Estándares utilizados en informes contables

Transcripción

1 Estándares utilizados en informes contables Todos los programas de que emiten informes tienen una forma de funcionar bastante similar. Las pantallas de informes se pueden dividir en tres partes: 1) Area de rangos; 2) Area de visualización y 3) Area de botones. El Area de rangos, ubicado en la parte superior de la pantalla, corresponde a los datos que el usuario debe introducir para configurar el alcance del listado. Por lo general existen rangos mínimos y máximos, en otros casos se solicita un solo dato. El Area de visualización, ubicado en la parte media de la pantalla, muestra el resultado del informe o listado de acuerdo al rango de datos solicitado, la impresión del informe o listado deberá reproducir la misma imagen de la visualización por pantalla. El Area de botones, ubicada en la parte inferior de la pantalla, consiste en ocho (8) botones de control que permiten ejecutar ciertas acciones, según se describe: Ver: permite visualizar en pantalla el resultado del informe de acuerdo a los rangos introducidos; Imprimir: permite la impresión del informe tal cual se visualiza en la pantalla; Cancelar: cancela el resultado de la visualización y solicita nuevos rangos; Primero: visualiza la primera página del informe; Anterior; visualiza la pagina anterior del informe; Siguiente; visualiza la página siguiente del informe; Ultimo: visualiza la ultima pagina del informe; Salir: cierra la ventana y vuelve al menú principal.

2 Listado de Empresas Permite la emisión por pantalla o impresora de las Empresas que han sido dadas de alta y se encuentran habilitadas para ser contabilizadas. El listado de empresas es emitido sin la necesidad de introducir ningún tipo de rangos. Contabilidad > Informes y Listados > Empresas Habilitadas Listado de Centros de Costo Permite la emisión por pantalla o impresora de los Centros de Costos habilitados para la empresa que haya sido seleccionada previamente. Contabilidad > Informes y Listados > Centros de Costos

3 Listado del Plan de Cuentas Permite la emisión por pantalla o impresora del Plan de Cuentas de la empresa seleccionada. El Plan Cuentas podrá ser visualizado por ejercicio fiscal y rango de cuentas. Los datos mostrados en el listado son: código de la cuenta, nombre de la cuenta, indicador de imputabilidad en asientos, saldo esperado y nivel. Contabilidad > Informes y Listados > Plan de Cuentas Listado del Libro Diario Permite la emisión o impresión del Libro Diario en un formato estándar. Los asientos utilizados para la emisión del informe corresponden a la empresa previamente seleccionada. Los rangos o parámetros necesarios para su emisión son: ejercicio fiscal, número inicial y final de asientos, fecha inicial y final de asientos. Contabilidad > Informes y Listados > Libro Diario

4 Listado del Libro Mayor de Cuentas Permite la emisión o impresión del Libro Mayor de Cuentas. Las transacciones utilizadas para la emisión de este informe corresponden a la empresa previamente seleccionada. Los rangos o parámetros necesarios para su emisión son: ejercicio fiscal, rango inicial y final de cuentas contables a ser mayorizadas; rango inicial y final de fechas de asientos a ser incluidos en el Mayor; rango inicial y final de Centros de Costos a ser incluidos en el Libro Mayor. Contabilidad > Informes y Listados > Libro Mayor de Cuentas Balance Impositivo en 8 columnas Permite la visualización o impresión del Balance Impositivo en 8 columnas. Los datos utilizados para la emisión del Balance corresponden a la empresa que previamente seleccionada. Los rangos o parámetros necesarios para su emisión son: ejercicio fiscal, rango inicial y final de cuentas contables a ser incluidas, rango inicial y final de fechas de asientos a ser incluidos. Los datos de la empresa, representante legal de la empresa y del contador deberán ser consignados en el programa de mantenimiento de empresas. Véase Mantenimiento de Empresas. Contabilidad > Informes y Listados > Balance Impositivo en 8 columnas

5 Balance de Sumas y Saldos en 3 y 4 columnas Permite la visualización o impresión del Balance de Sumas y Saldos. Los datos utilizados para la emisión del Balance corresponden a la empresa previamente seleccionada. Los rangos o parámetros necesarios para su emisión son: ejercicio fiscal, rango inicial y final de cuentas contables a ser incluidas, rango inicial y final de fechas para ser incluidas en el Balance. El balance de 3 columnas muestra los saldos en una sola columna con signo positivo o negativo de acuerdo al tipo de saldo. El Balance de sumas y saldos en 4 columnas (tradicional) muestra los saldos en columnas de débito y crédito. Contabilidad > Informes y Listados > Balance de Sumas y Saldos en 3 columnas Contabilidad > Informes y Listados > Balance de Sumas y Saldos en 4 columnas

6 Balance de Resultados y Balance General Permite la visualización o impresión del Balance de Resultados. Los datos utilizados para la emisión del Balance corresponden a la empresa previamente seleccionada. Los rangos o parámetros necesarios para su emisión son: ejercicio fiscal, fecha final y rango de centro de costos a ser procesados. La fecha final representa la fecha hasta la cual se procesarán los datos. Se asume que el proceso se inicia el 1 de enero del ejercicio fiscal indicado. Contabilidad > Informes y Listados > Balance General Contabilidad > Informes y Listados > Balance de Resultados

