CAPITULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACION

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1 77 RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN 1.- PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS. A continuación se presenta el análisis de los resultados obtenidos en la entrevistas estructuradas dirigidas a los 6 sujetos que integran la población, permitiendo obtener respuesta a los objetivos de la investigación. El análisis de los resultados se realizo a través de la evaluación de cada indicador con su respectivo ítem, dando a conocer la situación actual del Sistema de Control Interno de Inventario del Centro Venezolano Americano del Zulia CEVAZ, haciendo posible la obtención de información para complementar el diagnostico en el área de inventario. La información recabada se realizó por indicador y se presenta en forma clara, apoyada en tablas de doble entrada al tratarse de preguntas cerradas. Es importante mencionar que las preguntas abiertas no presentan tablas, ya que sus planteamientos están plasmados en respuestas claras y concretas expresadas por los entrevistados. Es necesario mencionar que con el fin de obtener información con mayor precisión y confiabilidad, se realizaron seis entrevistas, aplicada a la totalidad de la población, ya que contienen preguntas que pueden ser respondidas por todas las personas y cuya comparación hará posible un

2 análisis general del sistema de inventario. donde las respuestas contribuyen al logro de un diagnostico mas profundo. Una vez obtenidas las respuestas de las entrevistas, y tomando en consideración la guía de observación aplicada por el investigador, finalmente se realizó la discusión de los resultados de manera secuencial, dando inicio por cada objetivo especifico, sustentando el análisis con la conceptualizaciòn presentada en el marco teórico, posibilitando resultados, conclusiones y recomendaciones objetivas y claramente definidas ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS. Dimensión: Situación Actual de las Políticas y Normas del sistema de control de inventario. Sub.-Dimensión: Políticas Administrativas Indicador : Compras Tabla 1 Existencia de políticas Administrativas en cuanto a las Compras

3 Los datos aportados por la población, indican que existen en la institución, políticas establecidas para realizar las compras, lo que resulta favorable, ya que es importante que existan lineamientos por parte de la gerencia en función de una compra efectiva. Tabla 2 Realizan compras Anuales 79 SI 6 Tomando en consideración la respuestas obtenidas, el total de la población, contesto que no se realizan compras anuales, reflejando que la institución posee políticas administrativas definidas con el fin de evitar obsolescencia de la mercancía. Indicador : Recepción Tabla 3 Existencia de políticas Administrativa de Recepción

4 80 Según los entrevistados las políticas de recepción de mercancía, que son adecuadas, lo cual indica que las mismas hacen efectivo el proceso de recepción de mercancía. Tabla 4 Existe un área para la Recepción de mercancía Los seis integrantes de la población afirman que si existe un área especifica para la recepción de mercancía, lo cual permite su correcta verificación tanto en cantidad como en estado físico.

5 Tabla 5 La persona que recibe la mercancía es la misma que la almacena 81 SI 6 Según los datos que se observan en la tabla, el total de la población contestó que la persona que recibe la mercancía no es la misma que almacena, lo cual permite un mejor control de la misma. Tabla 6 Formatos para la recepción de Mercancía SI 6 Los 06 encuestados coinciden que no existen formularios para recepción de mercancía, lo cual no interfiere en el proceso, ya que la mercancía se coteja con la factura o nota de entrega.

6 Indicador 3: Almacén Tabla 7 Existencia de Políticas Administrativas para el Almacenaje 82 Como se muestra en la tabla, la población indica, que si existen políticas Administrativas del almacenaje de mercancía, lo que indica que las mismas hacen efectivo el proceso de almacenaje. Tabla 8 Protección de la Mercancía Los datos aportados indican que en la Institución existe un lugar adecuado para almacenar la mercancía, lo cual es ventajoso, ya que de esta

7 83 manera CAPITULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACION se puede prevenir su deterioro físico e incurrir en costo innecesarios. Indicador : Salida Tabla 9 Existencia de políticas Administrativas en cuanto a la salida Según la información aportada por los entrevistados existen políticas establecidas en el proceso de salida de mercancía, lo que evidencia el control de la salida de acuerdo a los lineamientos correspondientes. Sub.- Dimensión: Políticas Contables Indicador : Compras Tabla 10 Existencia de las Políticas Contables para las compras.

8 84 SI 6 Según la Información aportada por los entrevistados no existen políticas contables en cuanto a la compra de mercancía. Indicador : Recepción Tabla 11 Existencia de las Políticas Contables en cuanto a la Recepción. SI 6 La tabla 11 refleja que según los entrevistados no existen políticas contables en cuanto a la recepción de la mercancía en la Institución. Indicador : Almacén

9 Tabla 12 Existencia de las Políticas Contables en cuanto al almacén 85 SI 6 El total de entrevistados exponen que no existen políticas contables en cuanto al almacén por no tener alguna validez. Indicador : Salida Tabla 13 Existencia de las Políticas Contables en cuanto a la Salida SI 6 La población en general expresa que la institución no cuenta con políticas contables en cuanto a la salida de la mercancía, por no ser requerido.

