1 OBJETIVO ALCANCE... 3
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- Manuel Salinas Naranjo
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1 Tabla de Contenidos 1 OBJETIVO ALCANCE PLAN DE MANTENIMIENTO DEL PETI FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO PROCESO PROPUESTO PARA EL MANTENIMIENTO DEL PETI Propósito de las entidades de los repositorios de las actividades de los flujos de información Diagrama del proceso de actualización (mantenimiento) del PETI Productos a mantener actualizados Expediente del PETI ii
2 1 Objetivo Desarrollar, en conjunto con nuestra contraparte en el CONAVI, un plan para el mantenimiento periódico del Plan Estratégico de Tecnologías de Información del CONAVI ( ), que incluya acciones que permitan mantenerlo actualizado durante su ejecución y terminación, así como conocer el grado de avance de los proyectos que en él se han definido. 2 Alcance El alcance de este producto corresponde a lo estipulado en el Capítulo II (Términos de Referencia), Sección IV (Alcance y productos esperados), apartado IV.7 () del cartel de contratación para la licitación en referencia, mismo que está constituido por un conjunto de acciones orientadas a mantener actualizado el Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI) del CONAVI para el ; determinando los productos finales del PETI que se van a mantener actualizados, el soporte para los mismos, y cuándo y por quién van a ser modificados, así como la frecuencia y situaciones en los que se debe revisar el plan de proyectos y los responsables de hacerlo. 3 La administración del PETI resulta una actividad necesaria para asegurar la vigencia del mismo, así como su adecuada utilización, actualización y alineamiento con los objetivos y estrategias del negocio, razón por la cual, es importante que se busque la comunicación e incorporación oportuna de los cambios que se manifiesten en las operaciones y negocios del CONAVI, mismos que podrían afectar ese Plan Estratégico de Tecnologías de Información. Este documento describe las actividades administrativas requeridas para mantener actualizado el PETI del CONAVI; así como el personal preparado para realizar el seguimiento y mantenimiento del mismo. Adicionalmente, se proporcionan los aspectos necesarios para que el Consejo asegure la distribución oportuna del PETI y por ende el acceso oportuno a los documentos actualizados del mismo. 3.1 Factores críticos de éxito Algunos de los factores críticos de éxito que, en nuestra opinión, resultan necesarios para ayudar a asegurar la vigencia del Plan Estratégico de Tecnologías de Información, son los siguientes: a) La oportuna programación, cumplimiento y documentación de las reuniones de seguimiento/monitoreo del PETI. b) La participación proactiva del Comité de Tecnologías de Información, Administración Superior y Junta Directiva, en el proceso de actualización del PETI. c) La comunicación permanente con la Administración Superior, respecto al avance en la implantación de las iniciativas y estrategias del PETI. 3
3 d) El uso apropiado de una herramienta de planificación de proyectos (por ejemplo, como el Microsoft Project) para llevar un control puntual de las actividades por medio de un cronograma detallado. e) La definición de indicadores claves de rendimiento (PKI por sus siglas en inglés) o métricas para ayudar a medir la efectividad en la implantación apropiada del PETI. 3.2 Proceso propuesto para el mantenimiento del PETI Propósito Este plan detalla las actividades propuestas para el proceso de actualización del PETI del CONAVI. El propósito de este proceso es responder a los cambios en el modelo de negocios del Consejo, requerimientos y/o necesidades de las dependencias particulares del CONAVI u oportunidades de mejora al nivel de arquitectura o gobierno/gestión de TI que puedan presentarse durante la implementación del PETI Algunos de los indicadores meta que en nuestra opinión debería satisfacer la Unidad Asesora de Tecnologías de Información en relación con este proceso de actualización del PETI, incluyen los siguientes: Grado de aprobación de la Administración Superior del CONAVI, con respecto al Plan Estratégico de TI y Planes Operativos Anuales (POI). Grado de cumplimiento con los requerimientos del negocio y de gobernabilidad. Nivel de satisfacción del negocio con el estado actual (número, alcance y otros) de los portafolios de proyectos y aplicaciones de las entidades Entidad E1 Entes Regulatorios / Supervisores E2 Comité Ejecutivo E3 Control Interno E4 Corresponden a las instituciones de supervisor y/o regulatorios que fiscalizan las operaciones del CONAVI; como por ejemplo, la Contraloría General de la República. Conformado por los representantes de la administración superior del CONAVI (Directores y otros). Conformado por el personal de las áreas de Control Interno y/o Auditoría Interna del CONAVI. Conformado por los miembros del Comité de Tecnologías de Información del CONAVI. 4