7 Listado del Libro IVA Compras Permite la emisión del Libro IVA Compras por rango de fechas. Este listado se basa en todos aquellos movimientos de IVA cuyos tipos de movimientos correspondan al módulo de COMPRAS. Estos movimientos son ordenados primeramente por Tipo de Movimiento y luego por fechas. Este informe puede ser emitido en forma directa desde el menú principal o desde el programa de Consulta de Movimientos de Iva. Listado del Libro IVA Ventas Permite la emisión del Libro IVA Ventas por rango de fechas. Este listado se basa en todos aquellos movimientos de IVA cuyos tipos de movimientos se referencian al módulo de VENTAS. Estos movimientos son ordenados primeramente por Tipo de Movimiento y luego por fechas. Este informe puede ser emitido en forma directa desde el menú principal o desde el programa de Consulta de Movimientos de Iva.

8 Teclas Especiales Las teclas especiales son teclas rápidas que permiten ejecutar acciones concretas sobre el programa en el que nos encontramos. En los programa de mantenimiento (Alta, Baja y Modificaciones) F1 o Alt + A F2 F4 F7 F12 ESC o Alt+S Grabar Ventana de Consulta Borrar, posee una confirmación. Elimina Item (en caso de programas que contengan cabecera y detalles) Nuevo Salir, posee una confirmación. En los programa de Listados F1 o Alt + V Recupera los datos y muestra la vista previa F10 Av Pag Pasa a la siguiente Página Re Pag Retorna a la Página anterior Inicio Va a la Primera Página Fin Va a la última Página [+] Aumenta el tamaño del informe [ -] Reduce el tamaño del informe ESC o Alt+S Salir, posee una confirmación. Ejemplo de Ventanas de Confirmación de Salida y Confirmación de Borrado de Datos. :

9 Consultas Activas Los programas de consultas de Cuentas, Asientos e IVA están configurados por defecto para realizar una consulta inicial al abrir el programa. En caso que la consulta automática ocasione lentitud en las operaciones se puede cambiar la configuración de la consulta cambiando el parámetro ConsultaActiva= 0 en el archivo \sistemas\sico\control.ini Si desea volver a activar la consulta automática vuelva a cambiar a ConsultaActiva= 1 Para que este cambio tenga efecto, deberá salir y volver a entrar al Sistema. Generar Asientos de Cierre El Sistema permite la creación de dos asientos automáticamente para fines de cierre del ejercicio. Los asientos son se crean en forma simultanea, con una visualización previa del estado de las cuentas involucradas en el cierre. Los estados preliminares y los asientos de cierre pueden ser visualizados e impresos previos a su generación. Los dos asientos de cierre corresponden al cierre de los activos y el cierre de los resultados. Para el primer caso se debitan las cuentas pasivas y se acreditan las cuentas del activo, la diferencia se aplica a la cuenta pre-establecida de resultados. Para el cierre de resultados, se debitan las utilidades y se acreditan las pérdidas, aplicando la diferencia a la cuenta pre-establecida de resultados. Los asientos de cierre son generados con fecha 31 de diciembre del ejercicio en curso, el usuario podrá acceder a dicho asiento por medio del programa de modificación de asientos y podrá modificar y/o eliminar el asiento generado automáticamente. Una vez eliminado, podrá volver a generarlo sin inconvenientes.

10 Reenumerar Asientos Contables El proceso de renumeración de asientos contables consiste en la numeración secuencial y cronológica de los mismos. El proceso es rápido y fácil y rápido de realizarlo y le permitirá tener sus asientos ordenados de número de acuerdo a la fecha en que fueron cargadas. Este utilitario solamente requiere que se establezca que ejercicio fiscal será ordenado, no es necesario introducir fechas o números de asientos; el proceso contempla todos los asientos del ejercicio fiscal de referencia. Importar datos del Sistema Contasys 2.0 El proceso de importación requiere que previamente se realice la extracción de los datos por medio del utilitario importar.exe ubicado en el directorio del Sistema. Este utilitario deberá ser puesto en el directorio base del Sistema Contasys 2.0 y ejecutarlo. Requiere que se especifique el número de la empresa, el ejercicio fiscal, el directorio de datos y el rango de fechas de las operaciones que se deseen extraer e importar. El proceso de importación de datos del Sistema Contasys 2.0 permite la incorporación al Sistema de Contabilidad General de los siguientes datos contables: a) Plan de Cuentas b) Asientos Contables c) Catálogo de Clientes y Proveedores d) Tipos de Documentos de IVA e) Movimientos de Compras y Ventas de IVA f) Catálogo de Centros de Costos g) Datos contables de la empresa. Una vez realizado el proceso de importación de datos deberá realizar los siguientes ajustes de parámetros en Mantenimiento de Empresas : a) Ajustar el formato de la cuenta b) Actualizar las cuentas Caja, Resultados, IVA Compras y Ventas. Luego podrá elegir la empresa importada y operar con ella como si fuera una más de sus empresas.