10 Sub.- Dimensión: Normas Administrativas Indicador : Compras Tabla 14 Existencia de Normas Administrativas para Compras 86 Los datos aportados, por los 6 entrevistados indican la existencia de normas administrativas establecidas en función de las compras de mercancía, lo cual evidencia la presencia de patrones que contribuyen con un mejor control en las compras que se realizan. Indicador : Recepción Tabla 15 Existencia de Normas Administrativas para Recepción ALTERNAT IVA

11 La información obtenida muestra la existencia de normas para la recepción de la mercancía, lo que permite que los procedimientos se están ejecutando de acuerdo a los patrones establecidos. 87 Indicador : Almacén Tabla 16 Existencia de Normas Administrativas para el Almacén SI 4 2 Según la información recolectada, se obtiene que no se cumple onstantemente las normas en cuanto al almacén, significando que algunas actividades no están funcionado de manera adecuada, por lo que requiere una revisión en su cumplimiento. Indicador: Salida Tabla 17 Existencia de Normas Administrativas para la Salida

12 88 La información expresa que la institución cuenta con normas establecidas para la salida de la mercancía, lo cual posibilita que las actividades se realicen con mayor exactitud de acuerdo a los patrones determinados en los manuales de la misma. Sub.- Dimensión: Normas Contables Indicador : Compras Tabla 18 Existencia de Normas Contables para Compras SI 6

13 De acuerdo a la información contenida en la tabla 17, la institución no posee normas contables en cuanto a las compras, lo que resulta desfavorable ya que agilizaría el proceso de contabilización de la mercancía. Indicador : Recepción Tabla 19 Existencia de Normas Contables para Recepción 89 SI 6 El aporte de la tabla 19, indica que no existen normas contables para la recepción de la mercancía por no ser requeridas. Indicador 14: Almacenaje Tabla 20 Existencia de Normas Contables para el Almacenaje SI 6

14 90 La información recolectada, muestra la inexistencia de normas contables para el almacenaje por no ser requeridas. Indicador 14: Salida Tabla 21 Existencia de Normas Contables para la Salida SI 6 Se observa en la tabla que la institución carece de normas contables para la salida de la mercancía por no ser requeridas Sub.- Dimensión: Procedimientos Administrativos Indicador : Compras Tabla 22 Existencia de Procedimientos Administrativos para Compras

15 91 La totalidad de la Población, manifestó que si existen procedimientos administrativos para la compra de mercancía, alegando el uso de formatos; tales como: Requisición, Aprobación, Orden de Compra y solicitud de pago. Indicador: Recepción Tabla 23 Existencia de procedimientos Administrativos para Recepción SI 4 2 Según Información reflejada en la tabla 23, 4 personas alegaron la existencia de procedimientos para la recepción de la mercancía, cotejando la factura contra la orden de compra, el resto de la población desconocen dicho procedimiento.

16 Indicador: Almacenaje Tabla 24 Existencia de procedimientos Administrativos para almacenaje 92 El aporte de la tabla 24, indica que la totalidad de la población reconoce los procedimientos administrativos para el almacenamiento, basándose en el reconteo de la mercancía antes de su almacenaje. Tabla 25 Elaboración de reportes para el departamento de administración. Según la información aportada por la totalidad de la población, reflejan que existe buena comunicación entre almacén y el departamento de administración.

17 Indicador: Salida Tabla 26 Existencia de procedimientos Administrativos para la salida 93 Se observa según los datos de la tabla, que la totalidad de la población conoce los procedimientos administrativos he indica que la requisición de mercancía realizadas por los clientes son recibidas oportunamente. Tabla 27 Existencia de procedimientos Administrativos para la salida

18 Se observa según los datos de la tabla, que la totalidad de la población conoce los procedimientos administrativos, lo que evidencia un control en las cantidades existente del almacén. 94 Tabla 28 Existencia de formatos para la salida de la mercancía Los 6 integrantes involucrados coinciden en sus respuestas, ya que informan que el solicitante debe llenar un formato para entrega de la mercancía y el mismo debe estar autorizado por el supervisor. Sub.- Dimensión: Procedimientos Contables Indicador : Compras Tabla 29 Existencia de Procedimientos Contables para Compras

19 95 SI 6 El aporte de la tabla 29 indica que los encuestados, coinciden en sus repuesta, ya que informan que en la Institución no existen procedimientos contables, y recomiendan que dichos procedimientos sean tomados en cuenta, ya que mediante su ejecución se puede agilizar la contabilidad. Indicador : Recepción Tabla 30 Existencia de Procedimientos Contables para recepción SI 6 Según la Información Obtenida de los entrevistados, no existen procedimientos contables en cuanto a la recepción de la mercancía en la Institución.

