SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT

Transcripción

1 SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO Unidad Administrativa Responsable de su Elaboración DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO Fecha de Elaboración 26 NOVIEMBRE 2012 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 0

2 CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN... 2 II. OBJETIVO DEL MANUAL...3 III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Servicios de Mantenimiento y Conservación a Hospitales... 5 a) Objetivo del Procedimiento..6 b) Normas del Procedimiento...7 c) Descripción del Procedimiento.8 d) Diagrama de Flujo Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y Oficina...13 a) Objetivo del Procedimiento..14 b) Normas del Procedimiento...15 c) Descripción del Procedimiento...16 d) Diagrama de Flujo..17 IV. ANEXOS V. GLOSARIO DE TERMINOS FIRMAS DE APROBACIÓN 24 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1

3 I. INTRODUCCIÓN El presente manual proporcionará al personal del Departamento de Conservación y Mantenimiento, información clara y sencilla, de los procedimientos a desarrollar para cumplir de manera eficaz con las funciones encomendadas a cada una de las áreas que integran la estructura orgánica. El documento consta de: Identificación, Contenido, Introducción, Objetivo del Manual, Presentación de los Procedimientos, Desarrollo de los Procedimientos, Nombre y Objetivo del Procedimiento, Normas de Operación, Descripción del Procedimiento, Diagrama de flujo del Procedimiento, Formas y Otros documentos, Glosario de términos y la Autorización. En su desarrollo, cada procedimiento, contempla su objetivo específico, las normas de operación, la descripción secuencial de las actividades por cada una de las áreas responsables, y el diagrama de flujo que muestra la imagen de la ruta a seguir. La elaboración e integración del presente manual se logró con la participación directa de cada una de las áreas, al desarrollar sus propios procedimientos, observando la metodología y lineamientos emitidos por la Contraloría General de Gobierno. Su observancia estricta será a partir de la fecha de autorización por la Junta de Gobierno, y su actualización será responsabilidad del área donde se desarrolle el procedimiento con la validación de la Dirección de Planeación. Con el propósito de contar con una Administración dinámica y activa para dar respuesta inmediata a las necesidades actuales de la infraestructura física en Salud, de Servicios de Salud de Nayarit; se ha dado a la tarea de desarrollar permanentemente Programas de Modernización y Simplificación Administrativa, que permitan eficientar las operaciones del Departamento de Conservación y Mantenimiento. Por esta razón, se elaboran, integran y se difunden los Manuales de Procedimientos, Instrumentos Técnicos Administrativos, que facilitan el cumplimiento de las funciones, la desconcentración de Actividades y el logro eficiente de los Objetivos Institucionales. El presente Manual de Procedimientos fue elaborado por el Departamento de Conservación y Mantenimiento, en el cual se describen los Objetivos, Políticas y Actividades de cada uno de los procedimientos que se llevan a cabo en este Departamento. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2

4 II OBJETIVO DEL MANUAL Disponer de un instrumento administrativo, que muestre las rutas de actividades propias de cada una de las áreas, que forman la estructura orgánica del Departamento de Conservación y Mantenimiento, a fin de cumplir de la mejor manera con las responsabilidades asignadas al personal, y a su vez optimizar los recursos disponibles. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3

5 III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4

6 Nombre del Procedimiento: Servicios de Mantenimiento programados a Hospitales MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5

7 UNIDAD RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento. PROCEDIMIENTO: Servicios de Mantenimiento programados a Hospitales OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Dar a conocer a los Directores, Administradores y personal Operativo de los Hospitales, mediante un fluxograma, el funcionamiento a los equipos electromecánicos, rayos x, imagenología, médico, inmuebles e instalaciones, para otorgar una mejor atención a la población abierta en materia de salud pública. Equipos Electromecánicos Digitales Equipos de Rayos X (Imagenología) Equipo Médico Inmuebles MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 6

