MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE GUATEMALA

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN DE MATERIALES Y DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE

2 Índice APROBACIÓN: OBJETO: ALCANCE: PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS REALIZADOS EN EL ALMACEN DE MATERIALES Y : PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE: FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y : PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE INGRESO DE MATERIALES Y AL ALMACEN DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE: FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE INGRESO DE MATERIALES Y AL ALMACEN DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE: PROCEDIMEINTO PARA REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE: FLUJOGRAMA DE PROCEDIMEINTO PARA REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y : ASPECTOS NO CONSIDERADOS VIGENCIA Página 2

3 APROBACIÓN: El Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Boliche, mediante punto Octavo del acta C.E de fecha 14 de enero de 2014; aprueba el Manual de Procedimientos del Almacén de Materiales y Suministros de la Federación Nacional de Boliche, siendo el siguiente: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACEN DE MATERIALES Y DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE: 1. OBJETO: El objeto del presente manual es normar, sistematizar, integrar y asignar responsabilidades respecto a los procedimientos del Almacén de Materiales y Suministros de la Federación Nacional de Boliche. 2. ALCANCE: El presente aplica a todos los procedimientos de gestión de compras, registro de ingreso y egreso de materiales y suministros y actualización mensual del libro materiales y suministros del Almacén de Materiales y Suministros de la Federación Nacional de Boliche. 3. PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS REALIZADOS EN EL ALMACEN DE MATERIALES Y : 3.1 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE: PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE AREA: ALMACEN DE MATERIALES Y : PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE 1 Verificar Verificar cuatrimestralmente (Preferentemente) Jefes de unidad o cuando fuere necesario, las existencias físicas de materiales y suministros y determinar las necesidades de adquisición. 2 ELABORAR Llenar formulario de solicitud de compra, y Jefes de unidad gestionar aprobación de Gerente General. 3 Aprobar/Desaprobar Solicitud de compra. Gerente General 4 Trasladar Solicitud de compra con sus respectivas firmas de autorización al encargado de Presupuesto. Página 3 Secretaria

4 5 Recibir/verificar Recibe expediente, verifica disponibilidad presupuestaria en SICOIN WEB y confirma o deniega y devuelve el expediente al Encargado de Compras. 6 Trasladar Al Contador General para que determine el método de compra. 7 Determinar Determina el método de compra que corresponda de la siguiente manera: Verifica listado de proveedores por contrato abierto del estado, si no está el producto disponible procede así; Compra Directa hasta Q. 90, (De Q. 10, a Q. 30, Cotización; de Q. 30, a Q. 60, Cotizaciones; de Q. 60, a Q. 90, Cotizaciones); Compras de Q90, a Q. 900, (Elabora Bases de Cotización); de Q. 900, en adelante (Elabora bases de Licitación). 8 Solicitar Cotizaciones o inicio de proceso de cotización o licitación; conforme lo determinado por el Contador General. 9 Presentar Cotizaciones cuando proceda al Gerente General, para que lo presente ante Comité Ejecutivo para la aprobación de la opción que más convenga a las necesidades de la Federación. 10 Aprobar Solicitud de compra y elegir la opción más conveniente a través de acta de Punto de Acta de Comité. 11 Trasladar A Secretaria de Gerencia, la información de punto de acta para elaborar la respectiva certificación 12 Elaborar Certificación de punto de acta de aprobación de solicitud de compra y gestionar firma del Secretario del Comité Ejecutivo 13 Trasladar Certificación de punto de acta de aprobación de solicitud de compra. 14 Archivar En un lugar accesible y de fácil localización copia del expediente de compra. Encargado Presupuesto Encargado Compras Contador General Encargado Compras Encargado Compras Comité Ejecutivo Comité Ejecutivo Secretaria Secretaria Encargado Compras de de de de de Página 4

