Préstamo y devolución de ejemplares

Transcripción

1 Préstamo y devolución de ejemplares 1 de 2 Préstamo y devolución de ejemplares Actualización: Septiembre 2014 En este módulo se explica la gestión de los préstamos y las devoluciones realizadas por los lectores de la biblioteca. En la pantalla de Préstamos se distinguen cuatro partes bien diferenciadas: Listado de ejemplares en préstamo Diferentes opciones Datos del ejemplar y del lector activo Filtros Los filtros En la zona inferior de la pantalla de los préstamos, a la izquierda del botón Actualizar, hay cuatro iconos que corresponden a otros tantos filtros: Ejemplar, Curso, Lector y Retraso. Los tres primeros tienen diferentes opciones de búsqueda y se activan y desactivan solo pulsando el icono correspondiente. Si se activa el filtro de retrasos aparecerá, en la columna de la izquierda, la opción de imprimir carta de reclamación para uno o todos los ejemplares que estén sin devolver.

2 Préstamo y devolución de ejemplares 2 de 2 Prestar ejemplar. Se abre la siguiente ventana donde se activará la pestaña de Préstamo. Solo habrá que rellenar dos campos, el del ejemplar o el del lector. En ambos casos se puede hacer directamente tecleando en el campo en blanco o activando el i c o n o d e l a d e r e c h a q u e permitirá buscar en los ejemplares y en los lectores. En ambos casos también es posible usar el lector de código de barras, para lo cual es necesario tener actualizado Abies al menos hasta la versión Si hay ejemplares que no se puedan prestar y lectores que no p u e d a n l l e va r s e d o c u m e n t o s prestados dependerá en gran medida de las opciones establecidas en la política de préstamos. Cuando todo sea correcto se activa el botón Prestar. Devolver ejemplar, prorrogar préstamo y anular préstamo. Estas tres opciones operan de forma similar a la anterior. La diferencia entre devolver ejemplar y anular préstamo está en que la primera cuenta a efectos estadísticos y la segunda opción no. En todos los casos se puede usar el lector de código de barras. Imprimir listado. Esta opción permite obtener un listado de los préstamos según los criterios establecidos en los filtros, la ordenación de los campos Por ejemplo, si se ordena por curso, permitirá hacer un seguimiento de las devoluciones pendientes de cada curso de forma más cómoda para el responsable de controlar los préstamos. El sistema de búsqueda y la forma de ordenar los campos se realiza de igual forma a lo explicado en el apartado del Catálogo.

3 Para la gestión de los préstamos debemos ir a la pantalla de préstamos, lo hacemos marcando la opción en la parte superior de la pantalla principal o en el menú de herramientas en ir a. La pantalla de préstamos es similar a las otras y ofrece las opciones de gestión de préstamos. Un cuerpo central en el que aparecen por columnas la información sobre los préstamos que hay activos, la parte izquierda que nos ofrece las opciones de gestión de préstamos y la parte inferior con información sobre el registro activo. 1. Prestar ejemplar. Para poder prestar documentos hemos de tener catalogados documentos, creados lectores y definida la política de préstamos. La política de préstamos la definimos en la opción de herramientas, tal y como ya hemos visto en el capítulo de configuración de Abies. -1-

4 Para realizar un préstamos seleccionamos la opción de prestar ejemplar de la parte izquierda de la pantalla. Se nos abre una ventana en la que hemos de seleccionar el ejemplar y el lector del préstamo. Podemos introducir directamente el número de ejemplar del documento y el número del lector, si conocemos ambos datos y nos aparecerán los datos de ambos registros. Esta operación la realizamos marcando el campo de ejemplar y lector y tecleando el número. Si disponemos de lector de códigos de barras situaremos el cursor sobre esos dos campos y haremos la lectura de los códigos de barras. En estos casos nos aparecerán los datos. Si desconocemos estos datos podemos realizar una búsqueda pulsando la opción de buscar en ambos registros. Se nos abre una ventana en la que aparecen los datos del catálogo. Podemos movernos por los campos con las barras de desplazamiento ya que los documentos aparecen ordenados por número de ejemplar. -2-

5 Seleccionamos el campo de búsqueda haciendo clic sobre el triángulo de orden de búsqueda y nos aparecen varias opciones. Marcamos una de ellas e introducimos el texto que vamos a buscar. A medida que vamos introduciendo caracteres el buscador nos sitúa en el registro que coincide y cuando no encuentra la cadena que buscamos el campo se enciende en rojo. Podemos hacer búsqueda de documentos por número de registro, por título y por autor. Una vez encontrado el registro hacemos doble clic sobre él o lo marcamos y pulsamos aceptar. Podemos borrar también la búsqueda. Repetimos el mismo proceso de búsqueda en lector: -3-

