Fundamentos para la Aplicación

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1 Fundamentos para la Aplicación Enfoque de sistemas Este capítulo presenta la metodología general para el desarrollo de un estudio de ingeniería de sistemas; esto implica la formación de grupo interdisciplinario, la definición del ambiente dentro del cual se desarrollará el sistema, el establecimiento de alcances y objetivos, así como la jerarquización del mismo, la definición de los recursos del sistema y restricciones generales; y la integración global de los puntos anteriores. Se considera que el cumplimiento efectivo de las cuatro etapas antes descritas representa una base solida para una representación conceptual del sistema, o sea de modelación. El proceso general de modelación se integra con conceptos básicos aplicables a cualquier sistema. Este procedimiento establece la base fundamental para la modelación más concreta del sistema. Una vez lograda la representación conceptual del sistema, el siguiente paso, su desarrollo, se presenta en forma de una metodología basada en objetivos y sub-objetivos. Finalmente, la implementación de cambio se introduce mediante varios conceptos basados en las características primordiales de la ingeniería de sistemas, o sea la implementación de cambios jerarquizados de acuerdo a prioridades y sujetas al corto, mediano y largo plazo del sistema. Esto es consecuencia del punto de vista integral y de la evaluación continúa que implica la metodología propuesta. El enfoque de sistemas representa beneficios concretos para quien toma decisiones, debido a que permite evaluar y jerarquizar problemas con criterios cuantitativos y sobre bases comunes.

2 Etapas Desconocidas Hoy en día, a la gran mayoría de los profesionales y técnicos en sistemas se le llama analistas, debido a que después de estudiar y analizar un problema, proceden a la utilización de alguna técnica de sistemas para su solución. De esta forma surge la confusión entre el análisis o enfoque de sistemas de un verdadero ingeniero de sistemas. El primero puede ser de tipo disciplinario, pero el segundo no. Un análisis que utiliza el método científico en general no es sinónimo de un verdadero análisis de sistemas. El primer requisito fundamental para iniciar la implementación de un análisis de sistemas es la formación de un grupo interdisciplinario de trabajo. Si la institución que se pretende desarrollar existe ya, una parte del personal debe de provenir de la misma. Si se pretende crear la institución, es conveniente que se escoja una parte del grupo para que eventualmente éste se quede dentro de la institución ya en su etapa de operación normal. Una vez realizado lo anterior, la primera etapa del análisis es la definición del ambiente dentro del cual el sistema se desarrollará. Requiere de la identificación de una serie de factores cualitativos por medio de criterios no necesariamente bien definidos. Esta primera etapa proporciona al grupo interdisciplinario la perspectiva o marco de referencia dentro del cual se desarrollará el sistema, con lo cual se establecen las bases para definir las fronteras, alcances u objetivos, que integran la segunda etapa. Los objetivos del sistema ahora deben ubicarse dentro del ambiente identificado, pues sólo así éstos se podrá definir en términos de factores del ambiente ya identificados, definiendo de esta manera la relación entre este último y el objetivo global del sistema que va a ser diseñado. Una vez lograda una visión clara del ambiente externo y alcances del sistema, se procede a la tercera etapa: la definición de los recursos del sistema. AL definir los recursos con que se cuenta o se contará en el futuro, se establecen las restricciones básicas del sistema.

3 A causa de las restricciones identificadas en la etapa de definición de recursos, es frecuente que se requiera modificar el objetivo definido en la etapa anterior. Este proceso es ilógico debido a la relación que hay entre el cumplimiento de un objetivo y los medios (o recursos) disponibles para ellos. En un momento dado se puede definir un objetivo de gran envergadura y costo, pero no se logrará si no se cuenta con los recursos apropiados, por lo tanto, será un concepto abstracto sin revelación práctica. Bajo tales condiciones, algunas veces es difícil diferenciar entre un objetivo y una restricción de no bajar de un monto mensual de los costos. Aunque existen muchos criterios cualitativos para hacer una decisión, en este caso se puede decir que se deberán considerar como parte del objetivo sólo aquellos conceptos definidos durante la segunda etapa del proceso de análisis, cuyo logro tenga especial importancia para la totalidad del sistema. La cuarta etapa es la integración conceptual de los tres elementos anteriores: ambiente, objetivos y recursos. Esto significa que en esta etapa se deberá identificar y analizar las interacciones entre dichos elementos, ya que se hará un posible mejor entendimiento del futuro funcionamiento del sistema y se asegurará la consistencia del mismo, o sea, que los objetivos puedan alcanzarse dentro de las restricciones del ambiente y que los recursos definidos realmente contribuyan al logro de los objetivos. El cumplimiento efectivo de las cuatro etapas descritas es una base sólida para la representación conceptual del sistema o sea, su modelación.

