ÍNDICE. 1 Base normativa 3. 2 Objetivo 3. 3 Ámbito de aplicación 3. 4 Políticas 3. 5 Definiciones 4. 6 Descripción de actividades 5
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- Arturo Coronel Alcaraz
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2 ÍNDICE Página 1 Base normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 3 5 Definiciones 4 6 Descripción de actividades 5 7 Diagrama de flujo 7 8 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento 10 Anexos Anexos 1 Bitácora de mantenimiento preventivo, clave Anexos 2 Bitácora de contrato, clave Página 2 de 9 Clave:
3 Procedimiento para el seguimiento del mantenimiento preventivo contratado de los servicios de conservación 1 Base normativa 1.1 Artículo 69, fracción I y II del Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 18 de septiembre de Numeral y del Manual de Organización de la Dirección de Administración, clave y fecha de registro del 21 de noviembre de 2014 con folio Norma que establece las disposiciones generales de los servicios de conservación, clave , vigente. 2 Objetivo Establecer las políticas y actividades para dar seguimiento a la realización del mantenimiento preventivo contratado de los servicios de conservación. 3 Ámbito de aplicación Este procedimiento es aplicable al personal de las Jefaturas de Conservación de Unidad, de las administraciones de conjunto, dependientes de la División de Inmuebles Centrales, adscrita a la Coordinación de Conservación y Servicios Generales. 4 Políticas 4.1 El Área de Conservación de la División de Inmuebles Centrales será la responsable de supervisar que las Jefaturas de Conservación de Unidad, cumplan con oportunidad los servicios que se requieran. 4.2 En los casos de los equipos e instalaciones que no fueron considerados dentro de los contratos para mantenimiento preventivo, se manejará su correcta operación a través del mantenimiento correctivo, en caso de presentar alguna falla. 4.3 El presente procedimiento emplea como referencia los siguientes documentos: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y Servicios del Sector Público y su Reglamento, publicada en el Diario oficial de la Federación, el día 4 de enero del 2000 y 28 de julio de 2010 respectivamente y sus reformas. Página 3 de 9 Clave:
4 Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma, publicada en el Diario Oficial de la Federación, el día 4 de enero del 2000 y 28 de julio de 2010, respectivamente y sus reformas. Ley del Seguro Social, publicada en el Diario Oficial de la Federación, el día 21 de diciembre de 1995 con sus reformas y sus reglamentos. Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, clave y fecha de registro del 13 de diciembre de Procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y constitución de fondos fijos clave , del 27 de noviembre del El presente documento actualiza al Procedimiento para el seguimiento del mantenimiento preventivo contratado de los servicios de conservación, clave y fecha de registro del 22 de marzo de Definiciones 5.1 AC: Administrador del Conjunto. 5.2 BC: Bitácora de Contrato. 5.3 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social. 5.4 JAC: Jefe de Área de Conservación. 5.5 JCU: Jefe de Conservación de Unidad. 5.6 OS: Orden de Servicio. 5.7 PAO: Programa Anual de Operación. 5.8 PS: Prestador de Servicio. 5.9 SJCU: Subjefe de Conservación de Unidad. Página 4 de 9 Clave:
5 6. Descripción de actividades del Procedimiento para el seguimiento del mantenimiento preventivo contratado de los servicios de conservación Documentos Responsable Actividad involucrados Jefe de Conservación de Unidad 1. Recibe copia del Contrato consolidado de mantenimiento preventivo autorizado en el Programa Anual de Operación, para su control, seguimiento y supervisión del JAC. Copia del contrato Programa Anual de Operación 2. Establece contacto con el PS asignado, para cumplimiento de lo estipulado en la copia del Contrato, de acuerdo al programa calendarizado del mismo y entrega a la Secretaria de la Jefatura de Conservación de Unidad. Copia del contrato