20 Indicador : Almacén Tabla 31 Existencia de los Procedimientos Contables en cuanto al almacén 96 SI 6 El total de los entrevistados exponen que no existen procedimientos contables en cuanto al almacén por no tener alguna validez. Indicador : Salida Tabla 32 Existencia de Procedimientos Contables para salida SI 6

21 La población en general expresa que la institución no cuenta con procedimientos contables en cuanto a la salida de la mercancía, por no ser requerido. Dimensión: Niveles máximos y mínimos Sub.-Dimensión: Niveles máximos Indicador : Compras Máximos Tabla 33 Niveles máximos de compra 97 SI 2 4 Al preguntar, si la institución cuenta con un nivel máximo de compra establecido para la mercancía, solo dos personas respondieron de forma afirmativa, lo cual permite un mejor control en la cantidad de mercancía que ingresa en el deposito, en cuento al resto de la población, no tienen conocimiento del mismo. Tabla 34 Determinación y Control de los niveles máximo de compra

22 98 SI 2 4 Tomando en consideración la respuesta obtenida del total de la población, se obtienen que dos de los entrevistados, determina y controla los niveles máximos de compra, de acuerdo a las estadísticas de salida y a través del sistema de Inventario. Indicador : Compras Mínimas Tabla 35 Niveles mínimos de compra SI 2 4 Según el aporte dela tabla 35, los entrevistados solo dos afirman que la Institución cuenta con Niveles mínimos de compra, alegando que es de suma importancia mantener dichos niveles, ya que se cuenta con varios artículos, los cuales deben mantenerse en el almacén, tratando de no subestimar ni

23 sobre estimar su existencia, con la finalidad de cubrir las necesidades y 99 requerimiento de los alumnos, y el resto de la población no tiene conocimiento del mismo. Tabla 36 Determinación y Control de los niveles mínimos de compra SI 2 4 De acuerdo a la información obtenida, solo dos del total de la población, plantean que para determinar y controlar el nivel mínimo de compra, es necesario que el encargado de compra verifique en el sistema, la existencia de los productos, apoyándose en el departamento académico motivado a la apertura de los cursos de ingles en los próximos periodos, y de acuerdo a ello proceda a realizar los pedidos correspondiente. Dimensión: Métodos de valuación de inventario Indicador: Promedio

24 Tabla 37 Método Utilizado 100 La información recaudada por la totalidad de la población es que el método que se aplica de manera constante, es el costo promedio, lo que permite poner precio al inventario con base al costo de toda la mercancía disponible. Tabla 38 Efectividad del método La totalidad de la población coincidió, en que un método de valuación debe ser escogido según la naturaleza del inventario, asi mismo manifiestan que el mismo debe ser aplicado según la circunstancia que refleje con mayor claridad el ingreso del ejercicio. Igualmente afirman que el método

25 aplicado por la Institución, les favorece ya que se realizan varias compras durantes el ejercicio contable. Dimensión: Sistema de Registro Contable del inventario Indicador: Sistema Permanente Tabla 39 Sistema de Registro utilizado 101 La información recaudada por la totalidad de la población expresa que el sistema utilizado por la institución es el Continuo o Perpetuo, en donde valoran dos cuentas: Inventarios y costo de venta. Tabla 40 Efectividad del Método

26 Al preguntar por la efectividad del método aplicado, el total de la población coincidió que dicho método proporciona un alto grado de control, debido a que la información del inventario siempre esta actualizada DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS. Una vez analizados los resultados, son interpretados de acuerdo con la secuencia con que se presentan los objetivos de la investigación: Al momento de evaluar la situación actual del inventario, se aplico una guía de observación, con el fin de identificar los elementos del costo de la mercancía objeto de estudio. En el Centro Venezolano Americano del Zulia CEVAZ, se pudo observar en primer lugar en cuanto a la cantidad de mercancía, que la institución la mayoría de las veces realiza las compras de acuerdo al volumen de ventas; dichas compras pueden oscilar entre doscientas (200) a quinientas (500) unidades, basándose en la programación académica, no obstante, hay mercancía que permanecen por mucho tiempo en el almacén debido a cambios en la metodología aplicada por la institución. Sin embargo la mercancía es vendida a precio de costo, recuperando de esta manera el monto de su inversión. Esto afirma la teoría expuesta por Redondo A. (1996, Pág. 357), donde explica que la rotación del inventario indica el numero de veces que dichos inventarios han sido vendidos y reemplazados dentro de un determinado periodo.