8 UNIDAD RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento. PROCEDIMIENTO: Servicios de Mantenimiento programados a Hospitales, Equipo Electromecánico, Rayos X, Médico e Inmuebles. NORMAS DE OPERACIÓN Para resolver los problemas de Mantenimiento Preventivo, Correctivo y Correctivo Mayor, el jefe del Departamento de Conservación y Mantenimiento, Coordinador Administrativo y personal de apoyo de esta área realizarán los levantamientos necesarios de manera conjunta con los Directores y/o Jefes de Mantenimiento de los Hospitales., para elaborar un catálogo de conceptos de acuerdo a las necesidades propias del edificio, instalaciones y equipamiento e iniciar la presupuestación de los servicios requeridos, con proveedores de los servicios requeridos, con proveedores locales y fuera de esta. Una vez concluidos los trabajos de presupuestación, se inicia con la fase de integración del expediente Técnico-Económico, en el cual deberá ser terminado en un periodo no mayor de 21 a 30 días hábiles ò dependiendo el presupuesto autorizado para cada hospital. Una vez concluidos los expedientes se envían a la Secretaría de Planeación, Secretaría de Obras Públicas y/o Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de los Servicios de Salud de Nayarit. El personal de la Secretaría de Obras Públicas, así como el de Recursos Materiales y/o Servicios Generales, llevarán a cabo los procedimientos de licitación, hasta la adjudicación del Contrato correspondiente. Personal técnico del Departamento de Conservación y Mantenimiento realizarán la supervisión y control de los trabajos a ejecutar. Todas las acciones de Mantenimiento y Conservación estarán apegadas de acuerdo a la normatividad vigente en la materia (Seguro Popular, Ramo XXIII) De acuerdo al programa de Inversión a ejecutarse. El personal del Departamento de Conservación y Mantenimiento deberá estar en constante capacitación para eficientar la calidad del Servicio. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 7

9 FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPARTAMENTO: Conservación y ÁREA: Administración Mantenimiento. PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM Jefe del 1 Recibe de la Subdirector de Recursos Humanos, Departamento de Conservación y Mantenimiento la programación Conservación y de inversión Federal y/o Estatal para el inicio de Mantenimiento la integración de los expedientes técnicos para conservación y mantenimiento de la infraestructura física en salud. FORMA O DOCUMENTO Coordinador Administrativo y Área de Apoyo 2 Analiza de manera conjunta el programa y se inicia con los levantamientos de las necesidades del inmueble, así como de sus instalaciones para resolver los problemas con recursos de este programa. Área de Apoyo Jefe del Departamento de Conservación y Mantenimiento 3 Integra los s Técnicos-Económicos, (Generación de volúmenes de Obra Electromecánica y/o Civil, Catalogo de Conceptos, Presupuesto Base, para realizar la Obra y/o Servicio). Nota: Ing. Civil, Arquitecto e Ing. Eléctrico. 4 Recibe el Técnico y se validan firmando: Subdirector de Recursos Humanos Conservación y Mantenimiento, Director de Administración y Director General. Director General 5 Firma y valida expediente completo. Jefe del Departamento de Conservación y Mantenimiento 6 Envía expediente a otras Secretarías para que se publique la convocatoria correspondiente e iniciar con el procedimiento administrativo hasta la adjudicación del contrato. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8

10 FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPARTAMENTO: Conservación y ÁREA: Administración Mantenimiento. PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO NUM Contratistas 7 Inicia las Obras y/o Servicios. Área de Supervisión 8 Supervisa las Obras ò Servicios por parte de esta Secretaría (Departamento de Conservación y Mantenimiento) ò por la Secretaría de Obras Públicas y se autorizan las estimaciones que se generen para la liberación de su pago. Jefe del Departamento de Conservación y Mantenimiento 9 Elabora el finiquito y se Firman las actas de Entrega-Recepción de los trabajos ejecutados: Contratista Director del Hospital o mediante la intervención del Jefe del Departamento de Conservación y Mantenimiento. 10 Recibe el inmueble, así como sus instalaciones, equipamiento y sustitución de los mismos. Termina el Procedimiento. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 9