Secretaria de la Jefatura de Conservación de Unidad 3. Recibe copia del Contrato, elabora OS por cada evento y la asienta en la Bitácora de mantenimiento preventivo, clave (anexo 1). Copia del contrato (anexo 1) 4. Entrega Orden de servicio al PS para la ejecución de los Trabajos y/o Servicios de acuerdo al programa calendarizado contratado y abre Expediente. Orden de Servicio Expediente Jefe de Conservación de Unidad y Sub Jefe de Conservación de Unidad 5. Supervisa que los Trabajos y/o Servicios sean realizados conforme al programa calendarizado, lo estipulado en la copia del Contrato y asienta en BC, clave (anexo 2). Copia del contrato Programa calendarizado (anexo 2) Trabajos y/o servicios no realizados Administrador de Conjunto y/o Jefe de Conservación de Unidad 6. Notifica al proveedor del incumplimiento del contrato con sus respectivas penalizaciones y cuantifica las penas convencionales que procedan por lo incumplido de acuerdo a lo estipulado en el contrato. Copia del contrato Página 5 de 9 Clave:
6 Responsable Administrador de Conjunto y/o Jefe de Conservación de Unidad Actividad 7. Asienta en el Acta de recepción lo incumplido, una vez concluidos los trabajos y/o servicios. 8. Notifica mediante Oficio al AC para que éste proceda en consecuencia. Documentos involucrados Acta de recepción Oficio Trabajos y/o servicios realizados Secretaria del Jefe de Conservación 9. Notificara mediante Oficio al Titular de la División de Inmuebles Centrales que los trabajos no se concluyeron o se tiene alguna penalización Oficio 10. Elabora Acta de recepción de los trabajos. Acta de recepción 11. Recibe del PS la siguiente documentación: Factura, Presupuesto, Orden de servicio y en su caso Reporte de los trabajos realizados por el PS y anexa copia de la documentación anterior al Expediente del contrato. 12. Revisa el Expediente de contrato presentado por el PS y lo entrega al AC, para que continúe con el trámite de pago. 13. Integra expediente debidamente identificado, con la copia del Contrato y toda la documentación que se derive del mismo y archiva. Fin del procedimiento Factura Presupuesto Orden de servicio Reporte del PS Expediente Expediente Copia del Contrato Documentación del contrato Página 6 de 9 Clave:
7 7. Diagrama de flujo del Procedimiento para el seguimiento del mantenimiento preventivo contratado de los servicios de conservación INICIO JEFE DE CONSERVACIÓN DE UNIDAD (JCU) 1 Recibe copia del contrato consolidado del mantenimiento preventivo autorizado por el JAC en el PAO, para su control, seguimiento y supervisión. 2 Establece contacto con PS asignado, para cumplimiento de lo estipulado en la copia del contrato, de acuerdo al programa calendarizado del mismo y entrega a Secretaria de la Jefatura de Conservación de Unidad. Contrato 1C Programa Anual de Operaciones Contrato 1C SECRETARIA DE LA JEFATURA DE CONSERVACIÓN DE UNIDAD 3 Recibe copia del contrato y elabora OS por cada evento asentándola en la Bitácora de mantenimiento preventivo (anexo 1). 4 Entrega al PS para la ejecución de los Trabajos y/o Servicios de acuerdo al programa calendarizado contratado y abre expediente. Contrato 1C (anexo 1) Orden de Servicio Expediente JEFE DE CONSERVACIÓN DE UNIDAD (JCU) Y SUB JEFE DE CONSERVACIÓN DE UNIDAD (SJCU) 5 Supervisa que la realización de los Trabajos o Servicios realizados conforme al programa calendarizado y lo estipulado en la copia del contrato y asienta en BC (anexo 2). A Contrato 1C Programa calendarizado (anexo 2) Página 7 de 9 Clave:
8 A Trabajos conforme al programa y contrato? NO SI SECRETARIA DEL JEFE DE CONSERVACIÓN 6 ADMINISTRADOR Y/O JEFE DE CONSERVACIÓN DE UNIDAD (JCU) 5 9 Notificara mediante Oficio al Titular de la División de Inmuebles Centrales que los trabajos no se concluyeron o se tiene alguna penalización. Oficio Se notifica al proveedor del incumplimiento del contrato con sus respectivas penalizaciones 7 Asienta en el acta de recepción lo incumplido, una vez concluidos los trabajos y/o servicios. Contrato 1C Acta de Recepción TRABAJOS Y/O SERVICIOS REALIZADOS CONFORME PROGRAMA CALENDARIZADO Y CONTRATO 8 Notifica mediante Oficio al AC para que éste proceda en consecuencia. Oficio 10 Elabora Acta de recepción de los trabajos. Acta de Recepción Recibe del PS la siguiente documentación Factura Presupuesto Orden de Servicio 12 Reporte del PS Expediente del contrato Revisa el Expediente de contrato presentado por el PS y lo entrega AC, para que continúe con el trámite de pago. Expediente 13 Integra expediente debidamente identificado, con la copia del Contrato y toda la documentación que se derive del mismo y archiva. 1C Contrato Documentación del contrato FIN Página 8 de 9 Clave:
9 8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para el seguimiento del mantenimiento preventivo contratado de los servicios de conservación Clave Título del documento Observaciones Bitácora de Mantenimiento Preventivo Anexo Bitácora de Contrato Anexo 2 N/A Contrato consolidado de mantenimiento preventivo autorizado Externo N/A Programa Anual de Operación Externo N/A Acta de recepción Externo N/A Oficio Externo N/A Factura del Prestador de Servicio Externo N/A Presupuesto del Prestador de Servicio Externo N/A Orden de Servicio del Prestador de Servicio Externo N/A N/A Reporte del Prestador de Servicio Expediente presentado por el Prestador de Servicio Externo Externo Página 9 de 9 Clave:
10 ANEXO 1 Bitácora de mantenimiento preventivo Página 1 de 3 Clave:
11 1 JEFATURA DE CONSERVACION DE UNIDAD No. : BITÁCORA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO No. O.S. FECHA DEL REPORTE ÁREA NOMBRE DE QUIEN SUPERVISA DESCRIPCION DEL TRABAJO NOMBRE DEL TÉCNICO OBSERVACIONES Clave del formato: Página 2 de 3 Clave:
12 ANEXO 1 Bitácora de mantenimiento preventivo INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DATO ANOTAR 1 J.C.U. Número de la Jefatura de Conservación de Unidad. 2 N o O.S Número de Orden de Servicio Número progresivo que corresponda al número de reporte, iniciando preferentemente numeración cada mes, mismo que se anotará en la Orden de Servicio. 3 Fecha del Reporte Fecha por día, mes y año de reporte de servicio. 4 Área En forma condensada pero precisa, el lugar en donde se solicita el servicio. 5 Nombre de quien Supervisa Nombre del Jefe o Subjefe de Conservación que evaluará y supervisará el servicio. 6 Descripción del trabajo En forma condensada pero clara la naturaleza de la falla, remarcando la especialidad requerida en la atención del reporte. 7 Nombre del Técnico El nombre de la persona de conservación a quien se turna la orden de servicio, con el reporte para su atención. 8 Observaciones Las observaciones correspondientes, si se concluyó el trabajo o quedó pendiente por refacciones. Página 3 de 3 Clave:
13 ANEXO 2 Bitácora de contrato Página 1 de 4 Clave:
14 BITÁCORA DE CONTRATO (CARÁTULA) 1 Contrato Fecha de inicio Fecha de término Razón social 5 6 Firma representantes del IMSS Firma del prestador del servicio Clave del formato: Página 2 de 4 Clave:
15 NOTA DE BITÁCORA N DE NOTA FECHA DE LA NOTA DESCRIPCIÓN Firma representantes del IMSS 11 Firma del prestador del servicio 12 Folio Clave del formato: Página 3 de 4 Clave:
16 ANEXO 2 Bitácora de contrato INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DATO ANOTAR 1 Contrato Número y tipo de contrato. 2 Fecha de inicio Fecha de inicio del contrato. 3 Fecha de término Fecha de término del contrato. 4 Razón social Razón social del prestador de servicio. 5 Firma representantes del IMSS 6 Firma del prestador del servicio Nombre, cargo y firma de los representantes por parte del IMSS. Nombre, cargo y firma de los responsables por parte del prestador de servicio. 7 No. de nota Número consecutivo de la nota de bitácora. 8 Fecha de la Nota Fecha en que se genera la nota. 9 Descripción Breve y conciso la descripción del servicio. 10 Firma representantes del IMSS 11 Firma del prestador del servicio Nombre, cargo y firma de los representantes del IMSS. Nombre, cargo y firma por parte del prestador de servicio. 12 Folio Folio consecutivo de la hoja. Página 4 de 4 Clave:
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