4 Entidad E5 Fabricantes / Proveedores de TI / Facilitadores de estándares E6 Unidad de TI E7 Dependencias del CONAVI Representas a los fabricantes y proveedores de soluciones de software y/o hardware de TI, así como organismos de estandarización internacionales (por ejemplo, ISACA, ISO, DRII, BSI y otros). Conformado por los miembros de la Unidad Asesora de Tecnologías de Información del CONAVI, representado por su Dirección y mandos medios. Conformado por personal clave y otros miembros de las Direcciones y Unidades del CONAVI de los repositorios Repositorio R1 Bitácora de actualizaciones del PETI R2 Necesidades de Información R3 Casos de Negocios Mantiene un registro de las actualizaciones aplicadas al PETI, considerando al menos los aspectos siguientes: ID, fecha, detalle de la actualización, acuerdo del. Mantiene un detalle de las necesidades de información (requisitos de TI del negocio) identificadas por la Unidad de TI en conjunto con personal clave de los procesos de negocios. Al menos debe incluir los aspectos siguientes: ID, fecha, necesidad identificada, detalle de la necesidad, Dirección solicitante, Unidad solicitante, Sección solicitante, clasificación (automatización, implantación, mantenimiento, etc.) Mantiene los casos de negocios preparados por los miembros de las Direcciones / Unidades del CONAVI. Los casos de negocio deben detallar al menos los aspectos siguientes: Beneficios financieros. Impacto en la organización. Riesgos. Urgencia del negocio. Autorización (a asignar por el ). Prioridad (a asignar por el ). 5
5 Repositorio R4 Escenarios de Soporte R5 Cartera de Proyectos Detallan para cada caso de negocio los posibles escenarios de TI que se pueden establecer para soportarlos; al menos se deben considerar los aspectos siguientes: ID, Caso de negocio, escenario, estimación de plazos. Los escenarios deben incluir un detalle de la estrategia de desarrollo (interno / externo), presupuesto / inversión y recursos requeridos. Corresponde a enunciados generales sobre los proyectos que componen el portafolio del PETI, considerando al menos los aspectos siguientes: Caso de negocio Beneficios esperados Estrategia de desarrollo (interno / externo) Presupuesto / inversión Recursos requeridos Estimación de plazos de las actividades Actividades A1 Confirmar dirección estratégica A2 Actualizar la dirección de TI A3 Aprobar y Aprobar el PETI A4 Activar Plan de Comunicación y Aprobación del PETI Esta actividad requiere que la Dirección de TI se involucre con el Comité Ejecutivo y/o Administración Superior del CONAVI, en el proceso de planeación estratégica institucional; lo anterior, con el propósito de determinar la dirección del negocio, así como las necesidades actuales y futuras que podrían afectar su gestión y entrega de servicios. Considerando la dirección estratégica institucional (modelo de negocios, misión, visión, objetivos y estrategias), TI debe actualizar su propia dirección de TI. Corresponde a un mecanismo recurrente y sistemático de actualización del PETI, tanto del portafolio de proyectos como de las estrategias, recursos, presupuesto y planes operativos que componen el mismo. Esta actividad requiere iniciar el proceso de comunicación donde se informe a los interesados en el CONAVI, respecto a las actualizaciones PETI, a saber, según el Plan de Comunicación institucionalizado por la Unidad Asesora de Tecnologías de Información. 6
