Establecer el mecanismo para evaluar y determinar los proveedores de materias primas e insumos que son confiables para la empresa.

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1 Página: 1 de OBJETIVO: Establecer el mecanismo para evaluar y determinar los proveedores de materias primas e insumos que son confiables para la empresa. 2. DEFINICIONES: Evaluación Técnica de proveedores: Verificación, durante el proceso de selección del contratista, del cumplimiento de los requisitos Técnicos establecidos en los términos de referencia. La evaluación técnica de proveedores de materia primas e insumos incluye: Ÿ Análisis de muestras, planos, etc que den evidencia de que el producto cumple con Ÿ las especificaciones establecidas en la norma de materia prima MP respectiva. Evaluación de otros aspectos técnicos considerados en los términos de referencia o pliegos de condiciones para la contratación. Cuando se considere conveniente puede incluirse en los términos de referencia o pliegos de condiciones requisitos del sistema de calidad del proveedor, los cuales se pueden evaluar verificando certificados de entidades certificadoras acreditadas o aplicando el formulario R2- En los términos de referencia de Materias primas e insumos debe incluirse las especificaciones de calidad del producto, anexando la norma de materia prima MP respectiva y debe establecerse las condiciones de evaluación de las mismas durante el proceso de selección, teniendo en cuenta lo establecido en este procedimiento. Muestras para evaluación: Aquellas muestras que se someten a análisis con el fin de verificar si el proveedor esta en condiciones de suministrar un producto conforme. 3. PROCEDIMIENTO: Elaborado por: G.N.H.R. Prof. Univ Control de Insumos y Producto M.EJ.G. Jefa Div. Calidad y Control Aprobado por: O.R.T Subgerente General Técnico

2 Página: 2 de 10 PASOS FLUJOGRAMA DESCRIPCION RESPONSABLE 1 2 En los estudios previos a cualquier contratación deben incluirse las especificaciones del producto y los factores de selección del contratista. Para materias primas e insumos debe considerarse la norma MP respectiva para definir las especificaciones e incluir como requisito de selección técnica la verificación del cumplimiento de las mismas para lo cual se requerira una muestra de acuerdo al numeral 4 de este procedimiento. Adicionalmente puede incluirse como factor de selección Coord. Compras y/o Comisiones y/o calificable el mayor o menor ajuste de la muestra de un proveedor a las funcionario competente para justificar especificaciones o el mejor o peor comportamiento de la muestra durante la necesidad de contratación los ensayos. También puede incluirse en la evaluación técnica Requisitos del Sistema de Calidad del proveedor verificables con certificados o mediante la aplicación del R2- NOTA: Cuando el proveedor haya sido evaluado y aprobado técnicamente en un proceso de contratación previa no será necesario solicitar muestras para evaluación, excepto cuando la calidad sea un factor de selección. La primera vez que un proveedor presenta oferta requiere evaluación de muestras. 3 El proveedor presenta la oferta economica y técnica como se le solicita y Proveedor Presentación de envia las muestras requeridas para evaluación ofertas y muestras 4 ESTUDIOS PREVIOS Solicitud de Ofertas o Terminos de Referencia Evaluación Muestra De acuerdo a la cuantia del contrato se aplica el numeral pertinente del procedimiento PG 009. En la solicitud de oferta o terminos de referencia, según el tipo de contrato, se debe incluir las condiciones técnicas establecidas en los estudios previos. La comisión tecnica evaluadora, con el apoyo de la División de Calidad realiza los analisis y evaluaciones establecidas para la aprobación y/o calificación de la muestra. Determina el cumplimiento de requisitos y si los términos de referencia o solicitud de oferta lo establecen la muestra de mayor ajuste o mejor comportamiento. Cuando se trate de evaluar comportamiento deben participar de los ensayos la División de Producción y la de Mantenimiento. En procesos donde no se ha asignado comisión Técnica el Coord de compras envia las muestras para análisis a la Div de Calidad. Representante Legal o su delegado Comisión Evaluadora, Div.de Calidad, Div.de Producción, Div. Ingeniería y Mto. 5 Analisis de ofertas o Verificación del cumplimiento de la totalidad de los requsitos ténicos Comisión Evaluadora Evaluación Técnica establecidos en la solicitud de oferta o los terminos de referencia. Puede incluir Requisitos del Sistema de Calidad del proveedor 6 Informe de Se elabora informe de evaluación técnica. Comisión Evaluadora Evaluación Tecnica 7 NO Cumple requisitos? 8 SI Aplica disposiciones En caso de incumplimiento de requisitos relacionados con establecidas especificaciones aplica disposiciones establecidas en los términos de Representante Legal o su delegado referencia o en la solicitud de oferta, 9 Continuación del De acuerdo a la cuantia del contrato se continua aplicando el numeral Responsables según PG2.001 proceso de pertinente del procedimiento PG 009. contratación 10 Contratación Elaboración, legalización y ejecución del contrato Representante Legal o su delegado FIN

