Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Coordinación de Asesores

Transcripción

1 Página 1 de 26 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Coordinación de Asesores Cuernavaca, Mor. a 03 de octubre de 2013

2 Página 2 de 26 CONTENIDO: Página I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3 II. INTRODUCCIÓN 4 III. OBJETIVO 5 IV. MARCO JURÍDICO 6 V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7 VI. ORGANIGRAMA 8 VII. ESTRUCTURA ORGANICA 9 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10 IX. POLÍTICAS 18 X. PROCEDIMIENTOS Solicitud de asesorías XI. DIRECTORIO 24 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 25 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 26

3 Página 3 de 26 I. HOJA DE AUTORIZACIÓN AUTORIZÓ Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 188 fracción XII y Art. 194 fracción XI del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos; publicado el 26 de diciembre de 2012 en el Periódico Oficial Tierra y Libertad, número 5053, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Coordinación de Asesores, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal. Jorge Morales Barud Presidente Municipal APROBÓ María de la Luz Fernández Lugo Secretaría de Administración ELABORÓ Alfredo de la Torre y Martínez Coordinador de Asesores Fecha de Autorización Vo. Bo. Director General de Informática y Desarrollo Administrativo VERSIÓN (año) No. de paginas Oct-2013 Roberto Rodolfo Soto Tapia

4 Página 4 de 26 II. INTRODUCCIÓN La Coordinación de Asesores es una unidad administrativa constituida para asesorar al Presidente Municipal en el seguimiento y desahogo de asuntos emanados de las facultades que le confieren las leyes y reglamentos aplicables; en coordinar y articular trabajos de la administración pública municipal, así como en la coordinación de proyectos específicos que brinden solución a la problemática y necesidades de la población. Por la importancia que la labor de la Coordinación de Asesores tiene en la toma de decisiones, es necesario contar con una estructura orgánica y procesos estratégicos que permita otorgar el servicio eficaz y eficientemente a la ciudadanía. Por lo anterior, es necesario contar con un manual que sirva como documento de control y regulación de la actuación y operatividad de quienes integran esta Coordinación de Asesores. El presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Coordinación de Asesores, contiene información sobre la estructura orgánica, atribuciones, responsabilidades, objetivos y procesos estratégicos que en esta coordinación se desarrollan, detallando las funciones y la responsabilidad que cada integrante tiene con el fin de evitar duplicidad y de que conozcan la dirección que deben dar a sus actividades para alcanzar la excelencia en su desempeño. Las actividades se distribuyen de acuerdo a los puestos que integran esta Coordinación, por lo tanto las acciones que se realizan son distribuidas según el campo de acción de cada puesto.

5 Página 5 de 26 III. OBJETIVO El objetivo del presente manual es dar a conocer de forma detallada, clara y precisa las atribuciones y procesos que la Coordinación de Asesores realiza, con la finalidad de que quienes en ella laboran puedan desarrollar sus funciones eficaz y eficientemente y así otorgar asesorías oportunas.

6 Página 6 de 26 IV. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos 3. Código Civil del Estado de Morelos 4. Código Procesal Civil del Estado de Morelos 5. Código de Comercio 6. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos 7. Ley Estatal de Planeación 8. Ley de Entrega Recepción de la administración Pública para el Estado de Morelos y sus Municipios 9. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos 10. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos 11. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos 12. Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Morelos 13. Plan Municipal de Desarrollo Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca Morelos. 15. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal 16. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos. 17. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos 18. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Coordinación de Asesores. 19. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observancia general en el ámbito de su competencia.