6 Actividades A5 Identificar necesidades de información en las dependencias. A6 Identificar escenarios de soporte (pre-proyecto). A7 Seleccionar escenarios de soporte (pre-proyecto). A8 Definir proyectos de soporte (perfil) A9 Elaborar casos del Negocio A10 Investigar e Identificar Tendencias A11 Mejorar continuamente la gestión de TI En este proceso la Unidad de TI, debe de identificar mediante una comunicación asertiva, las necesidades que requieren y las iniciativas de las diferentes Direcciones y Unidades del CONAVI La Unidad de TI debe de identificar los escenarios de soporte para cada una de las necesidades y/o iniciativas de las Direcciones. El comité de TI tiene la importante función de seleccionar los escenarios de soporte de cada una de las necesidades y/o iniciativas de las Direcciones. La Unidad de TI debe definir los proyectos de soporte que se han especificado en los procesos anteriormente descritos Las Dependencias del CONAVI con base a las iniciativas del negocio deben de elaborar los casos del Negocio La Unidad de TI, debe de realizar un análisis de brecha, estudio de mercado para identificar e comprender las tendencias sobre las diferentes iniciativas consideradas por las diferentes dependencias del CONAVI. La Unidad de TI debe de velar por mejorar continuamente la gestión de TI, esto identificando las áreas de mejora, proponer soluciones efectivas y por el cumplimiento de los estándares y normas para mantener la calidad de la Unidad de TI de los flujos de información Flujos de Información F1 Modelo de negocios, Misión, Visión, Objetivos y/o Estrategias F2 Solicitud de Casos de Negocios F3 Modelo de negocios, Misión, Visión, Estrategias Confirmadas Corresponden a las propuestas y/o acuerdos de corto, mediano y largo plazo del CONAVI, en relación con el modelo de negocios, misión, visión, objetivos y estrategias a implantar como parte de su plan estratégico institucional (documentado y/o informal). Representa la solicitud formal o informal del Comité Ejecutivo del CONAVI, para que sus dependencias (incluyendo TI) definan casos de negocios para la implantación de las estrategias institucionales, entre otros, dentro del marco de su modelo de negocios, misión, visión y objetivos. Corresponde confirmar o definir el modelo de negocios, misión, visión, objetivos y estrategias para la actualización de la dirección de TI a utilizar en el plan estratégico de TI 7
7 Flujos de Información F4 Dirección de TI actualizada F5 Cambios al PETI F6 PETI Aprobado F7 Necesidades de Información F8 Escenarios de Soporte Tecnológico F9 Escenario seleccionado F10 Proyectos F11 Proyectos F12 Casos de Negocio F13 Tendencias Identificadas F14 Reporte de mejoras en la gestión de TI Representa la aprobación por parte de sobre el modelo de negocios, misión, visión, objetivos y estrategias que van a ser utilizados en plan de estratégico de TI Representa los cambios propuestos con base a las actualizaciones realizados por el, donde quedará registrado en la bitácora de actualizaciones del PETI. Representa la solicitud de aprobación del PETI, y con esto se inicia el proceso de comunicación a las diferentes instancias del CONAVI. Representa las necesidades y/o iniciativas de las diferentes instancias de la institución, para disponer de un repositorio de esta información. Representa los posibles escenarios para el desarrollo de las necesidades y /o iniciativas de las instancias de la institución Corresponde a los escenarios seleccionados que han sido elegidos por el para cumplir con las necesidades propuestas. Corresponden a los proyectos definidos y previamente analizados por la Unidad de TI. Corresponde a los proyectos que deben ser aprobados por el y se incluidos en el plan estratégico Corresponden a las iniciativas de las dependencias del CONAVI enfocadas específicamente para cada área con el fin de identificar las necesidades. Representa el resulta de la investigación sobre las tendencias en el mercado con relación a las iniciativas o necesidades que requieren las dependencias del CONAVI Representa el análisis de la gestión de TI, en relación a las mejoras que se han presentado en el desarrollo del PETI estas iniciativas identificadas deben ser valoradas por el Comité de TI para su debida aprobación de documentos Documentos D1 Requerimientos Regulatorios Representan los requerimientos o regulaciones que han sido dictaminadas por las diferentes Entidades Gubernamentales 8