3 Página: 3 de DISPOSICIONES 4.1 CALIFICACIÓN TECNICA La forma de obtener la calificación tecnica y la ponderación de la misma respecto a otros factores de selección se establece en los Estudios Previos. En los estudios previos, el no cumplimiento de requisitos de la muestra considerarse causal de la eliminación de la oferta. debe Cuando se evaluan varias muestras de diferentes proveedores debe establecerse un orden en cuanto al mayor o menor ajuste de las muestras a las especificaciones y/o mejor o peor comportamiento en la pruebas en campo. Cuando se considere en los factores de selección la evaluación del Sistema de Calidad se debe realizar visita a los posibles proveedores para aplicar el R2-PG011 Sistema de Calidad de proveedores. La calificación del sistema de calidad se determina aplicando el puntaje establecido para cada tipo de respuesta en modelo de puntajes del R2-PG011, se suma el puntaje par cada evaluación y se establece el porcentaje sobre el máximo puntaje posible. 4.2 MUESTRAS PREVIAS PARA EVALUACIÓN TECNICA DE ENVASE DE VIDRIO Se considera aprobada la muestra cuando se han aprobado planos. Para nuevos diseños de envase o cambios representativos en los existentes puede requerirse el ensayo en línea de una muestra en madera o en luxite. ENVASE OPALIZADO Se solicitan 120 unidades de cada una de las referencias a comprar. Para la evaluación por atributos se evalúa cada botella de la muestra aplicando la Norma MP 027 Envase Opalizado Se retiran 2 unidades por caja para analizar la posible contaminación interior con ácido fluorídrico de acuerdo con los ensayos planteados en la MP 027. Adicionalmente se lleva a la línea respectiva el total de la muestra evaluada por atributos dejándolas correr a través del proceso de envasado con el fin de observar su comportamiento en campo.

4 Página: 4 de 10 Las muestras deben comportarse adecuadamente en la linea cuando se evalúan de acuerdo a los criterios establecido en la norma MP.027 ENVASE TETRABRIK Se considera aprobada la muestra cuando se han aprobado los artes por parte del responsable del producto en el área comercial y la Jefe de División de Calidad. La aprobación de artes puede ser posterior a la contratación. ENVASE PET: El proveedor debe someter a aprobación los planos del envase y del terminado Muestra: 200 unidades de envase. Evaluación: Se evalua la muestra como se ha establecido en la norma MP7.019 aplicando criterios de aceptación y rechazo para un lote de 3201 a unidades. Es importante tener en cuenta la prueba de estabilidad de sabor y contenido de acetaldehido por 3 meses, como esta establecido en la norma. Si esta prueba se ha realizado con anterioridad al proceso de selección, el laboratorio de control de calidad certificara el resultado. ETIQUETAS Muestra: Se solicitan 1000 unidades de etiquetas del (los) producto y la (s) referencia más representativa en la contratación de acuerdo a la cantidad o dificultad de impresión, éstas deben ser elaboradas con características exigidas por la ILC de acuerdo al producto. Evaluación: Se aplican la norma MP7.021 ETIQUETA. Para la evaluación de atributos se aplican los criterios de Aceptación y rechazo de un tamaño de lote de a (muestra 500). Para la evaluación de variables se supone un lote de 300 paquetes. Adicionalmente se llevan a la linea aproximadamente 200 unidades y se evalúa el producto etiquetado. Las muestras deben comportarse adecuadamente en la linea cuando se evalúan de acuerdo a los criterios de evaluación de etiquetado establecido en la norma NP8.015.