11 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE ÁREA: Administración DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y ÁREA DE APOYO ÁREA DE APOYO DIRECTOR GENERAL CONTRATISTA AREA DE SUPERVISIÓN SUPERVISIÓN técnico INICIO Recibe de la Subdirector de Recursos Humanos, Conservación y Mantenimiento la programación de inversión Federal y/o Estatal para el inicio de la integración de los expedientes técnicos para conservación y mantenimiento de la infraestructura física en salud. Recibe el Técnico y se validan firmando: Subdirector de Recursos Humanos Conservación y Mantenimiento, Director de Administración y Director General. 4 1 Analiza de manera conjunta el programa y se inicia con los levantamientos de las necesidades del inmueble, así como de sus instalaciones para resolver los problemas con recursos de este programa técnico 2 Integra los s Técnicos- Económicos, (Generación de volúmenes de Obra Electromecánica y/o Civil, Catalogo de Conceptos, Presupuesto Base, para realizar la Obra y/o Servicio). Nota: Ing. Civil, Arquitecto e Ing. Eléctrico. 3 5 Firma y valida expediente completo. A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 10

12 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE ÁREA: Administración DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y ÁREA DE APOYO ÁREA DE APOYO DIRECTOR GENERAL CONTRATISTA AREA DE SUPERVISIÓN SUPERVISIÓN Envía expediente a otras Secretarías para que se publique la convocatoria correspondiente e iniciar con el procedimiento administrativo hasta la adjudicación del contrato. A 6 7 Inicia las Obras y/o Servicios. 8 Supervisa las Obras ò Servicios por parte de esta Secretaría (Departamento de Conservación y Mantenimiento) ò por la Secretaría de Obras Públicas y se autorizan las estimaciones que se generen para la liberación de su pago. B MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 11

13 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE ÁREA: Administración DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y ÁREA DE APOYO ÁREA DE APOYO DIRECTOR GENERAL CONTRATISTA AREA DE SUPERVISIÓN SUPERVISIÓN 10 B Recibe el inmueble, así como sus instalaciones, equipamiento y sustitución de los mismos. 9 Elabora el finiquito y se Firman las actas de Entrega-Recepción de los trabajos ejecutados: TERMINA Contratista Director del Hospital o mediante la intervención del Jefe del Departamento de Conservación y Mantenimiento. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 12

14 Desarrollo del Procedimiento: Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y Oficina MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 13

15 UNIDAD RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento. PROCEDIMIENTO: Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y Equipo de Oficina Mediante Servicio Externo OBJETIVO Dar a conocer al personal encargado los pasos a seguir mediante fluxograma para la Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y de Oficina Mediante Servicio Externo. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 14

16 UNIDAD RESPONSABLE: Administración DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento. PROCEDIMIENTO: Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y de Oficina Mediante Servicio Externo NORMAS DE OPERACIÓN Todos los requerimientos de mantenimiento preventivo o correctivo mediante servicio externo atendidos por el Departamento de Conservación y Mantenimiento serán registrados debidamente en el formato Solicitud de Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo Los Responsables de las Diversas Áreas, reportarán e informarán al Departamento de Conservación y Mantenimiento, los desperfectos, fallas, daños o deterioros detectados en el mobiliario, maquinaria o equipo de oficina; así como de las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, gas, telefonía y plomería; solicitando de forma verbal, telefónica o escrita para su mantenimiento preventivo o correctivo. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 15

17 FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ÁREA: Administración DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento PROCEDIMIENTO: Reparación de mobiliario, equipo médico y de oficina mediante servicio externo. RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM Mantenimiento 1 Atienden de forma oportuna la solicitud de servicio de reparación o mantenimiento del equipo o inmueble de forma verbal, escrita o telefónica. 2 Los requerimientos de mantenimiento preventivo y correctivo mediante el servicio externo, serán registrados debidamente en el formato solicitud de reparación de mobiliario y equipo médico y de oficina mediante servicio externo en original y una copia. FORMA O DOCUMENTO Solicitud Solicitud formato 3 Entregará la copia a la administración para su trámite y la original se archiva para control. Dirección de Administración Mantenimiento Servicio Externo Mantenimiento 4 Realiza el trámite correspondiente para la autorización del servicio correctivo. 5 Entrega el mobiliario o equipo al servicio externo para su mantenimiento o reparación. 6 Procede a realizar el mantenimiento o reparación del mobiliario, equipo y/o inmueble. 7 Entrega al área solicitante el mobiliario, equipo y/o inmueble ya reparado. 8 Procede a tramitar la factura para su pago correspondiente a dicho servicio a la Dirección de Administración. Termina Procedimiento. Orden Orden Relación de Facturas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 16