4 La conceptualización de un sistema Ya definidos los principales elementos de un sistema, se pasa a la fase de modelación, es decir, a la representación conceptual de esos elementos. Aquí se pretende describir no tanto estas técnicas, si no construir el tipo de conceptos que podrían formularse para definir un modelo generalizado que prácticamente se pudiera aplicar a cualquier realidad. Cuáles podrían ser estos conceptos? Se proponen cuatro en particular: a) Estructura organizacional b) Flujos de información c) Procedimientos d) Ambiente de decisión. Cada uno de estos conceptos se deberá de definir en términos de variable o parámetros específicos de acuerdo a la orientación que se le desee dar al modelo. El concepto de estructura organizacional se refiere al esqueleto o estructura orgánica del sistema; es decir, en el caso de una institución o una empresa, incluirá variables tales como: la definición, documentación de puestos, personal, definición de líneas de autoridad formales e informales y, en general, todo lo frecuentemente aparece en organigramas y otros modelos ya conocidos de este concepto. Por otra parte, la dinámica implícita en un sistema se podría representar en términos de dos conceptos adicionales: flujos de información y procedimientos. Esa dinámica a menudo llamada funcionamiento, debe estar sujeta a las restricciones impuestas por estructura organizacional del sistema.

5 El procesamiento de esta información por medio de una serie de actividades enlazadas, es la base fundamental del concepto de procedimientos, el cual también se refiere a variables o parámetros tales como tipo de procedimientos, costo, sistematización y automatización. El cuarto concepto, el ambiente e decisión, se refiere a todos aquellos factores humanos, físicos y económicos que condicionan la toma de decisiones. Cuando el sistema se refiere a una institución, ya sea pública o privada, el ejecutor de la decisión es el elemento humano y la interacción con el ambiente relacionado a este proceso está englobada por este concepto. Tal vez se pudiera hablar de un último concepto: la interacción entre los conceptos antes mencionados. De cualquier forma, esta interacción es un elemento clave en la definición de cualquier sistema y se refiere a todos aquellos factores que se pudieran considerar como traslapes entre los conceptos bases. Con base en el marco conceptual anterior, el lector debe poder pensar en cualquier sistema de interés y lograr la definición del mismo en términos de los conceptos ya descritos. Esto establece la base fundamental para la modelación más concreta del sistema, ya sea en forma matemática, física u otra.

6 Estrategia para el desarrollo de sistemas. Habiendo logrado la representación conceptual del sistema, el siguiente paso es el desarrollo del mismo. Para esto se requiere una metodología. Se define como una metodología al plan de acción que ofrece dirección, orientación y enfoque para el logro de un objetivo. Cómo se formula en la práctica una metodología? Existen dos aspectos básicos para lograrlo: la programación de subobjetivos y la programación de actividades. El propósito aquí es definir y enlazar de la mejor manera posible todas aquellas tareas o acciones que se requieran para el logro del objetivo. El concepto de mejor se definiría de diferentes formas, según sea el problema, es decir, podría significar la minimización de costos, la minimización de tiempos, la capacitación del personal involucrado, etc. El nivel de detalle al que sería necesario llegar en la descripción de estas acciones o actividades varían según la aplicación. A menudo se utiliza el concepto de etapas y fases para separar grupos de actividades con características comunes. Así para el desarrollo de un sistema se habla de una primera fase de capacitación, en la cual todas las actividades se orientan al enfrentamiento de los recursos humanos del sistema; la segunda fase de captación de información es aquella en la que todas las acciones van encaminadas a obtener información (entrevistas, cuestionarios, etc.) La metodología que se requiere para el desarrollo de un sistema debe ser la misma tanto en la situación en que el sistema ya existe como en la que no existe; lo que si varia es el tipo de actividades que se requieren en uno y otro caso. Por otra parte generalmente la programación de subobjetivos no se considera en la definición de una metodología, a pesar de que este aspecto es el más importante para el control de la misma. Un subobjetivo que existe en un conjunto único de subobjetivos que definen el objetivo global, pues éste podría