6 Una vez seleccionados ambos nos aparecen los datos de la búsqueda en la ventana de préstamos. Ahora tendremos que definir la duración del préstamos. El programa nos da por defecto la duración del préstamo en función del número de días que hemos definido en política de préstamos para ese tipo de lector y para ese ejemplar. Fijate que presenta una fecha calculada según ese dato de política de préstamos y tiene en cuenta que sea fin de semana para establecer la fecha efectiva. Podemos cambiar la fecha de entrega pulsando sobre el triángulo: Podemos cambiar la fecha marcando otra nueva haciendo clic sobre ella. En la parte inferior nos aparece la fecha del sistema y podemos cambiar el mes con los botones superiores. El día también aparece marcado con un círculo rojo. Una vez comprobados los datos pulsamos el botón prestar. -4-

7 Confirmamos el préstamo y nos avisa de que el proceso se ha completado correctamente. Si pulsamos en aceptar el préstamo aparece registrado en la ventana principal de préstamos. Cuando hemos completado el préstamo el ejemplar prestado nos aparece en la pantalla principal de catálogo en rojo: -5-

8 Si pretendemos realizar el préstamo de un documento que es un tipo de ejemplar no prestable, al que hemos puesto 0 días de préstamo al tipo de lector al que queremos hacerle el préstamo nos aparecerá un mensaje avisándonos de que no es posible realizar el préstamo. Cuando queremos prestar un ejemplar a un lector que ya ha cubierto su cupo de préstamos nos aparece también un mensaje de aviso: 2. Devolver ejemplar. Seleccionamos esa opción en la parte izquierda de la pantalla de préstamos. También podemos seleccionarla directamente en la ventana de préstamos, en la parte superior: -6-

9 Seleccionamos el ejemplar a devolver. Para ello escribimos el número de ejemplar o lo introducimos con el lector de códigos de barras. También podemos buscarlo con el icono de búsqueda: Una vez encontrado el registro para devolver marcamos aceptar y nos aparece una ventana de confirmación del préstamo. Si marcamos aceptar nos aparece una última ventana de confirmación. Ya no aparecerá este registro en la ventana de préstamos y el color del ejemplar vuelve a ser verde en la pantalla del catálogo. 3. Prorrogar préstamo. Podemos ampliar el período de préstamo establecido previamente al cumplirse el plazo establecido por la política de préstamos. El sistema es similar a los diferentes procesos que estamos viendo en este tutorial. -7-

10 Seleccionamos esta opción en la parte izquierda de la pantalla de préstamos o directamente en la ventana. Marcamos la opción prorrogar: Una vez confirmada la búsqueda pulsamos aceptar. Y nos confirma la prórroga del préstamo por otro período similar al que habíamos definido para este tipo de ejemplar en la política de préstamos. -8-

11 4. Anular préstamo. Seguimos los pasos similares a los otros procesos. Seleccionamos la opción en la parte izquierda de la pantalla o sobre la ventana de préstamos: Escribimos el número de ejemplar, lo insertamos con el lector de códigos de barras o lo buscamos: Cuando hemos localizado el préstamo aceptamos y confirmamos los pasos dados en las ventanas que nos aparecen: -9-

12 5. Imprimir listado. Para imprimir un listado de préstamos seguimos los mismos pasos que vimos en la elaboración de un listado de lectores. Debemos ordenar previamente ascendente o descendente para que nos aparezcan así en nuestro listado. Podemos establecer filtros previos por ejemplar, por lector y por cursos. Para seleccionar estos filtros debemos pulsar los botones de la parte inferior de la pantalla de préstamos: El primer icono nos realiza un filtro por ejemplares: El segundo de préstamos por curso: El tercero por lectores: -10-

13 Una vez establecidos los filtros si seleccionamos la opción de imprimir listado nos aparece una página de preimpresión similar al resto de listados que realiza abies: En la parte superior nos aparece el navegador entre páginas y las opciones de visualización. Podemos enviar el listado a la impresora predefinida o cerrar la ventana y volver a la pantalla de préstamos. El listado nos ofrece los documentos ordenados por los criterios que tenemos previamente establecidos, nos señala la fecha y el filtro previo que hemos usado para selección de datos. 6. Informe. Las opciones de informe siguen los mismos procedimientos que hemos ya visto en la elaboración de informes de lectores y de documentos del catálogo. -11-

14 El icono marca los ejemplares que están pasados de fecha para su devolución. Cuando tenemos ejemplares que deberían haberse devuelto abies nos informa desde la ventana principal de préstamos marcando estos ejemplares con ese icono. Podemos establecer un filtro marcando sólo los ejemplares que se ha retrasado su devolución marcando el icono que hemos visto en la parte inferior. Al activar ese filtro sólo nos aparecen en la ventana de préstamos los ejemplares retrasados y se nos abre la opción de imprimir cartas de reclamación. -12-

15 Al seleccionar esa opción se nos abre una nueva ventana para seleccionar entre el lector actual (marcado con un triángulo en la pantalla principal de préstamos), o de todos los retrasos. Si seleccionamos imprimir nos aparece la carta de reclamación de devolución: Nos aparecen los datos del préstamo, fecha y demás. En la parte superior aparecen los iconos de impresión, de navegación entre cartas, de visualización y de cerrar ventana. -13-