-- Hojas de cálculo. Aplicaciones Google. Fecha creación: 24/03/2017. Fecha revisión: 24/02/2017. Revisión: 01. Iker Landajuela <

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1 -- Hojas de cálculo Aplicaciones Google Fecha creación: 24/03/2017 Fecha revisión: 24/02/2017 Revisión: 01 Autor: Aprobación: Iker Landajuela < > Iker Landajuela < >

2 Índice Índice 2 Introducción 2 Cuentas de acceso para el curso 3 Descripción general de elementos 5 Cabecera 5 Cuerpo 7 Operaciones básicas 8 Crear abrir e importar una hoja de cálculo 8 Cambiar el nombre del archivo y de la hoja de cálculo 10 Descargar una hoja de cálculo 12 Compartir una hoja de cálculo 13 Imprimir una hoja de cálculo 15 Trabajar en colaboración 16 Formatos de celda y número 16 Ejercicios prácticos 17 Balance contable 17 Cambios al documento 18 Introducción Taller teórico práctico para crear hojas de cálculo en la nube similares a las que podemos crear en MS Excel con la ventaja de que podemos trabajar varias personas sobre la misma hoja de forma simultánea desde diferentes computadoras o terminales móviles, compartirla con quien nosotrxs queramos es muy sencillo (equivalente a Office 365 en la nube). 2/18

3 Trabajar en la nube quiere decir además que no tenemos que preocuparnos de sacar copias de seguridad o instalar software adicional o actualizaciones en nuestro equipo, los documentos que creamos se alojan también en la nube lo que asegura su persistencia. Todo lo que se necesita para trabajar con las hojas de cálculo de Google ( Google Sheet ) es tener un navegador y una cuenta de Google y entrar en Puedes enviar comentarios, dudas o sugerencias a: ikastaroak.kulturetxea@gmail.com : Información general sobre todo tipo de cursos. irakasle01.kulturetxea@gmail.com : Instructores. kulturlab@googlegroups.com : Grupo de distribución de correo formado por usuarios de cursos, información e intercambio de ideas y proyectos en torno a nuevas tecnologías y sociedad. Se necesita admisión o invitación previa. Os invito a todxs a formar parte hoy mismo en esta comunidad en crecimiento. Cuentas de acceso para el curso 3/18

4 Cuenta Contraseña ********************* ********************* google google google google google google google /18

5 Descripción general de elementos En una hoja de cálculo podemos distinguir tres secciones: 1. Cabecera. Enlace a GDrive Barra de menú y herramientas. Botones comentarios y compartir. 2. Cuerpo. Barra de fórmulas y área de trabajo 2. Pie. Opciones de hoja. Cabecera En la esquina superior izquierda podemos encontrar un enlace que nos lleva al raíz del GDrive para administrar todas las hojas de cálculo. 5/18

6 Si pinchamos sobre el enlace nos dirige a un portal con todas las hojas alojadas en nuestro espacio en la nube. Podemos obtener diferentes vistas y filtrar aquellas que son nuestras o no Si volvemos hacia atrás a la hoja de cálculo en blanco recién creada junto al botón que hemos comentado podemos definir el nombre del archivo que estamos creando: Debajo del título del documento tenemos la barra de menú con todas las opciones de la hoja de cálculo: Archivo : Nuevo, abrir, crear una copia, renombrar, exportar a otros formatos para guardar en nuestro equipo local o enviar adjunto (.pdf,.csv,.xlsx..). Editar : Deshacer/Rehacer, cortar, copiar, pegar, borrar notas y eliminar filas o columnas. Ver. Insertar : Filas, columnas, gráficos, comentarios, funciones, etc,. Formato : Texto y campos en negrita, etc. Datos : Ordenar y aplicar filtros. Herramientas Ayuda.. 6/18