7 descomponerse en varias formas y generar diferentes grupos de subobjetivos. Sin embargo, habiendo hecho una definición del conjunto de subobjetivos más atractivo, se puede afirmar que éstos no cambiarán durante ninguna fase de la metodología, cosa que si pudiera suceder con las actividades. La metodología que se requiere para el desarrollo de un sistema debe ser la misma tanto en la situación en el que el sistema ya existe como en lo que no existe; lo que si varía es el tipo de actividades que se requieran en uno y otro caso. Cuando el sistema no existe, hay que crearlo con base en la conceptualización particular definida por el sistema; cuando existe, hay que modificarlo para lograr uno mejor. En ambos casos, la metodología de desarrollo de sistema tendría el mismo objetivo: lograr el mejor sistema posible acuerdo a cierto criterio. Es importante destacar que este concepto para ilustrar el hecho que la metodología de sistemas es equivalente a una estrategia de acción continua que se aplica a cualquier sistema, independientemente de la etapa de evolución en que éste se encuentre. Consideraciones sobre la implementación de un cambio en una institución. La implementación de cambio no es una labor trivial. Se requiere no sólo de personal con gran habilidad para comunicar, convencer, enseñar e implementar, sino de una estrategia adecuada de participación y capacitación gradual del personal que absorberá el cambio. Esta estrategia debe ser de gran flexibilidad y simplicidad; es decir su adaptación a diferentes situaciones y su costo deberán ser las dos principales consideraciones del analista de sistemas. Aunque depende de la importancia que se le dé a los objetivos a largo plazo, las decisiones para la solución de esto dilemas sería diferente. Lo que es interesante aquí es analizar el impacto a corto plazo de la solución a un problema específico,

8 en los diferente componentes del sistema y el grado de flexibilidad o rigidez generado en estos debido a que dará una medida (aunque cualitativa) del costo a largo plazo de la solución a corto plazo. La metodología de sistemas tiende hacia la implementación de cambios jerarquizados éstos de acuerdo a prioridades que contemplan el corto, mediano, y largo plazo del sistema esto es simplemente consecuencia del punto de vista integral y la evaluación continua que esta metodología implica. Es fácil ver el organigrama de una empresa y opinar acerca del hecho del que es demasiado horizontal o demasiado vertical. Sin embargo, en la mayoría de los casos la efectividad de esta observación cualitativa y sin fundamento es casi nula, puesto que no se ha considerado el funcionamiento, e ambiente de decisión y las tendencias del crecimiento del sistema. Esto significa que en lugar de basarse en patrones generales de estructura comportamiento y en posibles predicciones sobre el futuro del sistema, la metodología de sistemas promueve una evaluación continua del mismo, permitiendo adaptar constantemente los diferentes componentes y haciendo uso máximo del concepto de prueba-error. Las consultorías organizacionales o de management tradicionalmente han ofrecido apoyo en componentes o aspectos específicos del sistema de una empresa o institución. Las asesorías sobre organización ofrecen diagnósticos específicos de definición y documentación de objetivos, funciones, actividades y políticas, evaluación de áreas específicas de la organización, desarrollo organizacional, organización por objetivos, entre otros.

9 Bibliografía Libro: EL ENFOQUE DE SISTEMAS Estrategias para su implementación Autor: Miguel A. Cárdenas Editorial: ICG

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