5 3.2 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y : JEFES DE UNIDAD GERENTE GENERAL SECRETARIA ENCARGADO DE PRESUPUESTO CONTADOR GENERAL ENCARGADO DE COMPRAS COMITÉ EJECUTIVO 1 INICIO VERIFICAR EXISTENCIAS Y DETERMINAR NECESIDADES 3 APROBAR/ DENEGAR SOLICITUD DE COMPRA 4 TRASLADAR SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA FIRMADA SI SI 5 6 VERIFICAR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA DENEGAR/ APROBAR NO DETERMINA MÉTODO DE COMPRA/ TRASLADAR 7 SOLICITAR COTIZACION ES Ó INICIO DE PROCESOS DE COTIZACIÓN O LICITACIÓN. 8 2 ELABORAR SOLICITUD DE COMPRA Y GESTIONAR APROBACIÓN DE GERENTE GENERAL NO SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA DENEGADA POR GERENCIA GENERAL SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA DENEGADA POR FALTA DE PRESUPUESTO, PARA SOLICITAR EN NUEVA FECHA PRESENTAR COTIZACIONES RESPECTIVAS APROBAR O DENEGAR SOLICITUD 12 DE SER APROBADO ELABORAR CERTIFICACIÓN DE PUNTO DE ACTA 13 EFECTUAR PROCESO DE COMPRAS 14 ARCHIVAR EXPEDIENTE DE COMPRA 15 FINALIZA Página 5

6 3.3 PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE INGRESO DE MATERIALES Y AL ALMACEN DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE: REGISTRO DE INGRESO DE MATERIALES Y AL ALMACEN DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE AREA: ALMACEN DE MATERIALES Y : PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE 1 Trasladar Copia del expediente de compra al Encargado de Almacén, Encargado de para verificar el ingreso de los materiales y suministros al Compras Almacén. 2 Recibir Expediente de compra. Encargado de Almacén 3 Recibir Los materiales y suministros, verificar que sea lo mismo Encargado de que se autorizó en la orden de compra y lo especificado en Almacén la factura y firma la orden de despacho. 4 Traslada Expediente para que se proceda con el pago ó lo devuelve Encargado de al encargado de compras. Almacén 5 Registrar El ingreso de los materiales y suministros al Almacén, en Encargado de las respectivas tarjetas individuales de control, debiendo Almacén llenar los siguientes datos por cada artículo: Nombre del artículo. Fecha de entrada. Cantidad entrante. Costo Colocar nombre del encargado de almacén y firma. 6 Colocar Producto recibido en donde corresponda Encargado de Almacén 7 Archivar En un lugar accesible y de fácil localización copia del expediente de compra. Encargado Almacén de Página 6

7 3.4 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE INGRESO DE MATERIALES Y AL ALMACEN DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE: ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE ALMACEN ENCARGADO DE TESORERÍA INICIO TRASLADA EXPEDIENTE DE COMPRA AL ENCARGADO DE ALMACEN 1 RECIBE Y ARCHIVA EXPEDIENTE DE COMPRA 3 2 TRASLADA EXPEDIENTE A TESORERÍA PARA INICIAR PROCESO DE PAGO 4 SI TRASLADA EXPEDIENTE POR NO COINCIDIR LO ENVIADO POR EL PROVEEDOR A LO REQUERIDO EN EL EXPEDIENTE DE COMPRA VERIFICA MATERIALES Y DE CONFORMIDAD A EXPEDIENTE DE COMPRA NO 5 REGISTRAR INGRESO DE MATERIALES EN TARJETAS DE CONTROL DE MATERIALES Y 6 COLOCAR EL PRODUCTO RECIBIDO EN DONDE CORRESPONDA 7 ARCHIVAR EXPEDIENTE DE COMPRA FINALIZA Página 7

8 3.5 PROCEDIMIENTO PARA REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE: PROCEDIMIENTO PARA REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y AL ALMACEN DE FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE: AREA: ALMACEN DE MATERIALES Y : PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE 1 Elaborar El Formulario de Requerimiento de Solicitante materiales y suministros que necesite. 2 Gestionar Firmas de autorización del requerimiento de materiales y suministros de su jefe inmediato superior. Solicitante 3 Aprobar Firma y aprueba el requerimiento de Jefe inmediato del materiales y suministros. solicitante 4 Entregar Requerimiento de materiales y suministros al Solicitante encargado de almacén. 5 Recibir y verificar Requerimiento de materiales y suministros, que esté debidamente firmado por quien corresponda. Encargado de Almacén 6 Entregar Materiales y suministros, conforme Encargado de Almacén requerimiento, debiendo llenar los siguientes datos por cada artículo entregado, en la respectiva tarjeta de control de egresos de materiales y suministros: Nombre del artículo Fecha de salida Cantidad Costo Motivo de salida Nombre y firma de quien recibe el producto. 7 Actualizar Saldo de los productos en existencia. Encargado de Almacén 8 Actualizar Mensualmente libro de almacén de Encargado de Almacén materiales y suministros, detallando No. de artículo, fecha de actualización, unidad de medida, cantidad en existencia, costo unitario y costo total y pasarlo a revisión de Contador General. 9 Revisar/firmar Revisar y firmar el libro de almacén. Contador General 10 Archivar En un lugar accesible y de fácil localización el libro de almacén de materiales y suministros. Encargado de Almacén. Página 8