18 FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles. DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento ÁREA: Administración MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN SERVICIO EXTERNO INICIA 1 Atienden de forma oportuna la solicitud de servicio de reparación o mantenimiento del equipo o inmueble de forma verbal, escrita o telefónica. Solicitud 2 Los requerimientos de mantenimiento preventivo y/o correctivo mediante el servicio externo, serán registrados debidamente en el formato solicitud de reparación de mobiliario y equipo médico y de oficina mediante servicio externo en original y una copia. solicitud reparación servicio externo 0 solicitud de servicio externo 1 solicitud servicio externo 0 Entregará la copia a la administración para su trámite y la original se archiva para control. A 3 solicitud servicio externo 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 17

19 FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles. DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento ÁREA: Administración MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN SERVICIO EXTERNO A 4 Realiza el trámite correspondiente para la autorización del servicio. Solicitud 5 6 Entrega el mobiliario o equipo al servicio externo para su mantenimiento o reparación. Procede a realizar el mantenimiento o reparación del mobiliario, equipo y/o inmueble. Solicitud Solicitud Al área correspondiente. Solicitud Procede a realizar el pago correspondiente a dicho servicio. solicitud servicio externo Entrega a la administración el mobiliario, equipo y/o inmueble ya reparado. Solicitud TERMINA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 18

20 IV. ANEXOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 19

21 SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT DR. GUSTAVO BAZ No. 33 FRACC. FRAY JUNIPERO SERRA, TEPIC, NAYARIT. R.F.C. SSN HJ7 DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO ORDEN DE SERVICIO EXTERNO FOLIO: FECHA PRESTADOR DE SERVICIO: ATENCION DOMICILIO: TELEFONO DESCRIPCION DEL EQUIPO HOSPITAL SERVICIO SOLICITADO OBSERVACIONES PROGRAMA ORDENO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 20

22 SELLO DE RECEPCION DEL DOCUMENTO NO. DE FOLIO HOJA 1 DE 1 FECHA DE ELABORACION DIA MES AÑO AREA SOLICITANTE DEPTO. CONSERVACION Y MANTENIMIENTO PARTIDA Renglón CLAVE DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD SOLICITADA OBSERVACIONES SOLICITO VoBo VALIDO AUTORIZO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECTOR DE ADMINISTRACION RESPONSABLE DE LA ADQUISICION Y ENTREGA DE INSUMOS JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 21

23 SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO SOLICITUD DE SERVICIO DATOS DEL SOLICITANTE INTERNO EXTERNO NOMBRE COMPLETO AREA DEPARTAMENTO DIRECCION A LA QUE PERTENECE FECHA DE RECEPCION SELLO DE RECEPCION DE LA SOLICITUD FECHA DE ELABORACION TEL.EXT. UBICACIÓN DEL SERVICIO HOJAS ANEXAS FOLIO No. No. DESCRIPCION DEL SERVICIO SOLICITADO PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPTO. DE CONSERV. Y MANTENIMIENTO (MATERIALES UTILIZADOS DURANTE EL SERVICIO) REALIZO TRABAJO (NOMBRE, FIRMA Y FECHA) SUPERVISO (NOMBRE Y FIRMA) OBSERVACIONES FIRMA DE CONFORMIDAD DE LOS TRABAJOS EJECUTADOS Vo. Bo. JEFE INMEDIATO VALIDO DEPTO. CONSERV. Y MANTENIMIENTO RESPONSABLE JEFE DEL DEPTO. DE CONSERV. Y MANTENIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 22

24 V. GLOSARIO DE TERMINOS ADMINISTRACION.- Es un conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social. BIENES INMUEBLES.- El que no puede ser traslado de un lugar a otro., dícese como el edificio y sus complementos. BIENES MUEBLES.- El que por sí propio o mediante una fuerza externa es movible o transportable de un lado a otro., como mobiliario y equipo de oficina y medico. CALIDAD.- Una serie de cuestionamiento hacia una mejora continúa. MANTENIMIENTO PREVENTIVO.- Trabajos que se realizan para prevenir detrimento de la contracción de un bien mueble e inmueble. el MANTENIMIENTO CORRECTIVO.- Trabajos que se realizan corregir el estado físico de un bien mueble e inmueble. ORDEN DE SERVICIO.- Formato SOLICITUD DE ADQUISICIONES.- Formato SOLICITUD DE SERVICIO.- Formato MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 23

25