5 Página: 5 de 10 Los datos se registran en los formatos correspondientes a la MP7.021 y NP8.015 y se anotan las condiciones del ensayo como estado de funcionamiento de la maquina y pegante usado. Artes: La aprobación de artes puede ser posterior a la aprobación del proveedor e inclusive a la contratación, pero se requiere la aprobación del arte antes de autorizar el pedido. La Licorera suministra muestras, diseños o cualquier otro tipo de información que le indique al proveedor el diseño y colores de la etiqueta. El proveedor envia 4 copias del arte para someterlo a aprobación en la División de Calidad. Una copia del arte se devuelve al cliente y las otras se mantiene en la Industria Licorera de Caldas. Las etiquetas de exportacion deben se aprobados también por el Coordinador de Ventas Internacionales. Cuando se trate de cambios en el diseño o nuevos productos, el arte debe ser aprobado por el comité de mercadeo. CAJAS DE CARTÓN Muestra: Se solicitan 125 unidades de cajas (con sus respectivas particiones) del (los) producto y la (s) referencia más representativa en la contratación de acuerdo a la cantidad o dificultad de fabricación, éstas deben ser elaboradas con características exigidas por la ILC de acuerdo al producto. Evaluación: Se evalua de acuerdo a lo establecido en la norma MP7.009 aplicando los criterios de aceptación o rechazo de un tamaño de lote de 1201 a Adicionalmente se llevan las cajas a la linea de envasado y se llenan con producto formando una estiba con ellas y colocando la estiba en parte inferor del arrume. Se deja el producto almacenado y se evalúa su comportamiento registrándolo en el reverso del R1-MP Puede adicionalmente enviarse las cajas a la bodega de un distribuidor y evaluar allí su comportamiento. Artes: La aprobación de artes puede ser posterior a la aprobación del proveedor e inclusive a la contratación, pero se requiere la aprobación del arte antes de autorizar el pedido. La Licorera suministra muestras, diseños o cualquier otro tipo de información que le indique al proveedor el diseño y colores del producto El proveedor somete las artes a

6 Página: 6 de 10 aprobación (4 copias). Una copia del arte se devuelve al proveedor y las otras se mantienen en la División de Calidad. Cuando se trate de cambios en el diseño o nuevos productos, el arte debe ser aprobado por el comité de mercadeo. CAPSULAS DE ALUMINIO Muestra: Se solicitan 3000 unidades capsula de 28 mm litografiadas con el producto más representativo de la contratación por la cantidad o dificultad de elaboración o impresión; para otras dimensiones de capsula se solicitan 1500 unidades. Evaluación: Se aplica la norma MP011 Capsulas de Aluminio, considerando los criterios de aceptación y rechazo de un lote de y más para cápsula de 28mm y un lote de a para otras cápsulas. Adicionalmente se lleva a la linea la totalidad de la muestra, se evalua su comportamiento general y se aplica la evaluación de capsulado a 10 muestras de cada cabezote de acuerdo al procedimiento PA7.100 Control de Capsulado. Es recomendable que el supervisor de la linea de envasados y el responsable de mantenimiento de esa área participen de la evaluación en linea y avalar el resultado. Artes: La aprobación de artes puede ser posterior a la aprobación del proveedor e inclusive a la contratación, pero se requiere la aprobación del arte antes de autorizar el pedido. La Licorera suministra muestras, diseños o cualquier otro tipo de información que le indique al proveedor el diseño y colores del producto El proveedor somete a aprobación 4 copias de los planos y artes. Una copia del arte se devuelve al cliente y las otras se mantiene en la División de Calidad. Cuando se trate de cambios en el diseño o nuevos productos, el arte debe ser aprobado por el comité de mercadeo. ADHESIVO PARA ETIQUETAS Muestra: 20 Kg en las condiciones de empaque establecidas.

7 Página: 7 de 10 Evaluación: De acuerdo a lo establecido en la norma MP Los 20 Kg se evaluan en la planta de envasado preferiblemente en varias lineas de alta velocidad. Se debe dejar registro de las observaciones. El supervisor de la linea de envasados y el responsable de mantenimiento de esa área deben participar de la evaluación en linea y avalar el resultado. CINTA ADHESIVA Muestra y Evaluación: Tres rollos, de acuerdo a lo establecido en la norma MP7.013 Artes: Seran aprobados por el profesional Universitario de Control de Insumos y Productos terminados. TAPA DE SEGURIDAD Muestra: El proveedor debe suministrar una muestra de 1000 unidades litografiada con el producto más representativo de la contratación por la cantidad o la dificultad de su fabricación. Evaluación: Se aplica la norma MP7.032 Tapas de Seguridad, considerando los criterios de aceptación y rechazo de un lote de a Adicionalmente se lleva a la linea la totalidad de la muestra, se evalúa su comportamiento general. Es recomendable que el supervisor de la linea de envasados y el responsable de mantenimiento de esa área participen de la evaluación en linea y avalar el resultado. Artes: La aprobación de artes puede ser posterior a la aprobación del proveedor e inclusive a la contratación, pero se requiere la aprobación del arte antes de autorizar el pedido. La Licorera suministra muestras, diseños o cualquier otro tipo de información que le indique al proveedor el diseño y colores del producto El proveedor somete a aprobación los planos y artes. Una copia del arte se devuelve al cliente y la otra se mantiene en la División de Calidad. Cuando se trate de cambios en el diseño o nuevos productos, el arte debe ser aprobado por el comité de mercadeo. CAJAS PLEGADIZAS