7 A continuación tenemos la barra de herramientas que contiene accesos directos a las opciones más frecuentes. En la parte superior derecha se encuentra el usuario activo que está editando la hoja en este momento, el botón de comentarios y el de compartir documento. Cuerpo El cuerpo está dividido en dos áreas. Barra de formulas. Área de trabajo de la hoja de cálculo. El área de trabajo está dividida en filas y en columnas, las columnas se identifican con letras (A...Z) y filas con números (se pueden añadir tantas filas y columnas como sean necesarias hasta un límite claro). La intersección de una fila y columna se denomina celda o casilla, una celda se nombra con la letra de la columna y su número de fila, por ejemplo B3. Cuando escribimos en una celda el contenido se muestra en la barra de fórmulas. En una hoja de cálculo podemos tener varias pestañas o hojas para tener mejor organizada la información, por ejemplo una con las tablas, otra con los cálculos y resúmenes de estas tablas y otra con los gráficos. En el pie se encuentran las opciones para gestionar las hojas, el icono + permite añadir nuevas hojas y la coloca a la derecha de la hoja seleccionada. 7/18

8 El siguiente icono muestra una lista con todas las hojas del libro y acceder a cada una de ellas. Cada hoja tiene a la derecha un desplegable con todas las opciones : Eliminar, duplicar, cambiar nombre (lo primero), cambiar color,... Operaciones básicas Por operaciones básicas entendemos: Abrir y crear documentos. Cambiar el nombre del documento y de las hojas. Descargar. Publicar compartir e imprimir. Crear abrir e importar una hoja de cálculo Para comenzar a trabajar hay varias posibilidades, podemos crear un nuevo documento o copiar uno ya existentes, también podemos importar / subir un archivo loca l. Enlace a sample.xlsx en modo lectura para copiar a vuestro GDrive y abrirlo con las hojas de cálculo de Google. GDrive ha convertido el archivo de MS Excel a su formato propio. 8/18

9 Para crear un nuevo documento seleccionamos en GDrive la opción NUEVO en el lateral izquierdo: 9/18

10 Elegimos el tipo de documento hoja de cálculo y ya podemos empezar a editar la hoja que se guardará automáticamente.. Cambiar el nombre del archivo y de la hoja de cálculo A continuación vamos a editar el nombre del documento y de la hoja de cálculo. 10/18

11 Para modificar el nombre de un documento podemos hacerlo desde GDrive o desde el propio documento en la parte superior izquierda haciendo clic sobre el nombre, también desde la opción de menú Archivo > Cambiar Nombre 11/18

12 Para cambiar el nombre de una de las hojas (pestañas) del documento hacemos doble clic en la solapa de la hoja en la parte inferior. Descargar una hoja de cálculo Para exportar la hoja de cálculo a alguno de los formatos posibles seleccionamos la opción Archivo > Descargar como, podemos descargar a nuestro equipo local y abrirlo en MS Excel o en PDF para enviar como adjunto. 12/18

13 Compartir una hoja de cálculo Podemos publicar el documento y compartirlo enviando un enlace a cualquier compañerx. El documento se puede publicar con diferentes opciones de privacidad: Lectura. Editar y realizar cambios. Leer y insertar comentarios. 13/18

14 Podemos acceder a las opciones de compartir el documento de diferentes formas. Usando el botón compartir en la parte superior derecha con el documento abierto. Desde la opción de menú Archivo > Compartir Desde GDrive con el botón derecho del ratón desplegando las opciones. En vez de usar un enlace que permite acceder de forma anónima podemos compartir exclusivamente con las direcciones de correo de nuestra elección especificando también si queremos hacerlo en modo lectura, escritura o insertar comentarios. 14/18

15 Esta opción permite modificar los permisos de lxs colaboradores en cualquier momento. Para compartir muchos archivos a la vez es recomendable guardarlos en una carpeta y compartir la propia carpeta, los archivos dentro de la carpeta heredarán los permisos de la carpeta padre. Imprimir una hoja de cálculo Para imprimir una hoja de cálculo seleccionamos la opción Archivo > Imprimir. 15/18

16 Trabajar en colaboración Formatos de celda y número El formato es la apariencia de una celda o un grupo de celdas 16/18

17 Ejercicios prácticos Balance contable Enlace al ejercicio: ej1_balance_contable Hoja de cálculo super sencilla con dos pestañas o hojas, la primera contiene las instrucciones de uso y la segunda los movimientos contables. Recurrimos a las fórmulas o funciones para ir actualizando el saldo disponible a la derecha de cada movimiento. Otros ejemplos: ej2_balance_contable 17/18

18 Cambios al documento Autor Fecha Revisión Descripción Iker Landajuela 24/05/ Creación de documento base 18/18