista previa el cual podrá imprimirlo o guardarlo en formato PDF. 24

25 9.2 LIQUIDACIÓN O RENDICIÓN DE VIATICO Clic en la opción Registro de Viáticos (Solicitud y Liquidación) del menú Mantenimiento, en la siguiente pantalla (Figura N 3) se listara los viáticos registrados del usuario. 25 Figura N 3 En la lista de viáticos del usuario, haga doble clic sobre el viatico que se desea rendir. A continuación mostrara una pantalla con todos los datos del Viatico.

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27 Agregando documentos de gasto o declaración jurada: Para agregar seleccione la ficha Documentos de Gasto. 27 En la ficha Documento de Gasto podrá agregar los documentos haciendo clic en el botón agregar. A continuación le mostrara la pantalla Documento de Registro de Compra, donde se hace el ingreso de los datos del documento o Declaración Jurada.

28 Agregando un Comprobante: El usuario ingresa el tipo de comprobante, seguidamente el tipo de proveedor en la interfaz agregando un comprobante RESULTADO DEL VIAJE En esta interfaz se ingresa el resultado del viaje, la descripción, el número de ítem, fecha, y la hora que se está realizando.

29 9.4. BOLETOS USADOS Ingresar el número de boletos de ida y el número de boletos de vuelta y de la misma manera se ingresa el nombre de la aerolínea. 29