7 Página 7 de 26 V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES MISIÓN Asesorar eficiente y eficazmente al Presidente municipal y a los funcionarios de la administración pública municipal e impulsar proyectos específicos que generen avances en el desarrollo integral, armónico y sustentable de la ciudadanía de Cuernavaca, para mejorar su economía y su calidad de vida. VISIÓN Lograr que en el 2015, los bienes y servicios se distribuyan de manera oportuna para que la ciudadanía de Cuernavaca, aproveche las oportunidades de desarrollo que se presenten y que redunde en la satisfacción ciudadana. VALORES Compromiso Disciplina Responsabilidad Lealtad Transparencia Honestidad Amabilidad Trabajo en equipo Eficiencia

8 Página 8 de 26 VI.-ORGANIGRAMA Coordinador de Asesores Asistente Coordinador general Asesor ELABORÓ Alfredo de la Torre y Martínez Coordinador de Asesores AUTORIZÓ Jorge Morales Barud Presidente Municipal FECHA DE AUTORIZACIÓN: 03 de Octubre de 2013

9 Página 9 de 26 VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA Categoría Plaza P u e s t o Nombre Subtotal Total CF02019 Coordinador de Asesores Alfredo de la Torre y Martínez 1 CF03003 Asistente Emerenciana Rodríguez Alcocer 1 CF02003 Coordinador general Rafael Cepeda Aguilar 1 PO1011 Asesor Amado López Delgado 1 4 TOTAL 4

10 Página 10 de 26 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Coordinador de Asesores JEFE INMEDIATO Presidente Municipal PERSONAL A SU CARGO Asistente Coordinador general Asesor FUNCIONES PRINCIPALES I. Asesorar al Presidente en los asuntos que éste le encomiende; II. III. IV. Proponer proyectos específicos para la solución de la problemática en el Municipio con visión de largo plazo; Prestar a las Dependencias de la administración pública municipal, centralizada o descentralizada, el apoyo que requieran para el desempeño de sus funciones; Coordinar el trabajo de los expertos y consultores externos en la implementación de soluciones, y V. Las demás que expresamente le confiera el Presidente Municipal.

11 Página 11 de 26 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Coordinador de Asesores ESCOLARIDAD Licenciatura CONOCIMIENTOS ESPECIALES Implementación de proyectos Estadísticos Manejo de situaciones políticas y sociales EXPERIENCIA LABORAL 3 años CONDICIONES DE TRABAJO Oficina Trabajo bajo presión ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD Liderazgo Sensibilidad social Facilidad de palabra Responsabilidad Eficiente y eficaz Transparencia Honestidad Alta ESFUERZO Mental

12 Página 12 de 26 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Asistente JEFE INMEDIATO Coordinador de Asesores PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES I. Recabar información de proyectos a implementar. II. III. IV. Dar seguimiento a los acuerdos de los proyectos presentados. Diseñar proyectos en paqueterías de office para presentarlos al Presidente municipal. Archivo de expedientes de la Coordinación de Asesores. V. Y las demás que el Coordinador de Asesores encomiende.

13 Página 13 de 26 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Asistente ESCOLARIDAD Licenciatura o carrera técnica CONOCIMIENTOS ESPECIALES Manejo de equipo de cómputo. Análisis y procesamiento de datos Implementación de proyectos. EXPERIENCIA LABORAL 1 año CONDICIONES DE TRABAJO Oficina Trabajo de campo Trabajo bajo presión Disposición de horario ACTITUD / PERSONALIDAD Responsable Puntual Honesto NIVEL DE RESPONSABILIDAD Media ESFUERZO Mental - Físico

14 Página 14 de 26 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Coordinador General JEFE INMEDIATO Coordinador de Asesores PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES I. Proponer soluciones a la problemática que se presente en el municipio, así como en el desempeño operativo de los funcionarios de las dependencias de la administración pública municipal, para solventar solicitudes de asesoría. II. III. IV. VI. Promover proyectos para eficientar el desempeño de los servidores públicos municipales así como para el desarrollo del municipio. Convocar a reuniones de trabajo que le encomiende el Coordinador de Asesores, para emitir y supervisar asesorías a las dependencias de la administración pública municipal. Investigar y tramitar proyectos que generen un apoyo a la economía de la ciudadanía del municipio. Las demás que expresamente le confiera el Coordinador de Asesores.

