OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL PROCEDIMIENTO PARA:

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1 SISTEMA NACIONAL PARA OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL PROCEDIMIENTO PARA: LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES DE OBRA TOMO II OCTUBRE 2008 Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), el día 15 de octubre de 2008, la cual entra en vigor a partir del día siguiente de su publicación, en la Normateca Interna

2 NECESIDADES DE OBRA 2 15/10/2008 ÍNDICE HOJA 1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS

3 NECESIDADES DE OBRA 3 15/10/ OBJETIVO Realizar un adecuado levantamiento de necesidades (Bases Técnicas) de los inmuebles del organismo sobre su conservación, mantenimiento, remodelación y obra nueva mayor; incluyendo los servicios relacionados con las mismas, para la integración del Programa Anual de Obras del ejercicio correspondiente.

4 NECESIDADES DE OBRA 4 15/10/ ALCANCE Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Obras y Conservación, Departamento Obras y en general a todas las áreas del Sistema Nacional DIF que requieren de algún servicio de mantenimiento mayor.

5 NECESIDADES DE OBRA 5 15/10/ DEFINICIONES 3.1. Supervisores de obras del SNDIF: Personal adscrito a la Subdirección de Obras y Conservación, encargado de supervisar las obras Programa Anual de Obras: Documento que relaciona los inmuebles a atender en sus necesidades de Obra Pública para el Ejercicio Fiscal en cuestión.

6 NECESIDADES DE OBRA 6 15/10/ RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 4.1. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES - Vigilar el seguimiento para la elaboración de Bases Técnicas DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL - Supervisar el seguimiento para la elaboración de Bases Técnicas SUBDIRECCIÓN DE OBRAS Y CONSERVACIÓN - Supervisar y autorizar las Bases Técnicas DEPARTAMENTO DE OBRAS - Atender las necesidades referentes a obra mayor en sus aspectos de calidad, costo, tiempo y apego a los recursos asignados. - Integrar y custodiar el universo de necesidades de obra de todas las áreas que integran en SNDIF, debidamente autorizados por los responsables de todas las áreas. - Integrar las necesidades técnicas derivadas de los diferentes programas como el PUERA, el Programa de Ahorro de Energía y el Programa de Accesibilidad de Inmuebles, entre otros ÁREAS DEL SNDIF - Detectar las necesidades de mantenimiento de obra y conservación de los inmuebles bajo su responsabilidad.

7 NECESIDADES DE OBRA 7 15/10/ DIAGRAMA DE FLUJO AREA USUARIA SUBDIR DE OBRAS Y COSERV. DEPTO. DE OBRAS SUPERVISORES DEPTO. ESPECIALIZADO DOCUMENTOS I N I C I O 1.1 NECESIDADES DE SOLICITUD 2.1.-RECIBE CORREO U OFICIO 1.1.-SOLICITA NECESIDADES AL ÁREA USUARIA POR CORREO U OFICIO RECIBE NECESIDADES Y ANALIZA 2.2 OFICIO O CORREO CON NECESIDADES RECABA NECESIDADES Y ENVÍA POR CORREO U OFICIO RECIBE NECESIDADES Y TURNA REALIZA RECORRIDO POR EL INMUEBLE 4.4 MINUTA RECORRIDO IDENTIFICA TRABAJOS A REALIZAR Y PRIORIZA 5.2 CATALOGO DE CONCEPTOS ELABORA MINUTA DE TRABAJO INSTRUYE A SUPERVISORES SOBRE LEVANTAMIENTO FÍSICO PROCEDE AL LEVANTAMIENTO FÍSICO RECIBE Y REVISA CONCEPTOS Y Y TURNA ELABORA CONCEPTOS Y 1

8 NECESIDADES DE OBRA 8 15/10/2008 AREA USUARIA SUBDIR DE OBRAS Y COSERV. DEPTO. DE OBRAS SUPERVISORES DEPTO. ESPECIALIZADO DOCUMENTOS RECIBE Y REVISA CONCEPTOS Y NECESIDADES DE SOLICITUD 2.2 OFICIO O CORREO CON NECESIDADES ESTÁN CORRECTOS? NO CORRIGE CONCEPTOS Y 4.4 SI MINUTA RECORRIDO AUTORIZA CONCEPTOS Y 5.2 CATALOGO DE CONCEPTOS RECIBE CATÁLOGO DE CONCEPTOS ENVÍA EL CONCEPTOS A LAS DIFERENTES ÁREAS DEL SISTEMA ESTÁN CORRECTOS? NO 7.1 SI FIRMA DE CONFORMIDAD 9.1RECIBE LOS CATÁLOGOS DE CONCEPTOS FIRMADOS Y LOS FIRMA 10.1PROCEDE A LA CONTRATACIÓN DE LOS TRABAJOS ENVÍA, EN MARZO, POR ESCRITO Y EL CATÁLOGO DE CONCEPTOS AL DEPTO. ESPECIALIZADO PARA QUELOS INTEGRE A LAS BASES DE LICITACIÓN. FIN