8 Documentos D2 Hallazgos de Auditoría Interna D3 Tendencias D4 Iniciativas del Negocio Representan las oportunidades de mejora, identificadas por la auditoría interna, emitidos en un informe con el fin de representar las iniciativas de cambio en la Unidad de TI Representan las tendencias indicadas por diferentes instituciones tanto a nivel nacional como internacional por ejemplo ISACA, disposiciones de las mejores prácticas por ejemplo COBIT, ITIL. Representan el consolidado de la iniciativas y /o requerimientos identificados por las dependencias del CONAVI. *** Fin de Página *** 9
9 3.2.7 Diagrama del proceso de actualización (mantenimiento) del PETI 10
10 3.2.8 Productos a mantener actualizados La tabla a continuación contiene un resumen de los productos del PETI a los cuales el CONAVI debería dar mantenimiento, así como responsables y/o involucrados en la actualización del mismo. Producto Responsable(s) Identificación de Requisitos Coordinador del PETI Valoración de la Gestión de TI (FODA, Nivel de Madurez) Jefes de Unidad / Sección del CONAVI Comité Ejecutivo Coordinador del PETI Director de TI Mandos medios de TI Valoración de Aplicaciones Coordinador del PETI Valoración de la Arquitectura e Infraestructura Tecnológica Valoración de los servicios proporcionados a clientes Valoración de la estructura organizativa y niveles de personal y capacitación Súper-usuarios / usuarios expertos Responsables técnicos de TI Coordinador del PETI Personal clave de la Dirección de TI Jefes de Unidad / Sección del CONAVI Coordinador del PETI Funcionarios de las áreas de negocios del CONAVI Coordinador del PETI Recursos Humanos Personal clave de TI 11
11 Producto Responsable(s) Pensamiento Estratégico de TI Coordinador del PETI Personal clave de TI Estrategias de TI Coordinador del PETI Actividades de control necesarias para implementar el PETI Personal clave de TI Planificación institucional Comité Ejecutivo Coordinador del PETI Planificación institucional Planes de implementación e inversión Coordinador del PETI Personal clave de TI Comité Ejecutivo Planificación institucional Plan de mantenimiento del PETI Coordinador del PETI Comité Ejecutivo Plan de comunicación del PETI Coordinador del PETI Personal clave de TI Comité Ejecutivo Consejo de Administración Tanto el PETI como los procedimientos asociados deben ser revisados y actualizados, al menos una vez al año o en su defecto cada vez que se presenten, entre otras, algunas de las situaciones siguientes: En caso de cambios en la dirección estratégica del negocio (políticas o procedimientos). Cuando hayan cambios o se requiera cumplimiento con nuevas normativas y/o marcos regulatorios aplicables al CONAVI. 12
12 Ante observaciones o recomendaciones planteadas por las áreas de control interno y/o auditoría interna. Cuando se haya instalado nueva tecnología (hardware, software). Cuando se han realizado cambios en la estructura organizativa y/o procesos del negocio o TI. En caso de cambios en el personal que forma parte de los equipos o en sus responsabilidades. Ante necesidades específicas de TI, planteadas por las dependencias del negocio y/o determinadas proactivamente, y que puedan traer beneficios para el CONAVI Expediente del PETI Informe(s) del Plan Estratégico de Tecnología de Información El cual mencionará brevemente los proyectos concluidos exitosamente y un detalle de los proyectos que no terminaron, las razones del atraso, medidas correctivas, los planes de acción y otros Bitácora del proyecto Contiene todos los documentos relacionados con el seguimiento del Plan Estratégico de Tecnología de Información: El Plan de Mantenimiento. Los acuerdos y minutas de las reuniones de revisión. El Informe de estado (progreso, avance) del Plan Estratégico de Tecnología de Información. Todos los formularios y materiales que se usaron para sustentar el Informe del Estado del Plan Estratégico de Tecnología de Información. Las modificaciones introducidas en el PETI, las estrategias y las políticas deben ser coordinadas a través del Coordinador del PETI, que debe comunicar los cambios a los representantes de los planes o programas de asociados, según sea necesario. El Coordinador del PETI debe registrar las modificaciones utilizando un plan de registro de cambios, que enumera el número de página, el cambio comentario, y la fecha del cambio. *** Fin de Página *** 13
13 La Figura No.1 puede ser utilizada como referencia de las consideraciones que pueden ser consideradas alrededor de la administración de un proceso continuo. Figura No.1 Consideraciones alrededor de la Administración de Cambios 14
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