Técnica Operativa ( Tesorería) Subgerente Administrativa y Financiera. Gerente 19 / SEPTIEMBRE / 2014

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1 SUB Administración de Recursos Financieros Página 1 de 6 1. APROBACION ELABORO VALIDO APROBO 2. OBJETIVO NOMBRE CARGO FECHA FIRMA Luz Marina Velandía Aura Milena Moreno Ortiz Eliana Ivont Hurtado Sepúlveda Técnica Operativa ( Tesorería) Subgerente Administrativa y Financiera 19 / SEPTIEMBRE / / SEPTIEMBRE / 2014 Gerente 19 / SEPTIEMBRE / 2014 Velar por el manejo y custodia de los recursos de caja y bancos garantizando la eficiencia y eficacia en la administración de los mismos. 3. BASE LEGAL Constitución Política de Colombia 1991 Estatuto Tributario de Colombia Ley 100 del 23 de diciembre de 1993, Decreto Distrital No 714 del 15 de noviembre de 1996, Resolución 570 del 12 de Julio de 1996, Decreto 811 de 1998 Decreto 390 de 13 de noviembre de 2008 Decreto 1525 de 2008 Protocolo de manejo de Tesorería de Secretaria de Hacienda del 14 de septiembre de PUNTOS DE AUTO CONTROL Realización de arqueo de caja Verificación de traslado dineros recaudados en caja Conciliaciones bancarias de Contabilidad Verificación diaria de saldos bancarios Verificación diaria de detalle de movimiento de bancos contra cheques sin girar Mantener bajo seguridad los títulos valores

2 SUB Administración de Recursos Financieros Página 2 de 6 5. ALCANCE 5.1 DESDE: El procedimiento inicia desde la custodia de los recursos en caja, bancos y los documentos soportes para tramite de compromisos adquiridos por el Hospital Nazareth I Nivel E.S.E. 5.2 HASTA: El procedimiento finaliza con la satisfacción y pago de las necesidades de los proveedores que tienen compromisos con el Hospital y el manejo de los recursos de tesorería, la entrega de informes y el cierre de tesorería. 6. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS ANEXO Gestión Facturación Gestión cartera Gestión de recursos Presupuestales Cuentas por pagar 7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES No. QUE DEBE HACER FLUJO / RUTA 1 Realizar el plan operativo anual INICIO QUIEN LO DEBE HACER (tesorería) COMO LO DEBE HACER Realizar el plan operativo anual de acuerdo a directrices recibidas del plan de acción de la subgerencia administrativa y financiera y de la plataforma estratégica CUANDO LO DEBE HACER Anual DOCUMENTO GENERADO POA- documento (Doc. Interno) 2 Realizar el flujo de programación de pagos (tesorería) Realizar la programación de pagos de acuerdo al formato establecido, verificando los ingresos y los gastos F-1 Flujo Programación de Pagos 3 Revisar y aprobar la programación de pagos A Subgerente Administrativo y Financiero Revisar las cuentas por pagar radicadas en tesorería con sus respectivos soportes y aprobar el pago de las cuentas que cumple los requisitos y define las fechas para realizar los pagos.

3 SUB Administración de Recursos Financieros Página 3 de 6 4 Registrar e identificar los ingresos en el sistema A (tesorería) Verificando los saldos en bancos e identificando con el área respectiva la procedencia del ingreso Control del recaudo / Saldos diarios bancarios (Doc. Externo) 5 Recaudar y consignar los dineros provenientes de las cajas 6 Recibir documentos soportes para realización de pago Recaudar y consignar los dineros provenientes de las cajas semanalmente envían el dinero con el cambio de turno y mediante el reporte denominado DETALLE DE TRASLADO DE CAJA que lo genera el sistema mensualmente se verifica el ingreso del efectivo y se consigna en al banco, dentro de los 5 primeros días hábiles del mes siguiente al recaudo. Recibir de Contabilidad y/o presupuesto y verificar que los documentos para pago cuenten con todos los soportes y requisitos establecidos y se encuentren firmados para realizar el trámite de pago. Semanal Consignación bancaria (externa) F-2 Acta de arqueo de caja recaudadora. Detalle de traslado de caja, (Sistema) 7 Realizar traslado de fondos (Tesorería) Gerencia Realizar traslado de fondos para garantizar el giro a través de medio establecido, se registra en el Módulo Caja y Bancos para tener la información financiera al día. Nota Debito y Crédito y Traslado de Fondos (Sistema). 8 El pago se realiza mediante cheque? B Sí. Pasa a la actividad No. 9 No. Pasa a la actividad No 10