27 Asimismo, se observó que existen partidas que no son tomadas en cuenta, al momento de calcular el Costo de Adquisición, uno de los costos mas comunes es el flete sobre compra, el cual por ser un monto poco significativo en comparación a la factura de compra, el mismo no es aplicado al costo de Adquisición de la mercancía. Lo que contradice lo expuesto por George W. Plossl (19987 Pág. 23) cuando define que en el costo de adquisición se deben tomar en cuenta todas las partidas que involucren la compra de inventario. En cuanto al objetivo Políticas y Normas del Sistema de control de Inventario de la Institución, se pudo observar que la misma, cuenta con Políticas y Normas definidas para el proceso administrativo, lo cual indica que existen lineamientos que hacen efectivo el proceso de Compra, Recepción, Almacenaje y Salida de la mercancía. Esto confirma lo expresado por Álvarez (1999, Pág. 28) cuando indica que las políticas se desprenden de las normas y sirven de guía a todo el personal para la toma de decisiones, para el logro de los objetivos Organizacionales. Sin embargo se pudo evidenciar la inexistencia de políticas y normas en el proceso contable de la mercancía, considerando que este proceso contradice lo planteado por Catacora (1996 Pág. 59) donde expresa que las políticas contables Controla todas las actividades contables referente a los registros, tratamiento y presentación de las transacciones financieras. Este 103

28 mismo autor (1996 Pág. 65) plantea que las normas contables son pautas emitidas por la gerencia para obtener un optimo funcionamiento de las transacciones realizadas. En cuanto a los Procedimientos del sistema de control interno de inventarios se pudo detectar que los procedimientos administrativos son altamente conocidos por el personal involucrado y con un constante cumplimiento, lo cual agiliza el proceso de Compras, Recepción, Almacenaje y Salida, tal como lo indica Álvarez (1999, Pág. 45) donde expresa que los procedimientos son una serie de tareas conectadas que forman el orden cronológico y la forma como debe hacerse una tarea especifica. Se hace necesario destacar que a pesar de contar con procedimientos administrativos conocidos y acatados por el personal, la institución carece de procedimientos contables los cuales se consideran que tienen poca aplicabilidad a dicho proceso. Lo que contradice los expuesto por catacora (1997, Pág. 71) cuando expresa, que se pueden establecer procedimientos contables para el manejo efectivo de cada uno de sus procesos, obteniendo un análisis general de los mismos en los estados financieros, uno de los procesos mas utilizados son: Recepción de inventario o venta de productos. Con respecto al Código de Identificación de la mercancía, se 104 detecto que la Institución cuenta con un manual de códigos de Identificación, el cual permite registrar las diferentes mercancías

29 disponibles, sin embargo la institución no cuenta con un sistema de información que le permita agilizar la búsqueda de algún producto en particular, por cuanto el sistema de codificación es poco flexible. Lo que contradice lo expuesto por Catacora (1998 Pág. 45) cuando expresa que el manual de código se caracteriza por su Flexibilidad, Adecuada clasificación, Jerárquico y claridad en las descripciones. Con respecto a los Niveles Máximos y Mínimos establecidos por CEVAZ, se observo que la Institución determina sus compras máximas de mercancía basándose en la programación académica y en las estadísticas de salidas, de igual forma mantiene los niveles de compras mínimas, para poder servir con regularidad a los estudiantes, lo cual afirma la definición expuesta por Tawfick (1992 Pág. 172), donde señala que los niveles máximos y mínimos representan los limites de las cantidades por almacén, para poder satisfacer las necesidades de sus clientes. En lo concerniente al Método de valuación de inventario establecidos por la Institución, se pudo constatar que la misma maneja un método de inventario especifico, el costo promedio, considerado el mas apropiado al tipo de inventario utilizado, ya que se realizan varias compras durante el año con diferentes costos. Esto confirma la definición de Kieso y otros (1996, Pág. 437) la cual indica que el método de costos promedios pone precios al inventario en base al costo promedio de todas las mercancía similares disponibles, durante un ejercicio económico. 105

30 En cuanto al Sistema de registro contable del inventario utilizado actualmente por el CEVAZ, se evidencio que la institución al momento de registrar sus compras, aplica el sistema de registro Continuo o Perpetuo, en donde afecta las cuentas del inventario y el costo de venta, considerando que este sistema permite mantener actualizado el inventario. Lo cual concuerda con la opinión de Horngren y Harrison (1991, Pág. 384), cuando definen que en el sistema de inventario continuo o perpetuo, consiste en dos registros contables, el primero por las ventas realizadas y el segundo por el costo de las mercancías vendidas. Con este método las empresas pueden determinar el costo de la mercancía vendida directamente de las cuentas y el costo del inventario final, para evitar un conteo físico al final del año. 106