9 3.6 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMEINTO PARA REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y : SOLICITANTE JEFES DE UNIDAD ENCARGADO DE ALMACEN CONTADOR GENERAL INICIA ELABORA FORMULARIO DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y 1 3 GESTIONAR FIRMAS DE JEFE DE UNIDAD 2 APRUEBA Y FIRMA EL REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y 4 TRASLADA REQUERIMIENTO APROBADO Y FIRMADO 5 RECIBE REQUERIMIENTO Y VERIFICA QUE ESTE DEBIDAMENTE APROBADO Y FIRMADO 6 ENTREGA LOS MATERIALES Y 7 ACTUALIZA SALDO DE PRODUCTOS EN EXISTENCIA 9 ACTUALIZA MENSUALMENTE LIBRO DE ALMACEN 8 REVISAR Y FIRMAR LIBRO DE ALMACEN MENSUALMENTE 10 ARCHIVA LIBRO MENSUAL DE ALMACEN FINALIZA Página 9

10 3.7 PROCEDIMIENTO PARA RECIBIR, REGISTRAR, ENTREGAR Y LIQUIDAR IMPLEMENTOS DEPORTIVOS DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE: PROCEDIMIENTO PARA RECIBIR, REGISTRAR, ENTREGAR Y LIQUIDAR IMPLEMENTOS DEPORTIVOS DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE: AREA: ALMACEN DE MATERIALES Y : PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE 1 Cotizar Los implementos deportivos a utilizar en los eventos deportivos. 2 Presentar Cotizaciones a Comité Ejecutivo para Solicitante aprobación de la compra Página 10

11 3.8 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMEINTO PARA MANEJO DE IMPLEMENTOS DEPORTIVOS DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BOLICHE: SOLICITANTE JEFES DE UNIDAD ENCARGADO DE ALMACEN CONTADOR GENERAL INICIA ELABORA FORMULARIO DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y 1 3 GESTIONAR FIRMAS DE JEFE DE UNIDAD 2 APRUEBA Y FIRMA EL REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y 4 TRASLADA REQUERIMIENTO APROBADO Y FIRMADO 5 RECIBE REQUERIMIENTO Y VERIFICA QUE ESTE DEBIDAMENTE APROBADO Y FIRMADO 6 ENTREGA LOS MATERIALES Y 7 ACTUALIZA SALDO DE PRODUCTOS EN EXISTENCIA 9 ACTUALIZA MENSUALMENTE LIBRO DE ALMACEN 8 REVISAR Y FIRMAR LIBRO DE ALMACEN MENSUALMENTE 10 ARCHIVA LIBRO MENSUAL DE ALMACEN FINALIZA 4. Página 11

12 5. ASPECTOS NO CONSIDERADOS. Cualquier situación no prevista en el presente reglamento, será resuelta por la Unidad de Administración Financiera y de ser necesario por el Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Boliche. 6. VIGENCIA. El presente reglamento empieza a regir el 01 de febrero de Dado en la Federación Nacional de Boliche, a los catorce días del mes de enero del dos mil catorce. Se adjunta modelo de requerimiento de materiales. Roberto Giovanni Rueda Alvarado Presidente Comité Ejecutivo Gretel Lucrecia Monterrosa Salazar Secretario Comité Ejecutivo Marlón Estuardo Álvarez Gómez Tesorero Comité Ejecutivo Wagner Roberto Gómez Sagastume Vocal I Comité Ejecutivo Sergio Iván Morales Castillo Vocal II Comité Ejecutivo Página 12