4 SUB Administración de Recursos Financieros Página 4 de 6 9 Generar e imprimir el Comprobante de egreso y cheque, con el Detalle de movimiento de bancos B Generar e imprimir el Comprobante de egreso y Cheque en el Sistema Módulo Caja y Bancos. Y/ Cuentas por Pagar Comprobante de egreso y Cheque, detalle de movimiento de bancos (Sistema). 10 Genera el documento de proceso de pago para dispersión de fondos. Imprimir y cargar en la plataforma del banco el documento para dispersión de fondos. Documento proceso de pago (Doc. externo) 11 Entregar cheque firmado y el documento proceso de pago por dispersión fondos. Subgerencia administrativa y financiera Entregar cheque firmado por la tesorería y/o proceso de pago por dispersión de fondos, para verificación de la Subgerencia administrativa y financiera 12 Entregar a la Gerencia el Cheque y/o documento proceso de pago por dispersión fondos. 13 Elaborar comprobante de egreso para pago por dispersión de fondos Gerencia La Gerencia firma los cheques y/o realiza la dispersión de fondos para el pago Se elabora el comprobante de egreso para pago por dispersión de fondos en el modulo de caja y bancos y / o cuentas por pagar Diaria Comprobante de Egreso (Doc. Sistema) 14 El pago está correcto? Sí. Pasa a la actividad No. 16 C No. Pasa a la actividad No15

5 SUB Administración de Recursos Financieros Página 5 de 6 15 Elaborar y firmar el Acta de Anulación del Cheque o Transferencia C Gerencia Elaborar y firmar el acta de anulación de cheque con la numeración consecutiva según formato o la Transferencia en el Sistema y se imprime. Según necesidad F-3 Acta de Anulación de Cheques 16 Entregar el cheque o Informar la Transferencia de Fondos a beneficiarios 17 Archivar la Orden de pago 18 Entregar de documentos generados En el cheque anulado escribir visiblemente la palabra ANULADO. Entregar el Cheque al beneficiario, solicitando la cédula o en caso contrario carta de autorización y sello ó informar al beneficiario del Traslado de Fondos por el Sistema Archivar la Orden de Pago. Se entrega a Gestión de recursos presupuestales mediante libro radicado los documentos ya generados como es el comprobante de egreso y el giro de la relación del banco de contratistas para realizar el giro presupuestal. Carta de autorización y comprobante de egreso firmado (Doc. Internos y Externo) Si es pago de contratistas se hace mensual Libro radicado 19 Radicar en la oficina Jurídica los certificaciones de pago a contratistas Se entrega a Jurídica las certificaciones de pago a contratistas para su archivo. 20 Se realizan los informes internos y externos Con la información mensual del sistema se consolida y elaboran los informes internos y externos y se cierra el ciclo mensual del procedimiento. Cuadros externos e informe 21 Verificación de cumplimiento de la programación de pagos D Verificación de cumplimiento de la programación de pagos mediante la revisión de la programación de pagos contra el reporte movimiento de bancos generado por el sistema y se realiza mensualmente

6 SUB Administración de Recursos Financieros Página 6 de 6 22 Verificación diaria de los saldos en Caja y Bancos D Verificación diaria de los saldos en Caja y Bancos y el consecutivo de cheques sin girar revisando el saldo del banco que lo genera por la plataforma del banco, contra el reporte de detalle de movimiento de bancos generado por el sistema y se revisa contra la colilla de la chequera 23 Se realizan los arqueos de caja Se realiza la verificación de los dineros recaudados en las cajas y el traslado a la tesorería. F-2 Acta de arqueo de caja recaudadora. 24 Se realizan conciliaciones con las áreas Luego de realizadas las interfaces y entregada la información se realiza la conciliación, con las área respectivas Conciliaciones 25 Generación de acciones de mejora preventivas y correctiva FIN Generación de acciones de mejora preventivas, para evitar la materialización de riesgos. Y generación de acciones de mejora correctivas, en los casos donde el resultado observado se aleje del esperado.