8 Página: 8 de 10 Se solicita una muestra impresa de 20 cajas, a las cuales se evalua la impresión de acuerdo al diseño aprobado por el Área Comercial y se someten a pruebas de funcionalidad (armado y ajuste al producto). COPAS DE VIDRIO Muestra: El proveedor debe suministrar una muestra de 20 unidades litografiada con el producto más representativo de la contratación por la cantidad o la dificultad de su fabricación. Evaluación: Se aplica la norma MP7.015 Copas de vidrio, considerando los criterios de aceptación y rechazo de un lote de 281 a 500 unidades Adicionalmente se someten a pruebas de funcionalidad en cuanto a ajuste al producto al empaque. Artes: La aprobación de artes puede ser posterior a la aprobación del proveedor e inclusive a la contratación, pero se requiere la aprobación del arte antes de autorizar el pedido. La Licorera suministra muestras, diseños o cualquier otro tipo de información que le indique al proveedor el diseño y colores del producto El proveedor somete a aprobación los planos y artes. Una copia del arte se devuelve al cliente y la otra se mantiene en la División de Calidad. Cuando se trate de cambios en el diseño o nuevos productos, el arte debe ser aprobado por el comité ESENCIAS Y EXTRACTO DE CAFÉ Con el fin de mantener las características de los productos, los proveedores serán aquellos que hayan sido seleccionados durante el desarrollo del producto. Cuando haya sido seleccionado el producto, el proveedor suministra las fichas técnicas para realizar el control en la recepción. PRODUCTOS QUÍMICOS (Ácido Sulfúrico, Dietil Ftalato, Hidróxido de Sodio, Fostato de Amonio, Urea, Sal Industrial, Cloro Gaseoso, etc) El tamaño de la muestra será de aproximadamente 500 g y en la evaluación deben cumplir los parámetros establecidos en las normas de materiales de la ILC.

9 Página: 9 de 10 ADITIVOS PARA TORRE DE ENFRIAMIENTO, ANTIESPUMANTE, ADITIVOS PARA CALDERAS Estos productos se seleccionan después de haber realizado pruebas exhaustivas de comportamiento para las cuales el Coordinador de Area de Destilación establecerá acuerdos con el posible proveedor acerca del tamaño de la muestra y el tiempo en que se desarrollarán las pruebas. Una vez realizado las pruebas y aprobado el producto, éste se considerará como único. Cualquier ensayo con otro producto que pudiera sustituírlo deberá ser aprobado previamente por el Subgerente Técnico. Cuando haya sido seleccionado el producto, por el Coordinador de Area de Destilación este informa a la División de Calidad y suministra las fichas técnicas para realizar el control en la recepción. GLUCOSA, GLICERINA, CARAMELO, AZUCAR, ALGARROBA Y UVA PASA Muestra: Se requiere un (1) Kg de producto Evaluación : El producto debe cumplir lo establecido en la norma MP respectiva cuando se apliquen las pruebas alli estipuldas. Tambien se hara una preparación del producto más representativo de aquellos en los cuales será aplicado y se haran pruebas sensoriales y de estabilidad del producto. AMARILLO HUEVO Muestra: Se requiere 50 g de producto Evaluación :El producto debe cumplir lo establecido en la norma MP respectiva cuando se apliquen las pruebas alli estipuldas. Tambien se hara una preparación del producto más representativo de aquellos en los cuales será aplicado y se haran pruebas sensoriales y de estabilidad del producto. 4.3 EVALUACIÓN DE MUESTRAS PREVIAS A LA(S) ENTREGA(S) Independientemente de este proceso de aprobación, para algunas materias primas o insumos puede estipularse en el contrato o solicitarse que antes de realizar los despachos se someta a aprobación muestras preembarque.

10 Página: 10 de 10 Durante la ejecución del contrato es recomendable que cuando un proveedor de etiquetas o cualquier insumo que lleve impresión vaya a imprimir por primera vez la etiqueta un funcionario del Área de Calidad apruebe los colores en la planta del proveedor y establezca allí un carta de colores. 4.4 DISPOSICIONES PARA ESENCIAS Cuando se vaya a desarrollar un nuevo producto que conlleve la utilización de sabores, esencias o aditivos especiales el coordinador de área de Elaboración de Licores solicitará muestras en cantidades convenientes a diferentes productores con el fin de utilizarlas en la elaboración de muestras de licor que serán posteriormente sometidas a evaluaciones comparativas de paneles de evaluación sensorial y de consumidor. La muestra de licor elegida determina la marca y referencia de la esencia así como la cantidad ( de acuerdo al nivel de aplicabilidad) Las esencias requieren muestra preembarque al despacho.