15 Página 15 de 26 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Coordinador General ESCOLARIDAD Licenciatura CONOCIMIENTOS ESPECIALES Administración pública Implementación de proyectos Estadísticos Manejo de situaciones políticas y sociales Programas gubernamentales. Análisis y procesamiento de datos. EXPERIENCIA LABORAL 2 años CONDICIONES DE TRABAJO Oficina Trabajo bajo presión ACTITUD / PERSONALIDAD Liderazgo Sensibilidad social Facilidad de palabra Responsabilidad Honestidad NIVEL DE RESPONSABILIDAD Medio ESFUERZO Mental

16 Página 16 de 26 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Asesor JEFE INMEDIATO Coordinador de Asesores PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES I. Realiza estudios de campo sobre problemática de los mercados municipales. II. Elaborar propuestas de mejora en mercados municipales III. Y las demás que el Coordinador de Asesores encomiende.

17 Página 17 de 26 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Asesor ESCOLARIDAD Licenciatura CONOCIMIENTOS ESPECIALES Análisis de proyectos Manejo de proyectos Relaciones humanas Proceso administrativo Toma de decisiones Relaciones públicas EXPERIENCIA LABORAL 2 años Manejo de paquetería Office CONDICIONES DE TRABAJO Oficina Trabajo de campo Trabajo bajo presión Disponibilidad de horario ACTITUD / PERSONALIDAD Responsable Puntual Honesto NIVEL DE RESPONSABILIDAD Media ESFUERZO Mental

18 Página 18 de 26 IX. POLÍTICAS 1. Las solicitudes de asesoría, deberá presentarse con cinco días de anticipación a la fecha de la aplicación. 2. Las solicitudes de asesoría relacionadas con proyectos tendrán respuesta a más tardar en 15 días, tiempo en el cual se estructurará el proyecto. 3. El trámite de la gestión de recursos económicos para los proyectos emanados de la asesoría, será efectuado por la Dependencia solicitante. 4. Las solicitudes de asesoría pueden efectuarse por escrito, sistemas electrónicos o de forma verbal.

19 Clave: PR-PM-CA-01 Página 19 de 26 X. PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE ASESORÍAS 1.- Propósito: Facilitar la toma de decisiones tanto del Presidente Municipal como de los directivos de las áreas que conforman la administración municipal. 2.- Alcance: Presidente Municipal Sindicatura municipal Secretarías 3.-Referencia: Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Reglamento del Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos Manual de Organización y Procedimientos de las áreas que conforman la Administración Municipal. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observancia general en el ámbito de su competencia. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad del Coordinador de Asesores la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento.

20 Clave: PR-PM-CA-01 Página 20 de Definiciones: Asesoría menor: Emitir opinión de un proyecto, trámite, actividad cotidiana o de problemas municipales, para lo cual no se necesita documentar. Asesoría mayor: Asesoría donde es necesario recabar y procesar información para dar solución a una problemática, para la cual se necesita implementar un proyecto y/o proceso o replanteamiento del existente. 6.- Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.

21 Clave: PR-PM-CA-01 Página 21 de 26 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE ASESORÍAS TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD Asistente Coordinador de Asesores Coordinador general y/o Asesor INICIO 1 día Actividad 1 1 Recibir solicitud de asesoría Oficio de solicitud 2 Definir tipo de Asesoría 1 día Actividades 2 y 3 Asesoría menor Emitir opinión al solicitante 3 1 día Actividad 4 5 días Actividades 5 y 6 2 días Actividades 7 y 8 Diseñar proyecto en paquetería de office 7 Enviar información para autorización 8 Asesoría mayor Se turna al Coordinador general y/o asesor 4 9 Presentar información al solicitante y/o Presidente Municipal Oficio de solicitud 5 Investigar y recabar información Turnar información para procesamiento 6 Doctos. con informac. del tema Especificaciones 2 días Actividades 9 y 10 1 día Actividad 11 2 días Actividades 12 y13 Hasta concluir Actividad Notificar al solicitante y archivar Dar seguimiento al proyecto o proceso 14 No La informac iónes aprobad a? 10 Si Convocar a reunión para definir participantes y 12 actividades 13 Implementar proyecto o proceso FIN