9 NECESIDADES DE OBRA 9 15/10/ DESARROLLO RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN 1.1 Solicita, en diciembre de cada año, a las áreas que integran el Sistema Nacional DIF, que durante el mes de enero del año siguiente, le envíen por oficio o correo electrónico sus necesidades de mantenimiento y conservación de inmuebles, para que sean consideradas en el programa anual de obra pública correspondiente. ÁREAS QUE INTEGRAN EL SISTEMA NACIONAL DIF SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN JEFE DE DEPARTAMENTO DE OBRAS SUPERVISORES DE OBRAS DEL SNDIF Reciben solicitud de necesidades de obra pública. Envían, durante el mes de enero de cada año, oficio o correo electrónico sus necesidades de mantenimiento y conservación de inmuebles. Recibe, durante el mes de enero, las necesidades de mantenimiento y conservación de inmuebles y envía por escrito o correo electrónico al Departamento de Obras para su revisión. Recibe por escrito o por medio de correo electrónico las necesidades de mantenimiento. Realiza, durante el mes de febrero, recorrido en las instalaciones del área requirente con el Director, Administrador o Coordinador Administrativo del Centro del inmueble y confirma los trabajos a considerar para la elaboración del programa anual de obras. Identifica los trabajos a realizar priorizando los más urgentes, como son: accesibilidad, ahorro de agua y energía, impermeabilización, entre otros. Elabora Minuta de Trabajo, en formato libre en dos tantos, obtiene las firmas de los participantes y de las cuales entrega una al personal del inmueble y conserva la otra. Da indicaciones, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la firma de la minuta, a los Supervisores de Obras del SNDIF para que realicen el levantamiento físico de los trabajos a realizar. Recibe indicaciones del Jefe de Departamento de Obras para que proceda a realizar el levantamiento físico de los trabajos a realizar (cuantificación de obra). Elaboran, durante los meses de febrero y marzo de cada año, en formato libre los Catálogos de Conceptos, que contengan cuando menos los conceptos de obra, unidad de medida y cantidades, así como el valor estimado, el cual servirá para determinar el presupuesto base y turnan al Jefe de Departamento de Obras para su revisión y aprobación.

10 NECESIDADES DE OBRA 10 15/10/2008 JEFE DE DEPARTAMENTO DE OBRAS SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN Recibe, revisa y aprueba con su Vo. Bo., durante el mes de marzo de cada año, los Catálogos de Conceptos, determina el presupuesto base y envía la información a la Subdirección de Obras y Conservación para su autorización. Recibe los Catálogos de conceptos y el presupuesto base determinado y lo revisa. Está correcto? No. Pasa a la actividad 8.1 Si. Pasa a la actividad 9.1 Corrige, durante el mes de marzo, los Catálogos de Conceptos y presupuesto base. Autoriza, durante el mes de marzo, los Catálogos de Conceptos y presupuesto base. 7.4 Envía, durante el mes de marzo de cada año, el catálogo de conceptos a las diferentes áreas del sistema, para que el Director, Administrador ó Coordinador Administrativo, de visto bueno a los trabajos incluidos en dichos Catálogos de Conceptos. ÁREAS QUE INTEGRAN EL SISTEMA NACIONAL DIF SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN DEPARTAMENTO ESPECIALIZADO Reciben y revisan los Catálogos de Conceptos. Están correctos? No. Pasa a la actividad 7.1 Si. Pasa a la actividad 8.2 Firman de conformidad los Catálogos de Conceptos, durante el mes de marzo. Recibe los Catálogos de Conceptos firmados y los firma. Envía, durante el mes de marzo, por escrito y correo electrónico el catálogo de conceptos al Departamento Especializado para que, en su oportunidad, los integre a las bases de licitación. Procede a la contratación de los trabajos. FIN

11 NECESIDADES DE OBRA 11 15/10/ REFERENCIAS 7.1 Ley Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 04 de Enero de Ultima reforma 01 de Octubre de Reglamento de la Ley Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 20 de Agosto de Ultima reforma 29 de Noviembre de Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de febrero de Última reforma 27 de mayo de Políticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Autorizadas el 11 de Mayo de Manual de Procedimiento de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Tomo II. De la ultima versión de 09 de Agosto de 2006.