RESUMEN EJECUTIVO AUDITORIA SAYCO SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES INFORME DEL AUDITOR INTERNO MTILCC/INF.UAI-N 05/2013

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1 RESUMEN EJECUTIVO AUDITORIA SAYCO SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES INFORME DEL AUDITOR INTERNO MTILCC/INF.UAI-N 05/2013 INFORME: OBJETIVO: OBJETO: ALCANCE: Informe MTILCC/INF.UAI-N 05/2013; correspondiente a la Auditoría SAYCO del Sistema de Programación de Operaciones. El objetivo del presente trabajo es emitir una opinión independiente, sobre el diseño, grado de implantación y la eficacia del funcionamiento del Sistema de Programación de Operaciones del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción, de acuerdo a normas en actual vigencia. Fue objeto del examen la documentación relacionada con el diseño, la implementación y el funcionamiento del Sistema de Programación de Operaciones, vigente en el Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción a la fecha de realización de la auditoría. El alcance de la auditoría comprendió la revisión y el análisis de la documentación y actividades que integran el proceso del Sistema de Programación de Operaciones efectuado por la Dirección General de Planificación y las áreas relacionadas, por el periodo comprendido entre el 1 de enero al 30 de julio de 2013, considerando la Planificación de la Gestión 2012, en lo referido al subsistema de Seguimiento y evaluación CONCLUSION GENERAL SOBRE EL SISTEMA En cumplimiento al Programa Operativo Anual de la Unidad de Auditoría Interna correspondiente a la gestión 2013, hemos realizado la Auditoría SAYCO al Sistema de Programación de Operaciones del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción. El objetivo de presente trabajo fue emitir una opinión independiente, sobre el diseño, grado de implantación y la eficacia del funcionamiento del Sistema de Programación de Operaciones del MTILCC, de acuerdo a normas en actual vigencia. Nuestro examen comprendió la revisión y el análisis de la documentación, procesos y actividades que integran el Sistema de Programación de Operaciones efectuado por la Dirección General de Planificación y las áreas relacionadas, por el periodo entre el 1 de enero al 30 de julio de 2013, i

2 considerando la planificación de la Gestión 2012, en lo referido al Subsistema de Seguimiento y Evaluación. De acuerdo con los resultado de la auditoría SAYCO y en observancia a los lineamientos establecidos en la Ley 1178, la Resolución Suprema N , Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones, las Normas de Auditoría Gubernamental y los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno aprobadas por la Contraloría General del Estado, concluimos que: El Sistema de Programación de Operaciones del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción presenta un razonable diseño, ha sido parcialmente implantado y es eficaz con salvedades. RECONOCIMIENTO DE LOGROS SIGNIFICATIVOS AL SPO DEL MTILCC Filosofía de la Dirección La MAE de la entidad a través de sus Direcciones Generales, ejerce control en el cumplimiento de objetivos bajo criterios de eficacia, la existencia de sistemas informáticos para el monitoreo y seguimiento de algunas actividades al interior del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción, facilitan el control gerencial. Todas las iniciativas emprendidas en estas áreas, están orientadas hacia el cumplimiento de los lineamientos establecidos en la Política Nacional de Transparencia y Lucha Contra la Corrupción. Entre las líneas de pensamiento que más influye entre los servidores públicos del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción, está la cero tolerancia a la corrupción en sus distintas manifestaciones, otorgándose una especial importancia a la rendición de cuentas, la confiabilidad y oportunidad respecto a la información financiera. En general se advierte una actitud favorable de la MAE y de la dirección superior para la implementación de controles y el respeto por la independencia de la Unidad de Auditoría Interna. Integridad y Valores Éticos En la entidad se tiene arraigado el concepto y aplicación de la integridad y valores éticos, aspecto que se evidencia en la elaboración y aprobación del Documento Manifiesto Político denominado: Descolonización de la Ética Pública y la Revolución del Comportamiento de las Servidoras y los Servidores Públicos del Estado Plurinacional de Bolivia Al Pueblo Boliviano. ii

3 La dirección superior comparte el criterio ético de cero tolerancia a la corrupción, impartido por la MAE, propiciando una cultura organizacional con énfasis en la integridad y el comportamiento ético de los servidores públicos del MTILCC. Competencia del Personal La MAE y sus asesores directos tienen formación profesional y experiencia adecuada a sus cargos así como los niveles de mayor responsabilidad están bajo la dirección de profesionales con el perfil requerido acorde a las principales operaciones que desarrolla la entidad. Atmosfera de confianza Los diferentes medios de comunicación: verbales, manuales, virtuales existentes en el Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción, favorecen el acercamiento entre los distintos niveles organizacionales en pro de una comunicación sin barreras. Las relaciones interpersonales permiten un grado moderado de confianza y acercamiento a las autoridades superiores. Se advierte un ambiente de trabajo de cooperación a diferentes niveles. Administración estratégica La entidad cuenta con su Plan Estratégico Institucional , en el que se circunscriben los objetivos institucionales, la Misión y Visión del ministerio en consistencia con la nueva Constitución Política del Estado (CPE) aprobada en enero de 2009 y los lineamientos establecidos en la Política Nacional de Transparencia y Lucha Contra la Corrupción. Sistema Organizativo Se cuenta con un Manual de Organización y Funciones aprobado por Resolución Ministerial que data de la gestión Con Resolución Bi Ministerial 001/2013 se modifica la estructura del ministerio, incrementando áreas y personal. El Manual de Organización y funciones se encuentra en proceso de actualización en función a dichos cambios. Los procesos y procedimientos administrativos y operativos están medianamente desarrollados y fueron formalizados. En algunos casos estos manuales se encuentran en proceso de actualización de acuerdo al desarrollo de las competencias de la entidad. Existe buena disposición para asimilar mejoras en los procedimientos administrativos para apoyar el desarrollo de las operaciones. Asignación de Responsabilidades y Niveles de Autoridad El grado de responsabilidad para la toma de decisiones, según la estructura organizacional, se encuentra claramente establecido en 4 niveles: iii