22 Clave: PR-PM-CA-01 Página 22 de 26 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE ASESORIAS Paso Responsable Actividad 1 2 Asistente (A) Coordinador de Asesores (CA) 3 CA 4 CA 5 Coordinador general y/o Asesor (CG-A) 6 CG-A 7 A 8 A 9 CA 10 CA 11 A Recibe solicitud, registra en bitácora de solicitudes y turna al Coordinador de Asesores. Analiza la solicitud y define si requiere documentarse para determinar si es una asesoría menor o mayor Asesoría menor, emite opinión y sugerencias al solicitante. Asesoría mayor, turna al Coordinador general y/o asesor para documentarla y elaborar el proyecto o procesos procedentes. Investiga y recaba toda la información necesaria para elaborar el proyecto o proceso Turna la información al asistente para su procesamiento y diseño. Analiza las especificaciones y elabora presentación en paquetería de office así como los manuales con los procesos o proyectos. Entrega información procesada para que se envíe a aprobación. Entrega información al Presidente Municipal, funcionarios de las dependencias de la administración pública municipal etc. La información es aprobada? Si, pasa a la actividad 12. No, pasa a la actividad 11 Notificar a quien solicitó la asesoría y archiva información correspondiente. Documento De Trabajo (clave) Bitácora Oficio de solicitud de asesoría Documentos con información del tema Especificaciones Carpetas Sistemas electrónicos Carpetas Carpetas Sistemas electrónicos 12 CG-A Convoca a una reunión con todos los participante y entrega actividades (Capacitación) 13 CG-A Se implementa y desarrolla el proyecto o proceso. 14 A Da seguimiento del proyecto o proceso y registra en la bitácora de solicitudes los avances hasta su conclusión. Con esta actividad termina el procedimiento.

23 Clave: PR-PM-CA-01 Página 23 de 26 REGISTRO DE CALIDAD No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia Tiempo de retención 1 Oficio de solicitud de asesoría Coordinador de Asesores Indefinido 2 Documentos con información del tema Especificaciones Coordinador de Asesores Indefinido ANEXOS Anexo No 1 2 Documento Carpetas Sistemas electrónicos Bitácora Clave S/C S/C

24 Página 24 de 26 XI. DIRECTORIO Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial Alfredo de la Torre y Martínez Coordinador de Asesores Emerenciana Rodríguez Alcocer Asistente Ext Ext Calle Motolinía No. 2, Col. Centro de Cuernavaca, Mor. Calle Motolinía No. 2, Col. Centro de Cuernavaca, Mor.

25 Página 25 de 26 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION 11 de marzo de de Octubre de 2013 PARTICIPANTES Alfredo de la Torre y Martínez PUESTO Coordinador de Asesores Emerenciana Rodríguez Alcocer Asistente Ricardo Díaz Vázquez Director de Modernización Administrativa Emigdio González Galindo Técnico Informático Ricardo Díaz Vázquez Titular de la Dirección de Modernización Administrativa Emigdio González Galindo Técnico Informático Asesor Designado de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo Alfredo de la Torre y Martínez Coordinador de Asesores Responsable de la organización del Manual de Organización, Políticas y Procedimientos

26 Página 26 de 26 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA: Apartado Todos Motivo del Cambio Elaboración del Manual versión 2013 Fecha de Vigencia 03 de Octubre de 2013 Puesto Nombre y Firma Coordinador de Asesores Alfredo de la Torre y Martínez Vo Bo de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo Roberto Rodolfo Soto Tapia