4 Nivel Normativo ejecutivo Nivel de Planificación y coordinación Nivel Operativo Nivel de Ejecución Políticas de Administración de personal El Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal, el Manual de Organización y Funciones y el Reglamento Interno de personal contienen lineamientos y procedimientos para regular las relaciones laborales en el Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción y los servidores públicos dependientes, señalando sus funciones, dependencia, derechos, deberes, prohibiciones, incompatibilidades, y en general todas las situaciones que surjan de la vinculación laboral con la entidad. Se advierte que la entidad tiene una actitud positiva para reclutar personal que se identifique con los postulados del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción, en relación a la ética, transparencia y otros valores que lo caracterizan. Rol de Auditoría Interna La Sra. Ministra de Transparencia y Lucha Contra la Corrupción a través de Nota Interna NI/MTILCC/DESP/ ; I/ , hizo conocer su apoyo formal a la Declaración de Propósito, Autoridad y Responsabilidad (PAR) emitida por la titular de la UAI. La Unidad de Auditoría Interna tiene acceso irrestricto a todas las áreas, archivos e información de la entidad con la debida coordinación con los responsables de su custodia. Se advierte predisposición del personal para proporcionar la información requerida por la UAI en tiempos razonables. La elaboración de la Planificación Estratégica y Programa Operativo Anual de la UAI, emerge de un análisis de riesgos de la entidad. Se coordina con la MAE para ver la urgencia de las actividades. Al presente no se advierte acciones de la MAE que obstaculicen la ejecución del POA de la UAI. Sistema de Programación de Operaciones (SPO) El Reglamento Específico del SPO del MTILCC fue compatibilizado ante el Órgano Rector. En nota MEFP/VPCF/DGNGP/USP N 343/09 de fecha 29 de mayo de 2009 el Director General de Normas de Gestión Pública del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas señala que el documento es compatible con la Norma Básicas del Sistema de Programación de Operaciones, según se establece en el Informe Técnico iv

5 de Compatibilización MEFP/VPCP/DGNGP/USP/N 342/2009 de fecha 29 de mayo de El reglamento Específico del SPO, determina la responsabilidad de la elaboración del POA, su seguimiento y evaluación cuya responsabilidad es de las áreas funcionales en coordinación y bajo supervisión de la Dirección General de Planificación y la Dirección General de Asuntos Administrativos. REPORTE DE PUNTOS DÉBILES DEL SISTEMA En el informe también reportamos observaciones relacionadas con los procesos administrativos, contables y de control interno que afectan el normal funcionamiento del sistema y que se presentan a continuación: 1. RESPALDO TÉCNICO Y LEGAL A LAS RESOLUCIONES MINISTERIALES 2. DIFUSIÓN PARCIAL DEL PEI Y POA 3. PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL 4. ANÁLISIS DE SITUACIÓN DEL ENTORNO NO FORMALIZADO 5. DESAGREGACIÓN DE OBJETIVOS DE GESTIÓN 6. OBSERVACIONES EN LA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS DE GESTION: a) Falta de formalización del POA por área funcional b) Falta de formalización a la aprobación de objetivos de gestión 7. OBSERVACIONES DE CONTROL INTERNO: a) Inexistencia de separación de funciones b) Compilación y protección de la documentación del proceso de planificación. 8. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO 9. OBSERVACIONES A LA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ESPECIFICOS a) Consistencia de objetivos de Gestión b) Formalización sobre la aprobación de objetivos específicos c) Definición específica de medios de verificación d) No se ha determinado recursos humanos, bienes y servicios por objetivo 10. OBSERVACIONES EN LA FORMULACIÓN DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES: v

6 a) Consistencia de actividades con objetivos Específicos b) Codificación duplicada de actividades c) Falta de definición específica de medios de prueba 11. OBSERVACIONES AL SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL POA: a) Seguimiento trimestral al POA b) Evaluación al POA 12. ARTICULACIÓN DEL POA PRESUPUESTO 13. PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN 14. REFORMULACIÓN DEL POA Es cuanto se informa a la Señora Ministra de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción, para fines consiguientes. La Paz, 29 de noviembre de 2013 Lic. María Angélica Méndez Lazcano JEFA vi